Consideraciones de definición: procesos de gestión
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de los procesos de gestión. En él se explica lo siguiente:
- Por qué definirlas
- Cómo encajan en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué son
Como piedra angular de muchas aplicaciones, los procesos de gestión de Workday envían tareas a usuarios autorizados en función de su pertenencia a grupos de seguridad y jerarquía de organizaciones. También puede configurar la lógica condicional para escalar los procesos de gestión globalmente mediante contenido localizado.
Beneficios para la empresa
Procesos de gestión de Workday:
- Facilitar la conexión de personas, aplicaciones y servicios al permitirle definir flujos de proceso configurables.
- Permita que los administradores configuren todos los aspectos de los procesos de gestión sin la ayuda del personal de tecnología de la información ni de otros recursos de consultoría.
- Ahorre tiempo y acelere la adopción al permitirle copiar y modificar más de 550 procesos de gestión preconfigurados.
- Asegúrese de que todos los responsables de la toma de decisiones tengan acceso a los datos más recientes integrándolos fácilmente con aplicaciones de terceros como parte de su flujo de trabajo.
- Proporcionar una pista de auditoría después de que finalice un proceso de gestión.
- Acelere las comunicaciones con los participantes del proceso de gestión mediante notificaciones de proceso de gestión.
- Utilice políticas de seguridad de proceso de gestión para determinar quién puede participar y las acciones que puede realizar.
Ejemplos de uso
Los procesos de gestión pueden abarcar una amplia gama de situaciones hipotéticas para ayudarle a:
- Estandarice y realice un seguimiento de cualquier tipo de solicitud o aprobación.
- Cree procesos de gestión de contratación independientes para varias posiciones dentro de una organización.
- Realizar un seguimiento de las solicitudes de compra desde la planificación hasta su finalización y proporcionar un registro de quién ha finalizado cada transacción del proceso.
- Realice un seguimiento de los problemas y las actitudes cambiantes en su organización mediante la distribución de cuestionarios y la recopilación de los resultados.
- Automatice cualquier proceso de contrato mediante la distribución de documentos para su revisión y firma electrónica.
- Automatice las evaluaciones de las solicitudes de admisión de los alumnos.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Qué tipos de procedimientos le gustaría automatizar mediante un proceso de gestión de Workday? | Puede crear su propio proceso de gestión o copiar un proceso de gestión por defecto distribuido por Workday para una función concreta y personalizarlo. Ejemplo: las definiciones de proceso de gestión por defecto Contratación, Cambio de nombre legal y Cambio de puesto. |
¿Qué tipos de firma electrónica desea utilizar? | Workday ofrece su propia opción de firma electrónica, así como Adobe Sign y DocuSign. |
¿Qué tipo de solicitudes, aprobaciones e informes de solicitudes le resultarían útiles? | Puede consolidar los procesos de solicitud (por ejemplo: compras, vacaciones y permisos de empleados, mantenimiento de edificios) en toda su organización, eliminando las solicitudes enviadas por teléfono, correo electrónico, mensajería o de boca en boca. Workday ofrece informes distribuidos e informes personalizados cuando utiliza el proceso de gestión Solicitud . |
¿Qué tipos de notificaciones de proceso de gestión le resultarían útiles? | Puede crear notificaciones activadas por el estado del proceso de gestión en su conjunto (por ejemplo: finalizado, denegado) o cuando el proceso de gestión entra o sale de un paso.
También puede retrasar el envío de una notificación personalizada configurando un retraso de notificación en sus procesos de gestión. |
¿Qué tipos de informes le gustaría tener? | Puede generar informes sobre procesos de gestión finalizados, proporcionar una pista de auditoría de cambios e informar sobre procesos de gestión pendientes de acción. |
Recomendaciones
Copie una definición de proceso de gestión por defecto en cualquier organización de supervisión y adáptela según sea necesario. Puede crear distintas versiones del mismo proceso de gestión para distintas organizaciones. La lógica del proceso de gestión se hereda, por lo que una organización subordinada utiliza la definición de proceso de gestión de la organización superior, a menos que especifique una definición personalizada para la organización subordinada.
Para un rendimiento óptimo del proceso de gestión, Workday recomienda limitar el número de pasos en una definición de proceso de gestión.
