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Zuletzt aktualisiert: 2026-04-03
Geschäftsprozessrichtlinien für Spesenabrechnungsereignisse

Geschäftsprozessrichtlinien für Spesenabrechnungsereignisse

Übersicht

Der Geschäftsprozess Spesenabrechnungsereignis in Workday ist ein konfigurierbarer Workflow , der steuert, wie Spesenabrechnungen übermittelt, geprüft, genehmigt und verarbeitet werden. Sie ist eine wichtige Komponente der Workday Financial Management-Suite und wurde entwickelt, um die Einhaltung von Unternehmen zu gewährleisten, einen klaren Audit-Trail zu bieten und den Prozess für Spesenerstattungen zu optimieren.
Sie können den Geschäftsprozess Spesenabrechnungsereignis anpassen:
  • Auditieren Sie Spesenabrechnungen auf Betragsanomalien, falsche Spesencodierungen und Doppelung von Spesen.
  • Spesenabrechnungen basierend auf ihrem Risiko- Score zur Genehmigung weiterleiten. SeeSpesenabrechnungen basierend auf Risiko weiterleiten .
  • Erfassen Sie Feedback, indem Sie Fragebögen in Spesenabrechnungen aufnehmen.
  • Prüfen Sie Budgets.
  • Bestätigen Sie die Genauigkeit von Steuern in Spesenabrechnungen.
  • Rufen Sie Spesenabrechnungsdaten zu Reportingzwecken ab.
  • Senden Sie einzelne Spesenpositionen zur Korrektur zurück.
  • Verfolgen Sie Projekte.
Dies sind die Abschnitte in diesem Thema:
  • Unterprozesse
  • Voraussetzungen
  • Prozessinitiatoren
  • Einschränkungen
  • Allgemeine Geschäftsprozess-Workflows und Richtlinien
  • Workflow Step Types
  • Integrationen und Serviceschritte
  • Routing Modifiers
  • Benachrichtigungen
  • Probleme und Lösungen

Unterprozesse

Der Geschäftsprozess „Spesenabrechnungsereignis“ kann aus folgenden Unterprozessen bestehen:
  • Spesenabrechnung - Intercompany-Ereignis initiieren: Sie können diesen Unterprozess verwenden, wenn sich das Unternehmen einer Spesenabrechnung vom Unternehmen des Headers unterscheidet. Die Intercompany -Spesenpositionen werden zur Genehmigung an die entsprechenden Stakeholder im verbundenen Unternehmen weitergeleitet. Wenn die Intercompany -Genehmiger die Positionen ablehnen, wird die gesamte Spesenabrechnung abgelehnt.
  • Budgets prüfen: Mit diesem Unterprozess können Sie sicherstellen, dass eine vorgeschlagene Spesenabrechnung die vorab genehmigten Geldmittel nicht überschreitet, die einer bestimmten Abteilung, einem Projekt oder einer Kostenstelle zugewiesen wurden.

Voraussetzungen

Bevor eine Spesenabrechnung erfolgreich verarbeitet werden kann, müssen mehrere grundlegende Elemente vorhanden sein:
  • Mitarbeiter-Setup: Mitarbeiter müssen in Workday HCM registriert sein und eine Auszahlungsoption haben.
  • Definition der Spesenrichtlinie: Es muss eine eindeutige, dokumentierte Spesenrichtlinie festgelegt und an alle Mitarbeiter kommuniziert werden, in der zulässige Ausgaben, Ausgabenlimits und erforderlich Unterlagen aufgeführt sind.
  • Spesenposten: Spesenposten müssen erstellt und konfiguriert werden und das Setup für Spesenabrechnungen muss abgeschlossen sein, einschließlich Auszahlungsoption für Erstattungen.
  • Genehmigungshierarchien: Genehmigungs Workflow für Spesenabrechnungen muss konfiguriert sein.
  • Intercompany-Verarbeitung: Falls erforderlich, muss die Intercompany-Verarbeitung für Spesenabrechnungen so konfiguriert werden, dass Änderungen des Unternehmen in einer Spesenposition zulässig sind.
  • Sicherheit: Domänen in den funktionalen Bereichen „Expenses“ und „System“.
    • Eine Liste der Domänen im funktionaler Bereich„Expenses“ finden Sie unterReferenz: Sicherheitsdomänen für den Geschäftsprozess „Spesenabrechnungsereignis“. .
    • Konfigurieren Sie folgende Domänen im funktionaler Bereich„System“:
      • Geschäftsprozessverwaltung:
         Gewährt Zugriff auf die Aufgaben, die zum Erstellen und Bearbeiten von Geschäftsprozess erforderlich sind .
      • Manage: Geschäftsprozessdefinitionen:
         Gewährt Zugriff zum Verwalten aller Aspekte von Geschäftsprozessen.
      • Management-Dashboard: Spesen
         : Sichert den Zugriff auf das Dashboard "Spesenmanagement", das einen Überblick über Spesendaten und Trends für die Organisation bietet.
      • Set Up: Tenant Setup - Financials
         : Gewährt Zugriff zum Konfigurieren mandantenweiter Einstellungen für alle Workday Financials, einschließlich Spesen.

