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Última actualización: 2024-02-09
Definición de cuentas bancarias

Definición de cuentas bancarias

  • Defina instituciones financieras.
  • Defina la moneda por defecto de una empresa.
  • Configure el proceso de gestión
    Evento de cuenta bancaria
     y la política de seguridad en el área funcional Banking and Settlement.
  • Seguridad: dominio
    Set Up: Bank Entity
     en el área funcional Banking and Settlement.
Cree cuentas bancarias en Workday para todas las cuentas de operaciones externas con las que realice transacciones. Para las cuentas no operativas, cree una cuenta solo si necesita conciliar. Estas cuentas le permiten:
  • Crear, realizar y recibir pagos.
  • Concilie los libros.
  • Gestionar efectivo
  1. Acceda a la tarea
    Creación de cuenta bancaria
     o
    Edición de cuenta bancaria
     .
  2. Mientras cumplimenta la sección
    Información general de cuenta
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Nombre fonético
    Puede utilizar nombres fonéticos en los siguientes campos de cuenta bancaria para incluir sus pronunciaciones correctas en los archivos de pago:
    • Organización
    • Nombre en cuenta
    • Institución financiera
    • Nombre de sucursal
    Se muestra cuando sucede lo siguiente:
    • Se activan los nombres fonéticos en la tarea
      Edición de definición de entorno de cliente - Global
      .
    • Los usuarios seleccionan la configuración regional y el idioma de visualización relevantes en sus preferencias.
    Para
    Nombre en cuenta
    y
    Nombre de sucursal
    , el idioma preferido del país de la cuenta bancaria debe coincidir con el idioma activado en la definición del entorno de cliente.
    Organización
    La selección de una jerarquía de empresas le permite compartir la cuenta entre sus empresas. Puede cambiar este valor si no hay ninguna actividad en la cuenta.
    Empresa propietaria legal
    Workday muestra este campo cuando selecciona una jerarquía de empresas como
    Organización
    .
    Puede seleccionar una empresa de la jerarquía como propietaria legal de la cuenta bancaria. Workday utiliza esta empresa como datos de referencia para que el producto Workday Bank Connectivity integre las cuentas propias de la jerarquía de empresas.
    Moneda de cuenta
    La moneda en la que almacena los fondos en la cuenta y convierte los fondos que transfiere a la cuenta.
    En el caso de las empresas, Workday rellena automáticamente la moneda de empresa. En el caso de las jerarquías de empresas, Workday rellena automáticamente la moneda a partir de los detalles de consolidación, si procede. De lo contrario, Workday utiliza la moneda por defecto del entorno de cliente. Puede cambiar este valor a cualquier moneda si no hay actividad en la cuenta.
    Para utilizar esta cuenta para la nómina, la moneda de la cuenta debe coincidir con la moneda de la empresa.
    Aceptar todas las monedas/Aceptar estas monedas
    Las monedas de los fondos que esta cuenta puede recibir.
    Ejemplo: especifica las monedas aceptadas para los pagos entrantes en este campo. Cuando ejecuta la liquidación, Workday procesa los pagos entrantes solo en las monedas específicas de esta cuenta.
    Para restringir las monedas permitidas en los fondos desembolsados, también puede definir una regla de ruta de banco. Consulte Definición de reglas de ruta de banco.
    Tipos de pago permitidos
    Los tipos de pago utilizados para la nómina, el proveedor y otros pagos deben coincidir con los tipos de pago de las cuentas bancarias.
    Ejemplo: si sus empleados pueden seleccionar
    el ingreso en cuenta
     como tipo de pago preferido para los pagos de nómina, la cuenta bancaria utilizada para realizar estos pagos debe incluir el tipo de pago
    de ingreso en cuenta
     .
    Seleccione
    Manual
     para realizar pagos manuales fuera de ciclo desde esta cuenta.
    Los tipos de pago se definen mediante la tarea
    Mantenimiento de tipos de pago
     .
    Segmento de seguridad de cuenta bancaria
    Un segmento de seguridad de cuenta bancaria permite que un grupo de seguridad de trabajadores en particular utilice esta cuenta bancaria para crear, editar y cancelar pagos ad hoc.
