Überlegungen zum Setup: Steuerreporting am Jahresende (USA)
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Steuerreporting zum Jahresende für die USA dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Mit Workday können Sie mithilfe einer Reihe von Berichten, Aufgaben und Integrationen Jahresenddaten erstellen und an Steuermeldeanbieter oder Behörden übermitteln. Workday unterstützt folgende Steuerformulare für die USA für das Jahresende:
- W-2
- W-2PR
- W-2GU
- W-2VI
Vorteile und Nutzen
Das Jahresend-Steuerreporting von Workday USA erleichtert die Einhaltung der Anforderungen für die Jahresend-Entgeltabrechnung durch folgende Features:
- Verwaltung von Entgeltabrechnungsdaten in einem System.
- Validierung von Jahresenddaten anhand behördlicher Richtlinien.
- Optimierung der Erstellung von W-2-Steuerformularen für Jahresabschluss durch Bereitstellung eines Geschäftsprozesses.
- Optimieren Sie die Erstellung von W-2C-, W-2PR-, W-2GU- und W-2VI-Steuerformularen mit Aufgaben.
- Sie können ein Audit für W-2-, W-2C-, W-2PR-, W-2GU- und W-2VI-Daten mithilfe von Berichten durchführen.
- Erstellung elektronischer Kopien von Steuerformularen zum Jahresende, auf die Mitarbeiter im Mitarbeiter-Selfservice (ESS) zugreifen können.
- Möglichkeit, Jahresend-Steuerdaten an ADP, MasterTax oder Ceridian zu übermitteln.
- Hiermit können Sie eine benutzerdefinierte Integration erstellen, um Steuerdaten an andere Anbieter als ADP, MasterTax oder Ceridian zu übermitteln.
Anwendungsfälle
- Zeigen Sie vor dem Jahresabschlussprozess eine Vorschau der Steuerformulare für den Jahresabschluss an.
- Auditieren Sie die Jahresenddaten, um Abweichungen bei Unternehmen und Mitarbeitern zu ermitteln und zu beheben.
- Geben Sie Mitarbeitern die Möglichkeit, ein Opt-out für eine Kopie ihrer Jahresendsteuerformulare zu setzen.
- Korrigieren Sie die Steuerdaten für das Jahresende in Workday.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Welche Jahresabschlussformulare gelten für Ihre Organisation? | Mappen und testen Sie jedes Jahresabschlussformular, das Sie für dieses Steuerjahr verwenden möchten. Testen Sie die Integrationssysteme. |
Welche Anpassungen am Jahresende werden Sie außerhalb der regulären Entgeltabrechnung verarbeiten? | Sammeln Sie die relevanten Informationen und geben Sie die Anpassungen als manuelle Zahlung ein. Beispiel: Krankengeld von Dritten. |
Welche Daten möchten Sie verwenden, um die Daten des Jahresendformulars auszugleichen? | Planen Sie, bei Bedarf benutzerdefinierte Berichte zu erstellen. |
Haben Sie geprüft, ob für alle Entgeltkomponenten die richtigen Entgeltkomponentengruppen konfiguriert sind? | Entgeltkomponentengruppen steuern, wie Workday einige Beträge in Jahresendabrechnungen meldet. Entgeltkomponentengruppen können auch steuerpflichtige Löhne in Jahresabschlussformularen steuern. |
Haben Sie nach Abschluss der Entgeltabrechnung Entgeltkomponentengruppen geändert? | Sie können manuelle Zahlungen erstellen, wenn Sie Salden anpassen müssen. |
Müssen Sie Steueranpassungen vornehmen? | Verwenden Sie manuelle Zahlungen für Anpassungen, bei denen Sie ein bestimmtes Ergebnis im W-2-Formular für die Quellensteuer benötigen. Beispiel: Überzahlung zu einem Abzug vor Steuern, der den Grenzwert erreicht hat.
Verwenden Sie On-Demand-Zahlungen für Anpassungen, bei denen Sie kein bestimmtes Ergebnis der W-2-Quellensteuer benötigen. Beispiel: Scheckumkehrungen. |
Möchten Sie, dass Mitarbeiter ein Opt-out für Papierkopien ihrer Jahresabschlussformulare setzen können? | Sie können Optionen für den Jahresabschlussformulardruck für Mitarbeiter einrichten, die ihre Druckoptionen ändern möchten. |
Möchten Sie W-2-Formulare für den Jahresabschluss drucken und per Post versenden oder einen Steuermeldeanbieter nutzen? | Wenn Sie Jahresabschlussformulare drucken und per Post versenden möchten, wählen Sie die Formulare und Umschläge basierend auf der voraussichtlichen Anzahl der W-2-Formulare. Workday empfiehlt Folgendes:
|
Wie melden Sie Steuermeldungsdaten an Behörden? | Wenn Sie die Steuermeldeanbieter ADP, MasterTax oder Ceridian verwenden, gilt Folgendes:
Wenn Sie diese Steuermeldeanbieter nicht nutzen, planen Sie Ressourcen ein, um zu bestimmen, wie Sie Ihre Steuermeldedaten an Behörden melden. |
Möchten Sie die Kontrollnummer für Mitarbeiter ausblenden? | In einigen Fällen möchten Sie Kontrollnummern für Mitarbeiter ausblenden. Beispiel: Ein Anbieter von Steuermeldediensten weist Kontrollnummern für Jahresabschlussformulare zu. |
Möchten Sie Krankengeld von Drittanbietern in W-2-Formulare aufnehmen? | Sie können das Steuerreporting des Unternehmens auf Bundesebene bearbeiten, um anzugeben, dass ein Drittunternehmen das W-2-Formular für Krankengeld bereitstellt. |
Wie melden Sie Jahresenddaten an die Social Security Agency (SSA)? | Um Jahresenddaten direkt an die Sozialversicherung zu melden, erstellen Sie eine benutzerdefinierte Integration. |
Empfehlungen
Zur Vorbereitung des Jahresabschlussprozesses empfiehlt Workday Folgendes:
- Führen Sie in jedem Quartal die Vorschau- und Auditberichte für W-2 und US-Territorium für die Jahresend-Steuerformulare aus.
