Consideraciones de definición: nómina para varios puestos
Las consideraciones de configuración de este tema solo se aplican a los siguientes países:
- Nómina para Canadá
- Nómina para Reino Unido
- Nómina para Estados Unidos
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de la nómina para varios puestos. En él se explica lo siguiente:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
Varios puestos, también denominados puestos adicionales o varias posiciones, le permite pagar a los trabajadores que ocupan más de una posición al mismo tiempo.
En Payroll for Canada and the US, Workday utiliza una de las posiciones del trabajador como valor por defecto para el proceso de nómina. Usted determina si la posición de proceso es:
- Utilizar siempre la posición principal, o
- Utilizar una sustitución de posición, basada en los valores de los atributos basados en posición seleccionados.
- Determinar las entidades fiscales para el cálculo de nómina.
- Se muestran en la cabecera de los resultados de pago.
- Evalúe la configuración contable de los costos de mano de obra.
Beneficios para la empresa
La nómina para varios puestos en Workday le permite pagar a un empleado con más de una posición de manera eficiente al reducir el esfuerzo manual. Workday admite que cada posición tenga diferentes:
- Títulos de actividad
- Empresas (CAN, EE. UU.)
- Centros de costos
- Asignaciones internacionales (CAN, EE. UU.).
- Perfiles de puesto
- Ubicaciones (CAN, EE. UU.)
- Gerentes
- Tasas de pago
- Horas programadas
- Organizaciones de supervisión
En el caso de Payroll para Canadá y EE. UU., el uso de una sustitución de posición para determinar la posición de proceso puede:
- Mejorar la claridad de los resultados e informes de pago.
- Reducir los ajustes contables.
- Basar los impuestos y los asientos contables en atributos de posición que sean significativos para su empresa.
Ejemplos de uso
Pague a los trabajadores de manera eficiente:
- Cuyas posiciones se encuentren en distintas empresas.
- Cuya tarifa de pago varía según la posición.
- Cuyo trabajo se carga a distintos centros de costos en función de las horas trabajadas.
- Que trabajan en varios departamentos con el mismo gerente de departamento.
- Cuyas ubicaciones de trabajo estén en distintas provincias de empleo (CAN).
- Cuyas ubicaciones de trabajo estén en distintas entidades fiscales estatales (EE. UU.).
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Cómo se puede pagar a los trabajadores con posiciones en distintas empresas? (CAN, EE. UU.) | Si hay varios puestos en varias empresas, puede separarlos por empresa:
También puede pagar las diferencias retroactivas de los trabajadores de empresas distintas de su empresa principal actual, excluyendo a los trabajadores en asignaciones internacionales. Puede pagar las diferencias retroactivas en uno o varios periodos de pago con pagos adicionales bajo demanda, lo que reduce el esfuerzo manual al introducir pagos. Workday solo calcula las diferencias retroactivas de los trabajadores con posiciones en varias empresas cuando tienen resultados de pago en esas empresas. |
¿Cómo puede procesar los impuestos de los trabajadores en función de sus ubicaciones de posición? (CAN, EE. UU.) | Los trabajadores que tengan puestos en distintas empresas o grupos de pago recibirán varios resultados de pago. Defina reglas de sustitución de posición para que Workday calcule cada resultado en función de la posición que se paga.
