Ejemplo: definición y uso de tesorería contable y centralizaciones de tesorería contable
En este ejemplo se muestra cómo configurar una definición de tesorería contable y una centralización de tesorería contable para las comprobaciones de saldo de caja.
Propone un importe de 7000 USD para financiar un proyecto de investigación y asigna 5000 USD para el Fondo A y 2000 USD para el Fondo B. En el próximo ejercicio contable, espera recibir una subvención federal por el importe total enviada a través de su fondo de tesorería. Este fondo intermediario asignado a la cuenta bancaria de tesorería paga y recibe importes en representación de otros fondos. Como resultado, los Fondos A y B tienen una reclamación de efectivo con el fondo de tesorería.
Para ayudar a gestionar la salida de efectivo del proyecto, crea una definición de tesorería contable y una centralización de tesorería contable. Cuando se liquidan pagos respecto a los fondos, Workday compara las actividades del fondo con los saldos de libro mayor de caja del fondo disponibles.
- Utilice la tareaCreación de cuenta bancariapara crear la cuentabancaria comunitaria.
- Utilizar latarea Mantenimiento de configuración de cuadre contable mediante worktagspara definir el tipo de worktag de cuadre contable principalFondo,así como los siguientes worktags de fondo:
- Fondo A
- Fondo B
- Fondo de tesorería
- Utilice latarea Creación de conjunto de reglas de transacción de cuadre contable mediante worktags.o crear un conjunto de reglas de transacción de cuadre contable mediante worktags.
- Seguridad: los siguientes dominios en el área funcional Cash Management:
- Reports: Accounting Cash and Accounting Cash Pool Reporting
- Set Up: Accounting Cash and Accounting Cash Pool
- Seguridad: dominioPublic Reporting Itemsen el área funcional Tenant Non-Configurable
- Seguridad: dominioView: Cash Balance Checken el área funcional Banking and Settlement.
- Cree una regla de cuadre contable de caja para asignar el worktagFondo de tesoreríaa la cuenta bancaria de tesorería.Workday utiliza la regla de cuadre contable de caja para cuadrar las líneas de asiento de caja interworktag de la cuenta bancaria de tesorería.Añada la regla de cuadre contable de caja al conjunto de reglas de transacción de cuadre contable mediante worktags.
- Defina una jerarquía de worktagsGrupo de fondosque incluya elFondo Ay elFondo B.Workday utiliza una jerarquía de worktags de nivel superior para agrupar los saldos de los fondos.Consulte Creación de jerarquías de fondos.
- Acceda a la tareaMantenimiento de tesorería contable y centralizaciones de tesorería contable.
- En las seccionesDefinición de tesorería por defectoyOpción de excedente por defecto, especifique lo siguiente:Estructura contableLibro mayor y agrupaciones de libro mayorOpción de excedente por defectoEducación y administración pública1000: efectivo1001: fondos actuales1002: fondos de proyectosExcedente no permitido
- En la secciónDefinición de tesorería por defecto y opción de excedente por defecto de sustitución, especifique lo siguiente:Worktag de cuadre contableOpción de excedente de sustituciónEstructura contableLibro mayor y agrupaciones de libro mayorFondo AExcedente no permitidoEducación y administración pública1000: efectivoReclamación de efectivoFondo BExcedente permitidoEducación y administración pública1000: efectivoReclamación de efectivo
- En las seccionesJerarquía de centralización de nivel superioryOpción de excedente por defecto, especifique lo siguiente:Jerarquía de centralización de nivel superiorOpción de excedente por defectoGrupo de fondosExcedente no permitidoLa centralización de tesorería contable le permite mantener la liquidez y satisfacer las necesidades de flujo de caja previstas para los fondos. El saldo de centralización de tesorería es de 7000 USD (5000 USD del Fondo A y 2000 USD del Fondo B).
- Haga clic enAceptar.
- Configure la comprobación de saldo de caja avanzada para la liquidación.
- Añada el pasoEliminación de excepciones de comprobación de saldo de cajaal proceso de gestiónEvento de comprobación de saldo de caja.
- SeleccioneEntre empresaspara la opción de evaluación.
- SeleccioneDescendentepara la opción de criterio de ordenación de pagos.
- Cree la factura de cliente para la agencia federal.Workday utiliza la regla de transacción de cuadre contable mediante worktags para generar asientos contables de devengo con los worktags heredadosFondo AyFondo B:Cuenta de libro mayorDebeHaberWorktagCuentas por cobrar5000Fondo AIngresos5000Fondo ACuentas por cobrar2000Fondo BIngresos2000Fondo B
- Cuando recibe la subvención, registra el pago de cliente y lo aplica a la factura de la agencia.Workday genera la entrada en efectivo con el worktagFondo de tesoreríaasignado a la cuenta bancaria de tesorería en la regla de cuadre contable de caja. Workday también genera entradas de reclamación de efectivo (interworktag) entre los worktagsFondo de tesoreríayFondo:Cuenta de libro mayorDebeHaberWorktag1000: efectivo7000Cuenta bancaria de tesoreríaFondo de tesoreríaCuentas por cobrar5000Fondo ACuentas por cobrar2000Fondo BReclamación de efectivo5000Fondo de tesoreríaReclamación de efectivo5000Fondo AReclamación de efectivo2000Fondo de tesoreríaReclamación de efectivo2000Fondo B
- Cuando compre suministros de investigación, registre un importe de factura de proveedor de 5300 USD para el Fondo A y otro de 3500 USD para el Fondo B.Workday utiliza la regla de transacción de cuadre contable mediante worktags para generar asientos contables de devengo con los worktags heredadosFondo AyFondo B:Factura de proveedor para Fondo ACuenta de libro mayorDebeHaberWorktagGasto5300Fondo ACuentas por pagar5300Fondo AFactura de proveedor para Fondo BCuenta de libro mayorDebeHaberWorktagGasto3500Fondo BCuentas por pagar3500Fondo B
- Liquide las facturas de proveedor.
Workday inicia el proceso de gestión
Evento de comprobación de saldo de caja
durante la liquidación que compara las actividades netas con los saldos de libro mayor y la opción de excedente de cada fondo:
- Fondo A: el importe de pago a proveedor de 5300 USD supera el saldo de libro mayor de caja calculado de 5000 USD. Workday elimina este pago de la ejecución de liquidación, ya que la opción de excedente esExcedente no permitido.
- Fondo B: el importe de pago a proveedor de 3500 USD supera el saldo de libro mayor de caja calculado de 3000 USD. Workday liquida este pago, ya que:
- La opción de excedente esExcedente permitido.
- El saldo de la centralización de tesorería es de los 7000 USD iniciales.
Workday contabiliza el asiento de pago en la cuenta de libro mayor y genera entradas interworktag para el cuadre entre el Fondo de tesorería y el Fondo B:Cuenta de libro mayorDebeHaberWorktagEntidad asociada interworktagCuentas por pagar3500Fondo B1000: efectivo3500Cuenta bancaria de tesoreríaFondo de tesoreríaReclamación de efectivo3500Fondo BFondo de tesoreríaReclamación de efectivo3500Fondo de tesoreríaFondo B