Définir des règles d’inscription comptable
- Définissez des groupes de comptes.
- Sécurité : domaineSet Up: Accounting Rulesdans le domaine fonctionnel Common Financial Management. Voir : Étapes : définir les autorisations de sécurité.
Vous pouvez configurer un ensemble de règles d’inscription comptable que vous pouvez associer à une société et utiliser pour indiquer l’emplacement d’inscription des écritures des transactions opérationnelles dans les comptes de grand livre de la société. Chaque ensemble de règles d’inscription comptable s’applique à une transaction opérationnelle précise. Workday utilise également des ensembles de règles d’inscription comptable pour les écritures comptables manuelles qui ont :
- Écritures manuelles de coûts indirects.
- Écritures manuelles intersociétés.
- Mise en équilibre par worktag activée.
- Accédez à la tâcheCréer un ensemble de règles d’inscription comptable.
- Attribuez unnomet précisez legroupe de comptesauquel vous souhaitez appliquer les règles d’inscription.
- Sélectionnez une règle d’inscription et cliquez surModifier la règle d’inscriptionpour ajouter des règles d’inscription.
- Pour la section d’en-tête, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Activer l’avertissement de compte de contrôleCochez la case pour indiquer que les comptes de grand livre indiqués dans cette règle d’inscription sont des comptes de contrôle.Un compte de contrôle est un compte de grand livre qui inclut uniquement les écritures opérationnelles des transactions opérationnelles. Lorsque vous créez une écriture comptable et sélectionnez un compte de grand livre de contrôle, Workday émet un avertissement. Vous pouvez enregistrer la ligne d’écriture dans le compte de contrôle.Compte de grand livre par défautSélectionnez un compte de grand livre par défaut pour tout type d’inscription comptable.Workday utilise les comptes par défaut pour les transactions qui ne correspondent à aucune des conditions d’une règle d’inscription comptable. Lorsqu’une transaction ne remplit aucune condition, Workday affecte les éléments suivants :- Transaction dans le compte de grand livre par défaut.
- Worktags résultants par défaut dans la ligne d’écriture.
Lorsque vous modifiez la règle d’inscription, vous pouvez modifier ce compte de grand livre par défaut pour toute règle d’inscription individuelle.Si vous ne sélectionnez pas de compte de grand livre par défaut, Workday marque les transactions qui ne correspondent à aucune règle d’inscription comptable. Pour marquer les transactions qui ne correspondent à aucune règle d’inscription comptable comme erreurs, laissez le compte de grand livre par défaut vide. Cela la configuration vous permet de rechercher et de corriger plus facilement les erreurs de facture ou de règle pour les transactions sans correspondance (à l’aide de la tâcheCorriger des écritures opérationnelles avec erreurs).Worktags résultants par défautSélectionnez un ou plusieurs worktags résultants par défaut pour la règle d’inscription comptable.Workday applique les worktags résultants par défaut lorsque les transactions sont inscrites dans le compte de grand livre par défaut. - Pour la grilleConditions de la règle d’inscription, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Ordre d’évaluationClassez les conditions de la plus restrictive à la moins restrictive au moyen de l’ordre d’évaluation. S’il existe 100 conditions ou plus, vous pouvez hiérarchiser chaque ligne en entrant une chaîne alphanumérique. Si deux conditions ou plus ont la même chaîne, Workday classe ces conditions par ordre de priorité de manière aléatoire.Les processus à volume élevé ont une incidence sur la performance lors du traitement des règles d’inscription comptable. Pour optimiser la performance, hiérarchisez les règles d’inscription comptable fréquemment utilisées lorsqu’elles n’incluent pas de valeurs qui se chevauchent.Compte de grand livre résultantSélectionnez un compte de grand livre pour que Workday évalue et inscrive les écritures des transactions dans des comptes de grand livre précis selon que la transaction répond ou non aux critères de sélection.Worktags résultants- Vous ne pouvez pas sélectionner les worktags résultants qui sont déjà utilisés comme worktags de mise en équilibre principaux ou facultatifs.
