Überlegungen zum Setup: Entgeltabrechnungshistorie
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung der Entgeltabrechnungshistorie dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Die Entgeltabrechnungshistorie ist eine Aufzeichnung der Zahlungen, die an Ihre Mitarbeiter geleistet wurden, bevor Sie Workday Payroll verwenden. Sie laden diese Daten in Workday, um Anfangssalden für Mitarbeiter einzurichten.
Vorteile und Nutzen
Die Entgeltabrechnungshistorie erhöht die Genauigkeit von Entgeltberechnungen, da Sie frühere Abrechnungsdetails für Ihre Mitarbeiter einschließen können. Sie können die Entgeltabrechnungshistorie verwenden, um Daten aus externen Quellen zu integrieren und so mehr Flexibilität bei Ihren Entgeltberechnungen zu erhalten.
Anwendungsfälle
Um genaue Entgeltberechnungen zu gewährleisten, können Sie historische Entgeltabrechnungsdaten aus externen oder Legacy-Systemen laden. Beispiel: Sie verwenden Workday Payroll erst nach der Mitte des Finanzjahres. Daher benötigen Sie die Abrechnungshistorie, um das aktuelle Steuerjahr abzustimmen.
Wenn Sie die Daten laden, können Sie die Entgeltabrechnungshistorie in Berechnungen für das laufende Jahr einschließen. Für Kanada, das Vereinigte Königreich und die USA können Sie in Workday auch Berechnungen „Quartal bis heute“ einschließen.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Wie oft möchten Sie die Entgeltabrechnungshistorie laden? | Workday empfiehlt, die Historie mindestens zweimal zu laden. Beispielsweise in einen Testbereich und dann in Ihren Live-Bereich in Workday.
Stellen Sie sicher, dass Sie den Ladevorgang jedes Mal mit denselben Parametern und Daten wiederholen können, um Fehler zu vermeiden. Laden Sie die Historie als in der letzten Abrechnungsperiode in Ihrem Legacy-Entgeltabrechnungssystem. |
Wenn ich die Entgeltabrechnung zum Beginn eines neuen Steuerjahres verwenden möchte, muss ich eine Historie laden? | Ja, wenn es vergütungsbezogene Posten gibt, die nicht in ein einzelnes Steuerjahr fallen.
Beispiele hierfür sind:
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Gibt es Mitarbeiter mit mehreren historischen Datensätzen im selben Unternehmen? | Workday empfiehlt, die Daten eines Mitarbeiters aus der letzten Beschäftigungsperiode zusammenzufassen, damit sie korrekt geladen werden. Geben Sie anstelle von Summen für jeden Abrechnungslauf summierte Werte an.
Nur für Payroll for UK, wenn ein Mitarbeiter mehrere Beschäftigungsperioden hat, sollten Sie die zusammengefasste Historie für jede Beschäftigungsperiode laden. Beispiel. Laden Sie für einen Mitarbeiter, der eingestellt, ausgeschieden und wieder eingestellt wurde, zwei Perioden der Historie. Jede Periode des Beschäftigungsverhältnisses hat ihre eigene zugehörige Entgeltabrechnungs-ID und den Entgeltbetrag für Jahr bis heute. |
Für welche Abrechnungsperioden müssen Sie die Historie laden? | Workday hindert Sie nicht daran, mehrere Perioden zu laden. Um jedoch mögliche Lücken oder Überschreibungen in den Daten zu vermeiden, sollten Sie die Historie in der Reihenfolge der Periodensequenz laden und berechnen.
Für Payroll nur für die USA empfiehlt Workday, die Entgeltabrechnungshistorie nur für das aktuelle Steuerjahr zu laden. Für abgeschlossene Quartale laden Sie die Historie nach Quartal. Bei Teilquartalen laden Sie die Historie nach Abrechnungsperiode. Für Payroll for Canada, France and UK empfiehlt Workday aufgrund des potenziellen Zeit- und Arbeitsaufwands für das Extrahieren, Laden und Abstimmen der Entgeltabrechnungshistorie, einen Historiendatensatz pro Periode des Beschäftigungsverhältnisses zu laden. Jeder Datensatz enthält Werte für „Jahr bis heute“, die die Steuerperioden innerhalb dieser Periode des Beschäftigungsverhältnisses abdecken, anstatt historische Datensätze für jede Abrechnungsperiode innerhalb des Steuerjahres zu laden. |
Verarbeiten Sie für Payroll for Australia Entgeltberechnungen, für die eine genaue Berechnung der Abrechnungshistorie eines Mitarbeiters erforderlich ist? | YTD-Beträge von Mitarbeitern laden für:
Wenn Sie keine vollständige YTD-Abrechnungshistorie laden, sollten Sie ggf. Memobezüge verwenden, um die YTD-Beträge dafür zu laden, um Auswirkungen auf das STP-Reporting zu vermeiden. |
Wie möchten Sie bei der Entgeltabrechnung für Australien sicherstellen, dass Ihre übertragenen YTD-Zahlen nicht zu doppelten STP-Berichten führen? | Aufgrund des potenziellen Zeit- und Arbeitsaufwands für das Extrahieren, Laden und Abstimmen der Entgeltabrechnungshistorie und das Mapping älterer Entgeltabrechnungselemente mit Kategorien in Workday empfiehlt Workday, dass Sie nur die nicht berichtspflichtigen, abrechnungsbezogenen Elemente laden, die für die Unterstützung von Berechnungen erforderlich sind, die auf der Entgeltabrechnungshistorie basieren .
