Éléments à prendre en compte pour la définition : Accounting Center
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation d’Accounting Center. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Accounting Center est une solution entièrement intégrée fondée sur un moteur d’analyse qui vous permet d’effectuer les tâches suivantes :
- Importer dans Workday des transactions opérationnelles de haut volume à partir de sources externes.
- Transformer et enrichir les transactions de gestion externes en écritures comptables.
Avantages pour l’entreprise
Vous pouvez :
- Inverser, enrichir et transformer les transactions externes en écritures Workday.
- Gérer et suivre les transactions par lots de l’ingestion à la comptabilité récapitulée.
- Générer une comptabilité détaillée et récapitulative.
- Inscrire les écritures récapitulées dans votre grand livre.
- Produire des rapports sur les soldes détaillés et récapitulatifs pour les rapports financiers, opérationnels et de gestion dans les comptes de grand livre principaux et supplémentaires.
- Clôturer vos livres avec une fonctionnalité d’audit complète.
Cas d’utilisation
Vous pouvez utiliser Accounting Center pour transformer et combiner des transactions externes avec la comptabilité générée par Workday pour les inclure dans votre grand livre Workday.
Exemples :
- Pour les sociétés d’assurances - Transformer les données sur la politique et les réclamations.
- Pour les entreprises de soins de santé - Transformer les données du régime d’assurance des fournisseurs de soins de santé.
- Pour les sociétés médias - Transformer les événements de gestion pour les productions, y compris le lancer, la paie, les conceptions, les effets visuels et les coûts des campagnes tout au long des saisons d’attribution.
- Pour les sociétés de vente au détail - Transformer les services de facturation des points de vente et des abonnements.
- Pour les sociétés bancaires - Transformer les informations sur le prêt.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Ferez-vous l’ingestion de plusieurs enregistrements et inclurez-vous ceux-ci en une seule transaction? | L’ingestion est le processus permettant de déplacer des transactions externes dans un jeu de données à partir duquel vous pouvez y accéder et les analyser.
Utilisez l’identifiant de regroupement pour transactions aux stades de validation de l’enrichissement et la configuration de source comptable pour regrouper correctement les enregistrements pour :
L'identifiant de regroupement de transactions est alphanumérique et n'est pas sensible à la casse. |
Traiterez-vous plus de 300 000 enregistrements par transaction dans la comptabilité détaillée? | Fractionnez la transaction en ensembles d’enregistrements plus petits et équilibrez chaque transaction plus petite si vous approchez cette limite. Exemple : le traitement de cinq transactions contenant chacune 20 000 enregistrements donnera un résultat meilleur que le traitement d’une transaction contenant 100 000 enregistrements. Pour obtenir plus de renseignements, voir Accounting Center - Splitting Large Transactions. |
Combien d’étapes d’enrichissement voulez-vous créer pour une source comptable? | L’enrichissement est le processus d’amélioration de vos données sources afin que vous puissiez les utiliser pour une comptabilité détaillée et récapitulative. Exemple : ajout d’un mappage de worktags, mise en forme ou retrait du champ, etc.
Vous pouvez créer un maximum de trois stades d’enrichissement. Vous ne pouvez pas changer le nombre de stades d’enrichissement une fois que vous avez créé la source comptable. |
Comment voulez-vous que Workday traite chaque lot dans un stade? | Vous pouvez configurer le traitement Accounting Center pour préciser la façon dont vous voulez que Workday traite chaque lot pour un stade. Vous pouvez choisir de traiter et de faire avancer chaque lot :
Modifier une configuration de traitement Accounting Center et sélectionnez une option. |
Inclurez-vous de l’information supplémentaire dans les lignes d’écriture détaillées? | Inclure les champs comme attributs supplémentaires du jeu de données d’enrichissement dans les lignes d’écriture détaillée.
Workday vous recommande d’utiliser le texte comme format principal pour les attributs. |
Quelles informations voulez-vous inclure dans les lignes d’écriture récapitulées? | Utilisez les tables de mappage de worktags et les jointures de jeux de données pour intégrer les objets de gestion nécessaires dans vos jeux de données d'enrichissement.
