Concepto: paso de revisión de documentos
El tipo de paso
Revisión de documentos
le permite utilizar un proceso de gestión para distribuir documentos a los trabajadores. Todos los documentos distribuidos por los procesos de gestión de Workday tienen fecha efectiva. Ejemplo: un documento es efectivo en la fecha de contratación original de un trabajador. Cargue una primera versión del documento para 2022 y una segunda versión que sea efectiva a partir del 1 de enero de 2023. Workday muestra la versión original del documento a los trabajadores contratados en 2022, aunque consulten el documento en 2023.
Puede utilizar la tarea
Relaunch Review Documents
(protegida en el dominio Business Process Administration
en el área funcional System) para relanzar cualquier paso de revisión de documentos
con el estado En curso o Con errores.Seleccione esta tarea como acción relacionada de un proceso de gestión con un paso
de revisión de documentos
pendiente configurado para una integración de firma electrónica. A continuación, seleccione el paso Revisión de documentos
para solucionar el problema. Esta tarea:
- Cancela las firmas electrónicas finalizadas, desactiva los vínculos a los documentos en el servidor del proveedor de firmas electrónicas y cancela los documentos de ese paso en el servidor del proveedor de firmas electrónicas.
- Vuelve a enviar los documentos al servidor del proveedor de firma electrónica y reinicia la integración comenzando por el primer grupo de firmas.
Introducción de documentos en Workday
Utilice la tarea
Creación de documento
para añadir documentos a Workday. La tarea le permite:
- Cargue un documento directamente como archivo adjunto.
- Cree una plantilla para un documento generado dinámicamente.
- Vínculo a un documento en un sitio externo.
- Verifique que el contenido y la URL del sitio externo estén actualizados.
Workday recomienda evitar el uso de archivos adjuntos para procesar información de identificación personal (PII). No puede purgar archivos adjuntos.
Cada paso
Revisión de documentos
le permite distribuir varios documentos estáticos y un documento generado.Cuando configura un paso
Revisión de documentos
en una definición de proceso de gestión y activa la opción Archivo adjunto obligatorio
, se requiere un documento para el paso. Después de añadir un documento durante el paso Revisión de documentos
y de finalizar, cancelar o anular el evento, el administrador del proceso de gestión puede seleccionar en el menú de acciones relacionadas del evento para gestionar los archivos adjuntos. El administrador de procesos de gestión puede eliminar el documento. Sin embargo, cuando un documento es obligatorio, el administrador del proceso de gestión debe añadir otro documento para sustituirlo.Workday le permite:
- Obtener acuses de recibo o firmas electrónicas de los trabajadores para documentos.
- Permitir o exigir a un trabajador que cargue un documento en Workday.
- Añada condiciones para determinar cuándo un documento está disponible para su revisión.
- Generar informes sobre el estado de los documentos en un proceso de gestión.
- Consulte todos los documentos cargados en la fichaDocumentosdel Registro de proceso completo del proceso de gestión.
Los documentos que cargan los trabajadores solo están disponibles en el archivo de documento de trabajador cuando el trabajador los ha firmado electrónicamente y el proceso de gestión de distribución está relacionado con el trabajador. Ejemplo:
Contratación
, Incorporación
y Solicitud de ausencia
.Obtención de firmas electrónicas
Workday captura esta información cuando firma electrónicamente un documento sin utilizar un tipo de integración de firma electrónica:
- El trabajador que ha enviado el pasoRevisión de documentos.
- La fecha y la hora en las que envió la tarea Mis tareas.
