Concepto: conciliación de cuenta bancaria
Utilice el proceso de conciliación bancaria para conciliar los extractos bancarios con las transacciones en efectivo. Workday ofrece varias formas de conciliar sus cuentas:
- Entrada y conciliación rápidas.
- Entrada manual de extracto bancario y conciliación manual o automática.
- Cargue el extracto bancario y la conciliación manual o automática.
Entrada rápida y conciliación
Si tiene un extracto bancario en papel, este método le permite crear una versión de su extracto bancario en Workday a partir de sus propios registros de cuenta. A medida que coteja este extracto bancario generado con el extracto bancario, debe conciliar manualmente las entradas coincidentes o añadir nuevas entradas y conciliar sobre la marcha. Cuando haya terminado, la conciliación habrá finalizado. Este método de conciliación bancaria no requiere configuración, excepto la creación de sus cuentas bancarias, y es razonablemente rápido para un pequeño número de transacciones.
Entrada de extracto bancario
El registro del extracto bancario en Workday permite a Workday comparar sus transacciones en efectivo con el extracto bancario durante la conciliación. Puede registrar los datos del extracto bancario en Workday de la siguiente manera:
- Introducción manual de los datos del extracto bancario ítem por ítem.
- Cargar el extracto mediante una integración de servicio web público que haya configurado con su banco.
Conciliación bancaria
Una vez que tenga los datos del extracto bancario en Workday, puede conciliarlos manual o automáticamente. El proceso de conciliación bancaria le permite:
- Concilie cada ítem de extracto bancario con un ítem coincidente en su registro de cuenta.
- Añada ítems a su registro de cuenta cuando el extracto bancario proporcione la primera notificación del ítem. Ejemplo: transferencias electrónicas o cargos por servicios.
- Conciliar los ítems de registro con las líneas de extracto bancario que Workday sugiere como coincidencias cercanas.
Conciliación manual
La conciliación manual le permite buscar manualmente transacciones de cuenta y líneas de extracto bancario coincidentes en función del atributo y marcar ítems que coincidan. Puede conciliar distintas relaciones de líneas de extracto bancario y transacciones de cuenta:
- Varios ítems de extracto bancario en un solo ítem en sus registros de cuenta
- Dos o más líneas de extracto bancario, o dos o más ítems conciliables, que se compensan entre sí.
- Un solo ítem de extracto bancario a varios ítems en sus registros de cuenta.
- Varios ítems de extracto bancario a varios ítems de sus registros de cuenta.
Conciliación automática
Cuando crea o edita una cuenta bancaria, indica una conciliación automática básica o avanzada. También puede configurarlo para que se ejecute al cargar un extracto o puede iniciar manualmente la conciliación automática. Puede conciliar un extracto bancario a la vez o varios extractos bancarios dentro de un rango de fechas especificado.
- Conciliación automática básica: una conciliación automática básica examina los importes y las fechas de las transacciones mientras compara las entradas del extracto bancario con las transacciones de operaciones. Cuando ambos coinciden, se concilia el ítem. Si coincide 1, sugiere una coincidencia, pero no concilia.
- Conciliación automática avanzada: una conciliación automática avanzada requiere que cree definiciones para las plantillas de transacción, los propósitos, los motivos de conciliación y las reglas. Las reglas se utilizan para cotejar los ítems de extracto bancario con los ítems de sus registros de cuenta.Workday utiliza reglas con una acción de conciliación para conciliar líneas que coinciden exactamente o que cumplen una tolerancia definida por el usuario. Si las líneas tienen una coincidencia cercana, Workday utiliza reglas con una acción de sugerencia para hacer una sugerencia. Ejemplo: si encuentra una línea en sus cuentas para la que el número de referencia y la fecha coinciden y el importe es cercano, Workday sugiere un ajuste.Para las líneas de primera notificación, Workday puede crear transacciones bancarias ad hoc automáticamente.
Después de ejecutar una conciliación automática, puede usar una conciliación manual para buscar las líneas de extracto bancario restantes sin conciliar para cotejarlas con las transacciones.