Consideraciones de definición: previsión de caja con Workday Worksheets
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de las previsiones de caja con Workday Worksheets. Encontrará información sobre:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
Puede definir la previsión de caja con Workday Worksheets para crear previsiones de caja y visualizarlas en informes y tableros de control de previsión de caja. Puede utilizar Workday Worksheets para crear modelos de supuestos hipotéticos en un formato de hoja de cálculo con transacciones de operaciones, transacciones de extractos bancarios y actividades de caja externas. Los informes de previsión de caja proporcionan visibilidad en cuanto a las actividades de caja futuras de forma que se puedan llevar a cabo previsiones y se puedan tomar decisiones precisas sobre las necesidades de financiación e inversión.
Beneficios para la empresa
La previsión de caja con Workday Worksheets le permite:
- Colaborar con otros usuarios para elaborar modelos de las previsiones de caja de manera más eficaz y simplificar el proceso.
- Vincular las facturas de proveedor, las facturas de cliente, los gastos, las nóminas o bien otros informes de pago personalizados para rellenar automáticamente los datos previstos y reducir la entrada manual de datos en los libros de trabajo de modelo.
- Comparar y analizar las previsiones respecto a las cifras reales para aumentar la precisión a la hora de proyectar flujos de caja futuros.
- Programar y automatizar el proceso de generación de previsiones de caja a intervalos periódicos para obtener previsiones de caja predecibles y fiables.
Ejemplos de uso
La previsión de caja con Workday Worksheets sirve para lo siguiente:
- Definir una estructura de previsión de caja para preparar las entradas, las salidas y los saldos de caja previstos de las posiciones de caja actuales y futuras.
- Programar Workday de forma que genere automáticamente cada mes una previsión de caja móvil a 12 meses que determine los requisitos de liquidez necesarios para respaldar las iniciativas estratégicas de la empresa.
- Generar previsiones de caja en informes o en un tablero de control de gestión de caja de forma que se lleve a cabo un seguimiento de la liquidez, se identifiquen futuras carencias de efectivo y se puedan tomar decisiones de financiación e inversión.
Preguntas que debe tener en cuenta
Pregunta | Consideraciones |
|---|---|
¿Puede replicar una estructura de esquema de previsión de caja existente que no sea de Workday para usarla en la previsión de caja con Workday Worksheets? | Puede replicar la estructura de previsión de caja que existe fuera de Workday exactamente como aparece en producción.
Puede utilizar también las categorías de gasto o las categorías de ingresos existentes para definir las actividades de caja previstas, como el alquiler, los intereses o los pagos nacionales e internacionales. |
¿Por qué es importante crear una estructura de esquema jerárquica con varios niveles? | Un esquema de previsión de caja jerárquico con varios niveles le permite:
|
¿Cómo se pueden usar orígenes de datos que no sean de Workday para crear modelos de datos de previsión de caja? | Puede registrar actividades de caja externas mediante la tarea Creación de actividad de caja externa o el servicio web Import External Cash Activities .
También puede cargar los datos ad hoc desde el almacenamiento local a Workday Worksheets. A continuación, Workday convierte los datos en una hoja de cálculo de modelo que puede combinar con la hoja de cálculo de previsión de caja. |
¿Cómo se puede colaborar con otros usuarios para preparar los datos previstos relacionados con las nóminas, los impuestos y otras actividades de caja seguras? | El propietario de la hoja de cálculo puede asignar permisos de consulta, edición y comentarios en Workday Worksheets. |
¿Cómo se pueden mantener actualizadas las previsiones de caja en curso con las últimas actualizaciones de Workday? | Puede vincular los datos de origen de Workday como datos activos en Workday Worksheets y programar actualizaciones automáticas para mantener actualizados los cambios de las previsiones de caja. |
Recomendaciones
- Dado que solo puede asignar un perfil de marco temporal a un esquema, le recomendamos que defina varios esquemas de previsión de caja para usos específicos. Ejemplo: una previsión mensual a un nivel alto y una previsión diaria a un nivel más detallado.
- Si utiliza una jerarquía de empresas en el esquema, en la previsión de caja aparecen los importes y los saldos de cada empresa por separado. Mantener las empresas que desea comparar en un libro de trabajo es una práctica recomendada, ya que la previsión de caja muestra las empresas una al lado de la otra. Puede generar otros libros de trabajo para las empresas que no se van a comparar.