Prozessinitiatoren

Der Geschäftsprozess
Spesenabrechnungsereignis
 wird initiiert, wenn ein Benutzer eine Spesenabrechnung erfolgreich zur Genehmigung übermittelt. Spesenabrechnungen können so konfiguriert werden, dass sie von verschiedenen Personas übermittelt werden, z. B.:
  • Mitarbeiter: Mitarbeiter können Spesenabrechnungen für sich selbst Initiieren .
  • Der Expense Data Entry Specialist kann Spesenabrechnungen für andere Mitarbeiter erstellen.
  • Stellvertreter: Mitarbeiter können die Erstellung von Spesenabrechnungen an andere Personen delegieren , z. B. an einen Verwaltungsassistenten.
  • Webservices: Administratoren können mit dem Service
    „Submit_Expense_Report
     “ Spesenabrechnungen erstellen und übermitteln, z. B. Spesen aus externen Systemen. Diese Domäne kann auch für Nicht-Mitarbeiter und Bewerber verwendet werden.

Einschränkungen

Der Geschäftsprozess „Spesenabrechnungsereignis“ bietet folgende Einschränkungen:
  • Zuordnung von Journalpositionen: Workday verknüpft Journaleingaben auf Header-Ebene mit Spesenabrechnungen, nicht auf Positionsebene. Dadurch wird verhindert, dass eine bestimmte Journalposition im Standardreporting zu ihrer entsprechenden Spesenabrechnung zurückverfolgt werden kann.
  • Korrekturbeschränkungen: Sie können die Aktion Korrigieren nicht für eine genehmigte Spesenabrechnung verwenden, wenn auf den Bericht Folgendes zutrifft:
    • Wurde gezahlt und der Worktag-Ausgleich ist aktiviert.
    • Sie ist mit Projektfakturierung mit dem Status
      Bereit zur Fakturierung
       verknüpft.
    • Die Details zur Spesensteuer sind in einer Steuererklärung enthalten, die nicht abgebrochen wurde.
  • Funktionalität zum Hinzufügen von Genehmigern: Die Option
    "Genehmiger hinzufügen"
     ist nicht verfügbar für Schritte, die die Aktion"Spesenpositionen zurücksenden" verwenden: .
  • Stellvertreter-Sichtbarkeit: Wenn ein delegieren im Auftrag eines anderen Benutzers handelt (dem delegierender Mitarbeiter), kann er das Register
    Geschäftsprozess
     in der Spesenabrechnung nicht sehen, um den Genehmigungsstatus zu prüfen.
  • Entwurfsstatus über Integration: Bei Verwendung des Service
    "Submit_Expense_Report"
     gibt es keinen Parameter, um die Spesenabrechnung im Status
    "Entwurf"
     zu speichern. Wenn die Daten gültig sind, wird der Geschäftsprozess automatisch initiiert.

