Edición de procesos de gestión
Seguridad: los siguientes dominios en el área funcional System:
- Administración de procesos de gestión
- Gestionar: definiciones de proceso de gestión
Los procesos de gestión por defecto de Workday son definiciones distribuidas y se pueden personalizar para satisfacer sus necesidades. Las definiciones de proceso de gestión por defecto contienen pasos recomendados y una configuración básica. Cuando un proceso de gestión no tiene una definición por defecto, puede utilizar la tarea
Creación de definición de proceso de gestión (definición por defecto)
para crear y configurar la definición por defecto.Puede cambiar una definición de proceso de gestión
cuando necesite un workflow diferente de la definición de proceso de gestión por defecto. Puede basar los procesos de gestión personalizados en una regla de condición configurable o para una organización específica.
Para personalizar las definiciones de proceso de gestión, puede hacer lo siguiente:
- Cambie la definición por defecto.
- Copie y cambie la definición por defecto.
Cuando edita una definición de proceso de gestión por defecto y la utiliza para todas las organizaciones, es posible que deba añadir muchas personalizaciones, lo que puede hacer que el proceso de gestión sea complejo y difícil de mantener. Workday recomienda copiar las definiciones de proceso de gestión por defecto y cambiarlas para cada una de sus organizaciones. Esto le permite organizar mejor las distintas definiciones de proceso de gestión en su entorno de cliente que satisfagan sus necesidades empresariales.
Cuando edita una definición de proceso de gestión con una fecha efectiva futura y añade un nuevo paso, el
informe de traza de auditoría
puede mostrar una entrada de traza de auditoría con el nombre del paso y algunos detalles en el informe como paso-
.Ejemplo: hoy es 2020-07-15. Añada un nuevo paso
de Aprobación
a una definición de proceso de gestión con una fecha efectiva futura del 30-07-2020. Cuando consulte el Informe de traza de auditoría
, verá una entrada de traza de auditoría para el nuevo paso Aprobación
y es posible que vea algunos detalles como paso
en el informe.Para un rendimiento óptimo del proceso de gestión, Workday recomienda limitar el número de pasos en una definición de proceso de gestión.
Admitimos un máximo de 72 pasos consecutivos no manuales en un proceso de gestión. Un paso no manual es un paso que el sistema procesa automáticamente sin interacción del usuario. Ejemplo: pasos no obligatorios, un paso
de integración
o un paso de informe
. Si tiene procesos de gestión con 72 pasos consecutivos no manuales, Workday recomienda evaluar la definición de proceso de gestión para reducir el número de estos pasos consecutivos o configurar una definición de proceso de gestión basada en reglas con pasos condicionales.- Seleccione en el menú de acciones relacionadas del proceso de gestión.
- Seleccione unaFecha efectivapara que se apliquen los cambios en la definición del proceso de gestión.
- Seleccione unaFecha de vencimientopara reflejar el tiempo transcurrido desde el inicio hasta la finalización del proceso de gestión.
- En la lista de valoresSupresión de canales para notificaciones, seleccione el canal de notificación para suprimir el envío de notificaciones personalizadas y de proceso de gestión del sistema (opcional).Cuando selecciona la opción de lista de valoresNotificaciones push en dispositivo móvil, Workday no envía ninguna notificación push para ninguna notificación personalizada ni de sistema asociada a eventos para la definición de proceso de gestión.Mostramos la lista devalores Supresión de canales para notificacionesen las definiciones de proceso de gestión independientemente de si ha configurado notificaciones push en la tareaEdición de definición de entorno de cliente - Notificaciones.
- Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Huso horarioPuede introducir un huso horario seleccionando la casillaHuso horario de configuración de proceso de gestiónen la tareaEdición de definición de entorno de cliente - Sistema. Cuando selecciona:- La fecha actual, los cambios surten efecto inmediatamente. Los usuarios de otros husos horarios ven los cambios inmediatamente.
- Una fecha futura, los cambios surtirán efecto a la medianoche de la fecha especificada. Los usuarios de otros husos horarios ven los cambios en la fecha y hora correspondientes de sus husos horarios.
- Una fecha pasada, los cambios surtirán efecto a las 23:59:59 de la fecha especificada. Los usuarios de otros husos horarios ven los cambios en la fecha y hora correspondientes de sus husos horarios.
