Concepto: gestión de gastos
La suscripción
a Expense Management
proporciona workflows automatizados que utilizan datos en tiempo real para optimizar la forma en que gestiona los gastos. Esto incluye la creación automática de gastos, el cotejo en tiempo real de recibos y transacciones de tarjeta de crédito, y capacidades mejoradas de generación de informes en tiempo real.
Expense Management
es una suscripción independiente de la suscripción Expenses existente. Cuando compra la suscripción a Expense Management
, tiene acceso completo tanto a nuestras nuevas funciones de Expense Management
como a nuestras funciones originales de Expenses
. Si ya es clientede Expenses
, puede mantener sus workflows y reglas existentes, pero debe adquirir la suscripción de gestión de gastos
para acceder a las funciones automatizadas.Gestión automatizada de gastos
Con la nueva suscripción
a Expense Management
, Workday realiza automáticamente lo siguiente:
- Crea un informe de gastos cuando carga una transacción de tarjeta de crédito o cuando el usuario carga su primer recepción.
- Coteja los recibos con las transacciones de tarjeta y fusiona los datos en la línea de informe de gastos .
- Crea viajes basados en datos de compensación de tarjeta de tarifa aérea y agrupa los gastos relacionados en fechas de tramo de publicación o entre ellas, incluidos los worktags por defecto y los campos de destino.
Gestión de gastos manual
Cuando la automatización de transacciones de recepción o transacción de tarjeta de crédito no es posible, le permitimos crear gastos manualmente. Puede hacer clic en el botón
Crear gasto
en la nueva página Actividad de gastos
para seleccionar un ítem de gasto e introducir la fecha de gasto antes de que Workday cree la línea de gasto. Solo puede seleccionar los ítems de gasto que tenga asignados.
Workday realiza lo siguiente:
- Crea una nueva línea de informe de gastos , asignada al último borrador de informe de gastos del usuario o a uno recién creado si no existe ninguno.
- Le permite introducir la información restante en la páginaDetalles de gasto.
El ítem de gasto está preseleccionado. Para los gastos de importe real , el importe por defecto es cero y la moneda por defecto se basa en el perfil del usuario.
Workday selecciona automáticamente
Sí
en la lista de valores de valores Pagado con tarjeta de crédito corporativa
solo cuando un usuario cumple estos dos criterios:
- No tienen una tarjeta corporativa inscrita en la función de autorización de tarjeta de crédito.
- Seleccionan un ítem de gasto que no es un importe fijo.
Cuando falla el cotejo automatizado, le permitimos fusionar / fusión manualmente los gastos duplicado en la página
Actividad de gastos
vinculando los recibos a las transacciones de tarjeta de crédito. Dispositivo móvil
Puede configurar Workday para enviar notificaciones instantáneas en el dispositivo móvil a los empleados cuando utilicen su tarjeta corporativa . Workday proporciona una experiencia de captura de recepción más rápida y fiable al mejorar la detección de bordes, la captura automática, la corrección de perspectiva y la calidad de imagen en general.
Informes
- El origen de datos de informeCredit Card Authorizationsdisponible con las listas de valoresEmpresa,Trabajador de procesoyTrabajador, permite a los administradores de gastos y tarjeta de crédito y a los analistas de informes realizar un seguimiento en tiempo real del gasto de las autorizaciones.
- El campo de informeEstado de línea de informe de gastosle permite informar sobre el estado actual de las líneas de gasto en la páginaActividad de gastos.
- El campo de informeRecibo perdido para línea de informe de gastosle permite identificar los gastos en los que el remitente marca el recepción como perdido o no proporcionado.