Überlegungen zum Setup: Jahresendabrechnungsverarbeitung (UK)
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei der Verwendung der Jahresendabrechnung im Vereinigten Königreich dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Die Jahresabschlussverarbeitung für das Vereinigte Königreich umfasst eine Reihe von Aufgaben, Berichten und Integrationen in Workday, mit denen Sie das aktuelle Steuerjahr abschließen und sich auf das nächste vorbereiten können.
Workday unterstützt das Jahresendsteuerformular P60 und folgende Prozesse:
- Aktualisierung des früheren Jahres (EJU) für die Steuerjahre 2018–2019 und 2019–2020.
- Real Time Information (RTI) Full Payment Submit (FPS)
- RTI Employer Payment Summary (EPS)
- Anhebung des Steuercodes zu Beginn eines neuen Steuerjahres.
Vorteile und Nutzen
Workday erleichtert die Verwaltung Ihrer Anforderungen für die Jahresendabrechnung durch folgende Features:
- Verwalten Sie Entgeltabrechnungsdaten an einem zentralen Ort, um Zahlungen an HMRC zu validieren.
- Auf diese Weise können Sie Ihren Mitarbeitern elektronische und gedruckte Versionen der Jahresendsteuerformulare zur Verfügung stellen. Mitarbeiter können über den Mitarbeiter-Selfservice (ESS) auf dem Desktop und Mobilgeräten auf elektronische Formulare zugreifen.
Anwendungsfälle
Mit der Jahresend-Entgeltverarbeitung haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Ermöglichen Sie es Mitarbeitern, ein Opt-in für eine Kopie ihrer Jahresendsteuerformulare in Papierform zu setzen.
- Ermöglichen Sie es Mitarbeitern, ihre elektronischen Steuerformulare für den Jahresabschluss in ESS anzuzeigen und zu drucken.
- Generieren Sie P60-Daten für auswählbare Mitarbeiter.
- Aktualisierungen des Jahresendformulars prüfen
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Wie möchten Sie P60-Formulare für Jahresabschluss erstellen? | Sie können P60-Formulare drucken oder Online-Formulare für ESS aktivieren. Sie müssen Druckoptionen für Ihr Unternehmen einrichten, um P60 in Papierform zu drucken. |
Haben Sie nach Abschluss der Entgeltabrechnung Entgeltkomponentengruppen geändert und müssen Sie später einen Saldo anpassen? | Sie können manuelle Zahlungen erstellen, wenn Sie Salden anpassen müssen. Beispiel: Um die Salden für das laufende Jahr für P60 eines Mitarbeiters zu aktualisieren, verarbeiten Sie eine On-Demand-Zusatzzahlung. |
Empfehlungen
Zur Vorbereitung auf den Jahresabschlussprozess empfiehlt Workday Folgendes:
- Stellen Sie sicher, dass Ihr HMRC-PAYE-Konto mit Ihren PAYE-Ergebnissen in Workday übereinstimmt, und prüfen und korrigieren Sie alle Abweichungen.
- Erstellen Sie Testversionen Ihrer PDF- und Integrationsformulare für das neue Jahr und revidieren Sie sie bei Bedarf für das neue Jahr.
- Vergewissern Sie sich, dass für alle Entgeltkomponenten korrekt konfigurierte Entgeltkomponentengruppen vorhanden sind. Entgeltkomponentengruppen steuern, wie Workday bestimmte Beträge in Gehaltsabrechnungen meldet. Entgeltkomponentengruppen können auch steuerpflichtige Löhne in P60-Formularen steuern.
Wenn Sie die letzte Periode der Entgeltabrechnung für ein Steuerjahr abschließen, empfiehlt Workday, die Elemente in dieser Reihenfolge zu verarbeiten:
- Zeigen Sie RTI FPS-Ausnahmen an und korrigieren Sie diese.
- Senden Sie FPS-Daten an HMRC.
- Senden Sie ESP-Daten an HMRC.
- Führen Sie bei Bedarf eine Aktualisierung des früheren Jahres aus.
- Erstellen und verteilen Sie P60-Formulare für Mitarbeiter.
Zu Beginn eines neuen Steuerjahres empfiehlt Workday, die Elemente in der folgenden Reihenfolge zu verarbeiten:
- Prüfen Sie HMRC-Änderungen an Prozessen oder Formularen für den Jahresabschluss.
- Verarbeiten Sie alle HMRC-Benachrichtigungen.
- Führen Sie eine Anhebung und Löschung des Steuercodes aus.
- Richten Sie den Periodenkalender für Entgeltabrechnung und Abwesenheit ein.
- Aktualisieren Sie Feiertagskalender.
- Nehmen Sie alle vertraglichen oder gesetzlichen Änderungen für das neue Steuerjahr vor. Beispiel: Budgetänderungen. Workday stellt diese Informationen im Dashboard Aktualisierungen von Abrechnungs-Compliance bereit.