Une fois que ces champs existent dans vos jeux de données enrichis, vous pouvez les sélectionner dans vos règles propres aux lignes d’écriture de la source comptable. |
Avez-vous plus de 2 millions de lignes dans une seule écriture récapitulative? | Le processus de récapitulation échouera si l'écriture récapitulative dépassera la limite maximum de 2 millions de lignes. Workday vous recommande de mettre à jour votre configuration ou vos données ingérées afin que la récapitulation génère moins de lignes d’écriture. |
Utiliserez-vous des validations personnalisées? | Assurez-vous que vos transactions répondent aux conditions que vous avez précisées en :
|
Ferez-vous disparaître certaines transactions sans erreur? | Créez une étape de rejet personnalisée pour retirer certaines transactions d’un lot. |
Vos données ingérées incluront-elles des enregistrements sans valeur? | Les enregistrements ingérés sans valeur peuvent entraîner des erreurs de lot. Workday doit comptabiliser chaque transaction d’un lot.
Vous pouvez effectuer une des tâches suivantes :
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Utiliserez-vous des dimensions de règle d’inscription comptable personnalisées? | Utilisez une jointure pour créer une instance de règle d'inscription comptable personnalisée dans le champ applicable dans vos données ingérées. |
Configurez-vous une devise de grand livre supplémentaire?
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Utiliserez-vous des écritures multidevises? | Déterminez si vous devez inclure l’instance du code de devise de transaction dans vos données enrichies.
Tenez également compte des éléments suivants :
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Avez-vous des lignes d’écriture intersociétés avec des devises de grand livre différentes? | Nous appliquons maintenant le type de taux de change dans l’ordre suivant :
|
Les données d’ingestion incluront-elles des écritures de trésorerie et rapprocherez-vous les écritures de trésorerie? | Incluez l’instance du compte bancaire dans vos données ingérées. Incluez également le worktag de compte bancaire comme type de worktag dans la configuration comptable et sélectionnez Rapprocher à la banque .
Utilisez également le champ Référence de la transaction lorsque vous sélectionnez Rapprocher à la banque .Incluez des règles de conditions pour distinguer vos comptes de trésorerie et vos comptes bancaires de vos autres lignes. |
Voulez-vous faire le suivi du nombre de transactions écartées par Workday d’un lot en cours? | Accédez au rapport Rechercher un lot Accounting Center et affichez la colonne Transactions écartées . |
Avez-vous besoin de notifications pour certains événements, car Accounting Center traite le lot à différents stades? | Définissez des notifications personnalisées dans la définition de processus de gestion à l’aide de champs de rapport dans l’événement Accounting Center. |
Utiliserez-vous d’autres groupes de comptes pour la production de rapports? | Accédez à la tâche Modifier les détails comptables d’une société et sélectionnez un groupe de comptes supplémentaires pour permettre à cette société de générer des rapports qui mappent des groupes de comptes supplémentaires ou des groupes de comptes prévus par la loi à votre groupe de comptes privilégié.
Une fois que vous avez créé ou inscrit des écritures, vous ne pouvez plus changer le groupe de comptes supplémentaires. |
Contrôlez-vous l’accès à la création et à la modification des définitions de table de mappage ou des tables de mappage en fonction des affectations de rôles? | Créez et affectez des rôles activés pour le système source.
Les utilisateurs ne pourront accéder qu'aux définitions de tables de mappage et aux tables de mappage, qui contiennent une valeur de système source pour laquelle l'utilisateur a un rôle affecté. |
Contrôlez-vous l’accès à une source comptable en fonction des rôles définis pour un système source? | Créez et affectez des rôles activés pour un système source.
Les utilisateurs qui ont accès aux domaines au moyen d'un groupe de sécurité fondé sur des rôles avec contraintes qui utilise un rôle activé pour le système source peuvent uniquement accéder aux sources comptables qui contiennent une valeur de système source à laquelle un rôle a été affecté à l'utilisateur. |
Quand planifierez-vous votre maintenance hebdomadaire? | Assurez-vous de ne pas planifier l’exécution de tâches ou de processus avant le début de votre maintenance hebdomadaire. Une fois la maintenance lancée, l'exécution de toutes les tâches et tous les processus actuellement actifs cessera et toutes les erreurs seront générées. Comme Workday ne prend pas en charge le redémarrage automatique, vous devrez redémarrer les tâches ou les processus manuellement. |
Utilisez-vous la tâche Manage Workday Maintenance Window pour mettre fin à vos sessions actives? | Configurez la tâche Manage Workday Maintenance Window, car le système applique la restriction de session au processus détaillé de comptabilité. Pour poursuivre les lots Accounting Center pendant la période de maintenance, ajoutez l’utilisateur configuré dans le processus de gestion à l’option System Accounts Excluded from Session Restriction dans la tâche Manage Workday Maintenance Window . Il s'agit de l'utilisateur pour l'exécution de la tâche de traitement principale de comptabilité détaillée d'Accounting Center dans la définition de processus de gestion de comptabilité détaillée d'Accounting Center . |
Recommandations
Option | Recommandations |
|---|---|
Source d'ingestion de la source comptable |
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Enrichissement des données |
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Validation des données |
|
Précision décimale de la devise | Les montants des transactions et de grand livre dans la comptabilité détaillée doivent correspondre à la précision des devises des transactions et des devises du grand livre.
