Concepto: experiencias basadas en viajes
Cuando compra Expense Management, Workday crea automáticamente viajes a partir de datos de transacción de tarjeta de crédito reconociendo las tarifas aéreas y las fechas de vuelo de entrada y salida para rellenar las fechas inicial y final del viaje. También puede configurar Workday para que muestre un vínculo en el centro de operaciones de gastos al sitio web de viajes de terceros que haya elegido.
Esta función:
- Optimiza los informes de gastos organizando los gastos en función de las fechas de viaje.
- Le ayuda a cumplir las políticas de la empresa .
- Facilita la consulta de los costos totales y los detalles del viaje.
- Proporciona un insight de sus gastos en viajes.
- Reduce el esfuerzo manual al proporcionar un vínculo directo desde Workday a su herramienta de reserva de viajes de terceros preferida.
Creación automática de viaje
No es necesario introducir registros de reserva de viaje externos en Workday para generar viajes, y los datos de tarjeta de crédito de nivel 3 no son obligatorio para la creación de viajes. Workday crea automáticamente un viaje cuando una transacción de tarjeta de crédito contiene:
- Una fecha de salida y una de llegada
- Un código de categoría de comercio para la tarifa aérea.
- Un importe superior a 0.
Si una tarjeta de crédito se configura como Tarjeta de compras en lugar de como Tarjeta de gastos, Workday no creará viajes.
El viaje modifica los datos de borrador de gastos relacionados, como los worktags y el destino. A continuación, Workday muestra una tarjeta de viaje en Viajes recientes en la sección Información general del centro de operaciones de gastos.
Esta tarjeta resume su viaje y los gastos asociados, y muestra:
- Nombre de viaje Ejemplo: Londres.
- rango de fechas de viaje . Ejemplo: 26 de octubre de 2024 - 29 de octubre de 2024.
- Total de importe
- Número de transacciones Ejemplo: 6 transacciones.
- Destino Ejemplo: San Francisco.
- Worktags principales Ejemplo: Proyecto interno.
- Un vínculo para consultar un informe de gastos de viaje.
- Una acción relacionada que le permite actualizar los detalles del viaje.
Esta función le permite consultar todos los gastos de un viaje determinado independientemente del estado y actualizar los gastos de viaje de forma masiva. Workday muestra los worktags principales e incluye un vínculo al informe de gastos de viaje. Puede utilizar el menú de acciones relacionadas de la tarjeta de viaje para consultar y actualizar los detalles del viaje.
Puede configurar la página Información general del Centro de operaciones de gastos para mostrar una sección con vínculos a las herramientas de viajes externas que utiliza su organización . Puede personalizar el nombre de la sección.