Überlegungen zum Setup: Anpassungen für vorherige Perioden
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Anpassungen für vorherige Perioden in der Entgeltabrechnung für Kanada, Irland, das Vereinigte Königreich und die USA dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum sie eingerichtet werden sollten.
- Wie sie sich in Workday einfügen.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Mit Anpassungen für vorherige Perioden können Sie Zahlungen vor der aktuellen Periode in Bearbeitung ausführen.
Vorteile und Nutzen
Anpassungen für vorherige Perioden geben Ihnen die Flexibilität, vergangene Zahlungen zu korrigieren, und helfen, die manuelle Verarbeitung zu reduzieren, indem Folgendes automatisch erfolgt:
- Berechnung der gesetzlichen Arbeitgeber- und Mitarbeitersteuer für On-Demand-Zahlungen.
- Berechnung der gesetzlichen Arbeitgebersteuern für manuelle Zahlungen.
- Entgeltbuchung und Hauptbuch aktualisieren.
Anwendungsfälle
Sie können vorherige Abrechnungsperioden wie folgt anpassen:
- Korrigieren Sie einen ungenauen Bruttolohnbetrag.
- Sie können einen persönlichen Scheck erfassen, den Mitarbeiter ausstellen, um Abzüge im Voraus zu zahlen.
- Fehlerhafte Abschlusszahlungen an ausgeschiedene Mitarbeiter umkehren.
- Bezahlen Sie einen Mitarbeiter für Stunden, die er nach bereits beendeter Abrechnungsperiode erfasst.
- Korrigieren Sie die Entgeltabrechnung für Mitarbeiter, die eine Adressänderung eingeben, nachdem Sie ihre Steuern bereits für die Entgeltabrechnung für Großbritannien und die USA berechnet haben
Sie können auch vorherige Perioden für Jahresend-Formularkorrekturen anpassen, z. B. in folgenden Fällen:
- Mitarbeiter geben ungenaue Steueroptionen ein (USA).
- Mitarbeiter aktualisieren ihre Steueroptionen nicht, wenn sie in einen neuen Bundesstaat oder Ort ziehen und Sie Lohnakkumulatoren (USA) anpassen müssen.
- Drittanbieter von Aktien melden eine Transaktion für einen Mitarbeiter, nachdem ihr Formular bereits ausgefüllt ist (UK, USA).
- Mitarbeiter melden eine Geschenkkarte, nachdem ihr Formular bereits ausgefüllt ist (UK, USA).
Passen Sie für Payroll for Ireland vorherige Perioden für das Jahresende nur an, wenn das Zahlungsdatum innerhalb des Periodendatumsbereichs liegt.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Wie möchten Sie die Anpassungen verarbeiten? | Sie können eine Anpassung wie folgt verarbeiten:
Sie können Anpassungen für Zahlungen, die außerhalb von Workday getätigt werden, auch eingeben, indem Sie manuelle Zahlungen ausführen. Beispiel: Sie möchten einen persönlichen Scheck erfassen, den ein Mitarbeiter ausstellt, um Rückstände auszugleichen. |
Wie wählen Sie einen Zeitplan für die Eingabe von Anpassungen? | Sie können Off-Cycle-Zahlungen verwenden, um vorherige Perioden, die Sie in Workday verarbeitet haben, bis zu 6 Jahre vor der aktuellen Periode in Bearbeitung anzupassen. Für Perioden, die Sie noch nicht mit einem Bankauszug abgestimmt haben, können Sie eine Zahlungsrückbuchung ausführen.