Wenn Sie die Historie für meldepflichtige STP-Elemente laden möchten, gilt Folgendes:
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Empfehlungen
Um die Performance zu verbessern und den Aufwand für Prüfungen nach dem Laden der Daten zu reduzieren, empfiehlt Workday, dass Sie nur die historischen Daten laden, die für aktuelle Entgeltberechnungen und Berichte erforderlich sind.
Um sicherzustellen, dass alle historischen Daten, die sich auf die aktuelle Vergütung auswirken, verfügbar sind, empfiehlt Workday, historische Entgeltzahlungen zu laden, bevor Sie die erste Entgeltberechnung ausführen. Beispiel: Rückzahlungen von Mitarbeiterdarlehen für Darlehen mit noch offenen Salden.
Beim Laden der Historie als Ergebnis einer Anschaffung gilt Folgendes:
- Erstellen Sie für „Entgeltabrechnung“ für Australien, Kanada, Frankreich und die USA eine separate Abrechnungsgruppe für Mitarbeiter, die von der übernommenen Organisation bezahlt werden. Mit dieser Abrechnungsgruppe können Sie die Mitarbeiter für Auditzwecke getrennt halten, bis Sie alle zugehörigen Historiendaten korrekt in Workday geladen haben. Nachdem Sie ihre Entgeltabrechnungshistorie geladen haben, verschieben Sie sie in die Abrechnungsgruppe, zu der sie in der neuen Organisation gehören sollen.
- Nur für Payroll for UK: Wenn Sie die Historie infolge einer Übernahme laden, verwenden Sie Ihre Sandbox-Vorschau, um die Entgeltabrechnungshistorie zu testen und abzustimmen. Nachdem Sie sich vergewissert haben, dass alle Daten korrekt geladen wurden, replizieren Sie Ihre Aktionen in Ihrem Workday-Produktionsmandanten.
Um Fehler oder Auslassungen in Berichten zur Abrechnungsgruppenabstimmung zu vermeiden, laden Sie die Entgeltabrechnungshistorie, bevor Sie erfassen, dass für Mitarbeiter ein Austritt oder eine Abwesenheit erfasst wurde.
Auditieren Sie nach dem Laden Ihrer Historiendaten die Datensätze der Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass das Periodenenddatum nach dem Einstellungsdatum des Mitarbeiters liegt.
Führen Sie nach dem Laden ein Audit der Mitarbeiter durch, um sicherzustellen, dass sie sich im Mandanten befinden. Beispiel: Vergleichen Sie mithilfe eines Berichts aus dem Mandanten Namen/Personalnummern mit ihren Personalnummern.
Anforderungen
Bevor Sie Ihre erste Entgeltberechnung in Workday ausführen:
- Nur für Payroll for the USA: Wenn Sie ab der Quartalsmitte oder Jahresmitte beginnen, laden Sie historische Zahlungen aus Ihrem externen oder Legacy-Entgeltabrechnungssystem.
- Für Payroll for Canada, France and UK: Wenn Sie ab der Jahresmitte beginnen, laden Sie historische Zahlungen aus Ihrem externen oder Legacy-Entgeltabrechnungssystem.
Für jede externe oder ältere Entgeltabrechnungs-ID, die Sie laden, müssen Sie eine Workday-ID zuweisen, z. B. eine Personalnummer, um eine historische Zahlung für den Mitarbeiter ausführen zu können.
Einschränkungen
Sie können die Entgeltabrechnungshistorie jederzeit hinzufügen oder korrigieren. Das Hinzufügen oder Ändern historischer Ergebnisse für einen Mitarbeiter kann sich jedoch auf Berechnungen und Ergebnisse auswirken, die deren historische Salden verwenden.