- Lorsque vous sélectionnez les valeursWorktags résultants, Workday ne remplace pas les worktags actuels sur la ligne d’écriture opérationnelle.
Par exemple, vous configurez les worktags suivants :- Valeurs par défaut des travailleurs -Centre de coûts 1,Fonds1.
- Valeur de remplacement pour l’imputation des coûts -Emplacement 1.
- Worktags résultants -Région 1,Emplacement 2
la région 1comme worktag résultant, et nonl’emplacement 2. En effet, vous avez définil’emplacement 1comme valeur de remplacement pour l’imputation des coûts.ConditionPour chaque condition, sélectionnez une valeur dans une liste prédéfinie de dimensions pertinentes pour le type de transaction. Pour certaines dimensions, telles que divers groupes et catégories comptables, vous pouvez sélectionner une valeur dans une liste de valeurs que vous avez définie. Si vous sélectionnezSociétéen tant que dimension dans les règles d’inscription comptable, Workday vérifie que le compte de grand livre est valide pour une utilisation avec la société ou la hiérarchie de sociétés.Workday évalue les conditions de manière descendante, en inscrivant les écritures de la transaction dans le compte de grand livre résultant des premières Dimensions et Valeurs qui correspondent à la règle.Workday ne prend pas en charge les règles de conditions sur les lignes dérivées.Exemple : vous inscrivez le compte cible A en fonction de la société et du centre de coûts. Vous inscrivez le compte cible B en fonction de la même société, du même centre de coûts et d’une région. Placez d’abord cette dernière condition, plus restrictive. Sinon, Workday inscrit les écritures des transactions correspondantes dans le compte A, qui est la première correspondance trouvée.Workday inclut toutes les dimensions du compte de grand livre résultant et toute valeur dans chaque dimension avant que Workday ne corresponde à la règle. - Cliquez sur le boutonTester la règle d’inscriptionpour vérifier que les transactions sont inscrites dans les bons comptes.
- Pour tester une ou plusieurs dimensions disponibles de la règle d’inscription, sélectionnez les valeurs qu’une transaction doit contenir.En fonction des conditions de la règle d’inscription, Workday affiche le compte de grand livre et le worktag dans lesquels les transactions seraient inscrites avec les valeurs entrées.Exemple : dans la règle d’inscriptionProduits, vous créez une condition liée à la règle qui exige que toute transaction avec une catégorie deproduitsProduit soit inscrite dans le compteProduct Revenue.
Workday utilise la règle d’inscription comptable pour déterminer :
- Le compte de grand livre par défaut où inscrire les écritures.
- Le worktag résultant par défaut à inscrire sur la ligne d’écriture pour des transactions opérationnelles précises.
Workday utilise les conditions de la règle d’inscription comptable pour déterminer :
- Les comptes de grand livre résultants à inscrire pour les débits et les crédits.
- Les worktags résultants qui s’appliquent à l’entrée de ligne d’écriture.
Pour optimiser les performances, lorsque vous dépassez 100 comptes de grand livre résultants avec une seule règle d’inscription comptable, Workday :
- Affiche le boutonAjouter une condition, qui vous permet d’ajouter une seule condition à la fois.
- Permet de modifier et de supprimer les règles de conditions d’inscription individuellement.
Vous créez une règle d’inscription comptable
Dépenses
pour enregistrer la valeur de l’achat d’un article. Vous créez également une règle d’inscription Frais à payer
pour effectuer le suivi de la valeur des comptes fournisseurs.Lorsque vous soumettez une facture de fournisseur, Workday traite les règles d’inscription comptable pour débiter la règle
Dépenses
et créditer la règle Frais à payer
.(Facultatif) Pour mettre à jour un ensemble de règles, accédez au rapport
Afficher un ensemble de règles d’inscription comptable
. Pour un ensemble de règles sélectionné, vous pouvez :
- Modifier le nom de l’ensemble de règles d’inscription comptable.
- Modifier le compte de grand livre par défaut.
- Modifier la règle d’inscription.
- Tester la règle d’inscription modifiée.