Registro de activos
- Defina el seguimiento de activos o la contabilidad de activos. Consulte lo siguiente:
- Defina el proceso de gestiónEvento de registro de activoy la política de seguridad correspondiente.
- Registre automáticamente activos o asigne información contable añadiendo los siguientes pasos automatizados en el proceso de gestiónEvento de registro de activo(opcional):
- Registro automático de activo empresarial
- Asignación automática de contabilidad de activos
- Registre mediante una nota de recepción e incluya el paso de servicioIniciode registro de activos empresariales a partir de nota de recepciónen el proceso de gestiónNota de recepción.
- Regístrese mediante una factura de proveedor e incluya el paso de servicioIniciode registro de activos empresariales a partir de facturaen el proceso de gestiónEvento de factura de proveedor.
- Iniciar el registro de líneas de nota de recepción de contrato de proveedor Añada el paso de servicioInicio de eventos de registro de activo a partir de nota de recepción de contrato de proveedoren el proceso de gestiónNota de recepción.El registro de activos se puede iniciar para las líneas de contrato de proveedor que defina conIntangiblecomo valor por defecto en la categoría de gasto.
Para realizar un seguimiento de un activo, regístrelo en una empresa. Puede registrar activos cuando:
- Recibir bienes directamente (no a través de aprovisionamiento).
- Cree una nota de recepción para bienes adquiridos o líneas de nota de recepción de contrato de proveedor.
- Cree una factura de proveedor para bienes adquiridos o líneas de recepción de contrato de proveedor.
- Los métodos de registro difieren:
- Para el registro manual, acceda a la tareaRegistro de activos.
- Para el registro a través del proceso de gestión Notade recepción, haga clic en Mis tareas relacionadas.
- Para el registro a través del proceso de gestiónEvento de factura de proveedor, haga clic en Mis tareas relacionadas.
Para el registro mediante notas de recepción y facturas de proveedor, Workday envía automáticamente la tareaRegistro de activoo la tareaRevisión de líneas rastreablesa Mis tareas correspondientes. Al revisar las líneas rastreables, puede registrar los activos agrupados como un solo activo cuando cumplen los requisitos de las reglas de agrupación de activos. También puede sustituir las reglas de agrupación de activos y registrar cada activo individualmente. Utilice la tareaRegistro de activospara registrar activos similares que cumplan el requisito de las reglas de agrupación de activos. - Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción EmpresaUna empresa con un libro de activosCategoría de gastoItemEl ítem de gasto o de compra adquirido del que desea realizar un seguimiento como activo. Solo puede seleccionar ítems que tengan una categoría de gasto con seguimiento. La categoría de gasto, cuando se utiliza en una regla de contabilidad de activo, identifica cuándo el tratamiento contable es distinto de gasto.Nombre de activoDescripción de activoPuede editar o introducir información en estos campos para reflejar cómo realiza su empresa el seguimiento de este activo.Identificador de activoNúmero de serieFabricantePuede definir estos atributos adicionales para mejorar la búsqueda y el seguimiento.Clase de activoTipo de activoLos valores por defecto se basan en la categoría de gasto especificada, pero puede cambiarlos. Workday utiliza estos atributos para las reglas de depreciación complementaria y los informes externos.Centro de costos de coordinaciónWorkday rellena el centro de costos a partir de la lista de valoresWorktagscuando tiene un worktag de centro de costos y usted activa la funcionalidad en su entorno de cliente.Seleccione la casilla Rellenarautomáticamente centro de costos de coordinaciónen la secciónOpciones de activo empresarialde la tareaEdición de definición de entorno de cliente - Finanzas.Coordinador de activosSeleccione el trabajador en posesión de este activo.Método de adquisiciónSeleccione el método para adquirir el activo, comoArrendadooComprado.Fecha de adquisiciónLa fecha del documento se rellena automáticamente cuando el origen del activo es una nota de recepción de orden de compra, una nota de recepción de contrato de proveedor o una factura de proveedor. Para iniciar el paso de asignación de contabilidad del proceso de gestión correspondiente, la fecha debe ser anterior a la anterior.Número de orden de compraEl documento de origen de la transacción que inició el registro de activo.Workday calcula los impuestos y el flete a partir de la orden de compra para los activos creados a partir de una nota de recepción sin factura de proveedor.Número de contrato externoCuando el activo empresarial se origina en una línea de contrato de proveedor, Workday rellena el número de contrato de proveedor y la fecha inicial de contrato a partir del contrato.Fecha inicial/final de contrato externoLas fechas inicial y final de la línea de contrato de proveedor para este activo. Workday requiere fechas de contrato para los activos basados en contrato de proveedor.CostoCurrencyCantidadEl costo del activo en el momento de la adquisición, en la moneda base de la empresa a la que pertenece el activo. Si el documento de origen de activo estaba en una moneda extranjera, Workday incorpora el importe de la moneda base como costo de activo. En el caso de los activos compuestos no diferenciados, el costo es la suma de los costos de asignación de componentes. En el caso de los activos agrupados, el costo es el costo total de todos los ítems de la agrupación de activos.La cantidadmuestra cuántos activos hay en un grupo de activos o cuántos se están utilizando como parte de un activo compuesto.UbicaciónEl lugar físico donde almacena un activo o donde está en uso. Si capitaliza un activo de proyecto , Workday rellena la ubicación del proyecto cuando tiene un worktag de ubicación.WorktagsUtilice worktags como palabras clave para clasificar y buscar transacciones más fácilmente. Configure los tipos de worktag permitidos en la tareaMantenimiento de uso de worktag. Cuando selecciona un tipo de worktag que tiene worktags relacionados, Workday rellena automáticamente las transacciones con los valores de worktag relacionados.Al activar el cuadre contable mediante worktags opcional en la tareaMantenimiento de configuración de cuadre contable mediante worktags, Workday cuadra por completo las líneas de asiento mediante worktags de cuadre contable opcionales. Automáticamente, las líneas de asiento:- Heredan los worktags de cuadre contable opcionales en función de los tipos de worktag seleccionados.
- Generan entradas por pagar y por cobrar para las transacciones de saldo.
Los activos arrendados heredan los worktags que ha introducido en las líneas de contrato de proveedor.Cuando inicia el registro a partir de los eventos de nota de recepción y factura de proveedor, Workday rellena automáticamente la información del documento de origen.
El proceso de gestión
envía la transacción para su revisión y aprobación. Una vez que se aprueba y finaliza el registro del activo, Workday cambia el estado del activo de
Evento de registro de activo
Pendiente de registro
a Registrado
. Workday asigna un ID de activo empresarial, lo que le permite realizar un seguimiento. Si se deniega o cancela el registro de activo, Workday elimina el activo del registro de activos y cambia el estado del activo a Eliminado
. Si los procesos de gestión de nota de recepción y factura de proveedor incluyen un paso que registra un activo, Workday no duplica el registro. En el caso de los activos de capital, Workday envía la tarea
Asignación de información contable de activos
a Mis tareas correspondiente. El paso de servicio de asignación de información contable debe estar en la definición del proceso de gestión
Evento de registro de activo
o Evento de factura de proveedor
. Cuando un activo registrado manualmente no cumple los criterios de validación personalizados, genera un error crítico. Seleccione
Editar registro de activo
en el menú de acciones relacionadas del activo para corregir el error y que Workday pueda finalizar el proceso de registro de activo. Emitir o poner manualmente en servicio, transferir, enajenar y restablecer para realizar un seguimiento del activo.