Admitimos un máximo de 72 pasos consecutivos no manuales en un proceso de gestión. Un paso no manual es un paso que el sistema procesa automáticamente sin interacción del usuario. Ejemplo: pasos no obligatorios, un paso
de integración
o un paso de informe
. Si tiene procesos de gestión con 72 pasos no manuales consecutivos, Workday recomienda evaluar la definición de proceso de gestión para reducir el número de estos pasos consecutivos o configurar una definición de proceso de gestión basada en reglas con pasos condicionales. Puede utilizar procesos de gestión basados en reglas que seleccionen una estructura de ruta en función del objetivo del proceso de gestión, el rol del iniciador u otra condición.
Defina la estructura de su organización para optimizar el enrutamiento, la seguridad, el análisis y los informes de los procesos de gestión. Workday envía los pasos del proceso de gestión en función de lo siguiente:
- Organizaciones: grupos de trabajadores, centros de costos y otros recursos.
- Roles: responsabilidades asignadas a un trabajador.
- Jerarquías: atributos estructurales que establecen relaciones principales-secundarias o relaciones de dependencia entre organizaciones.
- Ubicaciones: atributos geográficos.
Utilice el informe
Tenant Analyzer
para verificar la configuración de su entorno de cliente con las recomendaciones de Workday.Utilice el informe
Auditoría de excepción de proceso de gestión
para buscar todas las definiciones de proceso de gestión con errores críticos.Requisitos
Configure y mantenga las funciones de definición de proceso de gestión que desea utilizar:
- Aprobaciones y acciones
- Vínculos relacionados
- Procesos de gestión basados en reglas
- Reglas de condición para requisitos de paso o validación
- Tareas pendientes y listas de control
Limitaciones
No puede asociar todos los tipos de paso o acciones a ningún proceso de gestión. Acceda al informe
Opciones de configuración de proceso de gestión
para determinar qué tipos de paso y acciones puede asociar a un proceso de gestión.Definición de entorno de cliente
Utilice la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Proceso de gestión
para gestionar la configuración de:
- Archivos adjuntos
- Comentarios
- Delegación
- Firmas electrónicas
- Fechas finales
Utilice la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Notificaciones
para gestionar la configuración de las notificaciones.Utilice la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Sistema
para gestionar los husos horarios del proceso de gestión.Security
Workday no protege los procesos de gestión en los dominios, pero cada definición de proceso de gestión tiene su propia política de seguridad de proceso de gestión que determina quién puede:
- Inicie el proceso de gestión.
- Ejecutar pasos de acción en el proceso de gestión.
- Realizar acciones en todo el proceso de gestión.
- Aprobar, corregir, cancelar y anular pasos.
- Reasignar tareas.
Cada paso de una definición de proceso de gestión está asociado a un grupo de seguridad que define quién es responsable de ese paso.
Para consultar la política de seguridad de un proceso de gestión, seleccione: en el menú de acciones relacionadas de una definición de proceso de gestión.
Procesos de gestión
Workday ofrece una amplia gama de procesos de gestión preconfigurados. Acceda al informe
Definiciones de proceso de gestión
para consultar los procesos de gestión en su entorno de cliente.Informes
Informes
| Consideraciones
|
Opciones de configuración de proceso de gestión
| Determine qué pasos y acciones puede asociar a un proceso de gestión. |
Búsqueda de eventos
| Busque y filtre eventos de proceso de gestión por:
|
Duración de ciclo de proceso de gestión
| Supervise el tiempo medio de proceso (días) para los tipos y pasos de proceso de gestión. |
En el menú de acciones relacionadas de cualquier evento de proceso de gestión, seleccione:
| Acceda a los detalles del proceso de gestión:
|
Transacciones de proceso de gestión pendientes de acción
| Consulte todos los procesos de gestión para:
|
Notificaciones de proceso de gestión pendientes
| Consulte las notificaciones de procesos de gestión pendientes.
Puede profundizar en procesos de gestión específicos de un área funcional, incluida el área funcional de reclutamiento. Si actualmente utiliza el informe para identificar notificaciones de reclutamiento pendientes, puede seleccionar todos los procesos de gestión de reclutamiento en la opción de lista de valores Reclutamiento . |
Integraciones
Puede definir un paso
de integración
en un proceso de gestión que inicie un evento de proceso de integración
. El evento inicia un sistema de integración asociado a uno o varios procesos de gestión. Puede seleccionar de una lista de integraciones. Los servicios web de Workday (WWS) y las API de REST están disponibles para ayudar con las integraciones.
Conexiones y puntos de contacto
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.