Die Entgeltabrechnung für Irland unterstützt keine Zahlungsrückbuchung. Sie können auch in Betracht ziehen, die Rückrechnungsverarbeitung für frühere Perioden zu verwenden, die nach dem Datum der Rückrechnungsgrenze für die Mitarbeiter liegen. Bei der Rückrechnung werden Steuern nicht neu berechnet:
|
Wie groß sind der Umfang und die Häufigkeit der Anpassungen? | Bei großen Mengen von Anpassungen können Sie folgende Aktionen ausführen, anstatt mehrere Off-Cycle-Zahlungen auszuführen:
|
Welche Steuertabellen möchten Sie anwenden (UK, USA)? | Workday verwendet das Zahlungsdatum, um zu bestimmen, welche Steuertabellen bei der Off-Cycle-Verarbeitung angewendet werden sollen. Das Enddatum der Abrechnungsperiode steuert die Periode für die Buchung von Reporting- und Buchhaltungstransaktionen. Um Steueranpassungen für vorherige Perioden vorzunehmen, können Sie Off-Cycle-Zahlungen für folgende Elemente ausführen:
Beispiel: Um Steuern im ersten Quartal zu korrigieren, können Sie eine Zahlung in der aktuellen Abrechnungsperiode ausführen und dabei ein Scheckdatum vom 1. Januar bis zum 31. März verwenden. Workday bucht dann alle Buchungstransaktionen in der aktuellen Periode. Dies kann beim Reporting von Transaktionen vorheriger Perioden in externen Buchhaltungssystemen hilfreich sein. Sie können manuelle Zahlungen ausführen, um Steuerbeträge manuell einzugeben. |
Was ist das Gültigkeitsdatum Ihrer ersten Workday Payroll-Transaktionen? | Um Zahlungen vor dem Gültigkeitsdatum Ihrer ersten Workday Payroll-Transaktionen zu erfassen, laden Sie diese als Entgeltabrechnungshistorie. Beispiele: Laden Sie die Entgeltabrechnungshistorie für Sonderlöhne, die von einem übernommenen Unternehmen gezahlt wurden, oder für Bezüge, die in das Reporting für das laufende Jahr einfließen.
Sie können diese historischen Zahlungen ändern, aber diese Korrekturen wirken sich nicht auf Ergebnisse der Produktionsabrechnung aus, die bereits abgeschlossen sind. Für „Entgeltabrechnung für Großbritannien und die USA“ passt Workday die Selbstkorrektur von Steuern in Prozent in der nächsten Entgeltabrechnung an. Das Hinzufügen oder Ändern historischer Ergebnisse für einen Mitarbeiter kann sich auf Berechnungen und Ergebnisse auswirken, die historische Salden verwenden. Wenn Sie dies für Mitarbeiter mit vorhandenen Ergebnissen der Entgeltabrechnung in Workday tun, prüfen Sie daher alle aktuellen Berechnungsergebnisse. Bei der Entgeltabrechnung für die USA berechnet Workday die FLSA-Beträge nicht auf der Basis historischer Beträge. Sie können diese Art von FLSA-Beträgen manuell anpassen, indem Sie:
|
Empfehlungen
Um Steuerbeträge anzupassen, verwenden Sie aus folgenden Gründen manuelle Zahlungen anstelle von On-Demand-Zahlungen:
- Workday berechnet die gesetzlichen Steuern für Arbeitgeber und Mitarbeiter für On-Demand-Zahlungen.
- Manuelle Zahlungen bieten Ihnen die Flexibilität, eine Zahlung zu erfassen, ohne alle Anforderungen für die Zahlungsverarbeitung wie Entgeltabrechnungskonten oder Zahlungsabwicklungsinformationen erfüllen zu müssen.
Verschieben Sie bei der Entgeltabrechnung in den USA keine Mitarbeiter aus einem FLSA-Kalender in einen anderen, da dies bei der Verarbeitung von Anpassungen vorheriger Perioden zu unerwarteten Ergebnissen führen kann.
Die Entgeltabrechnung wird erfolgreich verarbeitet, auch wenn die zugehörigen Buchungsjournale fehlerhaft sind. Workday markiert diese Fehler nur, wenn Sie versuchen, abgeschlossene Ergebnisse umzukehren oder abzubrechen. Um Probleme mit Drittanbietersystemen zu verhindern, führen Sie den Bericht
Operative Journale mit Fehlern korrigieren
als Teil des Entgeltprozesses aus, um ein Audit durchzuführen und diese Fehler zu korrigieren.Anforderungen
Um eine ordnungsgemäße Verarbeitung zu gewährleisten, geben Sie an, welche Entgeltkomponenten für On-Demand-Zahlungen in Ihren Laufkategorien berechnet werden sollen.