Si les montants ne correspondent pas à la précision des devises concernées, vous devez arrondir ces montants à la précision décimale de la devise dans Enrichissement. |
Configurer des domaines et des entités définissant la sécurité pour des tableaux et des jeux de données pour une source comptable. | Pour augmenter l’efficacité de la configuration des domaines des tableaux et des jeux de données d’une source comptable, utilisez la tâche Edit Accounting Source Prism Data Source Security .Sécurité : domaine Setup: Accounting Source - Create . |
Créer des règles propres aux lignes d’écriture | Vous pouvez créer jusqu'à 5 000 règles propres à une ligne d'écriture dans tous les instantanés de tous les groupes de comptabilité pour une source comptable. |
Exigences
La période de grand livre doit être ouverte pour que l’écriture puisse être inscrite.
Avant de lancer un lot, assurez-vous qu’il contient au moins une transaction.
Un stade doit être terminé et ne comporter aucune erreur avant de passer au stade suivant.
Limites
- S’il existe plus de 10 000 exceptions de validation, toutes les erreurs de lot sont exclues.
- Les écritures récapitulées ne font pas de vérification budgétaire et sont inscrites même si elles entraînent un dépassement du budget.
- Lorsque vous configurez la devise de grand livre supplémentaire pour une société :
- Accounting Center ne génère pas d’écritures en devise principale de grand livre unique ou en devise de grand livre supplémentaire lors du traitement d’une transaction.
- Le champ Type de taux de change existant dans l’en-tête de la source comptable s’applique uniquement à la devise du grand livre principal. Accounting Center ne prend pas en charge le remplacement du type de taux de change de grand livre supplémentaire. Le type de taux de change du grand livre supplémentaire dépend de la configuration au niveau de la société et du locataire.
- Accounting Center ne vous permet pas de définir ou de remplacer les montants en devise de grand livre supplémentaire. Pour le traitement de la comptabilité détaillée, Workday utilise le taux de change du système pour générer tous les montants en devise de grand livre supplémentaire.
- Vous ne pouvez pas utiliser la fonctionnalité de mise en équilibre par worktag pour les transactions. Configurez manuellement votre source comptable pour créer la comptabilisation correctement.
- Pour les écritures Accounting Center, Workday prend uniquement en charge les règles de mappage du groupe de comptes principal au groupe de comptes supplémentaires.
- Accounting Center ne prend pas en charge tous les types de données Prism. Pour le traitement Accounting Center, Workday ne prend pas en charge les types de champs Devise, Double et Entier. En outre, pour tout champ numérique que vous utilisez comme montant de transaction, montant de grand livre ou montant taxable/imposable dans la configuration de source comptable, vous devez conserver une précision de champ de (20,6).
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Vous pouvez accéder au rapport
Politiques de sécurité de domaine pour un domaine fonctionnel
pour afficher tous les domaines de sécurité pour Accounting Center.Les domaines de sécurité que vous pouvez configurer incluent :
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Accounting Center dans le domaine fonctionnel Accounting Center. | Permet de configurer les processus et les rapports Accounting Center. |
Process: Accounting Center Detailed Journals dans le domaine fonctionnel Accounting Center.Inclut les sous-domaines suivants :
| Peut annuler des écritures détaillées Accounting Center, y ajouter des pièces jointes et les afficher. |
Set Up: Accounting Center dans le domaine fonctionnel Accounting Center.Inclut les sous-domaines suivants :
| Permet de créer, de désactiver et de modifier des tâches et des services Web liés aux sources comptables, et de créer des systèmes sources. |
Process: Accounting Center Error Manager dans le domaine fonctionnel Accounting Center. | Peut afficher les tâches, les rapports et les services Web pour le gestionnaire d'erreurs Accounting Center. |
Process: Accounting Center Summary Journals dans le domaine fonctionnel Accounting Center. | Peut afficher les rapports suivants :
|
Report: Batches and Jobs Impacted Using Disaster dans le domaine fonctionnel Accounting Center. | Peut afficher le rapport Batches Impacted by Disaster Recovery . |
Set Up: Mapping Tables dans le domaine fonctionnel Accounting Center. | Permet de créer et de mettre à jour des tables de mappage. |
Set Up: Mapping Table Definitions dans le domaine fonctionnel Accounting Center. | Peut créer et mettre à jour des définitions de table de mappage. |
Processus de gestion
- Configurez le processus de gestionÉvénement de lancement de lot Accounting Centerpour lancer un lot Accounting Center.