En el caso de la nómina para EE. UU., la autoridad estatal de seguro de desempleo (SUI) de un trabajador siempre se basa en la ubicación de la posición principal. Ciertos impuestos locales también siguen el estado SUI. En el caso de los trabajadores cuyas posiciones están en el mismo grupo de pago y empresa, Workday calcula los impuestos en función de la posición de proceso. |
¿Cómo se puede asignar el pago a cada posición? (CAN, EE. UU.) | Cuando necesite asignar parte del pago del trabajador a un puesto adicional, utilice componentes de pago basados en posición. Si no utiliza un componente de pago basado en posición, Workday asigna por defecto todo el dinero y los costos a la posición de proceso por defecto. Cuando utiliza un componente de pago basado en posición, Workday aplica las cifras reales al centro de costos de la posición secundaria del trabajador. Sin embargo, el costo de todas las entradas de abono, como los impuestos, se calcula según la posición de proceso del resultado. Cuando las posiciones principal y secundaria tienen resultados de bruto neto independientes (por ejemplo, las posiciones están en empresas diferentes), tanto el Debe como el Haber se calcularán con cargo al centro de costos de la posición secundaria del trabajador. Workday asigna percepciones y deducciones basadas en posición a la posición del trabajador cuando las percepciones o deducciones no proceden de la entrada de nómina. Ejemplo: la percepción procede de la compensación. |
¿Tendrá que cambiar de posición o de empresa a mitad de periodo? (CAN, EE. UU.) | Workday prorratea los resultados de nómina en respuesta a los cambios a mitad de periodo en el puesto o la empresa de un trabajador. Cuando un trabajador tiene varios puestos, Workday aplica el prorrateo del componente de pago. Al calcular los resultados del subperiodo para un trabajador con varios puestos, Workday prorratea los componentes de pago basados en la posición y en el trabajador. |
¿Cuándo puedo iniciar un puesto adicional? (UK) | Un trabajador puede iniciar un puesto adicional en cualquier momento dentro de un periodo de pago. Workday aplica el prorrateo de componentes de pago. Al calcular los resultados del subperiodo para un trabajador con varios puestos, Workday prorratea los componentes de pago basados en la posición y en el trabajador. |
¿Cómo puede realizar un seguimiento de las horas o de las vacaciones y permisos a través de un sistema de terceros? | Puede crear una integración de Workday en el sistema de terceros para cargar la posición de cada empleado. La integración incluye el número de posición y se resuelve en nómina. |
¿Cómo procesa Workday el pago de un trabajador con un puesto pero con distintas tarifas salariales en función de la tarea, como un mesero o un barman? | Cuando el trabajador tiene distintas tarifas para el mismo componente de pago, Workday las divide en el recibo de nómina. Workday no divide el recibo de nómina por el worktag de posición cuando:
|
¿Cuántos puestos adicionales puede tener un trabajador en Workday? | No hay límite en el número de posiciones que puede tener un trabajador. Para Payroll for the UK, todas las posiciones deben estar en la misma empresa y grupo de pago. |
¿Cómo puede incluir pasos para otros administradores cuando añaden puestos? | Puede configurar el proceso de gestión Introducción de puesto adicional para incluir pasos como el cambio de asignaciones de organización, aprobaciones, revisiones y asignación de grupos de pago. |
¿Tiene trabajadores que están en varios grupos de pago? (CAN, EE. UU.) | Puede tener trabajadores en varios grupos de pago con varios puestos. Asigne un trabajador a cada grupo de pago cuando añada un puesto adicional a su perfil. |
¿Cómo se puede pagar a un trabajador por puestos adicionales una vez finalizados los puestos? | Puede añadir criterios a su categoría de ejecución que le permitan pagar a los trabajadores por un puesto adicional una vez finalizado. (CAN, EE. UU.)
Utilice entradas de pago para pagar a un trabajador después de que haya finalizado un puesto adicional. (UK) |
¿Cuándo puede Workday procesar diferencias retroactivas para varios puestos? (UK) | En el caso de los trabajadores con varios puestos o posiciones en la misma empresa y el mismo grupo de pago, Workday procesa las diferencias retroactivas. |
¿Cómo realiza Workday el seguimiento de las horas en las distintas posiciones basadas en salario? | Como trabajador sin entrada de horas (basado en salario), el salario del trabajador se transfiere de la compensación a la nómina y puede asignar un código de percepción basado en posición. |
¿Cómo paga Workday a los trabajadores de ausencia? | Workday tiene en cuenta el tipo de ausencia a la hora de determinar qué componentes de pago procesar para los trabajadores con el estado De ausencia . Si el trabajador tiene varios puestos, el estado que prevalece es el de:
|
Recomendaciones
Le recomendamos que determine si una percepción o deducción se basa en la posición o en el trabajador antes de definirla. No puede cambiar una percepción o deducción después de que se haya utilizado.
