Überlegungen zum Setup: Steuerreporting am Jahresende (CAN)
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung des Jahresend-Steuerreportings für Kanada dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Mit Workday können Sie mithilfe einer Reihe von Berichten, Aufgaben und Integrationen Steuerdaten zum Jahresende erstellen und an Behörden übermitteln. Workday unterstützt folgende kanadische Steuerformulare für das Jahresende:
- T4
- T4A
- T4A-RCA
- RL-1
- RL-2
- NR4
Vorteile und Nutzen
Das Jahresend-Steuerreporting von Workday Canada erleichtert die Einhaltung der Anforderungen für die Jahresend-Entgeltabrechnung durch folgende Features:
- Verwaltung von Entgeltabrechnungsdaten in einem System.
- Validierung von Jahresenddaten anhand behördlicher Richtlinien.
- Optimierung der Erstellung von Steuerformularen für Jahresabschluss (T4 und RL-1) durch Bereitstellung von Geschäftsprozessen.
- Vereinfachen Sie die Erstellung von Steuerformularen T4A, T4A-RCA, RL-2 und NR4 mit Aufgaben.
- Sie können Audits von T4-, RL-1-, T4A-, T4A-RCA-, RL-2- und NR4-Daten mithilfe von Berichten durchführen.
- Erstellung elektronischer Kopien von Steuerformularen zum Jahresende, auf die Mitarbeiter im Mitarbeiter-Selfservice (ESS) zugreifen können.
- Damit können Sie Steuerformulare zum Jahresende in Workday korrigieren.
Anwendungsfälle
- Zeigen Sie vor dem Jahresabschlussprozess eine Vorschau der Steuerformulare für den Jahresabschluss an.
- Identifizieren Sie Ausnahmen für Unternehmen, Mitarbeiter oder PIER (Pensionable and Insurable Earnings Review).
- Geben Sie Mitarbeitern die Möglichkeit, ein Opt-in für eine Kopie ihrer Jahresendsteuerformulare in Papierform zu setzen.
- Geben Sie Mitarbeitern Zugriff, um ihre elektronischen Steuerformulare für den Jahresabschluss in ESS zu drucken und anzuzeigen.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Welche Jahresabschlussformulare müssen Sie für Ihre Organisation erstellen? | Mappen und testen Sie jedes Jahresabschlussformular, das Sie verwenden möchten. Testen Sie die Integrationssysteme. |
Welche Anpassungen am Jahresende werden Sie außerhalb der regulären Entgeltabrechnung verarbeiten? | Identifizieren Sie die Anpassungen am Jahresende. Geben Sie die Anpassungen als manuelle Zahlung ein. Beispiel: Persönliche Nutzung eines Firmenwagens. |
Welche Daten möchten Sie verwenden, um das Jahresende auszugleichen? | Planen Sie, bei Bedarf benutzerdefinierte Berichte zu erstellen. |
Haben Sie geprüft, ob für alle Entgeltkomponenten die richtigen Entgeltkomponentengruppen konfiguriert sind? | Entgeltkomponentengruppen steuern, wie Workday einige Beträge in Jahresabschlussformularen meldet. Beispiel: Beträge, die für eine Entgeltkomponente in der Entgeltkomponentengruppe Income Taxable verarbeitet wurden, werden in Feld 14 von T4 erfasst. |
Haben Sie nach Abschluss der Entgeltabrechnung Entgeltkomponentengruppen geändert? | Sie können manuelle Zahlungen erstellen, wenn Sie Salden anpassen müssen. |
Müssen Sie Steueranpassungen vornehmen? | Verwenden Sie manuelle Zahlungen für Anpassungen, wenn Sie ein bestimmtes Ergebnis für T4 für die Quellensteuer benötigen. Beispiel: Erfassung von Zahlungen an Dritte.
