Überlegungen zum Setup: Umkehr der Entgeltabrechnung
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Umkehr dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum sie eingerichtet werden sollten.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Sie können eine negative Version einer abgeschlossenen Zahlung erfassen, die Sie nicht mit einem Bankauszug abgestimmt haben. Anschließend können Sie den umgekehrten Betrag durch eine andere Berechnung ersetzen. Wenn Sie eine Umkehr ausführen, werden neue Ergebnispositionen für die Umkehr erstellt und das wirkt sich auf die Buchungen aus.
Vorteile und Nutzen
Entgeltumkehr:
- Sie bieten Flexibilität bei der Verarbeitung.
- Zur Verbesserung der Effizienz.
- Sie können Fehler aus der Entgeltabrechnung korrigieren.
Anwendungsfälle
Erstellen Sie Umkehrungen, um Zahlungen zu korrigieren:
- Der HR Partner kündigt einen Mitarbeiter zu Beginn der letzten Abrechnungsperiode im Vorjahr, erfasst den Austritt jedoch erst im neuen Jahr. Sie kehren die endgültige Entgeltzahlung des Mitarbeiters als Anpassung einer vorherigen Periode um.
- Ein ausgeschiedener Mitarbeiter erhält nach dem Austritt eine falsche Zahlung.
- Der HR Partner stellt einen Mitarbeiter nach dem Zahlungsdatum der aktuellen Abrechnungsperiode ein. Sie kehren die Zahlung um, die für die Periode geleistet wurde, und führen eine On-Demand-Zahlung aus, die alle kumulierten Vergütungen für das laufende Jahr enthält.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Betrifft das Ergebnis der Entgeltabrechnung, das Sie in einer offenen oder geschlossenen Hauptbuch-Periode umkehren müssen? | Wenn das Buchungsdatum des Ergebnisses der Entgeltabrechnung in einer offenen Hauptbuch-Periode liegt, geschieht Folgendes:
Wenn das Buchungsdatum des Ergebnisses der Entgeltabrechnung in einer geschlossenen Hauptbuch-Periode liegt, geschieht Folgendes:
Sie können Folgendes ausführen:
|
In welcher Periode möchten Sie Umkehrungen erfassen? | Wenn Sie Umkehrungen ausführen, können Sie eine aktuelle oder eine vorherige Reportingperiode auswählen. Wenn die Reportingperiode aktuell ist, können Sie beliebige Laufkategorien verwenden, die mit der ursprünglichen Zahlung der Abrechnungsgruppe verknüpft sind. Wenn es sich um eine vorherige Periode handelt, können Sie die Laufkategorie der ursprünglichen Zahlung oder die reguläre Laufkategorie der Abrechnungsgruppe verwenden. |
Wie sieht die Zeitachse der Umkehr aus? | Sie können eine Umkehr nur für Zahlungen ausführen, die Sie noch nicht mit dem Bankauszug abgestimmt haben. Wenn es für eine Umkehr zu spät ist, können Sie Folgendes ausführen:
Wenn Sie für Payroll for UK die staatliche Sozialversicherung eines Mitarbeiters rückwirkend ändern, passen Sie auch zuvor berechnete Sozialversicherungsabzüge und den zugehörigen Saldo an. Um Sozialversicherungsanpassungen nach dem Ende des Steuerjahres und vor dem 19. April vorzunehmen, können Sie folgende Elemente verwenden:
|
Welchen Status haben die Zahlungen, die Sie korrigieren möchten? | Sie können On-Cycle- oder Off-Cycle-Zahlungen korrigieren, basierend auf ihrem Berechnungsstatus und ob Sie sie abgewickelt haben. Für Ergebnisse in Bearbeitung gilt Folgendes:
Für abgeschlossene Ergebnisse gilt:
In Bearbeitung und den Buchungsstatus auf Erstellt . Wenn Sie die Obligobuchung von Workday Payroll verwenden, setzt Workday auch den Status der Auflösungsbuchung auf Erstellt .Wenn Sie Korrekturen vornehmen möchten, gilt Folgendes:
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Wie lauten Ihre ROE-Reportinganforderungen (CAN)? | Wenn Sie eine Zahlung umkehren, die Sie für die ROE erfasst haben, ordnet Workday die Umkehr derselben Reportingperiode zu. Wenn Sie keine Zahlung melden und diese später umkehren, schließt Workday die Umkehr aus der ROE aus. Beispiel: Workday meldet keine Zahlung für die ROE, da sie die Anforderungen von Service Canada für maximale Reportingperioden überschreitet. Wenn Sie diese Zahlung umkehren, ignoriert Workday die Umkehr für den ROE. |
Empfehlungen
Wenn Sie Workday Financials nicht für die Buchhaltung verwenden, kann es zu Abweichungen kommen, wenn Sie Buchungsperioden offen lassen. Sie können Geschäftsprozesse so konfigurieren, dass sie den Abschluss von Buchungsperioden enthalten.
Workday empfiehlt, Umkehrungen nur bei Bedarf zu verwenden, da Konflikte mit Buchungsperioden möglich sind.
Anforderungen
Sie können eine Zahlung für einen Mitarbeiter in einer abgeschlossenen Abrechnungsperiode umkehren, wenn Folgendes zutrifft:
- Sie haben Ihren Bankauszug nicht abgestimmt.
- Er hat keine Anpassungen für Entgeltbuchungen.
- Er hat keinen Heimfall in Bearbeitung oder hat keinen StatusHeimfall.
- Hat keine zugehörigen fehlerhaften Journale.
