Créer une source comptable
- Vous devez avoir créé une table d'ingestion.
- Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Accounting Center :
- Set Up: Accounting Source – Create.
- Processus : Accounting Center.
Vous pouvez créer une source comptable à partir de la table d’ingestion pour créer des tables et des jeux de données pour les quatre stades suivants :
- Lancement
- Enrichissement (3 stades maximum)
- Comptabilité détaillée
- Récapitulation
L'accès à une source comptable est régi par le système source. Lorsque vous créez une source comptable et sélectionnez un système source, Workday limite l’accès à la source comptable en fonction du rôle d’utilisateur contraint pour le système source.
- (Facultatif) Affectez l’accès au domaineProcess: Accounting Centerau moyen d’un groupe de sécurité contraint Roles - Source System.Lorsque vous accordez à un utilisateur l’accès à un domaine par l’intermédiaire d’un groupe de sécurité contraint, Workday limite l’accès à chaque source comptable en fonction du rôle d’utilisateur.
- (Facultatif) Créez une tâche de changement de données.Voir Créer une tâche de changement de données.
- Accédez à la tâcheCréer une source comptable.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :ChampDescriptionNomEntrez un nom pour la source comptable.Aucun caractère spécial. Seulement des lettres, des chiffres et des espaces.Système source(Facultatif) Créez ou sélectionnez un système source.Lorsque vous accordez à un utilisateur l’accès au domaine par l’intermédiaire d’un groupe de sécurité contraint, Workday limite l’accès à chaque source comptable en fonction du rôle d’utilisateur.Les utilisateurs non contraints continueront d’avoir accès à toutes les sources comptables.Étapes d'enrichissementSélectionnez le nombre d’étapes d’enrichissement que vous souhaitez utiliser pour la source comptable. Vous ne pouvez pas changer le nombre d’étapes d’enrichissement une fois que vous avez créé la source comptable.Le nombre d’étapes d’enrichissement que vous sélectionnez dépend des éléments suivants :
- Le type et la complexité des transformations et des validations liées à l’enrichissement.
- Vos besoins en matière de traitement de données.
Toute source comptable qui utilise un stade de validation qui référence le résultat d’un stade de mappage de valeurs doit avoir le stade de validation dans une étape d’enrichissement ultérieure. Exemple : lorsque vous créez deux étapes d’enrichissement, créez le stade Validation à la dernière étape d’enrichissement.Workday vous recommande de créer des étapes d’enrichissement distinctes :- Pour les enrichissements complexes afin que Workday puisse rendre persistantes les données à chaque étape séparément, à des fins de diagnostic.
- Pour les données persistantes que vous pouvez utiliser pour :
- Production de rapports.
- Exportant vers d’autres systèmes.
- Traitement en aval. Exemple : calcul des produits différés.
Workday vous recommande également de configurer les stades de mappage avant de développer vos données. Les stades mappés configurés réduisent le nombre de rangées requises pour le mappage.Source d'ingestionSélectionnez la table d’ingestion de vos transactions que vous souhaitez utiliser pour la comptabilité.Vous pouvez uniquement sélectionner un tableau Prism, et non un jeu de données dérivé, comme source d'ingestion.Lorsque vous créez une table Prism pour une source comptable, vous pouvez éventuellement ajouter deux colonnes avec les noms exacts Source_WPA_LoadID et Source_WPA_RowID pour faire le suivi de la source d'ingestion WPA_LoadID et WPA_RowID. La valeur de ces champs est automatiquement chargée dans la table Mappage de lots pour référence lorsque vous lancez un lot Accounting Center.Vous ne pouvez pas utiliser une source de données pour plus d’une source comptable.Tâche de changement de données(Facultatif) Sélectionnez une tâche de changement de données pour charger automatiquement les données transformés à partir du jeu de données dérivé dans la table source d’ingestion lors du traitement d’un lot Accounting Center.Si vous ne sélectionnez pas la tâche, vous devez charger manuellement les nouvelles données dans le tableau source d’ingestion. - Cliquez surOK.
- Pour actualiser la page, cliquez sur l’icône de la loupe.Workday affiche le rapportAfficher une source comptable.
- Pour terminer le processus, actualisez le rapport.
- À partir du menu des actions connexes de la source comptable, sélectionnez .
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :ChampDescriptionEn date duPrécisez un champ de date pour configurer la source comptable.La valeur En date du pour chaque transaction
- Détermine la version de la source comptable utilisée par Workday au moment de l’exécution.La première date d'effet de la configuration de source comptable doit être antérieure aux valeurs de date d'effet des données entrantes.
Vous pouvez créer plusieurs versions d’une configuration de source comptable avec des dates d’effet différentes.Sélectionnez une colonne de dates dans votre source de données enrichies pour déterminer la configuration avec date d’effet que Workday doit appliquer aux transactions enrichies pour générer la comptabilité.Exemple : vous avez les deux instantanés suivants d’une configuration de source comptable :• Instantané daté du 2019-10-01• Instantané daté du 2019-01-15Si la valeur de la colonne Date de référence est 2019-01-17 pour un exemple de transaction, Workday applique la configuration datée du 2019-01-15 à la transaction enrichie.Lorsque vous importez une valeur NULL du système source, la date d'effet de la source comptable pour le traitement de la comptabilité détaillée utilisera la date du jour. Workday utilisera cette date du jour pour trouver l'instantané de la source comptable.Identifiant de regroupement pour transactionsLorsque vous développez un enregistrement par transaction vers plusieurs enregistrements par transaction d’enrichissement, Workday vous recommande d’utiliser l’identifiant de regroupement de transactions comme identifiant unique pour chaque rangée de vos données ingérées.Si vous laissez ce champ en blanc, Workday traite chaque rangée enrichie de votre source de données comme une unité de travail. Si vous précisez des critères de regroupement, Workday crée une unité de travail à partir de plusieurs rangées qui partagent une valeur d’identifiant de regroupement pour transactions.Exemple : Sélectionnez Nº de police si vous souhaitez intégrer plusieurs montants de primes pour un numéro de police précis en une seule transaction dans la comptabilité détaillée. Cela aura une incidence sur le nombre de transactions dans votre exécution de lot, tandis que le nombre d'enregistrements comptera pour chaque rangée.Activer la fonction multideviseSélectionnez cette option pour activer les champs dans votre source comptable pour la définition multidevise.Arrêter la publication de jeux de données liés à des erreurs(Facultatif) Concernant les sources comptables existantes, cochez la case pour empêcher la publication des jeux de données sur les erreurs et permettre à Workday d’interroger directement les tables Prism. Nous vous recommandons de cocher cette case afin de finaliser vos lots plus rapidement.Les jeux de données sur les erreurs existants n’incluront plus les erreurs générées sur les lots futurs.Pour les nouvelles sources comptables que vous créez, Workday ne crée pas de jeux de données erronés pour l’enrichissement et la comptabilité détaillée.(Facultatif)Configurer les champs d’ingestion à modifierSi vous souhaitez utiliser la modification imbriquée dans le gestionnaire d'erreurs, précisez un maximum de 10 champs d'ingestion que vous voulez sélectionner aux fins de modification.Le champ affichera uniquement les colonnes comprises dans la table d'ingestion. - Cliquez surOK, puis surTerminé.
- À partir des actions connexes de la source comptable, sélectionnez et confirmez que la source comptable crée des jeux de données et des tables pour chaque stade.
Modifiez une source comptable pour définir les règles propres aux en-têtes d’écritures et aux lignes d’en-tête.