Einschränkungen
Sie können die nächste Periode für On-Demand-Zahlungen erst öffnen, wenn die Ergebnisse der vorherigen oder aktuellen Periode für die Mitarbeiter abgeschlossen sind. Nachdem Sie in dieser nächsten Periode eine Zahlung für einen Mitarbeiter erstellt haben, können Sie in der aktuellen oder vorherigen Periode keine neuen Ergebnisse für diesen Mitarbeiter erstellen.
Bei einigen Rückrechnungsereignissen, wie z. B. Einstellung für Rückrechnung, erstellt die Berechnung der Entgeltrückrechnung ein Nullvergütungsergebnis für die verarbeitete vorherige Periode. Daher können Sie keine On-Demand-Ersatzzahlungen für dieselbe Unterperiode ausführen.
Außerdem ist Folgendes nicht möglich:
- Wenn Sie abgeschlossene Off-Cycle-Zahlungen abbrechen, die Sie für vorherige Perioden ausgeführt haben
- Geben Sie nachlaufende Zahlungen für vorherige Perioden aus.
- Schließen Sie Rückrechnungsdifferenzen in Zahlungen der vorherigen Periode ein.
Wenn Sie für Payroll for UK folgende Steuerjahre anpassen, aktualisiert Workday die HMRC nicht immer automatisch mithilfe von Real Time Information (RTI). Stellen Sie sicher, dass Sie die Ergebnisse abstimmen und bei Bedarf zusätzliche On-Demand-Zahlungen ausführen, indem Sie folgende Elemente verwenden:
- Prozess „Frühere Jahresaktualisierung“ für die Steuerjahre 2018-2019 und 2019-2020
- RTI Employer Payment Summary (EPS) und Full Payment Submit (FPS) ab dem Steuerjahr 2020-2021.
Mandanten-Setup
Mit der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Payroll
haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Verhindern Sie, dass Payroll Administrators und Partners On-Demand-Zahlungen für sich selbst über Webservices ausführen.
- Verwenden Sie das Zahlungsdatum anstelle des Periodenenddatums, das die Anpassung enthält, als Buchungsdatum.
Sicherheit
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Process: Off-Cycle im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Benutzer können manuelle Zahlungen in Batches ausführen. |
Process: Off Cycle (Manual Payment) im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Benutzer können manuelle Zahlungen ausführen. |
Process: Off Cycle (On Demand) im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Benutzer können On-Demand-Zahlungen erstellen. |
Process: Period End im funktionalen Bereich „Common Financial Management“. | Diese Domäne bietet Benutzern Zugriff auf Berichte, um den Status von Buchungsperioden zu prüfen. |
Process: Run Batch Cancel Complete im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Benutzer können eine abgeschlossene On-Cycle-Entgeltabrechnung abbrechen. |
Process: Tax Filing/W-2s (Reports) - USA im funktionalen Bereich „USA Payroll“ (USA). | Diese Domäne ermöglicht Benutzern das Anzeigen von Berichten im Zusammenhang mit Steuermeldungen und W-2-Formularen. |
Process: Tax Filing (Reports) - CAN im funktionalen Bereich „CAN Payroll“ (CAN). | Diese Domäne ermöglicht Benutzern das Anzeigen von Berichten im Zusammenhang mit Steuerzahlungsverkehr. |
Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Results) im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Benutzer haben folgende Möglichkeiten:
|
Worker Data: Payroll (Payroll Input) im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Diese Domäne bietet Benutzern Zugriff zum Anzeigen und Eingeben von Eingaben für die Entgeltabrechnung von Mitarbeitern. |
Geschäftsprozesse
Keine Auswirkungen.