- Erstellen Sie für jedes Quartal Testintegrationsdateien mit Jahresenddaten.
Anforderungen
Um ein genaues Jahresendreporting zu erstellen, müssen Sie Ihre Steuer- und Entgeltabrechnungsdaten das ganze Jahr über verwalten.
Zu Beginn des Steuerjahres:
- Richten Sie Geschäftsjahre ein, um das gesamte Steuerjahr zu unterstützen.
- Richten Sie den Periodenkalender für Entgeltabrechnung und Abwesenheit ein. Validieren Sie die Zahlungsdaten für das kommende Jahr anhand der gesetzlichen Feiertage.
- Erstellen Sie FLSA-Kalender.
- Vergewissern Sie sich, dass das neue Hauptbuch-Jahr und die neuen Perioden den Status "Offen" haben.
- Aktualisieren oder Hinzufügen von Steuersätzen für Mitarbeiter und Arbeitgeber. Beispiel: Satz für staatliche Arbeitslosenversicherung.
- Prüfen Sie den BerichtAblaufende Steueroptionen, um diese an die betroffenen Mitarbeiter zu melden.
- Öffnen Sie den BerichtAdd Workers US Tax Election for Expiring Exempt,um neue Standardoptionen für Steuern für Mitarbeiter zu erstellen.
Während des gesamten Steuerjahres:
- Prüfen Sie die behördlichen Reportinganforderungen für das aktuelle Steuerjahr.
- Vorschau- und Auditberichte zum Jahresende ausführen
- Aktualisieren Sie das Steuer-Setup auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene für Ihr Unternehmen.
- Alternative und verarbeitende Arbeitsorte von Mitarbeitern aktualisieren.
Kurz vor Ende des Steuerjahres:
- Stellen Sie sicher, dass Sie Entgeltkomponenten korrekt gemappt haben, da dies das W-2-Steuerreporting in Workday steuert. Verwenden Sie die BerichteW-2-Box-Konfiguration anzeigenundBox-Konfiguration für Jahresendformular für US-Territorium anzeigen.
- Führen Sie alle Entgeltabrechnungen für das Reportingjahr durch, einschließlich aller Off-Cycle und manuellen Anpassungen.
- Verifizieren Sie die Unternehmensadressen, Steuer-IDs und den Unternehmensnamen.
- Prüfen Sie Bezüge und Abzüge mit Jahreslimits.
- Testen Sie die Daten und den Druck von W-2-Formularen vor Jahresende.
- Testen Sie die Integrationen von ADP, Ceridian und MasterTax.
Einschränkungen
Die direkte Übermittlung von Jahresenddaten an Behörden wird von Workday nicht unterstützt. Übermitteln Sie Jahresabschlussdaten an die Steuermeldeanbieter mithilfe von Integrationen, erstellen Sie eine benutzerdefinierte Integration oder drucken Sie Jahresabschlussformulare, um sie an Behörden zu übermitteln.
Workday erstellt Jahresenddaten für alle Mitarbeiter, nicht für einzelne Mitarbeiter. So stellen Sie Jahresenddaten für einen einzelnen Mitarbeiter bereit:
- Führen Sie den BerichtVorschau des Jahresendformulars für W-2 / US-Territoriumaus.
- Verwenden Sie den Bericht, um das Formular manuell aus von der Behörde bereitgestellten PDF-Dateien zu erstellen.