- Configurez le processus de gestionÉvénement par lot d’annulation d’un lot Accounting Centerpour créer un flux des travaux pour l’annulation d’un lot Accounting Center et pour approuver les demandes d’annulation.
- Configurer le processus de gestionÉvénement d’enrichissement Accounting Centerpour enrichir les données.
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à des données comptables détaillées Accounting Centerpour générer une comptabilité détaillée.
- Configurez le processus de gestionÉvénement de récapitulation Accounting Centerpour créer une comptabilité récapitulative.
- Configurez le processus de gestionÉvénement d’approbation d’une modification apportée à une ligne Accounting Centerpour autoriser l’accès à toutes les tâches et à tous les rapports qui permettent de corriger les erreurs.
Production de rapports
Vous pouvez accéder au rapport
Workday Standard Reports
pour afficher tous les rapports d’Accounting Center.
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rapport Lots touchés au cours de la reprise après sinistre
| Permet de recenser les lots touchés pendant la reprise après sinistre. |
Rapport Indicateurs à l’exécution au niveau des lots
| Permet de surveiller les indicateurs à l'exécution des tendances au niveau des lots. |
Rapport Indicateurs à l’exécution au niveau des stades de lot
| Fournit des indicateurs de tendance à l’exécution pour toutes les étapes d’un lot ou de plusieurs lots. |
Rapport Indicateurs à l’exécution au niveau de l’exécution par lot
| Permet de générer des rapports sur les indicateurs de tendance à l’exécution au niveau de l’événement d’exécution de lot. |
Rapport View Accounting Source Snapshot . | Fournit les détails d'une configuration d'instantané de source comptable à date d'effet donnée. |
Vous pouvez également créer des rapports personnalisés à l’aide des sources de données de rapport suivantes :
- Lot Accounting Center
- Exécution de lot Accounting Center
- Stade du lot Accounting Center
- Types de règles d'inscription comptable personnalisées
Intégrations
Vous pouvez utiliser les services Web suivants pour migrer et mettre à jour des sources comptables entre différents locataires :
- Obtenir les mises en œuvre Accounting Center
- Charger des mises en œuvre Accounting Center
- Get Source Condition Rules
- Configurations de traitement d'obtention de source comptable
- Obtenir des instantanés de sources comptables
- Charger une règle de conditions propre aux sources comptables
- Configuration du traitement de chargement de sources comptables
- Charger des instantanés de sources comptables
Vous pouvez utiliser les services Web suivants pour mettre à jour des règles d’inscription comptable ou des tables de mappage dans Accounting Center :
- Obtenir des dimensions de règle d'inscription comptable personnalisées
- Obtenir des types de règles d’inscription comptable personnalisées
- Obtenir les définitions de table de mappage
- Obtenir les tables de mappage
- Charger une dimension de règle d'inscription comptable personnalisée
- Type de règle d'inscription comptable personnalisée
- Charger la table de mappage
- Charger une définition de table de mappage
Vous pouvez utiliser le service Web
Put Accounting Center Batch
pour créer un nouveau lot.Vous pouvez utiliser les services Web suivants pour récupérer et mettre à jour les détails de résolution des transactions écartées :
- Obtenir les transactions écartées
- Mettre la transaction écartée
Reportez-vous au répertoire des services Web sur Workday Community pour connaître les autres services Web.
Connexions et interactions
Vous pouvez utiliser Accounting Center avec Financial Accounting pour traiter les écritures, produire des enregistrements financiers et effectuer la clôture de période et de fin d’exercice.
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.
Autres incidences
Avec Workday Prism Analytics, Workday Accounting Center fournit des rapports prévus par la loi, opérationnels et réglementaires améliorés.