Überlegungen zum Setup: On-Demand-Zahlungen
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei der Verwendung von On-Demand-Zahlungen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum sie eingerichtet werden sollten.
- Wie sie sich in Workday einfügen.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Mit On-Demand-Zahlungen können Sie einen Mitarbeiter außerhalb seines regulären Abrechnungszyklus bezahlen.
- On-Demand-Ersatzzahlungen ersetzen die reguläre On-Cycle-Zahlung eines Mitarbeiters.
- Bei On-Demand-Zusatzzahlungen werden Zahlungen zusätzlich zur regulären Vergütung eines Mitarbeiters ausgegeben.
Die Entgeltabrechnung für Irland unterstützt nur On-Demand-Zusatzzahlungen.
Vorteile und Nutzen
Mit On-Demand-Zahlungen können Sie einen Mitarbeiter für Folgendes bezahlen:
- Ohne auf den nächsten regulären Abrechnungszyklus warten zu müssen.
- Für eine vorherige Periode.
Bei der Entgeltabrechnung für Australien, Kanada, Irland, das Vereinigte Königreich und die USA berechnet Workday automatisch die gesetzlichen Steuern für Arbeitgeber und Mitarbeiter für On-Demand-Zahlungen und aktualisiert die Buchungen und das Hauptbuch.
Für Payroll for France berechnet und meldet Workday Sozialbeiträge in folgenden Fällen:
- Es werden Sätze und Obergrenzen aus der ursprünglichen Periode angewendet
- Berechnung von Plafonden, S MIK und anderen Grenzwerten in der regulären Periode
- Berechnung und Reporting von Steuern und Einkommensteuereinbehalt mithilfe von Sätzen und Grenzwerten, die am Zahlungsdatum gültig sind
Anwendungsfälle
- Bei der Entgeltabrechnung für Australien, Kanada, Frankreich, das Vereinigte Königreich und die USA können Sie On-Demand-Ersatzzahlungen für folgende Zwecke verwenden:
- Berechnen Sie die endgültige Vergütung für einen Mitarbeiter, der in der Mitte der Periode ausgeschieden ist und sofort bezahlt werden muss.
- Bezahlen Sie einen Mitarbeiter, der keine regulären Ergebnisse für die Periode hat. Beispiel: Zeitnachweis nicht verarbeitet.
- Korrigieren Sie einen Entgeltabrechnungsfehler für die Entgeltabrechnung für Australien, Kanada, das Vereinigte Königreich und die USA
Mit On-Demand-Zusatzzahlungen haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Zahlen Sie eine Einmalzahlung an einen Mitarbeiter aus, z. B. einen Stellenbonus.
- Bezahlen Sie einen Mitarbeiter für die Stunden, die er nach dem Ende der Abrechnungsperiode erfasst.
- Geben Sie einem Mitarbeiter nach einer Versetzung ins Ausland eine nachlaufende Zahlung für Beträge aus, die er in seiner vorherigen Stelle für die Entgeltabrechnung für Kanada, Irland, das Vereinigte Königreich und die USA verdient hat
- Zahlen Sie einen Bonus oder eine andere Zahlung an einen ausgeschiedenen Mitarbeiter.
- Geben Sie Gewinnbeteiligungszahlungen für die Entgeltabrechnung in Frankreich aus.
- Stellen Sie Mitarbeiter rückwirkend für die Entgeltabrechnung in Frankreich ein.