Verwenden Sie On-Demand-Zahlungen für Anpassungen, wenn Sie kein bestimmtes Ergebnis in T4 für die Quellensteuer benötigen. Beispiel: Scheckumkehrungen. |
Möchten Sie Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Jahresabschlussformulare T4, T4A und RL-1 in Papierform zu erhalten?
| Sie können Dokumentdruckoptionen für Mitarbeiter einrichten, die ihre Druckoptionen ändern möchten. Beispiel: Ausgeschiedene Mitarbeiter möchten möglicherweise eine Kopie ihrer Jahresabschlussformulare in Papierform. |
Möchten Sie, dass Mitarbeiter ein Opt-out für Papierkopien ihrer Jahresabschlussformulare (T4A-RCA, RL-2 und NR4) setzen können?
| Sie können Dokumentdruckoptionen für Mitarbeiter einrichten, die ihre Druckoptionen ändern möchten. |
Empfehlungen
In Vorbereitung auf den Jahresabschlussprozess empfiehlt Workday, dass Sie in jedem Quartal Vorschau- und Auditberichte für die Jahresabschlussformulare ausführen.
Anforderungen
Um ein genaues Jahresendreporting zu erstellen, verwalten Sie das ganze Jahr über Steuer- und Entgeltabrechnungsdaten.
Zu Beginn des Steuerjahres:
- Richten Sie Geschäftsjahre ein, um das gesamte Steuerjahr zu unterstützen.
- Richten Sie den Periodenkalender für Entgeltabrechnung und Abwesenheit ein. Validieren Sie die Zahlungsdaten für das Jahr anhand von gesetzlichen Feiertagen.
- Vergewissern Sie sich, dass neue Hauptbuch-Perioden den Status "Offen" haben.
- Steuersätze aktualisieren oder hinzufügen.
- Stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Entgeltkomponenten mithilfe des BerichtsView Canada Year End Form Box Configurationkorrekt gemappt werden. Dies steuert das Steuerreporting in Workday.
Während des gesamten Steuerjahres:
- Prüfen Sie die Reportinganforderungen der Canada Revenue Agency und Revenu Quebec für das aktuelle Steuerjahr.
- Vorschau- und Auditberichte zum Jahresende ausführen
- Führen Sie PIER-Berichte aus.
- Aktualisieren Sie das Steuer-Setup auf Bundes- und Province-Ebene für Ihr Unternehmen.
- Aktualisieren Sie die alternativen Arbeitsorte und Arbeitsorte für die Entgeltverarbeitung von Mitarbeitern.
Gegen Ende des Steuerjahres:
- Führen Sie alle Entgeltabrechnungen für das Reportingjahr durch, einschließlich Off-Cycle und manueller Anpassungen.
Einschränkungen
Workday erstellt Jahresenddaten für alle Mitarbeiter, nicht für einzelne Mitarbeiter. So stellen Sie Jahresenddaten für einen einzelnen Mitarbeiter bereit:
- Führen Sie den BerichtVorschau für T4 / T4A / T4A-RCA / RL-1 / RL-2 / NR4aus.
- Verwenden Sie den Bericht, um das Formular manuell aus PDF-Dateien der Canada Revenue Agency oder Revenu Quebec zu erstellen.
