Consideraciones de definición: cálculos de vacaciones y permisos para nómina
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de los cálculos de vacaciones y permisos en Gestión de ausencias con Workday Payroll. En él se explica lo siguiente:
- Por qué definirlas
- Cómo encajan en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué son
Los cálculos de vacaciones y permisos proporcionan los totales de vacaciones y permisos retribuidos y no retribuidos de los trabajadores durante un periodo de tiempo determinado. Puede utilizar estos cálculos en las percepciones para el proceso de nómina de Workday, de modo que pueda pagar a los trabajadores por las vacaciones y permisos.
Beneficios para la empresa
Workday Payroll se integra a la perfección con Absence Management para permitirle pagar a los trabajadores las vacaciones y permisos o registrar las vacaciones y permisos no retribuidos.
Gestión de ausencias crea automáticamente cálculos de vacaciones y permisos que puede utilizar como entradas para los cálculos de nómina, lo que ayuda a garantizar que tenga información actualizada en sus cálculos de nómina. No es necesario utilizar integraciones para cargar datos de ausencias.
Ejemplos de uso
Puede crear percepciones en Workday Payroll para:
- Pagar a un trabajador por unas vacaciones y permisos retribuidos.
- Pagar a un trabajador las vacaciones y permisos basados en la posición, que pueden incluir varios puestos, cada uno con distintas tarifas de pago.
- Reducir el pago base de vacaciones y permisos de un trabajador para evitar el doble pago de vacaciones y permisos. Ejemplo: base un cálculo de percepción en el total de vacaciones y permisos de un tipo de ausencia.
- Realizar un seguimiento de las horas trabajadas con fines informativos.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideración |
|---|---|
¿Qué entradas de vacaciones y permisos utiliza en los cálculos de nómina? | Cuando crea vacaciones y permisos, Workday crea automáticamente cálculos relacionados con componentes de ausencias (ACRC) que puede utilizar como entradas en los cálculos de nómina para configurar las percepciones de vacaciones y permisos. Las ACRC recuperan la cantidad de unidades de vacaciones y permisos aprobadas (días u horas) en el periodo de nómina actual de un trabajador, donde xxx es el nombre de las vacaciones y permisos:
Ejemplo: al definir una percepción para vacaciones retribuidas, puede seleccionar lo siguiente:
Los valores ACRC de Vacaciones y permisos retribuidos y Vacaciones y permisos no retribuidos dependen de lo que esté por encima y por debajo del límite inferior del plan de vacaciones y permisos. Estos cálculos no reflejan necesariamente lo que se paga y lo que no se paga en la nómina. Eso depende de cómo cree sus percepciones y defina sus cálculos relacionados de componentes de pago (PCRC) en el lado de nómina. |
¿Qué cálculos utiliza para pagar a los trabajadores durante sus vacaciones y permisos? | Workday Payroll considera que los trabajadores que disfrutan de vacaciones y permisos están activos y sigue aplicando sus percepciones y deducciones estándar durante sus vacaciones y permisos. Utilice las ACRC para configurar percepciones y deducciones específicas para los trabajadores en función de la cantidad de vacaciones y permisos disfrutados. Ejemplos: puede crear:
Para interrumpir el pago de un trabajador durante sus vacaciones y permisos, contemple la posibilidad de crear un tipo de ausencia con el efecto en nómina activado. También puede crear deducciones para deducir el pago. |
¿Cómo quiere gestionar las vacaciones y permisos que se han producido en el pasado? | Cuando introduce vacaciones y permisos para un trabajador después de finalizar la nómina, puede ejecutar un cálculo de nómina retroactivo. Cuando introduce vacaciones y permisos retroactivos, el cálculo de pago retroactivo vuelve a calcular:
Workday realiza lo siguiente:
Entre los eventos de ausencia que activan la ejecución retroactiva para un periodo finalizado se incluyen los siguientes:
|
¿Qué vacaciones y permisos relacionados con las percepciones y las deducciones debe definir? | Al crear vacaciones y permisos relacionados con percepciones o deducciones, asegúrese de configurarlas para volver a calcularlas en cualquier cálculo retroactivo. |
¿Cómo gestiona las correcciones de vacaciones y permisos? | Puede corregir las vacaciones y permisos aprobados para los trabajadores en su nombre en Gestión de ausencias.
