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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2025-11-14
Enregistrer des actifs

Enregistrer des actifs

  • Définissez le suivi des actifs ou la comptabilité des actifs. Voir :
  • Définissez le processus de gestion
    Événement d’enregistrement d’un actif
     et la politique de sécurité rattachée.
  • (Facultatif) Enregistrez des actifs ou affectez des données comptables à un actif de manière automatique en ajoutant les étapes automatisées suivantes au processus de gestion
    Événement d’enregistrement d’un actif
     :
    • Enregistrer un actif de l'entreprise automatiquement
    • Affecter des données comptables à un actif automatiquement
  • Effectuez l’enregistrement au moyen d’une réception et incluez l’ étape de service
    Lancer
    , Register Business Assets from Receipt
     au processus de gestion
    Réception
     .
  • Effectuez l’enregistrement au moyen d’une facture de fournisseur et incluez l’ étape de service
    Lancer
    , Register Business Assets from Invoice
     au processus de gestion
    Événement lié à une facture de fournisseur
     .
  • Lancez l’enregistrement pour les lignes de réception associée à un contrat de fournisseur. Ajoutez l’ étape de service
    Lancer des événements d’enregistrement d’actifs à partir d’une réception pour des contrats de fournisseurs
     au processus de gestion
    Réception
     .
    L’enregistrement des actifs peut être lancé pour les lignes de contrat de fournisseur dont la catégorie de dépenses est définie par défaut à
    Actif incorporel
     .
Pour effectuer le suivi d'un actif, enregistrez-le auprès d'une entreprise. Vous pouvez enregistrer des actifs lorsque vous :
  • Réceptionnez directement les biens (autrement que par approvisionnement).
  • Créez une réception pour les biens achetés ou les lignes de réception associée à un contrat de fournisseur.
  • Créez une facture de fournisseur pour les biens achetés ou les lignes de réception associée à un contrat de fournisseur.
Les actifs que vous enregistrez à partir de factures de fournisseurs et de lignes de réception associée à un bon de commande peuvent avoir un coût négatif ou un coût égal à zéro.
Vous pouvez également utiliser le service Web
Register Assets
 pour enregistrer des actifs. Lorsque vous activez le suivi des actifs sans la comptabilisation des actifs, enregistrez tous les actifs en leur attribuant un traitement comptable de charges.
  1. Les méthodes d’enregistrement diffèrent :
    • Pour un enregistrement manuel, accédez à la tâche
      Enregistrer des actifs
       .
    • Pour un enregistrement au moyen du processus de gestion
      Réception
       , cliquez sur le lien Mes tâches connexe.
    • Pour un enregistrement au moyen du processus de gestion
      Événement lié à une facture de fournisseur
       , cliquez sur le lien Mes tâches connexe.
    Concernant l’enregistrement au moyen des réceptions et des factures de fournisseurs, Workday achemine automatiquement la tâche
    Enregistrer un actif
     ou
    Review Trackable Lines
     vers Mes tâches, le cas échéant. Lorsque vous révisez les lignes avec suivi, vous pouvez enregistrer les actifs regroupés en tant qu’actif unique lorsqu’ils satisfont aux exigences des règles de regroupement d’actifs. Il vous est également possible de remplacer les règles de regroupement d’actifs et d’enregistrer individuellement chaque actif. Utilisez la tâche
    d'enregistrement d'actifs
     pour enregistrer des actifs similaires qui sont conformes aux exigence des règles de regroupement d'actifs .
  2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Société
    Une entreprise disposant d’un livre d’actifs.
    Catégorie de dépenses
    Article/élément
    L’élément de frais ou l’article d’achat acquis dont vous souhaitez effectuer le suivi en tant qu’actif. Vous pouvez uniquement sélectionner des articles ou des éléments auxquels est associée une catégorie de dépenses répertoriée. La catégorie de dépenses, lorsqu’elle est utilisée dans une règle comptable d’actif, indique que le traitement comptable est autre que Charge.
    Nom de l'actif
    Description de l'actif
    Vous pouvez modifier ou entrer de l’information dans ces champs pour refléter la manière dont votre entreprise effectue le suivi de cet actif.
    Autre identifiant d'actif
    Nº de série
    Fabricant
    Vous pouvez définir ces attributs supplémentaires afin d’améliorer la recherche et le suivi.
    Classe d'actifs
    Type d'actif
    Les valeurs par défaut se fondent sur la catégorie de dépenses indiquée, mais vous pouvez les changer. Workday utilise ces attributs pour les règles d’amortissement supplémentaire et la production de rapports externes.
    Centre de coûts de coordination
    Workday inscrit le centre de coûts dans l’invite
    Worktags
     lorsque l’actif comprend un worktag de centre de coûts, et que vous activez la fonctionnalité dans votre locataire.