Fragestellungen
Frage | Überlegungen |
|---|---|
Verarbeitet Ihr Unternehmen große Mengen an On-Demand-Zahlungen? | Erwägen Sie die Verwendung des Webservice Import Payroll Off-Cycle Payment, um On-Demand-Zahlungsdaten, die Workday zur Berechnung von Zahlungen verwendet, in großem Umfang zu importieren. |
Zahlt Ihr Unternehmen zeitweise Boni? | Sie können einmalige Boni als On-Demand-Zusatzzahlungen verarbeiten. |
Müssen Sie ausgeschiedene Mitarbeiter sofort bezahlen? (AUS, CAN, FRA, UK, USA) | Sie können eine On-Demand-Ersatzzahlung für den Mitarbeiter erstellen. Für das Austrittsdatum gilt Folgendes:
|
Müssen Administratoren in Ihrem Unternehmen, die nicht für die Entgeltabrechnung zuständig sind, die endgültige Vergütung für ausgeschiedene Mitarbeiter an ihrem Austrittsdatum (USA) berechnen? | Sie können es Administratoren, die keine Payroll Administrators sind, ermöglichen, Gehaltsabrechnungen für den Austrittstag zu berechnen und zu generieren, indem Sie den Geschäftsprozess On Demand Event als Teil des Geschäftsprozesses Austritt konfigurieren. |
Möchten Sie einen Scheck für zusätzliche Vergütung getrennt von der regulären Gehaltsabrechnung ausstellen? | Eine On-Demand-Zusatzzahlung generiert einen separaten Scheck und eine Gehaltsabrechnung. Um zusätzliche Vergütungen in die On-Cycle-Schecks eines Mitarbeiters aufzunehmen, fügen Sie stattdessen eine Eingabe für Entgeltabrechnung hinzu. |
Möchten Sie verhindern, dass Payroll Administrators und Partners On-Demand-Zahlungen für sich selbst ausführen? | Aufgaben der Benutzeroberfläche verhindern automatisch, dass Benutzer Zahlungen für sich selbst hinzufügen oder bearbeiten. Sie können On-Demand-Zahlungen für sich selbst nur über einen Webservice ausführen. Sie können dies verhindern, indem Sie das Kontrollkästchen Payroll Web Services - Do Not Allow Add/Update for Worker as Self in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Payroll aktivieren . |
Wie nennen Sie Zahlungen, die Sie an Mitarbeiter leisten, die ins Ausland versetzen (CAN, IRL, UK, USA)? | Workday bezeichnet diese Art von Zahlungen als nachlaufende Zahlungen für Auslandstransfers. Der voreingestellte Name für dieses Kontrollkästchen lautet Nachlaufende Zahlung und kann in der Aufgabe Benutzerdefinierte Labels verwalten geändert werden. |
Empfehlungen
Führen Sie für die Entgeltabrechnung in Kanada und den USA manuelle Zahlungen anstelle von On-Demand-Zahlungen aus, um Steuerbeträge anzupassen, da Workday die gesetzlichen Steuern für Arbeitgeber und Mitarbeiter für On-Demand-Zahlungen berechnet.
Für Payroll for UK:
- Führen Sie On-Demand-Zahlungen anstelle von manuellen Zahlungen aus, um Zahlungsbeträge anzupassen, da Workday die gesetzlichen Steuern für Arbeitgeber und Mitarbeiter für On-Demand-Zahlungen berechnet und die Beträge an HMRC meldet.
- Führen Sie manuelle Zahlungen anstelle von On-Demand-Zahlungen aus, wenn Sie Steuerbeträge anpassen müssen, da Workday die gesetzlichen Arbeitgeber- und Mitarbeitersteuern für manuelle Zahlungen nicht berechnet. Ziehen Sie in Betracht, manuelle Zahlungen für Abrechnungsperioden vor der vorherigen Abrechnungsperiode auszuführen, da Sie wahrscheinlich Steuerbeträge korrigieren müssen. Fügen Sie zugehörige Berechnungen für gesetzliche Steuern manuell hinzu
Schließen Sie alle On-Demand-Ersatzzahlungen für einen ausgeschiedenen Mitarbeiter ab, bevor Sie den Mitarbeiter aus einem Unternehmen oder einer Abrechnungsgruppe entfernen.
Für Payroll for Ireland:
- Verarbeiten Sie Off-Cycle-Zahlungen nur mit einem Zahlungsdatum im Datumsbereich der Abrechnungsperiode, für die Sie die Zahlung verarbeiten, um eine genaue Berechnung der Steuern für den Mitarbeiter zu gewährleisten.
- Führen Sie On-Demand-Zahlungen anstelle von manuellen Zahlungen aus, um Zahlungsbeträge anzupassen, da Workday die gesetzlichen Steuern für Arbeitgeber und Mitarbeiter für On-Demand-Zahlungen berechnet und die Beträge an den Ertrag weitermeldet.
- Workday empfiehlt, keine On-Demand-Zahlungen für eine vorherige Periode auszuführen, in der der Mitarbeiter in der Periodenmitte versetzt wurde. Workday empfiehlt, Mitarbeiter zu Beginn einer Abrechnungsperiode zu versetzen.
Anforderungen
Um eine genaue Verarbeitung zu gewährleisten, geben Sie in der Aufgabe
Laufkategorie erstellen
an, welche Entgeltkomponenten für On-Demand-Zahlungen berechnet werden sollen. Einschränkungen
- Sie können nur eine Ersatzzahlung für einen Mitarbeiter in einer Periode, Abrechnungsgruppe und einem Unternehmen erstellen. Wenn die Abrechnungsperiode Unterperioden enthält, können Sie eine Ersatzzahlung pro Unterperiode erstellen (AUS, CAN, FRA, UK, USA).
- Wenn Sie eine Ersatzzahlung erstellen, schließt Workday den Mitarbeiter vom regulären On-Cycle-Lauf für diese Periode oder Unterperiode aus (AUS, CAN, FRA, UK, USA).