Für Mitarbeiter mit einer Stelle im Auslandseinsatz in den USA unterstützt Workday keine Änderungen der Druckoptionen für Steuerdokumente über die Aufgabe
Meine Steuerdokumente
(ESS) (Mitarbeiter-Selfservice).Mandanten-Setup
Workday verwendet einen eSignatur-Text für Mitarbeiter, die Druckoptionen für Steuerformulare zum Jahresende ändern. Sie können Textoptionen für die eSignatur in der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Payroll
konfigurieren. Sicherheit
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Business Process Administration und Manage: Business Process Definitions im funktionalen Bereich „System“ | Ermöglicht es Ihnen, den Geschäftsprozess für W-2-Steuerformulare zum Jahresende einzurichten. |
Management Dashboard: Payroll Year End im funktionalen Bereich „USA Payroll“. | Hiermit können Sie das Dashboard „Lohnsteuer-Jahresende“ verwenden und konfigurieren. |
Integration Build , Integration Event und Integration Debug im funktionalen Bereich „Integration“. | Hiermit können Sie die Integrationssysteme so einrichten, dass Steuerdaten an ADP, Ceridian und MasterTax übermittelt werden. |
Folgende Domänen im funktionalen Bereich „USA Payroll“:
| Benutzer mit Zugriff auf diese Domänen können:
Dieser Zugriff ist für ursprüngliche, korrigierte und revidierte Formulare vorgesehen. |
Process: W-2 Bulk Print im funktionalen Bereich „USA Payroll“. | Ermöglicht die Generierung von PDFs für Jahresendsteuerformulare für ein Unternehmen. |
Geschäftsprozesse
Sie können den Geschäftsprozess
W-2-Jahresende (Standard)
verwenden, um W-2-Steuerformulare zum Jahresende zu erstellen. Sie können den Geschäftsprozess über das Dashboard Lohnsteuer-Jahresende
öffnen. Reporting
Berichte oder Dashboards | Überlegungen |
|---|---|
Benutzerdefinierte Berichte | Sie können benutzerdefinierte Berichte aus Berichtsdatenquellen erstellen, die über folgende Geschäftsobjekte gesichert sind:
Verwenden Sie das Berichtsfeld Social Security Number-Truncated, um einen Mitarbeiter in einem Bericht zu verifizieren, ohne seine privaten Daten offenzulegen. |
Abrechnungs-Compliance - Dashboard | Prüfen Sie die von Workday bereitgestellten Aktualisierungen, um die behördlichen Anforderungen zu erfüllen. |
Dashboard „Lohnsteuer-Jahresende“ | Verwenden Sie das Dashboard, um die folgenden W-2-Berichte als Worklets zu öffnen:
Dieses Feature unterstützt keine US-Territorien, W-2C-Formulare und Unternehmensbeziehungen. |
Tenant Analyzer -Profil | Stellen Sie sicher, dass sich Entgeltkomponenten in der entsprechenden Entgeltkomponentengruppe befinden. Sie können den Bericht Entgeltberechnungsgruppen für Entgeltberechnungen in der Profilgruppe „Entgeltabrechnung “ verwenden. |
| Verwenden Sie diese Berichte, um Jahresenddaten zu prüfen. |
Vierteljährliche Daten für Steuermeldung nach Unternehmen
Vierteljährliche Daten für Steuermeldung nach Mitarbeiter | Sie können diese Berichte verwenden, um folgende Formulare manuell zu erstellen:
|
Integrationen
Integrationen | Überlegungen |
|---|---|
ADP Tax Filing Service - Vierteljährlich
MasterTax Tax Filing Service - Vierteljährlich Ceridian Tax Filing Service - Annual | Eine vorkonfigurierte Integration für die Steuermeldung wird gestartet, um Jahresenddaten von Workday Payroll an Ihren Steuermeldeanbieter zu senden. |
TurboTax-Integration
| Ab dem 01.12.2023 unterstützt Intout® den Empfang von W-2-Formularen in TurboTax® über diese Integration nicht mehr. Ihre Mitarbeiter können ihr W-2-Steuerformular manuell in TurboTax® importieren oder hochladen. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren Workday-Ansprechpartner. |
Webservices | Überlegungen |
|---|---|
Daten aus Mitarbeitermeldungen für Jahresabschluss abrufen
Get Funding Data des Arbeitgebers für Jahresende | Hiermit können Sie Integrationen mit der Social Security Administration (SSA) oder anderen Anbietern von Steuermeldediensten erstellen. Verwenden Sie beim Erstellen einer Studio-Integration beide Webservices.
Mit dem Webservice Get RFW2 Year End Worker Filing Data können Sie die bundesstaatlichen und lokalen Steuern der Mitarbeiter nach ID für Unternehmen mit Common-Paymaster-Beziehungen kombinieren. |
Get Tax Document Delivery
Put Tax Document Delivery Put W-2 W-2C Printing Election | Ermöglicht das Laden von Druckoptionen für Mitarbeiter zum Jahresende. |
Off-Cycle-Zahlung für Entgeltabrechnung - Put Payroll
| Ermöglicht das Laden von Off-Cycle-Zahlungen für Mitarbeiter. |
Get W-2PR Control Numbers (Webservice)
Put W-2PR Control Numbers (Webservice) | Mit dieser Option können Sie Kontrollnummern für Puerto Rico in die Formulare W-2PR und W-2CPR laden. |
Beziehungen und Touchpoints
Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Mitarbeiterdaten für das Jahresende bereitstellen, einschließlich:
- Kontaktdaten wie Privatadressen, Postleitzahlen und Sozialversicherungsnummern.
- Alternativer und primärer Arbeitsort oder Tätigkeitsstandort für Stelle.Workday bestimmt anhand dieser Informationen den Arbeitsstatus des Mitarbeiters.
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.