Requisitos
Para mostrar la previsión de caja que ha publicado en los informes estándar, asigne el esquema a los alias de Workday mediante la tarea
Map Standard Aliases
. Seleccione Fila de esquema de previsión de caja
en la lista de valores Objeto de gestión
.Ejemplo: asigne los siguientes alias estándar a las filas asociadas en la estructura de esquema:
Alias estándar | Valor definido por cliente asignado |
|---|---|
_FC_Outline_Top_Level
| Previsión de caja diaria
|
_FC_Opening Balance
| Saldo inicial
|
_FC_Inflows
| Entradas de efectivo
|
_FC_Outflows
| Salidas de efectivo
|
Limitaciones
Solo se pueden asignar los alias estándar de Workday a un solo esquema de previsión de caja. Si hay más de un esquema en la previsión de caja, puede copiar los informes estándar como informes personalizados para vincularlos a los demás esquemas. Le recomendamos que se ponga en contacto con Workday Professional Services o con un partner de Workday Consulting para obtener ayuda.
Definición de entorno de cliente
Sin efectos.
Seguridad
Dominio | Consideraciones |
|---|---|
Worksheets en el área funcional System | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden crear, cargar, editar, compartir y colaborar en los libros de trabajo. |
Drive en el área funcional de System | Facilita el acceso a Workday Drive para almacenar libros de trabajo y otros tipos de archivo, como archivos CSV, para que se puedan utilizar en Workday Worksheets. |
Set Up: Cash Forecasting en el área funcional Cash Management | Facilita el acceso a todas las funcionalidades del esquema de previsión de caja. |
Process: Cash Forecast Reporting en el área funcional Cash Management | Facilita el acceso a todas las funcionalidades de generación de previsiones de caja. Los usuarios también pueden mantener categorías de actividad de caja y actividades de caja externas. |
Process: Cash Forecast Data Automation en el área funcional Cash Management | Facilita el acceso a los orígenes de datos y los informes de previsión de caja que se van a utilizar en la acumulación de datos automatizada en Workday Worksheets. |
Reports: Cash Forecast Reporting en el área funcional Cash Management | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden consultar las previsiones de caja que se han publicado y los informes estándar. |
Aliases en el área funcional System | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden utilizar la tarea Map Standard Aliases para asignar las filas de esquema de previsión de caja a los alias de Workday con fines informativos. |
Procesos de gestión
Proceso de gestión | Consideraciones |
|---|---|
Evento de previsión de caja 2.0
| La publicación de la previsión de caja inicia este proceso de gestión de forma que se envíe la previsión de caja finalizada para su notificación y aprobación. Cuando añade un paso de revisión en la definición del proceso de gestión, los revisores pueden actualizar el informe durante la revisión y la aprobación.
Todos los revisores deben tener acceso de seguridad al dominio Process: Cash Forecast Reporting . |
Evento interempresa de previsión de caja 2.0
| Configure este proceso de gestión si utiliza la función interempresa en la organización. Los revisores de cada empresa deben aprobar la previsión de caja para que finalice el proceso de publicación. |
Informes
Informe o tablero de control | Consideraciones |
|---|---|
Informe Previsión de caja por moneda de informe
| Muestra las actividades de caja previstas y el libro de trabajo de previsión de caja publicado en la moneda de informe especificada. |
Informe Previsión de caja por moneda de transacción
| Muestra las actividades de caja previstas y el libro de trabajo de previsión de caja publicado en la moneda de transacción. |
Informe Previsión de caja respecto a cifras reales en moneda de informe
| Muestra las actividades de caja previstas, las posiciones de caja reales y sus desviaciones en función del esquema de previsión de caja. Las desviaciones en las previsiones y las cifras reales pueden indicar carencias o superávit de fondos.
Cargue o introduzca manualmente los extractos bancarios del día anterior e intradía para que se muestren las cifras reales. |
Tablero de control de gestión de caja | Puede crear worklets personalizados para que aparezcan en este tablero de control con el origen de datos de informe Cash Forecast Cells 2.0 . |
Le sugerimos que utilice los siguientes orígenes de datos de informes para crear los informes personalizados con previsiones de caja:
- Cash Forecasts 2.0
- Cash Forecast Cells 2.0
- External Cash Activity Group
Integraciones
Con el servicio web
Import External Cash Activities
puede importar las actividades de caja de sistemas de terceros a Workday. A continuación, puede crear un informe personalizado con el origen de datos de informe y objeto de gestión External Cash Activity Group
y vincular el informe a su hoja de cálculo de modelo para que se rellenen de forma automática las previsiones de caja con las actividades de caja.Conexiones y puntos de contacto
Puede vincular los informes personalizados que contengan las siguientes actividades de caja desde la gestión de caja externa a su hoja de cálculo de modelo:
- Facturas de cliente
- Informes de gastos
- Actividades de caja externas
- Pagos de nómina
- Facturas de proveedor
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.