    Cochez la case Charger
    automatiquement le centre de coûts de coordination
     dans la section
    Options liées aux actifs de l’entreprise
     de la tâche
    Modifier la configuration du locataire – Gestion financière
     .
    Coordonnateur de l'actif
    Sélectionnez le travailleur en possession de cet actif.
    Méthode d'acquisition
    Sélectionnez la méthode d’acquisition de l’actif, par exemple
    Loué
     ou
    Acheté
     .
    Date d'acquisition
    La date du document est automatiquement inscrite lorsque la source de l’actif est une réception associée à un bon de commande, une réception associée à un contrat de fournisseur ou une facture de fournisseur. Pour lancer l’ étape’ affectation de données comptables dans le processus de gestion adéquat, cette date doit être antérieure à la date du jour.
    Nº de bon de commande
    Il s’agit du document source de la transaction à l’origine de l’enregistrement de l’actif.
    Workday calcule les taxes et le fret à partir du bon de commande pour les actifs créés à partir d’une réception sans facture de fournisseur.
    Nº de contrat externe
    Lorsque l’actif de l’entreprise provient d’une ligne de contrat de fournisseur, Workday inscrit le numéro de contrat de fournisseur et la date de début du contrat à partir du contrat.
    Dates de début et de fin du contrat externe
    Il s’agit des dates de début et de fin de la ligne de contrat de fournisseur pour cet actif. Workday exige des dates de contrat pour les actifs liés à un contrat de fournisseur.
    Coût
    Devise
    Quantité
    Il s’agit du coût de l’actif au moment de l’acquisition, dans la devise de base de la entreprise à laquelle l’actif appartient. Si le document source de l’actif était libellé dans une devise étrangère, Workday intègre le montant indiqué dans la devise de base en tant que coût de l’actif. Pour les actifs hétérogènes à composantes non distinctes, le coût correspond à la somme des coûts d’affectation des composantes. Pour les actifs regroupés, le coût correspond au coût total de tous les articles inclus dans le regroupement d’actifs.
    La quantité
     affiche le nombre d’actifs qui font partie d’un regroupement d’actifs ou le nombre qui sont utilisés dans le cadre d’un actif hétérogène.
    Emplacement
    Il s’agit de l’endroit physique où est stocké ou utilisé un actif. Si vous immobilisez l'actif d'un projet , Workday inscrit l'emplacement à partir du projet lorsqu'il comporte un worktag d'emplacement.
    Worktags
    Utilisez des worktags comme mots clés pour classer et rechercher plus facilement des transactions. Configurez les types de worktags dans la tâche
    Mettre à jour l’utilisation de worktags
    . Quand vous comprenez un type de worktag qui comporte des worktags connexes, Workday facture automatiquement les valeurs des worktags connexes pour les transactions.
    Vous activez Quand la mise en équilibre par worktag partielle dans la tâche
    Mettre à jour la configuration de la mise en équilibre par worktag
    , Workday équilibre les lignes d’écriture au moyen de worktags de mise en équilibre Les lignes d’écriture :
    • Héritent des worktags de mise en équilibre facultatifs en fonction des types de worktag sélectionnés.
    • Génèrent les montants à payer et à recevoir à partir des écritures pour équilibrer les transactions.
    Les actifs loués héritent des worktags entrés sur les lignes de contrat de fournisseur.
    Lorsque vous lancez l’enregistrement à partir des événements liés à une réception et à une facture de fournisseur, Workday inscrit automatiquement l’information provenant du document source.
Le processus de gestion
Événement d’enregistrement d’un actif
achemine la transaction pour révision et approbation. Une fois l'enregistrement de l'actif approuvé et terminé, Workday change le statut de l'actif qui passe de
En attente de l'enregistrement
 à
Enregistré ()
 . Workday affecte un ID d'actif de l'entreprise , ce qui vous permet d'en faire le suivi. Si l’enregistrement de l’actif est refusé ou annulé, Workday supprime l’actif du registre des actifs, et le statut de l’actif devient
Retiré
 . Si les processus de gestion des réceptions et des factures de fournisseurs incluent tous deux une étape d’enregistrement d’un actif, Workday n’effectue l’enregistrement qu’une seule fois et aucun doublon n’est créé.
Concernant les actifs immobilisés, Workday achemine la tâche
Affecter des données comptables à
 un actif vers Mes tâches, le cas échéant. L' étape de service concernant l'affectation de données comptables doit se trouver dans la définition de processus de gestion
Événement d'enregistrement d'un actif
 ou
Événement lié à une facture de fournisseur
 .
Lorsqu’un actif enregistré manuellement ne répond pas aux critères de validation personnalisée, une erreur critique est générée. Sélectionnez
Modifier l’enregistrement d’un actif
 dans le menu des actions connexes de l’actif pour corriger l’erreur et permettre à Workday de terminer le processus d’enregistrement de l’actif.