OrdenIntroduzca una o varias letras para definir el workflow del proceso de gestión. El pasoInicioesay no puede tener otro paso con la letraa.Cuando guarda la definición del proceso de gestión, Workday ordena los pasos del proceso de gestión alfabéticamente.Workday aplica el idioma inglés para la visualización y el procesamiento de los pasos de flujo de trabajo.Orden de pasos paralelos en Mis tareasEn cada paso con el mismo orden, introduzca una o más letras para controlar el orden en el que se muestran los pasos paralelos de un proceso de gestión en Mis tareas en relación con otros pasos paralelos. Ejemplo: en la definición de proceso de gestión, el administrador de procesos de gestión define pasos paralelos en este orden:- ca
- cb
- cc
Workday muestra las tareas en Mis tareas en el orden inverso al especificado en la definición del proceso de gestión si ordena Mis tareas porMás reciente en la parte superior. La tarea anterior (o la siguiente) se encuentra en la parte inferior de Mis tareas y las tareas más recientes se muestran en la parte superior.Para hacer coincidir el orden de los pasos paralelos con el orden en el que se muestran las tareas en Mis tareas, ordene Mis tareas porMás antiguas en la parte superior.TipoCiertos tipos de paso también requieren una entrada en la columnaEspecificar. Además, los tipos de pasoLote/trabajoeIntegraciónrequieren que especifique un ID de usuario en la columnaEjecutar como usuario.Cuando seleccionaAprobación consolidada, debe finalizar la configuración de aprobación. Puede finalizar la configuración de aprobación una vez que haya terminado de editar el proceso de gestión. En el menú de acciones relacionadas del paso, seleccione .Cuando seleccionaCadena de aprobaciónoCadena de aprobación consolidada, puede configurar el paso para enviar por jerarquía de organizaciones en lugar de por jerarquía de gestión (ruta basada en posición).No puede cambiar el tipo de paso de los pasos existentes al editar una definición de proceso de gestión. Si desea cambiar el tipo de paso, puede eliminar el paso y añadir un nuevo paso con un nuevo tipo de paso.EspecificarSeleccione la acción adecuada para el tipo de paso.OpcionalLos destinatarios no tienen que completar pasos opcionales. El mensaje de notificación contiene un vínculo en el que el destinatario puede hacer clic para omitir el paso. El destinatario debe omitir o finalizar un paso opcional para pasar el proceso al siguiente paso.Cuando un destinatario guarda un paso opcional para más tarde, puede omitirlo.Cuando define una notificación en un paso opcional, Workday envía una notificación a quien esté configurado en la notificación personalizada si el destinatario omite el paso. Puede utilizar el campo de informePaso omitidopara crear una regla de condición para evitar que Workday envíe notificaciones de los pasos omitidos.GrupoEspecifique los grupos de seguridad responsables de este paso. Workday muestra los grupos de seguridad que activa la política de seguridad. Cuando el paso es un pasoAcciónque inicia otro proceso de gestión, los grupos de seguridad disponibles se definen mediante la política de seguridad del subproceso.Puede enviar determinados pasos de proceso de gestión a roles de organización en la organización actual o en una organización propuesta.Cuando añade un paso de cadena de aprobación y configura el paso para enviarlo por jerarquía de organizaciones, solo puede seleccionar grupos de seguridad basados en roles con restricciones.Modificador de rutaSeleccione un modificador de ruta. Workday solo muestra esta columna si el proceso de gestión tiene tipos de paso que admiten modificadores de ruta. Puede utilizar una ruta de grupo específica para cualquier tipo de paso de proceso de gestión si el grupo de seguridad tiene activada la organización de supervisión para el rol asignable en la tareaMantenimiento de roles asignables.TodosSeleccione cuándo deben finalizar el paso todas las personas de todos los grupos de seguridad especificados.Fecha de vencimientoPuede definir una fecha de vencimiento para el proceso de gestión en su conjunto o en cada paso del proceso de gestión.Defina una fecha de vencimiento para el paso. Es el tiempo transcurrido desde que se inicia el paso hasta que finaliza.Para los usuarios ubicados en husos horarios UTC-1 o superiores, Workday muestra la fecha de vencimiento del paso en su huso horario local. Para determinar la fecha de vencimiento, utilizamos el final del día (23:59:59) en el huso horario del Pacífico (UTC-8) del sistema y convertimos la fecha de vencimiento al huso horario local del usuario.Workday muestra el huso horario local del usuario para la fecha de vencimiento en:- En la sección Pendiente de acciónde la página de inicio de Workday.
- El elemento Mis tareas
- Historial de procesosdel elemento Mis tareas
- MensajeSiguiente.
- Ha enviadoel cuadro de diálogo.
- La columnaFecha de vencimientoen la páginaConsulta de evento.