Workday recomienda no crear componentes de pago basados en trabajador para trabajadores con varios puestos si desea que la elegibilidad haga referencia a un atributo de la posición.
En Payroll for Canada and the US, cuando defina las reglas que determinan la posición de proceso de nómina, seleccione una fecha efectiva que sea posterior a la fecha final de los periodos de pago finalizados, en curso o abiertos para pagos fuera de ciclo. Cambiar las reglas a mitad de periodo puede afectar a otros cálculos en ciclo, a los cálculos FLSA en EE. UU. y dar como resultado una retroacción no admitida.
Requisitos
Configure su entorno de cliente para admitir varios puestos con el campo
Opciones de definición de posición
en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - HCM
.Cree categorías y motivos para puestos adicionales con la tarea
Mantenimiento de categorías y motivos de evento
. No puede añadir un puesto adicional hasta que un trabajador tenga un puesto principal.
Limitaciones
Workday solo admite varios puestos para:
- Nómina para Canadá
- Nómina para EE. UU.
- Nómina para el Reino Unido
En Payroll for Canada, Workday no admite varios puestos para el pago de festivos preceptivos por ley.
Para Payroll de Canadá y EE. UU.:
- No puede asignar puestos adicionales a trabajadores contingentes.
- Cuando las posiciones de un trabajador están en el mismo grupo de pago y en la misma empresa, Workday aplica impuestos a la posición de proceso del trabajador aunque solo tenga horas trabajadas en una posición diferente.
- Workday ignora las sustituciones de límite de nómina basadas en la posición de un trabajador cuando no es la posición de proceso.
En el caso de la nómina para el Reino Unido:
- Si un trabajador:
- Tiene una posición adicional, todas las posiciones deben compartir la misma categoría de NI.
- Se considera que está dentro de IR35 y tiene una posición adicional, todas las posiciones del trabajador se consideran dentro de IR35.
- Workday aplica impuestos al trabajador en función del ID de nómina del trabajador, incluso cuando solo tiene horas trabajadas en una posición adicional.
Definición de entorno de cliente
Puede configurar su entorno de cliente para que admita varios puestos o posiciones en el campo
Opciones de definición de posición
de la tarea Edición de definición de entorno de cliente - HCM
.Para Payroll de Canadá y EE. UU.:
- Defina las reglas para determinar la posición de proceso de nómina.
- Cuando seleccionaActivar proceso retroactivo en grupo de pago principalen la tareaEdición de definición de entorno de cliente - Nómina, Workday extrae todas las diferencias retroactivas en el grupo de pago principal de un trabajador, independientemente de su posición de proceso.
Security
Cuando un trabajador ocupa varias posiciones, el acceso basado en rol a los datos personales y de posición de ese trabajador depende de la configuración
de Derechos de acceso a trabajadores con varias posiciones
en el grupo de seguridad basado en rol. Si define el grupo de seguridad basado en rol como
Rol tiene acceso a las posiciones a las que da asistencia
, los trabajadores podrán ver los resultados del grupo de pago al que no tienen acceso, pero no podrán realizar ninguna acción.Ejemplo: Sarah tiene una posición principal en Estados Unidos en la Empresa 1, Grupo de pago A que gestiona Mark. Sarah también tiene una posición secundaria en Estados Unidos en la Empresa 2, Grupo de pago B que gestiona Susan. Cuando selecciona esta opción:
- Mark puede consultar y acceder a los detalles de resultados de nómina de Sarah para la Empresa 1, Grupo de pago A. Mark puede consultar los detalles de bruto a neto para la Empresa 2, Grupo de pago B; pero no puede realizar ninguna acción.
