Définir les règles de mise en équilibre de la trésorerie pour les transactions au comptant
- Traitez toutes les transactions et tous les paiements en cours qui génèrent une comptabilité de trésorerie.
- Sécurité : domaineSet Up: Worktag Balancingdans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
Vous pouvez créer une règle de mise en équilibre de la trésorerie pour associer un worktag de mise en équilibre principal à un compte bancaire. Exemple : un fonds précis ou des fonds en commun en tant que worktag de mise en équilibre principal. Lorsque vous ajoutez cette règle à votre ensemble de règles pour les transactions mises en équilibre par worktag, Workday :
- Détermine le worktag de mise en équilibre défini dans la règle sur les écritures comptables de trésorerie.
- Génère des lignes d’écriture interworktag pour les dettes et les créances à mettre en équilibre au niveau du compte bancaire.
Vous pouvez générer des écritures interworktag au moment du règlement afin de refléter l’exactitude des soldes lors de la vérification du solde de trésorerie ou des rapports financiers. Lorsque vous utilisez cette règle, vous n’avez plus besoin de créer des écritures manuelles pour équilibrer les fonds à la clôture de période.
- Accédez à la tâcheCréer une règle de mise en équilibre de la trésorerie.
- Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Type de worktagLes types de worktags sont des regroupements de worktags par dimension de gestion : centre de coûts, unité d’exploitation, région, fonds et organisation personnalisée. Sélectionnez le type à utiliser pour équilibrer les écritures des transactions soumises à cette règle.Votre choix détermine les worktags pouvant être sélectionnés dans cette règle de mise en équilibre.Vous ne pouvez utiliser qu’un seul type de worktag de mise en équilibre pour toutes les sociétés.Veuillez noter que lorsque la règle de mise en équilibre de la trésorerie esten cours d’utilisationdans votre configuration de mise en équilibre par worktag, vous ne pouvez pas changer le type de worktag.Option par défautValeur par défautL’option par défauts’applique à tous les comptes bancaires, à l’exception des comptes précisés dans la grilleWorktags de mise en équilibre des contreparties. Sélectionnez cette option pour :- Héritedu même worktag de mise en équilibre que le côté transaction opérationnelle (dépenses ou produits). Les lignes d’écriture de contrepartie sont automatiquement équilibrées par la valeur du worktag de mise en équilibre de la transaction.
- Préciserune valeur par défaut pour le worktag de mise en équilibre qui sera utilisée.
- (Facultatif) Dans la grilleWorktags de mise en équilibre des contreparties, mappez un compte bancaire précis à un worktag de mise en équilibre principal. Workday applique le worktag de mise en équilibre aux écritures de trésorerie comportant le worktag de compte bancaire correspondant.
- Pour ajouter la règle de mise en équilibre de la trésorerie à votre ensemble de règles pour les transactions mises en équilibre par worktag, vous :
- Modifiez l’ensemble de règles pour les transactions mises en équilibre par worktag.
- Cochez la caseToujours héritépour tous les types de transactions mises en équilibre par worktag dans la grilleTypes de transactions financières.Les écritures comptables de transaction hériteront du worktag de mise en équilibre des lignes de contrepartie. Cela empêche Workday de générer les écritures À payer et À recevoir au moment de la régularisation.
- EffacezToujours héritédans la grilleType de transaction de trésorerie.
- Sélectionnez la règle de mise en équilibre de la trésorerie pour l’appliquer à toutes les écritures de trésorerie associées à un compte bancaire.
Workday utilise le worktag de mise en équilibre principal pour créer des écritures de mise en équilibre interworktags lors de la génération de la comptabilité de trésorerie ou du règlement des transactions de trésorerie pour chaque compte bancaire. Tous les worktags de mise en équilibre facultatifs prédéfinis s’affichent également dans les écritures de mise en équilibre interworktags.
Workday remplace tous les worktags de mise en équilibre définis dans la règle de mise en équilibre financière par les valeurs par défaut des worktags de compte bancaire pour :
- Transactions bancaires ad hoc
- Paiements ad hoc
- Demandes de paiement divers (comptabilité de trésorerie)
- Autorisations préalables de paiement
Pour les virements bancaires et les virements pour règlement, Workday obtient le worktag de mise en équilibre associé lors de la génération des transactions.
Le montant de 100 000 $ que vous proposez pour votre projet qui utilise le fonds A est approuvé pour le budget. Vous recevez une subvention fédérale de 100 000 $ pour le budget approuvé dans votre fonds de trésorerie. Ce fonds intermédiaire affecté au compte bancaire de trésorerie sert au paiement et à la réception des montants au nom d’autres fonds. À son tour, le fonds A a une créance de trésorerie auprès du fonds de trésorerie.
Lorsque vous créez la facture de client pour l’agence fédérale, Workday utilise la règle de transaction de mise en équilibre par worktag pour générer des écritures de comptabilité de cumul avec le worktag
du fonds A
hérité :
Compte de grand livre | Débit | Crédit | Worktag |
|---|---|---|---|
Comptes clients | 100 K | Fonds A
| |
Produits | 100 K | Fonds A
|
Lorsque vous recevez la subvention, vous enregistrez le paiement de client et vous imputez le paiement à la facture de l’organisme. Workday génère l’écriture de trésorerie avec le worktag
Fonds de trésorerie
mappé au compte bancaire de trésorerie défini dans la règle de mise en équilibre de trésorerie. Workday génère également des écritures initiales de créance de trésorerie (interworktag) entre les worktags du fonds de trésorerie
et du fonds A
:
Compte de grand livre | Débit | Crédit | Worktag |
|---|---|---|---|
Comptant | 100 K | Compte bancaire de trésorerie
Fonds de trésorerie | |
Comptes clients | 100 K | Fonds A
| |
Créances de trésorerie | 100 K | Fonds de trésorerie
| |
Créances de trésorerie | 100 K | Fonds A
|
Vous dépensez les fonds de la subvention et enregistrez une facture de fournisseur pour le fonds A. Workday utilise la règle pour les transactions mises en équilibre par worktag pour générer des écritures de comptabilité de cumul avec le worktag
du fonds A
hérité :
Compte de grand livre | Débit | Crédit | Worktag |
|---|---|---|---|
Dépenses | 100 K | Fonds A
| |
Comptes de dettes | 100 K | Fonds A
|
Quand vous réglez la facture de fournisseur, Workday génère l’écriture de trésorerie avec le worktag
du fonds de trésorerie
mappé au compte bancaire de trésorerie. Workday génère également des écritures de créance de trésorerie pour équilibrer les données entre le fonds de trésorerie et le fonds A :
Compte de grand livre | Débit | Crédit | Worktag | Entité affiliée interworktags |
|---|---|---|---|---|
Comptes de dettes | 100 K | Fonds A
| ||
Comptant | 100 K | Compte bancaire de trésorerie
Fonds de trésorerie | ||
Créances de trésorerie | 100 K | Fonds de trésorerie
| Fonds A
| |
Créances de trésorerie | 100 K | Fonds A
| Fonds de trésorerie
|
Pour vous assurer que les écritures comptables de trésorerie manuelles sont inscrites avec le worktag de mise en équilibre approprié, utilisez le champ de rapport
Worktag doesn’t match Cash Balancing Rule
pour créer :- Une validation personnalisée pour vous informer lorsqu’un worktag entré manuellement de la mise en équilibre sur une ligne d’écriture de trésorerie ne correspond pas à la définition de la règle.
- Un rapport personnalisé pour déterminer les lignes d’écriture de trésorerie manuelles comportant un compte bancaire et un worktag de mise en équilibre qui ne correspondent pas à la définition de la règle.