Anforderungen
Zu Beginn des Steuerjahres:
- Richten Sie Perioden- und Feiertagskalender für das gesamte Jahr ein.
- Validieren Sie die Zahlungsdaten für das Jahr anhand von Wochenenden und gesetzlichen Feiertagen. Beispiel: Neuplanung von Feiertagen, um einen bestimmten historischen Anlass zu gebühren.
- Vergewissern Sie sich, dass neue Hauptbuch-Perioden den StatusOffenhaben.
- Für Mitarbeiter, die seit April 2011 Kinderbetreuungsgutscheine haben, können Sie die Steuerklasse manuell einbehalten und ihre Datensätze entsprechend anpassen.
- Registrieren Sie sich bei HMRC, bevor am 6. April Änderungen in Form von Zusatzleistungen eingeführt werden. Workday empfiehlt, die Mitarbeiter zeitnah über Änderungen an Zusatzleistungen zu informieren.
Kurz vor Ende des Steuerjahres:
- Führen Sie alle Entgeltabrechnungen für das Steuerjahr durch, einschließlich Off-Cycle und manueller Anpassungen.
- Vergewissern Sie sich, dass Ihr Unternehmensname, Ihre Adresse und Ihre Steuerreferenzen korrekt sind.
- Stellen Sie bei P60-Formularen sicher, dass das Mapping von Datenelementen den HMRC-Richtlinien entspricht. Workday empfiehlt, eine Testversion zu generieren, um das Layout zu prüfen.
- Identifizieren Sie Datenelemente, die für das Reporting zu geschlechtsspezifischen Entgeltlücken und Renten verwendet werden.
Einschränkungen
Workday unterstützt E YU nur für die Steuerjahre 2018-2019 und 2019-2020.
Workday erstellt einen P60 für alle aktiven Mitarbeiter zum 5. April jeden Jahres und für Mitarbeiter, die das Unternehmen zwischen dem 1. und 5. April verlassen haben. Für Mitarbeiter, die das Unternehmen vor dem 1. April verlassen haben, müssen Sie eine P45-Datei mit ihren Steuerinformationen sowie alle Details zu Studenten- oder Postgraduiertendarlehen generieren.
Workday unterstützt Folgendes nicht:
- Rückkehr der jährlichen Befragung von Stunden und Bezügen des Office of National Statistics (ASHE) zurück.
- Formular P11D.
- Zahlungsabwicklungsvereinbarung (PSA) - PAYE
Mandanten-Setup
Keine Auswirkungen.
Sicherheit
Konfigurieren Sie diese Domänen im funktionalen Bereich „UK Payroll“.
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Process: HMRC Notifications - UK
Process: HMRC Notifications (Run) - UK | Ermöglicht das Abrufen und Anwenden von Änderungen für die Steuercodedetails von Mitarbeitern aus HMRC. |
Prozess: Steuerdetails für Neueinstellung
| Ermöglicht die Verarbeitung der P45- und Steuerdetails, die Neueinstellungen während des Onboarding-Prozesses vornehmen. |
Prozess: P60 - UK
| Ermöglicht das Einrichten und Verwalten der P60-Generierung. |
Prozess: P60 (Berichte) – UK
| Sie haben folgende Möglichkeiten:
|
Prozess: P60 (Ausführung) - UK
| Ermöglicht die Identifizierung von Mitarbeitern, die ein P60 benötigen. |
Prozess: RTI - UK
| Hiermit können Sie RTI-Übermittlungen für HMRC generieren. |
Process: RTI (Reports) - UK
| Hiermit können Sie Berichte zu RTI-Übermittlungen erstellen. |
Prozess: RTI (Run) - UK
| Ermöglicht die Verarbeitung von RTI-Daten. |
Prozess: Anhebung und Clearing von Steuercodes - UK
Prozess: Anhebung und Clearing von Steuercodes (Ausführung) - UK | Ermöglichen Sie die Aktualisierung der Steuerdetails von Mitarbeitern mit Informationen aus HMRC. |
Set Up: Payroll (Company Vehicle) - UK
| Ermöglicht die Erfassung von Firmenfahrzeugdaten. |
Set Up: Payroll (RTI) - UK
| Ermöglicht die Generierung Ihrer RTI FPS-Daten für HMRC. |
Set Up: Payroll UK
| Ermöglicht das Einrichten und Anzeigen von Entgeltabrechnungsdaten, die nicht auf einer Abrechnungsgruppe oder einem Unternehmen basieren. Beispiel: Details zur Arbeitgeberreferenz. |
Worker Data: Payroll (unternehmensspezifisch) - UK
| Ermöglicht die Verwaltung nicht unternehmensspezifischer Daten für Mitarbeiter. Beispiel: Einzelne Steuerdetails. |
Worker Data: Payroll (Company Vehicle) - UK
| Ermöglicht die Erfassung von Firmenwagendaten für Mitarbeiter. |
Geschäftsprozesse
Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
Steuercodeerhöhung - Ereignis
und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „UK Payroll“. Mit diesem Geschäftsprozess können Sie die Steuerdetails von Mitarbeitern für das neue Steuerjahr mit Informationen aus HMRC aktualisieren.Reporting
Berichte oder Dashboards | Überlegungen |
|---|---|
Dashboard Aktualisierungen von Abrechnungs-Compliance. | Verwenden Sie das Dashboard, um von Workday bereitgestellte Compliance-Aktualisierungen zu prüfen. |
Bericht Entgeltberechnungsgruppen für Entgeltberechnungen . | Verwenden Sie diesen Bericht in der Profilgruppe Entgeltabrechnung, um zu prüfen, ob sich Entgeltkomponenten in den entsprechenden Entgeltkomponentengruppen befinden.