  3. Introduzca
    detalles de cuenta
     específicos para el
    país
    seleccionado:
    Opción Descripción
    Código de clasificación de banco
    Introduzca el código de clasificación de 6 dígitos con guiones o sin ellos. Ejemplo: 000000 o 00-00-00. (solo Reino Unido).
    Número de cuenta
    Para el Reino Unido, el número de cuenta debe tener 8 dígitos.
    Número de lista
    Obligatorio para determinadas cuentas de sociedades de crédito hipotecario o cuentas de sociedades de crédito hipotecario anteriores (opcional). La mayoría de las cuentas ya no utilizan números de lista. (solo Reino Unido)
    Nombre en cuenta
    En el Reino Unido, un nombre en la cuenta es opcional, ya que las transferencias bancarias se basan en códigos de clasificación y números de cuenta.
    IBAN
    Introduzca un número IBAN para permitir que los fondos se transfieran a esta cuenta o desde ella a través de las fronteras nacionales (opcional). Este campo solo se muestra para algunos países.
    Si el extracto bancario de la cuenta utiliza el formato ISO20022, debe especificar el número IBAN que se identifica en el archivo de extracto bancario.
    Fracción
    Introduzca la forma fraccionaria del número de tránsito bancario como copia de seguridad del MICR en el cheque.
    No se utiliza en el Reino Unido.
    MICR con formato
    Si utiliza papel para cheques en blanco y su banco requiere un formato de reconocimiento de caracteres de tinta magnética (MICR) diferente al del formato de impresión distribuido por Workday, introduzca los valores adecuados.
    Workday utiliza el MICR que especifique en la posición que seleccione en el formato de impresión de cheques.
    No se utiliza en el Reino Unido.
    Saldo de objetivo
    Registre el saldo que desea mantener para esta cuenta para poder almacenar y generar informes sobre esta información.
    Ejemplo: el banco transfiere dinero a la cuenta o desde ella para alcanzar el importe de objetivo. También puede establecer como objetivo tener un saldo determinado al final de cada día y mover el dinero usted mismo.
    Formato de extracto bancario
    Workday asigna códigos de saldo, resumen y tipo de transacción a los registros de extracto bancario en función del formato del extracto.
    En el caso de los extractos bancarios que se hayan importado, registrado y enviado previamente para la conciliación, solo puede seleccionar o actualizar el formato del extracto cuando estén completamente conciliados.
    Conjunto de códigos personalizados de extracto bancario
    Asigne a la cuenta bancaria un conjunto de códigos de extracto bancario predefinido con sus propios códigos personalizados de saldo de cuenta, resumen y tipo de transacción (opcional). Estos códigos son para BAI2, BTRS, ISO20022 o formatos de extracto bancario no estándar.
    Los códigos de tipo basados en entorno de cliente y notificados por banco están disponibles para su selección en:
    • Asignaciones de worktags de extracto bancario
    • Extractos bancarios introducidos manualmente
    • Conciliaciones manuales de extractos bancarios
    • Reglas de cotejo de conciliación bancaria y reglas de condición de primera notificación para conciliaciones automáticas y de primera notificación
  4. Concilie el saldo de la cuenta en Workday con el saldo de la institución financiera. Para conciliar cuentas no operativas, puede utilizar plantillas y transacciones bancarias ad hoc para registrar la información clave de las transacciones.
    Mientras cumplimenta la sección
    Configuración de conciliación
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Modo avanzado
    Seleccione esta casilla para conciliar líneas de extracto bancario con transacciones de operaciones en función de conjuntos de reglas de conciliación. Workday crea automáticamente transacciones bancarias ad hoc para conciliar ítems de primera notificación mediante conjuntos de reglas de primera notificación.
    Desmarque la casilla si va a conciliar líneas de extracto bancario con transacciones de operaciones basadas únicamente en importes coincidentes y números de referencia.
    Realización de conciliación bancaria automática
    • Al seleccionar
      Manualmente,
       se inicia manualmente la conciliación de extractos bancarios para todos los extractos de esta cuenta.
