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Última actualización: 2025-10-03
Consideraciones de definición: notas de recepción y devoluciones

Consideraciones de definición: notas de recepción y devoluciones

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones al planificar la configuración y el uso de la funcionalidad de notas de recepción y devoluciones de Workday. En él se explica lo siguiente:
  • Por qué se define
  • Cómo encaja en el resto de Workday
  • Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
  • Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
  • Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué son

Con la funcionalidad de recepción de Workday, puede crear y editar notas de recepción de bienes y servicios.
También puede registrar las horas y tareas de los trabajadores contingentes y los servicios basados en proyectos.
Con la funcionalidad de devoluciones de Workday, puede realizar ajustes de factura de proveedor cuando devuelve bienes.

Beneficios para la empresa

Las funcionalidades de recepción y devolución de Workday aumentan la eficiencia, ya que:
  • Permiten a los usuarios procesar la recepción de bienes en el punto de entrega.
  • Automatizan el proceso de recepción para reducir el riesgo de errores.
  • Permiten el escaneo de códigos de barras para simplificar la recepción de bienes, especialmente las entregas de gran volumen.
  • Inician la devolución de bienes y servicios directamente desde las órdenes de compra, los contratos de proveedor o las líneas de nota de recepción.
  • Inician automáticamente ajustes de factura para bienes y servicios devueltos.

Ejemplos de uso

Puede hacer lo siguiente:
  • Escanear códigos de barras de ítems con dispositivos móviles en el punto de entrega para gestionar notas de recepción y enviarlas para su aprobación.
  • Aprobar notas de recepción.
  • Crear ajustes de nota de recepción para corregir las cantidades o los importes de las notas de recepción ya aprobadas. A continuación, Workday ajusta automáticamente la contabilidad, los niveles de inventario, las notas de entrega y las etiquetas.
  • Almacenar los ítems recibidos.
  • Devolver bienes no pedidos e incorrectos.

Preguntas que debe tener en cuenta

Pregunta
Consideraciones
¿Cómo quiere gestionar los activos recibidos de distintas fuentes?
Puede configurar el proceso de gestión
Nota de recepción
 para iniciar el registro y el seguimiento de activos en función de las notas de recepción de órdenes de compra o contratos de proveedor.
¿Cómo quiere cotejar las notas de recepción con las facturas de proveedor?
Cuando configura el
Evento de cotejo de cuentas de proveedor
 como un subproceso en el proceso de gestión
Evento de devengo de notas de recepción
, puede cotejar las facturas de proveedor con:
  • Órdenes de compra
  • Notas de recepción
  • Contratos de proveedor
El cotejo le permite identificar excepciones en facturas de proveedor, así como ajustes de factura, lo que le ayuda a controlar el gasto de su organización.
¿Cómo quiere gestionar las entregas de empresas dentro de su estructura organizativa?
Puede configurar sus empresas para operar como clientes, proveedores o ambos, lo que les permite hacer negocios entre sí a través de transacciones interempresa directas. Esta configuración elimina la necesidad de crear facturas de cliente y proveedor independientes, permitiéndole ahorrar tiempo.
En el nivel de empresa, también puede configurar Workday para crear varias notas de entrega de bienes para cada número de seguimiento de una entrega.
¿Quiere generar notas de recepción para contratos de proveedor de tipo de arrendamiento automáticamente?
Puede programar la nota de recepción automática de líneas de contrato cuando utiliza estos contratos de proveedor de tipo de arrendamiento:
  • Arrendamientos financieros
  • Arrendamientos operativos que utilizan el método contable de
    Gasto por depreciación de activo de derecho de uso

Recomendaciones

  • Puede revisar los saldos de notas de recepción en la sección
    Transacciones de gastos
     del contrato.
  • Añada un nivel secundario de aprobación o cree un paso de
    Tarea externa
     en las reglas de condición. A continuación, puede establecer un requisito para inspeccionar físicamente los bienes o gestionar ítems de gran valor.
  • Seleccione los campos de informe configurables distribuidos por Workday que necesita para las reglas de cotejo en la categoría
    Cotejo
    .
  • Utilice la tarea
    Cancelación masiva de documentos de aprovisionamiento
     para cancelar varias notas de recepción con el estado
    Borrador
    .

Requisitos

Si quiere configurar el proceso de gestión
Nota de recepción
 para automatizar la creación de facturas de proveedor a partir de notas de recepción, añada el paso de acción
Creación de factura de proveedor a partir de nota de recepción
. A continuación, puede crear facturas de proveedor a partir de órdenes de compra y notas de recepción de contratos de proveedor.
También puede añadir el paso de acción
Revisión de programa para generación de cuotas
 para revisar los programas de cuotas de pago anticipado de las facturas de proveedor y procesar las cuotas disponibles.

Limitaciones

Puede configurar el proceso de gestión
Evento de devengo de notas de recepción
 por empresa, pero no por jerarquía de empresas.