Añada la entrada de nómina para ajustar los cálculos de nómina, pero Workday recomienda modificar primero la información en Ausencias. Cuando corrija unas vacaciones y permisos que ya ha procesado en la nómina, ejecute un cálculo retroactivo para tener en cuenta la corrección en un periodo de nómina finalizado. Cuando el periodo todavía está en curso, puede ejecutar el cálculo de pago. Cuando corrige unas vacaciones y permisos que cambian el pago del trabajador durante una ejecución de cálculo que no ha finalizado, Workday identifica el resultado de pago como que requiere un nuevo cálculo. Cuando se vuelve a ejecutar la nómina, Workday vuelve a calcular el resultado. En la tarea Run Pay Calculation , puede limitar los cálculos a los trabajadores con eventos que afectan a la nómina seleccionando lo siguiente:
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¿Qué periodos de espera desea implementar para evitar que los nuevos empleados disfruten de vacaciones y permisos retribuidos hasta que superen un periodo de prueba? | Puede definir reglas de elegibilidad en los planes de vacaciones y permisos. La elegibilidad determina quién puede disfrutar de vacaciones y permisos y cuándo.
Ejemplo: quiere que los trabajadores sean elegibles para un plan, pero no puedan disfrutar de vacaciones y permisos retribuidos hasta que alcancen los 90 días de empleo. Las reglas de elegibilidad controlan la visibilidad de las vacaciones y permisos de sus trabajadores. Puede crear una tabla de ausencias con un nivel para cada plan, cada uno con una tarifa de pago diferente. Configure su nómina para aplicar la tarifa de pago adecuada a cada nivel de vacaciones y permisos. Cuando un trabajador es elegible para varios niveles, pero no para todos, Workday deduce las vacaciones y permisos de aquellos niveles para los que es elegible. En este caso, puede añadir un nivel que pague a los empleados el cero por ciento de su salario cuando tengan menos de 90 días de servicio continuo. |
¿Cómo desea limitar la cantidad de vacaciones y permisos retribuidos que pueden disfrutar los empleados? | Puede definir lo siguiente:
Ejemplo: solo desea pagar a sus empleados por lo que acumulan en su saldo de ausencias y nada más. La validación Máximo permitido de unidades de vacaciones y permisos no retribuidos le permite:
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¿Cómo desea pagar a los trabajadores que cambian de puesto dentro de la empresa? | Configure estas opciones de acumulación que determinan si se prorratearán las acumulaciones cuando se produzcan cambios de elegibilidad a mitad de periodo:
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¿Cómo quiere gestionar las vacaciones y permisos de los trabajadores con varias posiciones? | Configure su entorno de cliente para varios puestos y cree percepciones basadas en posición para calcular el tiempo retribuido o no retribuido para planes de vacaciones y permisos basados en posición. Cuando ejecuta el cálculo de pago, Workday Payroll recupera las unidades de vacaciones y permisos para:
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¿Cómo quiere gestionar los pagos por baja cuando los empleados dejan su empresa? | Puede configurar planes de vacaciones y permisos con:
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Recomendaciones
Defina percepciones negativas en lugar de deducciones para calcular el valor de las vacaciones y permisos no retribuidos y reducir el pago bruto.
Al crear y editar percepciones o deducciones, añada comentarios para aclarar su uso. Ejemplo: explique que los trabajadores perciben distintas tarifas de pago para cada posición, así como la tarifa por hora o el pago base correspondiente para los trabajadores asalariados.
Requisitos
Utilice las ACRC en las percepciones y deducciones, pero para realizar cálculos precisos, no haga referencia a otras percepciones o deducciones que hagan referencia a las ACRC indirectamente.
Limitaciones
Solo es posible usar planes de vacaciones y permisos que realicen un seguimiento de los saldos con Workday Payroll.
Definición de entorno de cliente
Para permitirle crear percepciones y planes de vacaciones y permisos basados en posición, configure su entorno de cliente de Workday para que admita varios puestos en la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - HCM
.Security
Dominio | Consideraciones |
|---|---|
Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Results) en el área funcional Core Payroll. | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden consultar:
|
Reports: Pay Calculation Results for Worker en el área funcional Core Payroll | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden consultar los resultados del cálculo de pago de los trabajadores. |
Set Up: Payroll - Pay Group Specific en el área funcional Core Payroll. | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden acceder a informes y tareas asociados a grupos de pago. |
Set Up: Calculations - Generic en el área funcional Core Payroll.