    • Al seleccionar
      Al cargar,
       se inicia la conciliación automática de extractos bancarios cuando carga extractos de esta cuenta en Workday.
    Conjunto de reglas de cotejo
    Seleccione un conjunto de reglas de cotejo para conciliar las líneas de extracto bancario con las transacciones de operaciones. Workday utiliza las siguientes reglas para el cotejo:
    • Una línea de extracto bancario para un ítem conciliable
    • Una línea de extracto bancario para muchos ítems conciliables
    • Muchas líneas de extracto bancario en un ítem conciliable
    • Muchas líneas de extracto bancario con muchos ítems conciliables
    • Una o varias líneas de extracto bancario a uno o varios ítems sugeridos
    Conjunto de reglas de conciliación bancaria
    Seleccione un conjunto de reglas para conciliar las líneas de extracto bancario con las transacciones de operaciones. Workday utiliza las siguientes reglas para el cotejo:
    • Una línea de extracto bancario para un ítem conciliable
    • Una línea de extracto bancario para uno o varios ítems sugeridos
    Durante una conciliación de extracto bancario, Workday ejecuta los conjuntos de reglas de cotejo
    antes que
     los conjuntos de reglas de conciliación bancaria. Se ignoran las reglas de conciliación bancaria duplicadas.
    Realización de conciliación de ítem de primera notificación
    Los valores válidos son:
    • Después de que finalice la conciliación automática
      : inicia automáticamente la conciliación de primera notificación para la cuenta bancaria después de que finalicen todas las demás conciliaciones automáticas.
    • Manualmente
      : seleccione esta opción para iniciar manualmente la conciliación de primera notificación.
    Conjunto de reglas de ítem de primera notificación
    Seleccione el conjunto de reglas que se utilizará para crear transacciones ad hoc para conciliarlas con los ítems de primera notificación, como las comisiones de servicio o de transacción generadas a partir de esta cuenta.
    Conjunto de reglas de pago de cliente
    Seleccione un conjunto de reglas activo para copiar las líneas de extracto bancario sin conciliar en el aviso de remesa del pago de cliente.
    Cuando el especialista en cuentas por cobrar procesa los conjuntos de reglas de pago de cliente, Workday registra un pago de cliente y un depósito, y concilia automáticamente el depósito.
    Agrupar pagos de cliente en un depósito
    Agrupar pago electrónico de alumno en un depósito
    Seleccione esta opción para recopilar los pagos electrónicos iniciados por Workday como pagos de tarjeta de crédito o de adeudo directo en un solo depósito y conciliar estos depósitos como un solo ítem.
    Agrupar pagos electrónicos para conciliación
    Seleccione esta opción para recopilar los pagos electrónicos de salida realizados mediante transferencia electrónica de fondos o ingreso en cuenta en un solo grupo de conciliación. Workday genera el grupo de conciliación de pago electrónico (EPRG) en el momento de la liquidación y lo concilia como un solo ítem.
    Envío de extractos conciliados automáticamente
    Seleccione esta opción para enviar extractos bancarios conciliados automáticamente. Workday envía los extractos para su aprobación en cuanto se concilian todas las líneas y los ítems de primera notificación.
    Saldo inicial de extracto bancario por defecto
    Seleccione esta opción para rellenar automáticamente los saldos iniciales en los extractos bancarios importados cuando no proporcionen este valor. Workday calcula el saldo inicial utilizando el saldo final del último extracto bancario no cancelado de la cuenta.
    Los saldos iniciales son obligatorios en todos los extractos bancarios para la conciliación.
  5. En la sección
    Configuración de asignación de worktags
     , seleccione un
    Conjunto de reglas de worktag de extracto bancario
     para asociarlo a la cuenta bancaria (opcional). Workday utiliza el conjunto de reglas de sustitución de worktags de extracto bancario para asignar worktags específicos en las líneas de extracto bancario de la cuenta.
  6. En la sección
    Uso de cuenta bancaria
     , defina el propósito del uso de la cuenta.
