Definición de pasos de revisión de documentos
Defina los tipos de integraciones de firma electrónica de Adobe Sign o DocuSign.
Seguridad: los siguientes dominios del área funcional System:
- Business Process Administration
- Manage: Business Process Definitions
Puede usar los pasos
Revisión de documentos
para:
- Defina la distribución de documentos como parte de un proceso de gestión.
- Distribuir documentos para firma electrónica.
No es obligatorio añadir todos los documentos de la definición de proceso de gestión a los pasos
de Revisión de documentos
. Si no añade los documentos, Workday no los enviará para su revisión.- Seleccione en el menú de acciones relacionadas del proceso de gestión.
- Añada un pasoRevisión de documentos, si es necesario.
- En el pasoRevisión de documentos, haga clicen Configuración de revisión de documentospara acceder a la tareaConfiguración de paso de revisión de documentos.
- Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Huso horarioCuando selecciona la opciónHuso horario de configuración de proceso de gestiónen la tareaEdición de definición de entorno de cliente - Sistema, puede introducir un huso horario.Cuando introduce:- La fecha actual, los cambios entran en vigor el día de procesamiento en el huso horario especificado. Los usuarios de otros husos horarios ven los cambios a las 00:00 (medianoche) en el huso horario especificado.
- Una fecha futura, los cambios surtirán efecto a la medianoche de esa fecha en el huso horario especificado y en la fecha y hora correspondientes en otros husos horarios.
- Una fecha pasada, los cambios surtirán efecto a las 23:59:59 de esa fecha en el huso horario especificado y en la fecha y hora correspondientes en otros husos horarios.
DocumentoPara la firma por defecto de Workday, puede utilizar todos los tipos de archivo que genera Workday.Para Adobe Sign y DocuSign, solo puede seleccionar documentos configurados como archivos adjuntos y cada documento seleccionado debe tener un nombre exclusivo. Los documentos no pueden superar el número máximo de páginas o el tamaño de archivo especificado en su contrato de empresa.Tipo de integración de firma electrónicaSeleccioneFirma electrónica de Adobe SignoFirma electrónica de DocuSign. Cuando Adobe Sign y DocuSign no están configurados, puede distribuir documentos mediante el proceso de firma por defecto de Workday.Cuadrícula de firmaCuando necesite más de un grupo de firmas, añádalos a la cuadrícula. Pero si solo necesita un grupo de firmas, no complete la cuadrícula. Cada fila de la cuadrícula es un solo grupo de firmas. Workday considera que un miembro de cada grupo de firmas es un solo firmante de los documentos.Solo puede añadir roles configurados en el pasoRevisión de documentosa un grupo de firmas.Los modificadores de ruta no se admiten en la cuadrícula de firmas al configurar grupos de firmas para el pasoRevisión de documentos.CondicionesSeleccione o cree una o varias reglas de condición de proceso de gestión (opcional). Cuando todaslas condicionesson verdaderas, los usuarios pueden revisar y firmar electrónicamente el documento como parte del proceso de gestión.Para evitar que los firmantes secundarios reciban notificaciones de Mis tareas antes de que los documentos estén disponibles para su firma, configure una regla de condición de proceso de gestión. La regla de condición impide que se notifique a los miembros del grupo de firmas secundarios hasta que los miembros del grupo de firmas principales hayan enviado los documentos firmados.Opciones de firmaCuando requiere una firma electrónica, Workday muestra laDeclaración de firmay la casillaAcepto.Opciones de archivo adjuntoArchivo adjunto obligatoriooArchivo adjunto opcional. Puede exigir o permitir que un trabajador cargue un archivo por cada documento revisado.Cuando activaArchivo adjunto obligatorio, se requiere un documento para el paso. Después de añadir un documento durante el pasoRevisión de documentosy de finalizar, cancelar o anular el evento, el administrador del proceso de gestión puede seleccionar en el menú de acciones relacionadas del evento para gestionar los archivos adjuntos. El administrador de procesos de gestión puede eliminar el documento; pero cuando un archivo adjunto es obligatorio, el administrador del proceso de gestión debe añadir otro documento para sustituirlo.
Workday muestra los elementos de Mis tareas solo para el grupo de firmas actual. Después de que el grupo de firmas actual firme el documento, Workday muestra los elementos de Mis tareas para el siguiente grupo de firmas.
Para Adobe Sign:
- Cuando su administrador carga varios archivos para enviarlos en una distribución, puede producirse una fusión de archivos en función de la configuración de Adobe Sign. Esto significa que, cuando configura varios documentos en un solo pasode revisión de documentos, Workday añade las firmas electrónicas solo al último documento de la serie tal y como se muestra en el momento de la firma. Si desea una firma en cada página, Workday recomienda añadir etiquetas de firma de Adobe a todos los documentos del paso para asegurarse de que todos los documentos que requieren una firma tengan una (consulte la documentación de Adobe Sign sobre etiquetas de texto para obtener más información). Adobe Sign ofrece varias opciones de configuración para firmar varios documentos en una transacción. Consulte directamente la documentación de Adobe para obtener más información sobre esta funcionalidad.
- Por defecto, Adobe Sign envía copias de los documentos firmados a todos los trabajadores que han recibido una solicitud para firmar los documentos, incluidos los trabajadores que no los han firmado.
Los revisores pueden utilizar
la firma electrónica de Adobe Sign
o la firma electrónica con DocuSign
en Mis tareas para abrir el documento disponible para iniciar sesión en el servidor de documentos.
Después de firmar, los revisores pueden experimentar un retraso antes de que el documento vuelva a estar visible en Workday.
Una vez que todos los grupos de firmas han firmado los documentos en el servidor de documentos, Workday almacena los documentos firmados.
El registro de proceso completo del proceso de gestión enumera todos los firmantes del documento y muestra:
- Firma electrónica de Adobe Sign, firma electrónica de DocuSign o firma electrónica para la firma genérica de Workday comoTipo de firma.
- La fecha y la hora en que el último firmante envió el pasoRevisión de documentoscomoFecha de firma.
- Roles configurados para cadagrupo de firmas de firma electrónicaen la fichaProceso.
- Una fichaError de integraciónsi un evento de proceso de gestión incluye una integración de firma electrónica que no ha finalizado debido a un error. Puede utilizar la información de esta ficha para solucionar el error.
Cuando fusiona a un candidato con un trabajador y el candidato tiene una tarea
de revisión de documentos
pendiente, Workday elimina la tarea de revisión de documentos
pendiente si utiliza la firma electrónica de Adobe Sign
como tipo de integración de firma electrónica
. Workday recomienda que, después de una fusión, utilice la tarea Revisión de documentos
para añadir este paso.Configure Workday para enviar una notificación personalizada al introducir un paso de
revisión de documentos
o al introducir cada grupo de firmas.Utilice el informe
Traducción de objeto de gestión
para:
- Traduzca el texto del campoDocumentoa cualquier idioma de destino que esté activado para su entorno de cliente. SeleccioneDocumentocomoObjeto de gestión traducible. Seleccione lasInstancias traduciblesy, a continuación, elMomento efectivode las instantáneas de documentos que se van a traducir.
- Traduzca el texto de los camposInstruccionesyDeclaración de firmaa cualquier idioma de destino que esté activado para su entorno de cliente. SeleccioneRevisión de configuración de paso de documentocomoObjeto de gestión traducibley, a continuación,Instancias traducibles.
Utilice el informe
Estado de paso de revisión de documento
para mostrar todos los documentos añadidos a Workday mediante el paso Revisión de documentos
de un proceso de gestión.