Prüfen Sie mit Tenant Analyzer , ob Sie die Informationen in Ihrem Mandanten optimiert haben. |
Berichte Advanced UK RTI FPS Data anzeigen und View UK RTI FPS Data . | Verwenden Sie diese Berichte, um die für ausgewählte Ergebnisse der Entgeltabrechnung generierten FPS-Werte anzuzeigen und eine Vorschau Ihrer Übermittlungsdetails anzuzeigen. |
Die Berichte Advanced UK RTI FPS Exceptions anzeigen und UK RTI FPS Exceptions anzeigen . | Verwenden Sie diese Berichte, um Fehler oder Warnungen in den endgültigen Ergebnissen der Entgeltabrechnung für die Abrechnungsperiode anzuzeigen.
Der Bericht View UK RTI FPS Exceptions zeigt maximal 1000 Zeilen an. |
Antworten auf neue Starter-Checkliste anzeigen
| Verwenden Sie diesen Bericht, um die Antworten von Neueinstellungen auf die New Starter Checklist in der Aufgabe "Steuerdetails für neue Einstellung angeben" anzuzeigen. |
Bericht UK Apprenticeship Tax anzeigen . | Verwenden Sie diesen Bericht bei der Abstimmung Ihrer Zahlungen, um Ihre monatlichen und jährlichen Beträge für Ausbildungsgebühren zu prüfen. |
Bericht An HMRC gemeldete FPS-Beträge (UK) anzeigen . | Verwenden Sie diesen Bericht, wenn Sie Ihre Zahlungen mit Ihrem PAYE-Konto abstimmen. |
Bericht „UK Gender Bonus Gap Reporting“ anzeigen . | Verwenden Sie diesen Bericht, um der HMRC Bonuszahlungsdaten für Ihren jährlichen Bericht zum geschlechtsspezifischen Entgeltgefälle bereitzustellen. |
Bericht Entgeltsatz pro Stunde für geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle (UK) anzeigen . | Verwenden Sie diesen Bericht, um der HMRC Vergütungsdaten für Ihren jährlichen Bericht über geschlechtsspezifische Entgeltlücken zur Verfügung zu stellen. |
Bericht UK P60 anzeigen . | Verwenden Sie diesen Bericht, um P60-Werte in der Warteschlange für ein bestimmtes Unternehmen und bestimmte Mitarbeitergruppen zu prüfen. |
Bericht UK – RTI-EPS-Daten anzeigen . | Verwenden Sie diesen Bericht, um die berechneten Daten in Ihrer MwSt-Übermittlung zu prüfen. |
Bericht UK RTI FPS Worker Company Car Data anzeigen. | Wenn Ihr Unternehmen eine Vereinbarung mit HMRC hat, dass Firmenwagen als Zusatzleistungen in die Entgeltabrechnung aufgenommen werden, verwenden Sie diesen Bericht, um das Auto eines Mitarbeiters und seine jährlichen Kosten zu verifizieren. |
Bericht Worker UK Tax Details . | Verwenden Sie diesen Bericht, um den neuen Steuercode eines Mitarbeiters zu prüfen, nachdem Sie eine Anhebung des Steuercodes ausgeführt haben. |
Integrationen
Integrationen | Überlegungen |
|---|---|
Eingehende HMRC-Benachrichtigungen
| Übermittelt DPS-Anforderungen (Data Provisioning Service) für die folgenden Benachrichtigungsarten: P6, P6B, P9, SL1, SL2, PGL1 und PGL2. |
HMRC-Engagementinformationen
| Übermittelt FPS-Dateien an HMRC RTI. |
HMRC Real Time Information Früheres Jahr
| Übermittelt Aktualisierungen der RTI für früheres Jahr. |
HMRC Real Time Information Employer Payment Summary
| Übermittelt ESP-Dateien an HMRC RTI. |
Beziehungen und Touchpoints
Workday verwendet Mitarbeiterdaten, um P60-Daten und -Formulare zu generieren. Beispiel: Geben Sie alle erforderlichen Informationen in Workday Human Capital Management an, z. B. Privatadresse, Postleitzahl und Sozialversicherungsnummer. Workday bestimmt anhand dieser Informationen den Arbeitsstatus des Mitarbeiters.
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.