Bei Payroll for Australia kann die Änderung historischer Ergebnisse für einen Mitarbeiter zu einem fehlerhaften STP-Reporting führen.
Nachdem Sie die Entgeltabrechnungshistorie abgeschlossen haben, können Sie die abgeschlossene Historie manuell auf Mitarbeiterbasis ändern. Wenn Sie nach dem Laden der Historie Details für mehrere Mitarbeiter korrigieren müssen, können Sie eine Korrekturhistoriendatei laden. Die Korrekturdatei enthält die Differenzen zwischen der ursprünglichen, abgeschlossenen Datei für die Entgeltabrechnungshistorie und den Korrekturwerten, die in Workday gespeichert werden sollen.
Bevor Sie die Entgeltabrechnungshistorie für einen Mitarbeiter ändern, indem Sie
"Historische Zahlung für Mitarbeiter ausführen"
verwenden, gehen Sie wie folgt vor:
- Weisen Sie für Payroll for Australia eine Abrechnungsgruppe „AUS“ zu, bevor Sie eine Entgeltabrechnungs-ID laden und die historische Zahlung ausführen.
- Weisen Sie für „Entgeltabrechnung für Großbritannien“ eine UK-Abrechnungsgruppe zu, bevor Sie eine Entgeltabrechnungs-ID laden und die historische Zahlung ausführen
Mandanten-Setup
Keine Auswirkungen.
Sicherheit
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Pay Calculation (History): Ad Hoc Actions im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Ermöglicht die Erfassung oder Korrektur der Entgeltabrechnungshistorie für einen Mitarbeiter. |
Process: Load, Calculate, Cancel, Complete History im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Mit diesen Webservices können Sie die Entgeltabrechnungshistorie von Mitarbeitern als Massenvorgang laden. |
Worker Data: Payroll (Company Specific) - UK im funktionalen Bereich „UK Payroll“. | Nur für Payroll for UK, können Sie die Historie für Folgendes laden:
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Geschäftsprozesse
Keine Auswirkungen.
Reporting
Führen Sie den
Bericht Verarbeitung der Entgeltberechnungen
aus, um historische Zahlungen zu verarbeiten. Sie können die Suchfacetten verwenden, um die folgenden Massenaktionen zu filtern und auf die ausgewählten historischen Zahlungsergebnisse im Bericht anzuwenden:
- Abbrechen
- Abgeschlossen
- Neu berechnen
Integrationen
Mit folgenden Webservices können Sie einen Massenvorgang der Abrechnungshistorie Ihrer Mitarbeiter hochladen und abrufen:
- Get_Payroll_History_Payments
- Import_Payroll_History_Payment
- Put_Payroll_History_Payment
Nur für Payroll for UK können Sie auch die folgenden Webservices verwenden:
- Get_Payroll_Holiday_Pay_History
- Get_Payroll_SSP_History
- Get_Pensions_Auto_Enrolment_External_Assessment_History
- Import_Payroll_Holiday_Pay_History
- Put_Payroll_SSP_History
- Put_Pensions_Auto_Enrolment_External_Assessment_History
Beziehungen und Touchpoints
Payroll ist mit mehreren anderen Bereichen in Workday verbunden. Je nachdem, welche Teile von Workday Sie verwenden, müssen Sie beim Laden der Entgeltabrechnungshistorie Details in verschiedenen Bereichen prüfen oder einrichten.
Touchpoint | Überlegung |
|---|---|
Abwesenheit | Prüfen Sie:
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Zusatzleistungspläne | Damit Workday Beiträge und Zahlungen über die Entgeltabrechnung verarbeiten kann, ordnen Sie alle vorhandenen Zusatzleistungspläne den Entgeltbezügen und -abzügen zu.
Überprüfen Sie alle Einschreibungsregeln, die das Start- und Enddatum des Abzugs steuern, damit sie mit der Entgeltabrechnung synchronisiert werden. |
änderungen | Prüfen Sie Ihre Liste der Vergütungselemente, um sicherzustellen, dass sie mit Bezügen gemappt sind.
Stellen Sie sicher, dass Vergütungselemente und -pläne für alle Bezüge vorhanden sind, bei denen die Entgeltabrechnung voraussichtlich über die Vergütung und nicht über Eingaben für die Entgeltabrechnung verarbeitet wird. |
Human Capital Management | Prüfen Sie alle HCM-Geschäftsprozesse, um zu ermitteln, ob für die Entgeltabrechnung folgende Schritte erforderlich sind:
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Zeiterfassung | Verknüpfen Sie Zeitberechnungs-Tags mit Bezügen oder Abzügen, um genehmigte Zeitblöcke als Eingaben für die Zahlung von Mitarbeitern zu verwenden. |
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.