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Última actualización: 2024-03-08
Concepto: seguimiento de tiempo y gestión de ausencias

Concepto: seguimiento de tiempo y gestión de ausencias

Seguimiento de vacaciones y permisos

Cuando utiliza Workday Absence Management y Workday Time Tracking:
  • Puede configurar las vacaciones y permisos para que los trabajadores puedan solicitarlos mediante el proceso de gestión
    Solicitud de vacaciones y permisos
     o introducirlos con Workday Time Tracking. También puede configurar las vacaciones y permisos para que los trabajadores puedan usar ambas opciones.
  • Las vacaciones y permisos introducidos mediante el proceso de gestión
    Solicitud de vacaciones y permisos
     aparecen en el calendario de entrada de horas cuando los trabajadores los envían para su aprobación.
  • Puede acceder a la tarea
    Solicitud de ausencia
     y al informe
    Gestión de ausencias
     desde el calendario de entrada de horas del trabajador solo si añade grupos de seguridad a una de estas acciones de inicio:
    • Solicitud de vacaciones y permisos para mí
       y
      Solicitud de vacaciones y permisos para trabajador
       en el proceso de gestión
      Solicitud de vacaciones y permisos
       .
    • Edición de vacaciones y permisos para mí
       y
      Edición de vacaciones y permisos para trabajador
       en el proceso de gestión
      Corrección de vacaciones y permisos
       .
Si utiliza el Calendario de ausencias heredado, las tareas se denominan
Solicitud de ausencia
 e
Introducción de ausencia
. Las etiquetas de acciones relacionadas, informes y campos de informe también utilizan
Ausencias
 en lugar de
Vacaciones y permisos
.
Inclusión de las vacaciones y permisos en los cálculos y los totales
Utilice la tarea
Creación de vacaciones y permisos
 para asignar etiquetas de cálculo de horas a las vacaciones y permisos que desee incluir en lo siguiente:
  • Cálculos de horas
  • Totales que aparecen en la parte superior del calendario de entrada de horas de un trabajador
Ejemplo: si desea contar las horas de
Vacaciones y permisos retribuidos
 como horas ordinarias al calcular las horas extra, asigne la etiqueta de cálculo
Ordinaria
 a
Vacaciones y permisos retribuidos
.
Las horas de vacaciones y permisos heredan las etiquetas de cálculo del objeto de vacaciones y permisos. Los cálculos de horas no añaden ni eliminan ninguna otra etiqueta.
una vez que Workday incluye las vacaciones y permisos en un cálculo de horas, no se repite el cálculo si edita las vacaciones y permisos de esa semana. Utilice el campo de informe
Time Entry Re calculate
 en un proceso de gestión o informe para identificar estas situaciones. A continuación, acceda a la tarea
Introducción de horas para trabajador
 para la misma semana y haga clic en
Aceptar
 para volver a ejecutar los cálculos de horas.
Opciones para introducir vacaciones y permisos
Método de entrada
Configuración
Envío de aprobación
Saldos de plan de vacaciones y permisos
Workday Time Tracking: seleccione las vacaciones y permisos en la lista de valores
Tipo de horas
 al introducir las horas.
Las vacaciones y permisos y las horas trabajadas se envían y se aprueban como un evento.
Seleccione
Introducir solo mediante seguimiento de tiempo
 en la página
Creación de vacaciones y permisos
.
Controlado por el proceso de gestión
Introducción de horas
.
El evento de proceso de gestión se crea al hacer clic en
Aceptar
.
Vacaciones y permisos reduce el saldo del plan de vacaciones y permisos tras la aprobación. Se actualiza el saldo pendiente en cuanto Workday los guarda.
Gestión de ausencias: acceda a la tarea
Solicitud de ausencia
 o al informe
Gestión de ausencias
 .
Seleccione
Introducir solo mediante vacaciones y permisos
 en la página
Creación de vacaciones y permisos
.
Controlado por el proceso de gestión
Solicitud de vacaciones y permisos
.
Se crea un evento de vacaciones y permisos independiente al hacer clic en
Enviar
.
Vacaciones y permisos reduce el saldo del plan de vacaciones y permisos tras la aprobación. Si se guarda para después, Workday los excluye del saldo pendiente.
Seguimiento de tiempo y Gestión de ausencias: seleccione las vacaciones y permisos en la lista de valores
Tipo de horas
 al introducir las horas o mediante la tarea
Solicitud de ausencia
 o el informe
Gestión de ausencias
.
Seleccione
Introducir mediante seguimiento de tiempo o vacaciones y permisos
 en la página
Creación de vacaciones y permisos
.
Controlado por el proceso de gestión
Introducción de horas
 o
Solicitud de vacaciones y permisos
 o
Corrección de vacaciones y permisos
 , en función de dónde haya introducido el trabajador las vacaciones y permisos.
Vacaciones y permisos reduce el saldo del plan de vacaciones y permisos tras la aprobación. La visibilidad del saldo pendiente depende del método que haya utilizado el trabajador para introducir las vacaciones y permisos.
Workday solo permite un método por cada entrada de vacaciones y permisos.
Al decidir cómo desea que los trabajadores introduzcan unas determinadas vacaciones y permisos, tenga en cuenta quién debe aprobarlos y si los trabajadores deben solicitarlos con antelación. Ejemplo: es posible que desee que los trabajadores introduzcan las horas de ausencia por enfermedad no planificadas mediante la lista de valores
Tipo de horas
 y las vacaciones y por enfermedad planificadas mediante la tarea
Solicitud de ausencia
 . Si desea que los gerentes aprueben tanto las vacaciones y permisos como las horas trabajadas en el mismo evento, use la opción
Introducir solo mediante seguimiento de tiempo
. También puede usar la opción
Introducir mediante seguimiento de tiempo o vacaciones y permisos
.
Las vacaciones y permisos, independientemente de cómo los introduzcan los trabajadores, están sujetos a las validaciones de entrada de datos configuradas en Workday Absence Management.
Configuración de vacaciones y permisos
Utilice la tarea
Creación de vacaciones y permisos
 para configurar estos campos:
  • Etiquetas de cálculo de horas
  • Opción de entrada
Tanto las vacaciones y permisos como los códigos de entrada de horas que tengan las mismas etiquetas de cálculo deben utilizar las mismas unidades.
Vacaciones y permisos con horas de inicio y finalización
Puede exigir a los trabajadores que indiquen las horas de inicio y finalización cuando introduzcan vacaciones y permisos con las funciones de seguimiento de tiempo y gestión de ausencias. Utilice la tarea
Edición de vacaciones y permisos
 para configurar
Horas de inicio y finalización obligatorias
.
Workday calcula la duración de las vacaciones y permisos en función de las horas de inicio y finalización que proporciona el trabajador. Los trabajadores también pueden corregir las horas de inicio y finalización con la tarea
Corrección de vacaciones y permisos
. Esta tarea hace que Workday actualice la duración de las vacaciones y permisos.
Pago de vacaciones y permisos
Workday no envía etiquetas de cálculo a la nómina por las vacaciones y permisos. Si desea pagar las vacaciones y permisos, asigne las percepciones al cálculo relacionado con componente de ausencias (ACRC), no con las etiquetas de cálculo de horas.