- Workday berechnet Beträge für zusätzliche On-Demand-Zahlungen nicht anteilig.
- Sie können Ersatzzahlungen nur für Perioden oder Unterperioden ausführen, die Sie noch nicht abgeschlossen haben (AUS, CAN, FRA, UK, USA).
- Sie können nachlaufende Zahlungen nur für die aktuelle oder die nächste Periode ausführen. Workday unterstützt keine nachlaufenden Zahlungen für Mitarbeiter im Auslandseinsatz oder für mehrere Tätigkeiten in den aktuellen oder vorherigen Perioden (CAN, IRL, UK, USA).
- Sie können eine Besteuerung für On-Demand-Ersatzzahlungen nur für nicht reguläre Laufkategorien anwenden, für die Sie die Verwendung der nicht regulären Besteuerung (USA) festgelegt haben.
- Wenn Sie die Rückrechnung für eine Einstellung für die Rückrechnung in einer Unterperiode ausführen, erstellt Workday ein Nullvergütungsergebnis für die Unterperiode. Daher können Sie für diese Unterperiode (AUS, CAN, FRA, UK, USA) keine On-Demand-Ersatzzahlungen ausführen.
- Workday kann keine offenen Rückstandssalden für On-Demand-Zusatzzahlungen (AUS, CAN, IRL, UK, USA) einfordern.
- Sie können keine Anhänge zu einer Eingabe für die Entgeltabrechnung hinzufügen, die direkt in einer On-Demand-Zahlung eingegeben wird.
Mandanten-Setup
Sie können die Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Payroll
verwenden, um zu bestimmen, ob:
- Verwenden Sie das Zahlungs- oder Periodenenddatum als Buchungsdatum für Off-Cycle-Zahlungen.
- Berücksichtigen Sie abgeschlossene On-Demand-Zusatzzahlungen, wenn Sie Perioden für die Rückrechnung festlegen.
- Verhindern Sie, dass Benutzer On-Demand-Zahlungen für sich selbst ausführen, wenn sie einen Webservice nutzen.
Sicherheit
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Domäne Custom Label Management im funktionalen Bereich „System“. | Ermöglicht es Ihnen, Labels für nachlaufende Zahlungen anzupassen. |
Domäne Process: Off Cycle (On Demand) im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Ermöglicht das Erstellen von On-Demand-Zahlungen. |
Geschäftsprozesse
Sie können eine On-Demand-Zahlung zu einem Geschäftsprozess als
To-do-
Schritt hinzufügen, z. B. bei Zusatztätigkeit hinzufügen/beenden
, Onboarding
, Vergütungsänderung
oder Abwesenheitsereignis
.Reporting
Berichte oder Datenquellen | Überlegungen |
|---|---|
Bericht Off-Cycle-Eingaben für Entgeltberechnung für Gruppe von Mitarbeitern
| Prüfen Sie die On-Demand-Zahlungen nach Abrechnungsgruppe und Periode oder Unterperiode. |
Verarbeitung für Entgeltberechnungen - Bericht
| Führen Sie eine der folgenden Aktionen für On-Demand-Zahlungen aus:
|
Bericht Off-Cycle-Zahlungen für Entgeltabrechnung für Gruppe von Mitarbeitern
| Verwenden Sie diese Datenquelle, um einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen, der Informationen zur On-Demand-Zahlung auflistet. |
Bericht FRA Payroll Journal by Company (FRA)
Bericht FRA Payroll Journal by Establishment | Zeigt eine aggregierte Ansicht der Ergebnisse der Entgeltabrechnung basierend auf der Konfiguration der Gehaltsabrechnung an.
Sie können Ergebnisse von On-Cycle- oder On-Demand-Entgeltabrechnungen auch nach folgenden Kriterien filtern:
|
Bericht FRA Pay Calculation Results - Payslip View (FRA) | Zeigen Sie Ergebnisse der Entgeltabrechnung für mehrere Mitarbeiter in einer Präsentation ähnlich einer Gehaltsabrechnung an. Sie können Ergebnisse der Entgeltabrechnung nach Buchungsdatum filtern. |
Integrationen
Workday empfiehlt, den Webservice
Import Payroll Off-Cycle Payment
zu verwenden, wenn Sie On-Demand-Zahlungen als Massenvorgang laden. Beziehungen und Touchpoints
Features | Überlegungen |
|---|---|
Eingaben für Entgeltabrechnung | Sie können Eingaben für Entgeltabrechnung laden, um On-Demand-Zahlungen zu erstellen. |
Berechnung der Entgeltrückrechnung | Sie können Rückrechnungsdifferenzen als Eingaben für On-Demand-Zahlungen laden. |
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.