Definición de entorno de cliente

Active la funcionalidad
Generador de ID para devengos de notas de recepción
 en la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
.

Seguridad

Cuando utilice dispositivos móviles para procesar notas de recepción o aceptar devoluciones, configure los siguientes dominios en el área funcional System:
  • Mobile Usage - Android
  • Mobile Usage - iPad
  • Mobile Usage - iPhone
Para crear, editar y cancelar notas de recepción, iniciar devoluciones y ajustar notas de recepción ya aprobadas, configure los siguientes dominios en el área funcional Procurement:
  • Proceso: recibo/devolución (NUEVO)
  • Process: Receipt Accruals
  • Process: Receipt/Return – Cancel
  • Process: Receipt/Return - View
  • Self-Service: Receipt
  • Self-Service: Receipt Scanning
Configure el dominio
Reports: Organization Receipt/Return Reporting
 en el área funcional Procurement. Los usuarios con roles basados en la organización pueden consultar las transacciones de operaciones y generar informes sobre ellas cuando etiqueta sus organizaciones en las líneas de nota de recepción o de devolución.

Procesos de gestión

Acceda a los siguientes procesos de gestión para configurar reglas para notas de recepción, ajustes de nota de recepción, devoluciones, almacenamientos y cotejo:
  • Evento de almacenamiento de notas de recepción de inventario
  • Evento de devengo de notas de recepción
  • Ajuste de nota de recepción
  • Nota de recepción
  • Evento de registro de cobro interempresa
  • Evento de devolución a proveedor
  • Evento de cotejo de cuentas de proveedor
  • Evento de anulación de excepción de cotejo de cuentas de proveedor
Añada el paso de servicio
Inicio de evento de cotejo de cuentas de proveedor para facturas de proveedor relacionadas
 en los procesos de gestión
Nota de recepción
 y
Ajuste de nota de recepción
 para eliminar las excepciones de cotejo.
Configure el proceso de gestión
Nota de recepción
 y la política de seguridad para:
  • Añadir la tarea
    Asignación de lotes/Números de serie
     como acción
  • Incluir un paso de aprobación para los grupos
    Comprador de orden de compra
     y
    Solicitante
  • Enviar notas de recepción para almacenar inventario y definir reglas de almacenamiento.
En el proceso de gestión
Nota de recepción
, puede añadir lo siguiente:
  • El paso de acción
    Creación de factura de proveedor a partir de nota de recepción
     para crear facturas de proveedor a partir de órdenes de compra y notas de recepción de contrato de proveedor. También puede añadir reglas para evitar la creación de facturas para proveedores específicos.
  • El paso de acción
    Revisión de programa para generación de cuotas
     para revisar los programas de cuotas de facturas de pago anticipado y procesar las cuotas disponibles.
  • El paso de servicio
    Inicio de eventos de registro de activos a partir de nota de recepción para contratos de proveedor
     para iniciar el registro de activo para líneas de nota de recepción de contrato.
  • El paso de acción
    Review Trackable Lines for Assets
     para consultar y actualizar líneas de activos rastreables.
Puede configurar el proceso de gestión
Evento de almacenamiento de notas de recepción de inventario
 para:
  • Enviar transacciones de almacenamiento ajustadas para su aprobación
  • Activar ajustes de almacenamiento configurando el proceso de gestión como un paso del proceso de gestión
    Ajuste de nota de recepción
Puede configurar el proceso de gestión
Evento de acción masiva de documentos de aprovisionamiento
 y la política de seguridad para permitir que los usuarios cancelen de forma masiva los borradores de las notas de recepción mediante la tarea
Cancelación masiva de documentos de aprovisionamiento
.

Informes

Informes
Consideraciones
Devengo de notas de recepción por empresa
Le permite obtener una vista previa de los devengos de notas de recepción por empresa y periodo de libro mayor.
Saldo restante de nota de recepción
Le permite consultar el importe de saldo de los bienes en un contrato. No incluye notas de recepción canceladas o denegadas, ni notas de recepción creadas a partir de órdenes de compra.
Búsqueda de órdenes de devolución de inventario
Le permite consultar órdenes de devolución basadas en el centro de gestión de inventario.
Consulta de evento de ajuste de almacenamiento en inventario
Le permite consultar transacciones de almacenamiento a partir de ajustes de nota de recepción.
Mantenimiento de reglas condicionales de aprovisionamiento
Le permite crear y gestionar reglas de condición para:
  • Órdenes de compra
  • Notas de recepción
  • Ajustes de nota de recepción

Integraciones

Puede cargar o recuperar datos mediante un EIB con servicios web que admitan la funcionalidad de nota de recepción en:
  • Inventario
  • Aprovisionamiento
  • Cuentas de proveedor

Conexiones y puntos de contacto

Puede crear activos empresariales a partir de notas de recepción, facturas de proveedor y contratos de proveedor. Las categorías de gasto en las transacciones de aprovisionamiento controlan el procesamiento de activos empresariales.
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.