- Susan puede consultar y acceder a los detalles de resultados de nómina de Sarah para la empresa 2, grupo de pago B. Susan puede consultar los detalles de bruto-neto para la empresa 1, grupo de pago A; pero no puede realizar ninguna acción.
Los usuarios de Payroll for Canada and the US con acceso al dominio
Set Up: Payroll
en el área funcional Core Payroll pueden configurar las reglas que determinan la posición de proceso de nómina por defecto de un trabajador. Procesos de gestión
Proceso de gestión | Consideraciones |
|---|---|
Introducción de puesto adicional
| Configure el proceso de gestión y la política de seguridad en el área funcional Staffing. |
Finalización de puesto adicional
| Configure el proceso de gestión y la política de seguridad en el área funcional Staffing. |
Cambio de puesto principal
| Configure el proceso de gestión y la política de seguridad en el área funcional Staffing. Puede utilizar Cambio de puesto principal como proceso de gestión independiente o como subproceso para Introducción de puesto adicional o Cambio de puesto . |
Finalización de puestos
| Configure el proceso de gestión y la política de seguridad en el área funcional Staffing. |
Informes
Informes o tableros de control | Consideraciones |
|---|---|
Todos los saldos de ausencias
| Consulte todos los saldos de ausencias de los trabajadores con varios puestos y dónde están en uso en función de la configuración de su entorno de cliente. |
Auditoría - Trabajadores con varios puestos con distintas asignaciones de organización
| Consulte a los trabajadores de Canadá y EE. UU. que tienen varios puestos en distintas organizaciones. Sirve para identificar a los trabajadores que pueden estar en más de un grupo de pago. |
Resultados de cálculo de pago para trabajador
| Consulte los resultados de pago detallados de las posiciones de un trabajador. Cuando crea componentes de pago basados en posición, el informe enumera las líneas de resultados con la posición, el grupo de pago y la empresa. Workday no notifica los resultados por posición en los recibos de nómina. |
Consulta de otras entidades fiscales de nómina
| Consulte si una entidad fiscal local de EE. UU. sigue la entidad fiscal SUI. |
Integraciones
Para incluir un puesto adicional en el resultado de la integración de la interfaz con nómina de Workday, asocie el puesto a un grupo de pago.
Conexiones y puntos de contacto
La nómina de varios puestos interactúa con las siguientes áreas de producto de Workday:
Área de producto | Consideraciones |
|---|---|
Absence | Puede definir planes de vacaciones y permisos basados en posición. Los planes, saldos y límites basados en posición se aplican a una posición. Defina las reglas de elegibilidad, las validaciones de vacaciones y permisos y los cálculos de acumulación basados en la posición. También puede definir estas reglas para que se apliquen a la posición principal del trabajador o a todas las posiciones. Los planes basados en el trabajador tienen saldos y límites que se aplican al trabajador. Por lo general, las reglas de elegibilidad, las validaciones de vacaciones y permisos y los cálculos de acumulación se basan en la posición principal del trabajador. |
Benefits | Puede definir la elegibilidad de beneficios en función de la información extraída del puesto principal del empleado o de uno o varios de los puestos adicionales. |
HCM | Workday Payroll utiliza las posiciones configuradas en HCM. Puede añadir o finalizar puestos adicionales o cambiar de puesto principal con los siguientes procesos de gestión en el área funcional Staffing:
También puede validar las restricciones de contratación en las organizaciones de supervisión para asegurarse de que puede utilizarlas con los procesos de gestión Puesto adicional . |
Seguimiento de tiempo | Workday realiza un seguimiento de las horas en las distintas posiciones o puestos. Cuando un trabajador tiene varias posiciones, Workday muestra una lista de valores adicional en la tarea Introducción de horas para seleccionar la posición en la que registrar las horas. También hay una configuración en la plantilla de entrada de horas del trabajador que puede activar para crear eventos de aprobación independientes para cada posición. El calendario de entrada de horas incluye un campo Posición adicional cuando un trabajador tiene varios puestos. Workday transfiere la posición del trabajador a nómina con la información de bloque de horas. |
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.