Mandanten-Setup
Workday verwendet einen eSignatur-Text für Mitarbeiter, die Druckoptionen für Steuerformulare zum Jahresende ändern. Sie können Textoptionen für die eSignatur in der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Payroll
konfigurieren.Sicherheit
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Business Process Administration und Manage: Business Process Definitions im funktionalen Bereich „System“ | Ermöglicht es Ihnen, die Geschäftsprozesse für die Steuerformulare T4 und RL-1 zum Jahresende einzurichten. |
Management Dashboard: Payroll Year End im funktionalen Bereich „CAN Payroll“. | Hiermit können Sie das Dashboard „Lohnsteuer-Jahresende“ verwenden und konfigurieren. |
Integration Build und Integration Configure im funktionalen Bereich „Integration“. | Hiermit können Sie die Integrationssysteme so einrichten, dass Steuerformulare zum Jahresende an die Canada Revenue Agency und Revenu Québec übermittelt werden. |
Process: Year End (Reports) - CAN im funktionalen Bereich „CAN Payroll“. | Ermöglicht eine Vorschau von Mitarbeiter- und Formulardaten sowie das Generieren von PDFs der Formulare. |
Process: Year End (Run) - CAN im funktionalen Bereich „CAN Payroll“. | Benutzer mit Zugriff auf diese Domain haben folgende Möglichkeiten:
|
Geschäftsprozesse
Sie können die Geschäftsprozesse
T4 Year End Process (Standard)
und RL-1 Year End Process (Standard)
verwenden. Sie können beide Geschäftsprozesse über das Dashboard Lohnsteuer-Jahresende
öffnen. Reporting
Berichte oder Dashboards | Überlegungen |
|---|---|
Dashboard Abrechnungs-Compliance
| Sie können von Workday bereitgestellte Compliance-Aktualisierungen prüfen. |
Dashboard Lohnsteuer-Jahresende
| Starten Sie Geschäftsprozesse, um Ihre Steuerformulare für T4 und RL-1 für das Jahresende zu erstellen. Zeigt Statistiken für vergangene und aktuelle Jahresendformulare für Formulare T4 und RL-1 an. Öffnen Sie folgende T4- und RL-1-Berichte als Worklets:
|
Tenant Analyzer -Profil | Vergewissern Sie sich, dass sich die Entgeltkomponenten mithilfe des Berichts Entgeltberechnungen für Entgeltberechnungen in der Profilgruppe " Entgeltabrechnung " in der entsprechenden Entgeltkomponentengruppe befinden. |
| Verwenden Sie diese Berichte, um Unternehmens- und Mitarbeiterdaten zu prüfen.
Workday empfiehlt, alle Ausnahmen aufzulösen, bevor Sie Jahresenddaten erstellen, da dies zu einem Fehler bei der Integrationsdatei führen könnte. |
Benutzerdefinierte Berichte | Sie können benutzerdefinierte Berichte aus Berichtsdatenquellen erstellen, die über Geschäftsobjekte für das kanadische Jahresendsteuerreporting gesichert sind. |
Integrationen
Sie können folgende Integrationen erstellen, um Jahresabschlussformulare an Behörden zu übermitteln:
Integrationen | Überlegungen |
|---|---|
Jährliche Steuermeldung - CRF (T4)
| Generiert eine Jahresabschlussdatei T4- Aufstellung der gezahlten Vergütung zur Übermittlung an die Canada Revenue Agency (CRA). |
Jährliche Steuermeldung - CRA (T4A)
| Generiert eine T4A-Datei für das Jahresende zur Übermittlung an die CRA. |
Jährliche Steuermeldung - CRF (NR4)
| Generiert eine Jahresabschluss-NR4-Datei zur Übermittlung an die CRA. |
Jährliche Steuermeldung - RFA (RL-1)
| Generiert eine Datei für den Jahresabschluss RL-1 der Mitarbeitersteueraufstellung zur Übermittlung an Revenu Quebec. |
Jährliche Steuermeldung - RFA (RL-2)
| Es wird eine Datei mit dem RL-2-Auszug für Mitarbeitersteuern für das Jahresende zur Übermittlung an Revenu Quebec generiert. |
Webservices | Überlegungen |
|---|---|
Off-Cycle-Zahlung für Entgeltabrechnung - Put Payroll
| Ermöglicht das Laden von Off-Cycle-Zahlungen für Mitarbeiter. |
Put Tax Document Delivery
| Ermöglicht das Laden von Druckoptionen für Mitarbeiter zum Jahresende. |
Konfiguration der RPP- oder GPD-Registrierungsnummer des Arbeitgebers - Put Payroll Arbeitgeber
| Ermöglicht das Massenladen von RPP- und GPSP-Nummern. |
Get Payroll CAN Year End Forms
| Ermöglicht das Abrufen von Jahresabschlussformulardaten von Mitarbeitern in Kanada zur Verwendung mit Drittanbietern. |
Beziehungen und Touchpoints
Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Mitarbeiterdaten für das Jahresende bereitstellen, einschließlich:
- Kontaktdaten, z. B. Privatadresse und Sozialversicherungsnummer.
- Alternative Arbeitsorte und Arbeitsorte für Entgeltverarbeitung oder Tätigkeitsstandorte für Stellen, anhand derer Workday die Province des Beschäftigungsverhältnisses bestimmt.
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.