Reporting
Berichte | Überlegungen |
|---|---|
Journalstatus für Hauptbuch-Periode
| Damit können Sie prüfen, ob eine Buchungsperiode offen oder geschlossen ist. |
Für Payroll for Canada:
| Ermöglicht die Identifizierung von Differenzen, die durch Anpassungen früherer Perioden verursacht wurden und eine Abstimmung mit Ihren Steuerverbindlichkeiten erfordern. |
Für Payroll for the US:
| Ermöglicht die Identifizierung von Differenzen, die durch Anpassungen früherer Perioden verursacht wurden, die mit Ihren Steuerverbindlichkeiten abgestimmt werden müssen. |
Off-Cycle-Eingaben für Entgeltberechnung für Gruppe von Mitarbeitern
| Hiermit können Sie On-Demand-Zahlungen nach Abrechnungsgruppe und Periode oder Unterperiode anzeigen. |
Eingabe für Entgeltabrechnung nach Mitarbeiter anzeigen
| Sie können prüfen, ob Workday die vorhandenen Eingaben für die Entgeltabrechnung eines Mitarbeiters bereits in Entgeltberechnungen oder Berechnungen der Entgeltrückrechnung verarbeitet hat. |
UK – RTI FPS-Daten anzeigen (UK) | Sie können die für ausgewählte Ergebnisse der Entgeltabrechnung generierten FPS-Werte prüfen und deren Genauigkeit verifizieren. |
Details zu Mitarbeiter-UK-RTI E YU anzeigen (UK) | Sie können die RTI-Daten eines Mitarbeiters für das vorherige Steuerjahr prüfen. |
Für Payroll for Ireland: Übermittlung der IRL-Ertragsabrechnung anzeigen
| Sie können die Ergebnisse der Entgeltabrechnung für Ihre Ertragsübermittlung verifizieren und Validierungsfehler identifizieren, die dazu führen könnten, dass Ertrag die Übermittlung ablehnt. |
Sie können benutzerdefinierte Berichte für Anpassungen vorheriger Perioden mithilfe der folgenden Elemente erstellen:
- BerichtsdatenquelleJournal Lines
- DatenquellenfilterPayroll Accounting Filter (by Payment Date).
Beispiel: Sie verwalten Ihre Buchhaltung extern und möchten ermitteln, welche Anpassungen seit Ihrem letzten Integrationslauf in Berichten erfasst werden sollen.
Sie können auch die Berichtsdatenquelle
Payroll Off-Cycle Payments for Group of Worker
verwenden, um benutzerdefinierte Berichte zu Off-Cycle-Zahlungen zu erstellen.Integrationen
Sie können folgende Webservices zum Massenladen von Daten verwenden:
- Import Payroll Inputfür Eingaben für die Entgeltabrechnung.
- Import Payroll Off-Cycle Paymentfür On-Demand-Zahlungen.
Beziehungen und Touchpoints
Features | Überlegungen |
|---|---|
Rückstände | Wenn Mitarbeiter einen offenen Rückstandssaldo haben und Sie diesen anpassen oder löschen möchten, können Sie Folgendes verwenden:
Beispiel: Ein Mitarbeiter zahlt einen Abzug im Voraus mithilfe eines persönlichen Schecks. |
Entgeltbuchung | Wenn Sie Anpassungen der vorherigen Periode in einer offenen Hauptbuch-Periode ausführen, bucht Workday die Transaktion in dieser Periode. Standardmäßig wählt Workday die offene Hauptbuch-Periode basierend auf dem Periodenenddatum. Sie können Ihren Mandanten so konfigurieren, dass stattdessen das Zahlungsdatum verwendet wird.
Wenn Sie die Periode schließen, bucht Workday die Zahlung in die nächste verfügbare offene Periode. Ist dies nicht der Fall, erhält das Buchungsjournal den Status "Fehler". |
ROE-Reporting (CAN) | Wenn Sie Anpassungen vorheriger Perioden für ausgeschiedene oder abwesende Mitarbeiter ausführen, berücksichtigen Sie, wie sich diese auf die in ihrer ROE erfassten Bezüge auswirken. Bei einigen Bezugsänderungen muss möglicherweise ein revidiertes ROE ausgegeben werden. |
Zeiterfassung | Periodenkalender für Time Tracking steuern das Start- und Enddatum einer Zeiterfassungsperiode, die für vorherige Periodenanpassungen an Zeiteingaben verfügbar ist. |
Jahresendverarbeitung (CAN, USA) | Schließen Sie vor dem Ausfüllen von Jahresabschlussformularen alle anstehenden Off-Cycle-Korrekturen oder Anpassungen für die vorherige Periode ab, die sich auf die Lohn- und Steuerbeträge auswirken könnten.
Sie können Anpassungen für Steuerjahre ausführen, für die Sie bereits Jahresabschlussformulare erstellt und ausgegeben haben. Bei einigen Änderungen müssen korrigierte Formulare generiert werden, damit diese Änderungen erfasst werden können. |
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.