Einschränkungen
Workday führt folgende Schritte nicht aus:
- Wickeln Sie Umkehrungen ab. Die ursprüngliche Zahlung und die Umkehr werden in den Büchern beibehalten. Obwohl Workday die Umkehr nicht abwickelt, müssen Sie sie trotzdem durchführen.
- Zeigen Sie Umkehrungen in Gehaltsabrechnungen an.
- Unterstützen Sie die Umkehr für die Entgeltabrechnung in Frankreich oder Irland.
Folgende Aktionen können Sie nicht ausführen:
- Bearbeiten Sie die Umkehrdaten. Sie können On-Demand-Zahlungen oder manuelle Zahlungen ausführen, um die Umkehr anzupassen. Sie können auch die AufgabeOff-Cycle-Abschluss abbrechenausführen, um abgeschlossene Umkehrungen für die aktuelle Abrechnungsperiode abzubrechen.
- Nullentgeltergebnisse umkehren, die durch Rückrechnungsereignisse wie Abwesenheiten erstellt wurden. Sie können es entfernen, indem Sie das Rückrechnungsergebnis abbrechen, das das Abwesenheitsereignis für die Rückrechnung enthält.
- Umkehren einer abgeschlossenen Entgeltabrechnungshistorie. Sie können abgeschlossene Historienergebnisse mit der AufgabeHistorische Zahlung für Mitarbeiter ausführenanpassen oder Gegenbuchungen vornehmen. Sie können auch einzelne historische Zahlungen über die möglichen Aktionen korrigieren. Workday setzt den Status der Zahlung aufIn Bearbeitung.
- Kehren Sie eine Zahlung für einen Mitarbeiter um, für den eine On-Demand-Zahlung in der nächsten Periode vorhanden ist.
Wenn Sie Rückrechnungsdifferenzen aus einer Periode, die Sie umgekehrt haben, in die aktuelle Periode vortragen, entfernen Sie die Differenzen manuell in der aktuellen Periode. Beispiel: Sie können Rückrechnungsdifferenzen mithilfe von Eingaben für die Entgeltabrechnung ausgleichen. Wenn Sie Rückrechnungsdifferenzen in eine Periode weiterleiten und diese Periode später umkehren, geschieht in Workday Folgendes:
- Rückrechnungsdifferenzen werden ausgeglichen.
- Fügt sie zu den aktuellen Abrechnungsergebnissen des Mitarbeiters hinzu.
Mandanten-Setup
Keine Auswirkungen.
Sicherheit
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Process: Load, Calculate, Cancel, Complete History im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Benutzer können abgeschlossene Historienergebnisse anpassen oder verrechnen. |
Process: Period End im funktionalen Bereich „Common Financial Management“. | Benutzer können den Status der Buchungsperiode prüfen. |
Process: Run Batch Cancel Complete im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Benutzer können eine abgeschlossene On-Cycle-Entgeltabrechnung abbrechen. |
Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Results) im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Benutzer können Mitarbeiter mit Rückrechnungsdifferenzen identifizieren, wenn Sie später die Quell- oder Zielperiode umkehren. |
Set Up: Payroll - Company Specific (Accounting) im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Benutzer können untersuchen, wie Workday Umkehrbuchungen bucht. |
Reporting
Berichte | Überlegungen |
|---|---|
Journalstatus für Hauptbuch-Periode
| Prüfen Sie, ob eine Buchungsperiode offen oder geschlossen ist. |
Umkehrergebnisse mit Rückrechnung
| Identifizieren Sie Mitarbeiter mit Rückrechnungsdifferenzen, wenn Sie später die Quell- oder Zielperiode umkehren. |
Off-Cycle-Entgeltzahlungen für Gruppe von Mitarbeitern
| Erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte, die Informationen zu Umkehr enthalten. |
Integrationen
Integrationen für Steuermeldungen umfassen keine umgekehrten Abrechnungsergebnisse, sodass Berichte wie der Bericht
Bereinigte Mitarbeiter mit abgeschlossenen Ergebnissen der Entgeltabrechnung
diese Ergebnisse nicht anzeigen.Sie können den Webservice
Import Payroll Off-Cycle Payment
verwenden, um manuelle Zahlungen in einer Massenaktion auszuführen, die abgeschlossene On-Cycle- oder Off-Cycle-Ergebnisse ausgleichen, anstatt einzelne Umkehrungen auszuführen.Beziehungen und Touchpoints
Features | Überlegungen |
|---|---|
Buchhaltung | Wenn Sie Umkehrungen ausführen, generiert Workday Buchungen, sobald eine Brutto-zu-Netto-Änderung vorliegt. Bei Umkehrungen werden keine Journale für Rückstellungen erstellt, abgebrochen oder umgekehrt. |
Entgeltverarbeitung | Sie können für einen Mitarbeiter in einer bestimmten Abrechnungsgruppe und -periode mehrere Zahlungsarten ausführen. Workday verarbeitet die Zahlungen in dieser Reihenfolge, um kumulierte Entgelte und Entgeltsalden zu aktualisieren:
Wenn Sie versuchen, nicht reguläre Zahlungen zu verarbeiten, erzwingt Workday diese Sequenz, indem der Berechnungsstatus für jede Ergebnisart, die von vorherigen Berechnungen abhängt, auf Abschluss anstehend des vorherigen gesetzt wird. |
Entgeltsalden | Wenn Sie Umkehrungen ausführen, aktualisiert Workday die Ergebnisse der Entgeltkumulation und des Entgeltsaldos. Für Salden, die auf Folgendem basieren:
|
USA – Jahresende (USA) | Eine Umkehr kann zu Differenzen zwischen den Steuermeldedaten und den W-2-Formularen führen und sich auf das Jahresend-Reporting auswirken. |
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.