Ejemplo: creación de una previsión de caja con Workday Worksheets

Administrator Guide

En este ejemplo se ilustra cómo crear una previsión de caja con datos operativos de Workday, informes personalizados y fórmulas de hojas de cálculo para elaborar modelos de las proyecciones en Workday Worksheets.

Es el gerente de caja de Global Modern Services, Inc., y quiere evaluar la posición de caja prevista para garantizar que haya financiación disponible para abonar los pagos a proveedores que vencen en los próximos 5 días. Puede crear una previsión de caja e incluir todos los ingresos, gastos y saldos de cuentas bancarias iniciales de este periodo. Para rellenar los datos de la previsión de caja deberá realizar lo siguiente:

Crear un conjunto de orígenes de datos para acumular automáticamente los datos operativos.

Extraer los datos operativos de los informes personalizados y aplicar fórmulas matemáticas para crear proyecciones.

Introducir manualmente los valores previstos en el área de entrada de la previsión de caja.

Seguridad: los siguientes dominios en el área funcional Cash Management:

Process: Cash Forecast Data Automation

Process: Cash Forecast Reporting

Reports: Cash Forecast Reporting

Set Up: Cash Forecasting

Seguridad: los siguientes dominios del área funcional System:

Aliases

Drive

Worksheets

Acceda a la tarea

Creación de esquema de previsión de caja 2.0

Cree una estructura de esquema de previsión de caja denominada Previsión de caja diaria
con las siguientes filas de esquema de entrada de efectivo, salida de efectivo y saldo:

Fila de esquema	Tipo de fila de esquema
1. Saldo de caja inicial	Acumulación
1.1 Saldo de extracto bancario	Saldo
1.2 Saldo de arrastre	Saldo
1.3 Ajustes manuales	Importe
2. Entradas de efectivo	Acumulación
2.1 Pagos de cliente	Importe
2.2 Actividades de caja externas	Importe
2.3 Transferencias entre cuentas bancarias de entrada	Importe
2.4 Pagos interempresa de entrada	Importe
3. Salidas de efectivo	Acumulación
3.1 Pagos a proveedor	Importe
3.2 Informes de gastos	Importe
3.3 Transferencias entre cuentas bancarias de salida	Importe

Haga clic en

Crear conjunto de orígenes de datos

Cree un conjunto de orígenes de datos denominado Diaria a 5 días
con los siguientes valores para rellenar las filas del esquema de previsión de caja:

Fila de esquema	Origen de datos	Fecha de origen	Modificador de fecha de origen	Importe de origen
1.1 Saldo de extracto bancario	Prior Day Bank Account Balances for Cash Forecasting	Fecha de extracto bancario para previsión de caja	1	Importe de saldo para previsión de caja
2.1 Pagos de cliente	Customer Invoices for Cash Forecasting	Fecha de vencimiento de factura para previsión de caja	0	Importe neto de factura adeudado para previsión de caja
3.1 Pagos a proveedor	Supplier Invoices for Cash Forecasting	Fecha de vencimiento de factura para previsión de caja	0	Importe neto de factura adeudado para previsión de caja
3.2 Informes de gastos	Expense Reports for Cash Forecasting	Fecha contable de informe de gastos para previsión de caja	10	Total de importe de informe de gastos para previsión de caja

En Drive, cree un libro de trabajo de modelo y añada las siguientes hojas de cálculo para vincular los informes personalizados:

Nombre de hoja de cálculo	Descripción
Actividades de caja externas	Proporciona información sobre las actividades de entrada y salida de efectivo.
Líneas de presupuesto	Proporciona información sobre las actividades de caja presupuestadas en el periodo actual.
Liquidaciones interempresa	Proporciona información sobre las liquidaciones interempresa abiertas en los próximos 5 días.
Transferencias entre cuentas bancarias de entrada	Proporciona información sobre las transferencias entre cuentas bancarias de entrada en los próximos 5 días.
Transferencias entre cuentas bancarias de salida	Proporciona información sobre las transferencias entre cuentas bancarias de salida en los próximos 5 días.

Cree los siguientes informes personalizados con los orígenes de datos de los informes para vincularlos a cada una de las hojas de cálculo en el libro de trabajo:

puede seleccionar los filtros de origen de datos de informe que se puedan aplicar al ejemplo de uso.

Nombre de informe	Campos de informe	Origen de datos de informe
Actividades de caja externas	Empresa Grupo de pago Fecha de actividad de caja Importe de actividad de caja Moneda	External Cash Activity
Líneas de presupuesto	Empresa Periodo Cuenta de libro mayor Importe de saldo de presupuesto	Plan Lines for Financial Reporting
Liquidaciones interempresa	Empresa Fecha de transacción de ítem abierto Moneda de ítem abierto Importe de ítem abierto en moneda preferida	Ítems abiertos para liquidación
Transferencias entre cuentas bancarias de entrada	Empresa Fecha de transacción Moneda Importe de transacción	All Bank Account Transfers
Transferencias entre cuentas bancarias de salida	Empresa Fecha de transacción Moneda Importe de transacción	All Bank Account Transfers

Active los informes personalizados en:

Servicios web

Worksheets

Añada los datos activos de los informes personalizados a las hojas de cálculo correspondientes.