Acumulaciones

Puede basar las acumulaciones definidas en Workday Absence Management en las horas calculadas de un trabajador. Ejemplo: puede crear una acumulación que dé derecho a los trabajadores a vacaciones y permisos compensatorios en lugar de horas extra.
  • Asigne etiquetas de cálculo a la acumulación para especificar qué bloques de horas se deben considerar como base para las horas compensatorias.
  • Para el cálculo de acumulación, seleccione
    Horas calculadas para periodo de acumulación
     (un cálculo de valor de instancia).
    Este cálculo suma las horas de los bloques de horas con las etiquetas de cálculo asignadas para el rango de fechas que corresponde al periodo de acumulación. Otra opción es crear su propio cálculo que haga referencia a las
    Horas calculadas para periodo de acumulación
    . Ejemplo: su cálculo podría devolver 2 horas de acumulación por cada 4 horas extra.
Cuando Workday asigna una etiqueta de cálculo a una acumulación, esta última se añade al saldo del plan de vacaciones y permisos inmediatamente después de guardar o enviar los bloques de horas calculados.
Configuración de las acumulaciones
Utilice la tarea
Creación de acumulación de ausencias
 para configurar estos campos:
  • Cálculo
    • Nota:
      solo puede utilizar el cálculo
      Horas calculadas aprobadas para día para acumulación
      (un cálculo de valor de instancia) si su acumulación tiene definido el vencimiento.
  • Etiquetas de cálculo de horas
    • Nota:
       las acumulaciones y los códigos de entrada de horas que tengan las mismas etiquetas de cálculo deben utilizar las mismas unidades.

Ajustes, sustituciones y correcciones

Independientemente de cómo introduzcan los trabajadores sus vacaciones y permisos, puede utilizar estas tareas de gestión de ausencias para realizar ajustes y sustituciones:
  • Corrección de vacaciones y permisos
    Una vez aprobadas las vacaciones y permisos, solo se pueden corregir mediante la tarea
    Corrección de vacaciones y permisos
    .
  • Mantenimiento de ajustes/sustituciones de acumulación y vacaciones y permisos
  • Mantenimiento de saldos de sustitución de plan de vacaciones y permisos
  • Mantenimiento de sustituciones de límite de acumulación y vacaciones y permisos

Ausencias

Los empleados pueden introducir y enviar horas con la función de seguimiento de tiempo mientras están en un periodo de ausencia, salvo que cree una validación de horas para evitar el envío.