Por motivos de verificación, las direcciones de correo electrónico que terminan en .edu y otros dominios emitidos por centros de estudios pueden causar problemas al intentar firmar documentos a través de Adobe en el paso
Revisión de documentos
. Si un firmante no puede acceder a un documento o firmarlo, Workday recomienda que proporcione una dirección de correo electrónico de cuenta diferente o que firme el documento fuera de Workday y lo procese manualmente.Incluir resultado de informe
Puede incluir el resultado del informe como parte de un paso
Revisión de documentos
seleccionando un informe personalizado o estándar en la lista de valores Documento
. Solo puede seleccionar un documento de tipo de resultado de informe por paso
Revisión de documentos
. Cuando selecciona un documento de tipo de resultado de informe, puede seleccionar las opciones Criterios de informe, Tipo de resultado y Compartición de resultado de informe. También puede seleccionar Etiquetas de informe y especificar un usuario de sistema con acceso al informe para generar el resultado del informe.Especifique un usuario de sistema en la ficha
Ejecutar como usuario
para proporcionar el acceso correcto para la generación de informes cuando configure el paso Revisión de documentos
con un informe y:
- Dirija el paso al grupo de seguridad Candidato (solo gestiona sus datos).
- Utilice un tipo de integración de firma electrónica.
Puede compartir el resultado del informe con otros usuarios en grupos de seguridad restringidos. Cuando el proceso de gestión llega al paso
Revisión de documentos
, el informe se ejecuta con el permiso del destinatario en el paso Revisión de documentos
. Workday almacena el documento resultante en el archivo de documento de trabajador del destinatario.Los usuarios autorizados que pertenezcan a un grupo de seguridad que configure en el paso
Revisión de documentos
pueden acceder al resultado del informe en el archivo de documentos de trabajador del destinatario cuando el destinatario:
- Confirma o firma el resultado del informe.
- Es el asunto del evento de proceso de gestión.
Documentos
del Registro de proceso completo del evento de proceso de gestión principal.Configuración de pasos de revisión de documento para redirigir un documento rechazado
Workday le permite redirigir un paso
Revisión de documentos
solo desde determinados procesos de gestión. Para estos procesos de gestión, puede permitir que los usuarios rechacen un paso de Revisión de documentos
. Cuando los usuarios rechazan, Workday redirige los documentos a un grupo de seguridad configurado para su revisión. El revisor selecciona si desea avanzar los documentos al siguiente paso o devolverlos a un paso anterior para su revisión. Ejemplo: cambios en una carta de oferta o en un acuerdo de empleo.Utilice el informe
Opciones de configuración de proceso de gestión
para comprobar que un proceso de gestión permite el redireccionamiento para los pasos de revisión de documentos
.Configuración del paso de revisión de documentos para utilizar la firma electrónica de Adobe Sign
Puede configurar documentos para Adobe Sign en el paso
Revisión de documentos
seleccionando Firma electrónica de Adobe Sign
como Tipo de integración de firma electrónica
. El periodo de retención de datos de Adobe es independiente de Workday. Workday recomienda definir el periodo de retención en al menos 6 semanas. De lo contrario, cuando caduque el periodo de retención, los documentos se purgarán de la nube de almacenamiento de Adobe y Workday ya no podrá recuperarlos.No puede añadir reglas de condición a un documento que haya configurado para Adobe Sign.
No puede delegar, pero puede reasignar los pasos
de revisión de documentos
configurados para utilizar Adobe Sign. Puede consultar estos pasos en el informe Tareas de proceso de gestión no delegadas
.Cuando reasigna un paso
de revisión de documentos
que está configurado para utilizar Adobe Sign:
- Workday elimina la tarea Mis tareas de Mis tareas del usuario asignado inicial y desactiva su URL de firma.
- Adobe genera una URL de firma para el nuevo usuario asignado.
- Workday añade el elemento Mis tareas con la URL de firma recién generada a Mis tareas del nuevo usuario asignado.
- Workday actualiza el Registro de proceso completo y el Archivo de documento de trabajador para reflejar al nuevo usuario asignado como firmante del documento si firma el documento.
- Workday sustituye al usuario asignado inicial por el nuevo usuario asignado en la tareaComprobación de estado de firma electrónica.