Nombre de hoja de cálculo	Nombre de informe
Actividades de caja externas	Actividades de caja externas
Líneas de presupuesto	Líneas de presupuesto
Liquidaciones interempresa	Liquidaciones interempresa
Transferencias entre cuentas bancarias de entrada	Transferencias entre cuentas bancarias de entrada
Transferencias entre cuentas bancarias de salida	Transferencias entre cuentas bancarias de salida

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Creación de perfil de marco temporal

Cree un perfil de marco temporal con los siguientes valores:

Nombre	Tipo de jornada	Duración de proceso	Cantidad
Diaria a 5 días	Día	Cantidad específica	5

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Generación de previsión de caja 2.0

Genere la previsión de caja con los siguientes valores:

Campo	Valor	Descripción
Nombre	Previsión de caja diaria a 5 días	Puede introducir un nombre con un máximo de 31 caracteres.
Descripción	Previsión de caja diaria a 5 días
Tipo de previsión de caja	Versión 1	Cualquier valor que describa la previsión de caja. Ejemplo: Número de versión , Pasiva o Agresiva .
Esquema de previsión de caja	Previsión de caja diaria
Conjunto de orígenes de datos de esquema de previsión de caja	Diaria a 5 días
Perfil de marco temporal	Diaria a 5 días
Fecha inicial	Fecha de hoy	Seleccione el primer día de la previsión de caja.
Empresas	El nombre de su empresa	Seleccione una o varias empresas para la previsión de caja.
Moneda	Utilizar moneda de empresa	Seleccione la moneda de la empresa o la moneda de la previsión de caja.
Tipo de cotización de moneda	Actual	Seleccione el tipo de cotización para convertir la moneda extranjera a la moneda de la empresa.

Workday rellena el área de entrada de la previsión de caja con los datos generados a partir de los orígenes de datos de cada día.

Combine el libro de trabajo de modelo con la previsión de caja.

Añada manualmente los datos activos del libro de trabajo de modelo al libro de trabajo de previsión de caja.

Extraiga los datos operativos de las celdas del libro de trabajo de modelo para vincularlos a las siguientes actividades de caja:

Fila de esquema	Fórmula de la celda	Descripción
2.2 Actividades de caja externas	='Actividades de caja externas'!E2	Vincula cada campo de importe de la hoja de cálculo Actividades de caja externa al área de entrada. La fórmula contendrá el nombre de la hoja y la celda de origen específicas.
2.3 Transferencias entre cuentas bancarias de entrada	='Transferencias entre cuentas bancarias de entrada'!D9	Vincula cada campo de importe de la hoja de cálculo Transferencias entre cuentas bancarias de entrada al área de entrada. La fórmula contendrá el nombre de la hoja y la celda de origen específicas.
2.4 Pagos interempresa de entrada	='Liquidaciones interempresa'!F15	Vincula cada campo de importe de la hoja de cálculo Liquidaciones interempresa al área de entrada. La fórmula contendrá el nombre de la hoja y la celda de origen específicas.
3.3 Transferencias entre cuentas bancarias de salida	='Transferencias entre cuentas bancarias de salida'!D5	Vincula cada campo de importe de la hoja de cálculo Transferencias entre cuentas bancarias de salida al área de entrada. La fórmula contendrá el nombre de la hoja y la celda de origen específicas.

Para calcular los importes previstos, aplique fórmulas de la hoja de cálculo a los siguientes valores de actividad de caja:

Valor de actividad de caja	Fórmula	Descripción
Saldo de cierre calculado	ROUND(SUM(F2:F9)-SUM(F10:F13),2)	Esta fórmula permite calcular el saldo de cierre el día 1.
Saldo de arrastre	Saldo de cierre calculado para el día anterior	Copie el saldo de cierre del día 1 en el día 2 y, a continuación, repita la fórmula para los días restantes.

Puede estudiar otras fórmulas de las hojas de cálculo para crear importes previstos de actividades de caja específicas.

En el área de entrada de la previsión de caja, introduzca directamente los ajustes manuales en la fila de esquema 1.3 Ajustes manuales
.

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Map Standard Aliases

En la lista de valores

Objeto de gestión

, seleccione Fila de esquema de previsión de caja
.

Asigne los siguientes alias estándar a las filas asociadas en la estructura de esquema:

Alias estándar	Fila de esquema de previsión de caja
_FC_Outline_Top_Level	Previsión de caja diaria
_FC_Opening Balance	1. Saldo de caja inicial
_FC_Inflows	2. Entradas de efectivo
_FC_Outflows	3. Salidas de efectivo

Esto le permite consultar los datos de la previsión de caja que se ha generado en informes estándar de previsión de caja.

Ejecute el informe

Previsión de caja por moneda de transacción 2.0

con los siguientes valores para consultar y evaluar los resultados:

Campo	Valor
Consultar por	Marco temporal
Fecha inicial	Fecha de hoy
Tipos de previsión de caja	Versión 1
Estado de previsión de caja	Borrador
Previsión de caja	Previsión de caja diaria a 5 días

Consulte los resultados del informe de previsión de caja y determine si:

El saldo final del día 3 está descuadrado.

Si desea financiar la cuenta para el pago a proveedor, puede iniciar un pago de transferencia entre cuentas bancarias para liquidación equivalente al importe descuadrado.

Tiene fondos suficientes para realizar los pagos de otros proveedores.

Concept: Managing Workbooks

Concept: Editing Workbooks

Consideraciones de definición: previsión de caja con Workday Worksheets

Pasos: definición de previsión de caja con Workday Worksheets

Pasos: uso de previsión de caja con Workday Worksheets

Pasos: realización de transferencias entre cuentas bancarias para liquidación

The Next Level: Cash Forecasting with Worksheets

The Next Level: Cash Management — Dashboard, Reporting, and Analytics

The Next Level: Cash Forecasting with Worksheets — Model Templates and Custom Report Definitions