Concepto: cotejo automatizado de recibos y tarjetas de crédito

Workday coteja en tiempo real los recibos y las transacciones de tarjeta de crédito para optimizar el proceso de creación y envío de gastos. Al cotejar y fusionar datos automáticamente, Workday reduce el esfuerzo manual de los titulares de tarjeta y minimiza el riesgo de reembolsos de gastos duplicado .

Workday permite una experiencia automatizada que detecta coincidencias entre las transacciones de tarjeta de crédito, los gastos de la introducción rápida y los recibos cargados. Cuando Workday detecta una coincidencia, fusiona los datos y rellena la información en las líneas de informe de gastos pertinentes.

Cuando los usuarios se añaden inicialmente a la nueva suscripción

de gestión de gastos

, tanto sus transacciones de tarjeta de crédito como sus gastos de introducción rápida se añadirán automáticamente al último informe de gastos creado que tenga el estado

Borrador

. Workday coteja automáticamente las transacciones al tiempo que conserva las entradas clave del usuario, incluidos los ítems de gasto y las notas seleccionados por el usuario. Si no existe ningún borrador de informe de gastos , Workday crea uno automáticamente en función de la configuración por defecto para crear informes de gastos.

El proceso inicial tras la aceptación puede tardar hasta 2 horas. Una vez finalizado el proceso inicial, todas las transacciones nuevas siguen el mismo proceso en tiempo real.

Workday coteja automáticamente los recibos cargados con las transacciones de tarjeta de crédito entrantes y fusiona los datos en una sola línea de informe de gastos . Cuando aceptar esta funcionalidad por primera vez, Workday crea automáticamente líneas de informe de gastos para cotejar las transacciones de tarjeta de crédito y los gastos de introducción rápida que ya están en el trabajo pendiente del perceptor.

El cotejo permite diferencias de importe total de +/-10\%$ y diferencias de fecha de transacción de +/-1$ día entre la transacción de tarjeta de crédito y el recepción.

Ejemplo: una transacción de tarjeta de crédito tiene un importe total de 110 USD y, por lo tanto, tiene un rango de cotejo de entre 99 USD y 121 USD. La línea de informe de gastos asociada tiene un importe total de 100 USD. Dado que el importe total de la línea de informe de gastos se encuentra dentro del rango de +/-10 %, se sigue produciendo un cotejo y una fusionar / fusión automáticos.

Workday puede impedir una coincidencia en los siguientes casos:

La línea de informe de gastos utiliza un ítem de gasto restringido . Ejemplos: el ítem de gasto está inactivo o utiliza seguridad segmentada.
No ha seleccionado la casilla (de selección)
Pagado con tarjeta corporativa
en la línea de informe de gastos .
Ha seleccionado una tarjeta de crédito específica en la línea de informe de gastos , pero ha pagado el gasto con otra tarjeta de crédito .

Workday puede anular el cotejo de un cotejo anterior y fusionar / fusión cuando:

Cancele el informe de gastos.
Elimine la transacción de tarjeta de crédito de la línea de informe de gastos .
Elimine la línea de informe de gastos .

Si Workday anula un cotejo automático y fusionar / fusión, movemos la transacción de tarjeta de crédito a su trabajo pendiente. A continuación, puede volver a cotejar manualmente.

Estado	Descripción
Revisión de coincidencia	El gasto requiere que el usuario confirme que el cotejo automático de recepción es correcto.
Información necesaria	El gasto tiene requisitos de entrada adicionales antes de que se pueda enviar.
Listo para enviar	El usuario ha proporcionado toda la información necesaria y puede enviar el gasto para su aprobación.
Transacción pendiente	Workday está esperando: transacción de tarjeta de crédito relacionada asociada a la recepción de recepción. Los datos de compensación de transacción de tarjeta de crédito relacionados asociados con la autorización de tarjeta de crédito que se recibirán.

Actualmente, Workday solo soporte a un máximo de un archivo adjunto (recepción) por cada gasto. Para garantizar que Workday solo procese los datos pertinentes, recomiende a los perceptores que borren las transacciones y los cobros obsoletos de su trabajo pendiente antes de suscribirse a

la gestión de gastos

. Actualmente,

la gestión de gastos

no admite el establecimiento de impuestos dietas ni los gastos basados en tablas de tarifas.