No puede reasignar una tarea cuando todos los roles de un grupo de firmas están sin asignar. Asigne el rol y, a continuación, acceda a la tarea
Reinicio de revisión de documentos
para reiniciar el proceso. La reasignación no se retiene después de ejecutar el reinicio de revisión de documentos
. Workday devuelve la tarea a Mis tareas del usuario asignado inicial.Cualquier usuario al que reasigne la tarea debe tener una dirección de correo electrónico en Workday. Más de un firmante en el paso no puede utilizar esta dirección de correo electrónico. No puede reasignar una tarea:
- Más de una vez
- A un usuario que ya forma parte de un grupo de firmas para ese paso.
- De un usuario que forma parte de un grupo de firmas anterior para ese paso.
- En la que un usuario ha firmado pero aún no ha enviado un documento.
Cuando avanza manualmente un paso
de revisión de documentos
configurado para Adobe Sign, Workday desactiva la URL de firma y cancela el documento con Adobe.Si selecciona la opción
Eliminar documentos pendientes de firma electrónica cuando se cancela el documento
en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Procesos de gestión
, Workday elimina el documento del servidor de Adobe.Cuando avanza manualmente un proceso de gestión hasta su finalización más allá de un paso
de revisión de documentos
configurado para Adobe Sign, Workday no envía el documento al servidor de Adobe y Adobe no genera una URL de firma.Cuando firma electrónicamente un documento con Adobe Sign, Adobe almacena su dirección IP en su registro de firmas.
Si hay varios documentos en un solo paso de revisión de documentos, no puede firmar electrónicamente cada documento con Adobe Sign.
Cuando su administrador carga varios archivos para enviarlos en una distribución, puede producirse una fusión de archivos en función de la configuración de Adobe Sign. Esto significa que, cuando configura varios documentos en un solo paso
de revisión de documentos
, Workday añade las firmas electrónicas solo al último documento de la serie tal y como se muestra en el momento de la firma. Si desea una firma en cada página, Workday recomienda añadir etiquetas de firma de Adobe a todos los documentos del paso para asegurarse de que todos los documentos que requieren una firma tengan una (consulte la documentación de Adobe Sign sobre etiquetas de texto para obtener más información). Adobe Sign ofrece varias opciones de configuración para firmar varios documentos en una transacción. Consulte directamente la documentación de Adobe para obtener más información sobre esta funcionalidad.Cuando fusiona a un candidato con un trabajador y el candidato tiene una tarea
de revisión de documentos
pendiente, Workday elimina la tarea de revisión de documentos
pendiente si utiliza la firma electrónica de Adobe Sign
como tipo de integración de firma electrónica
. Workday recomienda que, después de una fusión, utilice la tarea Revisión de documentos
para volver a añadir el paso.Configuración de paso de revisión de documentos para utilizar firma electrónica mediante DocuSign
Puede configurar DocuSign en el paso
Revisión de documentos
seleccionando Firma electrónica mediante DocuSign
como Tipo de integración de firma electrónica
.No puede añadir reglas de condición a un documento que haya configurado para la firma electrónica mediante DocuSign.
Puede delegar un proceso de gestión que tenga configurados los pasos
Revisión de documento
con Firma electrónica mediante DocuSign. El usuario delegado recibe una notificación Mis tareas y puede cambiar de cuenta, pero no puede firmar los documentos.Ejemplo: en Mis tareas, un gerente puede cambiar de cuenta a un trabajador que tenga un paso
Revisión de documentos
que tenga configurado Firma electrónica mediante DocuSign y esté pendiente de acción. El gerente puede ver el elemento Mis tareas, pero no puede firmar el documento.Cuando avanza manualmente un proceso de gestión hasta su finalización más allá de un paso
de revisión de documentos
configurado para DocuSign, Workday no envía el documento al servidor de DocuSign y DocuSign no genera una URL de firma.