Esto no se aplica a los usuarios ubicados en husos horarios de UTC-2 o menos. Mostramos la fecha de vencimiento en la hora del Pacífico.En el caso de las fechas de vencimiento que Workday calcula en unidades de días, Workday utiliza calendarios basados en reglas que usted configura en la definición de proceso de gestión para calcular la fecha de vencimiento.En el caso de las definiciones de proceso de gestión que no utilizan un calendario basado en reglas ni calculan la fecha de vencimiento en unidades de días, Workday calcula las fechas de vencimiento en días consecutivos.Cuando un proceso de gestión se ejecuta como subproceso, Workday utiliza los calendarios basados en reglas configurados en la definición de proceso de gestión del subproceso. No utiliza los calendarios basados en reglas en el proceso de gestión principal.La fecha de vencimiento se basa en la fecha efectivaPuede definir una fecha de vencimiento para el proceso de gestión en su conjunto o en cada paso del proceso de gestión.Seleccione la casilla para que Workday calcule la fecha de vencimiento del paso en función de la fecha efectiva de esta instancia de proceso de gestión. De lo contrario, Workday calcula la fecha de vencimiento a partir del momento en que finaliza el paso anterior.Ejemplo: la fecha en la que entra en vigor un aumento salarial o la fecha inicial de un nuevo empleado pueden ser semanas después de que finalice el proceso de gestión.Si un paso de proceso de gestión está configurado con unaFecha de vencimientoy la casilla Lafecha de vencimiento se basa en la fecha efectivatambién está seleccionada en el paso o en la definición de proceso de gestión en su conjunto, Workday puede añadir un día adicional a la fecha de vencimiento en función de cómo el sistema conserva la fecha efectiva del proceso de gestión.No avanzarSeleccione esta casilla para marcar determinados pasos de los tipos de proceso de gestión de avance manual comoNo avanzar. Si se selecciona, un evento no se puede avanzar desde o a través de un paso marcado comoNo avanzar. Puede usar esta función para reducir el riesgo de que surjan problemas debido a que los usuarios avanzan manualmente los pasos hasta su finalización. Nota: esta funcionalidad solo está disponible para los pasos que puede asignar a un grupo de seguridad. Los pasos que no puede asignar a un grupo de seguridad, a excepción de un pasode informe, no se pueden marcar comoNo avanzar.
Los cambios que realice en una definición de proceso de gestión de una organización principal afectarán a todas las organizaciones subordinadas que no tengan su propia definición de proceso de gestión personalizada.
Cuando edita una definición de subproceso, los cambios no se muestran en el
informe de traza de auditoría
del proceso de gestión principal. Sin embargo, cuando desmarca o selecciona la casilla Utilizar fecha de inicio de subproceso
en una definición de proceso de gestión etiquetada para auditoría, es posible que vea entradas adicionales en el Informe de traza de auditoría
.Una vez que haya terminado de editar el proceso de gestión, puede personalizar aún más su definición de proceso de gestión, como configurar lo siguiente:
- Ruta avanzada en los pasos de proceso de gestiónAprobación,Aprobación consolidadayTarea externa. En el menú de acciones relacionadas del paso, seleccione .
- Ruta basada en organización en los pasosCadena de aprobaciónyCadena de aprobación consolidada. En el menú de acciones relacionadas del paso, seleccione . A continuación, seleccione la casillaRuta basada en organización.
- Retraso de paso en pasos de proceso de gestión En el menú de acciones relacionadas del paso, seleccione .
- Un pasoAcciónpara activar condiciones de validación cuando los revisores añaden aprobadores adicionales en el paso del proceso de gestión. En el menú de acciones relacionadas de un pasoAcción, seleccione . A continuación, seleccione la casillaActivar condiciones de validación para introducción de aprobadores.
- Un paso como paso definalización. En el menú de acciones relacionadas del paso, seleccione . MostramosSíen la columnaFinalizadode la definición de proceso de gestión.
- Notificaciones personalizadas que se activan en cualquier paso del proceso de gestión o en el estado del proceso de gestión en su conjunto. También puede retrasar el envío de una notificación personalizada configurando un retraso de notificación en sus procesos de gestión. En el menú de acciones relacionadas de una definición de proceso de gestión, seleccione .
- Oculte los detalles del historial del proceso de gestión a la persona asociada al proceso de gestión, como un empleado interno. Acceda a la política de seguridad del proceso de gestión y seleccione la casillaOcultar historial de procesos de persona. A continuación, active el cambio de política de seguridad pendiente.La funcionalidad de ocultación de historial de proceso de gestión no funciona con los procesos de gestión de componentes de modelo que se crean en Workday Extend.