    Puede definir una cuenta bancaria para realizar pagos de proveedor y de gastos, así como para recibir pagos de cliente. También puede crear una cuenta bancaria para funciones exclusivas, como una cuenta que solo cubra los gastos de nómina.
    Defina una cuenta bancaria que incluya todos los usos para que sirva como cuenta por defecto para su regla de ruta de banco.
    Mientras cumplimenta la sección, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Uso de cuenta principal
    Seleccione los tipos de pago principales que se utilizarán para esta cuenta bancaria. Ejemplo: seleccione
    Pago ad hoc
     para usar esta cuenta para pagar comisiones bancarias mediante pagos ad hoc.
    Permitir uso adicional
    Seleccione esta opción para que la cuenta bancaria esté disponible para cualquier tipo de pago adicional que deba procesar.
  7. Mientras cumplimenta la sección
    Opciones de cheque
     (no se utiliza para el Reino Unido), tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Activar pago positivo
    Seleccione esta opción para enviar un archivo electrónico a la institución financiera que contenga los detalles de los cheques emitidos desde esta cuenta. Workday compara un cheque presentado para pago con la lista de cheques del archivo electrónico. Si uno o varios elementos del cheque no coinciden con el archivo electrónico, el banco puede retener el pago.
    Para poder activar el pago positivo, debe crear una integración con la institución financiera mediante Workday Enterprise Interface Builder (EIB). A continuación, puede activar la integración desde la definición del proceso de gestión
    Evento de impresión de pago
     .
    Último número de cheque utilizado
    El primer cheque de la secuencia comienza con el último número de cheque +1.
    A menos que haya una interrupción o un intervalo en la secuencia de cheques, solo tiene que definir la secuencia inicial cuando cree la cuenta por primera vez. Si hay una interrupción en la secuencia de cheques, reiníciela introduciendo el nuevo número inicial de secuencia - 1.
    Formato de impresión de cheques
    Sustituya el formato de impresión de cheques por defecto de su entorno de cliente de producción por un formato específico para esta cuenta.
    Si no ha definido un formato de impresión por defecto ni ha asignado un formato de impresión de cheques a la cuenta bancaria, Workday utiliza por defecto el formato de formulario de gestión distribuido.
Workday envía la nueva cuenta bancaria al siguiente participante del proceso de gestión para su revisión y aprobación.
Puede utilizar las cuentas bancarias que cree para:
  • Defina reglas de ruta.
  • Registrar y depositar pagos de cliente.
  • Cree transacciones bancarias ad hoc.
  • Realice pagos manuales.
  • Registre las ventas al contado.
  • Externalice la impresión de cheques y los servicios bancarios.
Creación de reglas basadas en tipos de pago
Cree las siguientes reglas de integración para gestionar los pagos mediante transferencia electrónica de fondos y de ingreso en cuenta:
  • Regla 1: especifica el sistema de integración que se utilizará para enviar los pagos
    de Depósito en cuenta
     .
  • Regla 2: especifica el sistema de integración que se utilizará para enviar pagos mediante transferencia
    electrónica de fondos
     .
La regla de condición para los pagos de ingreso en cuenta tiene la máxima prioridad en la cuadrícula
Definición de liquidación
 , seguida de la regla de condición para los pagos mediante transferencia electrónica de fondos. El primer pago procesado por el motor de liquidación es un pago mediante transferencia electrónica de fondos. Workday intenta cotejar el pago con la primera regla de la cuadrícula. Cuando esta regla no devuelve una coincidencia, Workday evalúa el pago con respecto a la segunda regla. En este caso, Workday:
  • Reconoce que la regla se aplica a los tipos de pago de transferencia electrónica de fondos.
  • Registra una coincidencia.
  • Utiliza el sistema de integración asociado a la segunda regla.
Al definir un sistema de integración, tenga en cuenta lo siguiente:
  • Los criterios no especificados significan que lo incluye todo.
  • Un pago debe cumplir todas las condiciones definidas en una fila de la cuadrícula
    Definición de liquidación
     para generar un cotejo positivo.
  • Defina primero la regla más detallada y continúe con las reglas más amplias.