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) en el área funcional Core Payroll.Dominio Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific) en el área funcional Time Off and Leave.Dominio Set Up: Time Off (Calculations - Generic) en el área funcional Time Off and Leave. | Los usuarios con seguridad en estos dominios pueden:
|
Estos dominios en el área funcional Time Off and Leave.
| Los usuarios con seguridad en estos dominios pueden consultar los datos de informes de vacaciones y permisos de los trabajadores. |
Usted es responsable de probar y validar que la configuración del dominio de seguridad satisfaga sus necesidades empresariales.
Procesos de gestión
Puede configurar el proceso de gestión
Evento de ciclo de pago
para especificar la secuencia de tareas de proceso de nómina en su organización y los roles responsables. Ejemplo: añada un paso Tarea externa
para verificar los resultados de vacaciones y permisos antes de procesar la nómina.Informes
Informes | Consideraciones |
|---|---|
Todos los cálculos
| Muestra todos los cálculos de su entorno de cliente. Puede buscar por categoría de ausencia y, a continuación, filtrar por el tipo de cálculo relacionado de componente de ausencia. |
Registro de nómina por periodo
| Muestra los totales de nómina de un periodo de pago, un grupo de pago o un grupo de ejecución de pago, incluidas las percepciones. |
Mis resultados de vacaciones y permisos por periodo
Resultados de vacaciones y permisos por periodo Resultados de vacaciones y permisos por periodo para trabajadores | Muestra:
|
Consulta de resultados de nómina
| Muestra los resultados de nómina calculados en el perfil de trabajador. Para comprobar que las configuraciones complejas o nuevas muestran los resultados esperados, incluidas las percepciones, consulte los resultados de los trabajadores en este informe antes de finalizar una nómina. |
Consulta de calendario de periodos
| Le permite identificar:
|
Consulta de saldo de vacaciones y permisos
| Muestra las vacaciones y permisos retribuidos acumulados hasta la fecha. |
Integraciones
Servicios web | Consideraciones |
|---|---|
Obtención de resultados de nómina
| Le permite consultar los resultados de pago de trabajadores y empresas específicos, así como los cálculos de pago para rangos de fechas específicos. |
Put Period Schedule
| Le permite especificar un calendario de periodos para un plan de vacaciones y permisos. El calendario de periodos debe existir en Workday. |
Conexiones y puntos de contacto
Punto de contacto | Consideración |
|---|---|
Cálculos | Puede compartir cálculos entre las áreas funcionales Absence y Payroll. Estas categorías de cálculos de nivel superior hacen referencia al mismo motor de cálculo:
Puede crear cálculos simples o anidar cálculos seleccionando un cálculo existente como operando de otro. |
Percepciones y deducciones | Un cálculo de nómina puede hacer referencia a un plan de vacaciones y permisos a través de una ACRC y vincular las horas calculadas a una percepción. Ejemplo: una percepción de vacaciones en Estados Unidos es un cálculo de nómina que incluye una regla de elegibilidad de trabajador. La regla limita la población a los trabajadores con valores de ACRC distintos de cero para el subperiodo que se está calculando. |
Calendario de festivos y horarios de trabajo | Estos componentes influyen en la forma en que Workday cuenta las unidades de tiempo para que las vacaciones y permisos de un trabajador no se solapen con días no laborables o festivos de empresa. |
Solicitudes de vacaciones y permisos | Las transacciones de vacaciones y permisos están directamente relacionadas con la forma en que Workday registra la ausencia de un trabajador. Los planes de vacaciones y permisos que realizan un seguimiento de los saldos transfieren las vacaciones y permisos a Workday Payroll para su uso en los cálculos de nómina cuando:
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Calendarios de periodos | Gestión de ausencias y Workday Payroll pueden compartir calendarios de periodos que dicten lo siguiente:
Los calendarios de periodos son útiles a la hora de definir reglas de elegibilidad de empleado para un plan de vacaciones y permisos. Ejemplo: desea que los empleados trabajen a tiempo completo en la fecha inicial para que sean elegibles para el periodo de vacaciones y permisos. |
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.