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Última actualización: 2023-06-23
Definición de reglas de cuadre contable de caja para transacciones en efectivo

Definición de reglas de cuadre contable de caja para transacciones en efectivo

  • Procese todas las transacciones y pagos abiertos que generen contabilidad de caja.
  • Seguridad: dominio
    Set Up: Worktag Balancing
    en el área funcional Common Financial Management.
Puede crear una regla de cuadre contable de caja para asociar un worktag de cuadre contable principal a una cuenta bancaria. Ejemplo: un fondo específico o fondos de caja agrupados como worktag de cuadre contable principal. Cuando añade esta regla a su conjunto de reglas de transacción de cuadre contable mediante worktags, Workday:
  • Deriva el worktag de cuadre contable definido en la regla sobre asientos contables de caja.
  • Genera líneas de asiento de cuentas por pagar y por cobrar interworktag para cuadrar en el nivel de cuenta bancaria.
Puede generar entradas interworktag en el momento de la liquidación para reflejar los saldos exactos en las comprobaciones de saldo de caja o en los informes financieros. Cuando utiliza esta regla, ya no es necesario crear asientos manuales para cuadrar los fondos al cierre del periodo.
  1. Acceda a la tarea
    Creación de regla de cuadre contable de caja
     .
  2. Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Tipo de worktag
    Los tipos de worktag son agrupaciones de worktags por una dimensión de negocio: centro de costos, unidad de negocio, región, fondo y organización personalizada. Seleccione el tipo que se utilizará para cuadrar los asientos de las transacciones sujetas a esta regla.
    Su elección determina los worktags disponibles para su selección en esta regla de cuadre contable.
    Solo puede utilizar un tipo de worktag de cuadre contable para todas las empresas.
    Tenga en cuenta que cuando la regla de cuadre contable de caja está
    En uso
     como parte de la configuración de cuadre contable mediante worktags, no puede cambiar el tipo de worktag.
    Opción por defecto
    Valor por defecto
    La
    opción por defecto
     se aplica a todas las cuentas bancarias, excepto a las cuentas especificadas en la cuadrícula
    Compensación de worktag de cuadre contable
     . Seleccione una de las siguientes opciones:
    • Heredar
       el mismo worktag de cuadre contable que el lado de la transacción de operaciones (gasto o ingresos). Las líneas de asiento de compensación se cuadran automáticamente según el valor de worktag de cuadre contable de la transacción.
    • Especifique
       un valor de worktag de cuadre contable por defecto para utilizar.
  3. En la cuadrícula
    Compensación de worktag de cuadre contable
     , asigne una cuenta bancaria específica a un worktag de cuadre contable principal (opcional). Workday aplica el worktag de cuadre contable a las entradas de caja con el worktag de cuenta bancaria coincidente.
  4. Para añadir la regla de cuadre contable de caja a su conjunto de reglas de transacción de cuadre contable mediante worktags, debe hacer lo siguiente:
    1. Edite el conjunto de reglas de transacción de cuadre contable mediante worktags.
    2. Seleccione la casilla
      Heredar siempre
       para todos los tipos de transacción de cuadre contable mediante worktags en la cuadrícula
      Financial Transaction Types
       .
      Los asientos contables de transacciones heredarán el worktag de cuadre contable de las líneas de compensación. Esto evita que Workday genere las entradas vencidas y vencidas en el momento de la acumulación.
    3. Desmarque
      Heredar siempre
       en la cuadrícula
      Tipo de transacción de caja
       .
    4. Seleccione la regla de cuadre contable de caja para aplicarla a todas las entradas de caja asociadas a una cuenta bancaria.
Workday utiliza el worktag de cuadre contable principal para crear asientos de cuadre contable interworktag al generar la contabilidad de caja o liquidar transacciones de caja para cada cuenta bancaria. Los worktags de cuadre contable opcionales predefinidos también se muestran en las entradas de cuadre contable interworktag.
Workday sustituye los worktags de cuadre contable definidos en la regla de cuadre contable financiero por los valores por defecto de worktag de cuenta bancaria para:
  • Transacciones bancarias ad hoc
  • Pagos ad hoc
  • Solicitudes de pago diverso (contabilidad de caja)
  • Pagos de validación de cuenta
En el caso de las transferencias entre cuentas bancarias y las transferencias para liquidación, Workday deriva el worktag de cuadre contable asociado al generar las transacciones.
El importe propuesto de 100 000 USD para el proyecto que utiliza el Fondo A se ha aprobado para el presupuesto. Recibe una subvención federal de 100 000 USD para el presupuesto aprobado en su Fondo de tesorería. Este fondo intermediario asignado a la cuenta bancaria de tesorería paga y recibe en representación de otros fondos. A su vez, el Fondo A tiene un derecho sobre efectivo con el Fondo de tesorería.
Cuando crea la factura de cliente para la agencia federal, Workday utiliza la regla de transacción de cuadre contable mediante worktags para generar asientos contables de devengo con el worktag
Fondo A
 heredado:
Cuenta de libro mayor
Debe
Haber
Worktag
Cuentas por cobrar
100 000
Fondo A
Ingresos
100 000
Fondo A
Cuando recibe la concesión, registra el pago de cliente y lo aplica a la factura de agencia. Workday genera la entrada de caja con el worktag
Fondo de tesorería
 asignado a la cuenta bancaria de tesorería definida en la regla de cuadre contable de caja. Workday también genera una reclamación inicial en entradas de efectivo (interworktag) entre los worktags
Fondo de tesorería
 y
Fondo A
 :
Cuenta de libro mayor
Debe
Haber
Worktag
Efectivo
100 000
Cuenta bancaria de tesorería
Fondo de tesorería
Cuentas por cobrar
100 000
Fondo A
Reclamación de efectivo
100 000
Fondo de tesorería
Reclamación de efectivo
100 000
Fondo A
Se gastan los fondos de subvención y se registra una factura de proveedor para el Fondo A. Workday utiliza la regla de transacción de cuadre contable mediante worktags para generar asientos contables de devengo con el worktag
Fondo A
 heredado:
Cuenta de libro mayor
Debe
Haber
Worktag
Gasto
100 000
Fondo A
Cuentas por pagar
100 000
Fondo A
Cuando liquida la factura de proveedor, Workday genera la entrada de caja con el worktag
Fondo de tesorería
 asignado a la cuenta bancaria de tesorería. Workday también genera una reclamación en entradas de caja para cuadrar entre el Fondo de tesorería y el Fondo A:
Cuenta de libro mayor
Debe
Haber
Worktag
Afiliado interworktag
Cuentas por pagar
100 000
Fondo A
Efectivo
100 000
Cuenta bancaria de tesorería
Fondo de tesorería
Reclamación de efectivo
100 000
Fondo de tesorería
Fondo A
Reclamación de efectivo
100 000
Fondo A
Fondo de tesorería
Para ayudar a garantizar que los asientos contables de caja manuales se contabilicen con el worktag de cuadre contable correcto, utilice el campo de informe
Worktag no coincide con regla de cuadre contable de caja
 para crear lo siguiente:
  • Una validación personalizada para informarle cuando un worktag de cuadre contable introducido manualmente en una línea de asiento de caja no coincide con la definición de regla.
  • Un informe personalizado para identificar líneas de asiento de caja manuales con una cuenta bancaria y un worktag de cuadre contable que no coincida con la definición de regla.