Allgemeine Geschäftsprozess-Workflows und Richtlinien

Ein typischer Workflow für Spesenabrechnungsereignisse folgt häufig diesem allgemeinen Muster:
  1. Erstellung/Initiierung: Ein (Angestellter) Mitarbeiter übermittelt eine Spesenabrechnung: .
  2. Prüfen: Kann Genehmigungsschritten vorangehen oder ihnen folgen. Der Bericht wird an ein zentrales Team weitergeleitet, z. B. Expense Partner oder Auditoren. Der Prüfer kann direkt Korrekturen am Bericht vornehmen, bevor er ihn sendet. Sie können es auch an den (Angestellter) Mitarbeiter retournieren.
  3. Genehmigung: Kann Prüfschritten vorangehen oder diesem folgen. Der Bericht wird an einen oder mehrere Genehmiger weitergeleitet. Beispiel: Manager, Genehmiger.
    Wenn Sie das Diagramm eines Geschäftsprozess Workflow anzeigen möchten, klicken Sie auf
    Diagramm anzeigen
     auf der Seite
    Geschäftsprozessdefinition anzeigen,
     wenn Sie die Geschäftsprozessdefinition bearbeiten.
Sobald der Geschäftsprozess abgeschlossen und die Spesenabrechnung genehmigt wurde, kann sie zur Zahlung verarbeitet werden.
Der Genehmigungs- Workflow für eine Spesenabrechnung kann je nach den Richtlinien, Genehmigungslimits und Auditanforderungen des Unternehmens von einfach bis komplex Bereich .
Pfad 1: Einfache Genehmigung
Dies ist der einfachste Workflow, der in der Regel von kleineren Organisationen für Spesen verwendet wird, die eine bestimmte Schwelle überschreiten.
A: Initiierung
>
 B: Genehmigung
>
 C: Abschluss
Pfad 2: Automatische Genehmigung
Für Spesen, für die Sie keine Prüfung oder Genehmigung erfordern, können diese Schritte umgangen werden. Beispiel: ein standardmäßiges monatliches Wellbeing-Stipendium.
A:Initiation
>
 B: Genehmigung (von bestanden, bedingt bis Spesenposten ")
>
 C: Abschluss von " ".
Pfad 3: Hierarchie und Auditgenehmigung
Dies ist ein sehr gängiges Muster, das aus der Genehmigung des Manager gefolgt von einer sekundären Prüfung durch die Finanz- oder Auditabteilung besteht, die häufig auf bestimmten Kriterien basiert.
A: Initiierung
>
 B: Genehmigung
>
 C: Aktion (Bedingt aus Auditaufwandsabrechnung)
>
 D: Abschluss
Pfad 4: Komplexe projektbezogene Genehmigungen und Genehmigungen mit mehreren Ebenen
Dieser Workflow ist für Spesen Manager , die eine Genehmigung von mehreren Rollen erfordern, z . B. von einem Projekt und einem Kostenstelle . Abhängig vom Gesamtbetrag sind möglicherweise zusätzliche Genehmigungsstufen erforderlich.
A: Initiierung
>
 B: Genehmigung (bedingt durch Projektmanager)
>
 C: Genehmigung (durch Manager)
>
 D: Genehmigung (bedingt durch Director für hohe Beträge)
>
 E: Abschluss

Arten von Workflow-Schritten

Im Folgenden finden Sie einige gängige Schrittarten in einem Geschäftsprozess
Spesenabrechnungsereignis
 , zusammen mit deren Merkmalen:
Initiierung
  • Schrittreihenfolge
     : Ist immer der erste Schritt.
  • Gruppe
     : Durchgeführt von fest angestelltem Mitarbeiter, externem Mitarbeiter für sich selbst oder Expense Data Entry Specialist.
  • Sicherheitsdomäne
     : Zugriff auf eine der initiierenden Aktionen in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie "Spesenabrechnungsereignis":
    • Spesenabrechnung erstellen
    • Spesenabrechnung für Bewerber erstellen
    • Submit Expense Report (Webservice)
    • Submit Expense Report for Applicant (Webservice)
    • Spesenabrechnung für Mitarbeiter erstellen
    • Spesenabrechnung für Nicht-Mitarbeiter erstellen
    • Submit Expense Report for Non-Worker (Webservice)
Schrittart
Aktion
  • Schrittreihenfolge
     : In der Regel nach dem ersten Schritt.
  • Gruppe
     : Wird häufig vom Manager, dem Spesenpartner, dem Projektmanager oder einer benutzerdefinierten Rolle durchgeführt.
  • Sicherheitsdomäne ""
     : Zugriff auf den relevanten Aktion in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie "".
  • Angeben
     : Wählen Sie die auszuführende Aktion aus. Allgemeine Aktionen sind:
    • Spesenabrechnung genehmigen: Die zugewiesene Rolle kann die gesamte Spesenabrechnung genehmigen, ablehnen oder zurücksenden.
    • Spesenabrechnung genehmigen - Positionen zurücksenden: Ermöglicht der zugewiesenen Rolle , den gesamten Bericht zu genehmigen oder abzulehnen oder einzelne Positionen zur Korrektur zurückzusenden und gleichzeitig den Rest zu genehmigen.
    • Spesenabrechnung - Intercompany-Ereignis initiieren: Triggert den Geschäftsprozess für Intercompany -Spesengenehmigungen. Der Zugriff auf diese Aktion wird in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie für Spesenabrechnung - Intercompany-Ereignis definiert.
    • Spesenabrechnung prüfen: Ermöglicht der zugewiesenen Rolle , die gesamte Spesenabrechnung zu Bearbeiten , zu genehmigen, abzulehnen oder zurückzusenden.
    • Spesenabrechnung prüfen - Positionen zurücksenden: Ermöglicht der zugewiesenen Rolle , die Spesenabrechnung zu Bearbeiten , den gesamten Bericht zu genehmigen oder abzulehnen oder einzelne Positionen zur Korrektur zurückzusenden und gleichzeitig den Rest zu genehmigen.
  • Richtlinien für Schrittart
     :
    • Best Practices:
      • Granulare Kontrolle mit Zurücksenden auf Positionsebene: Für Rollen, die in großen Spesenabrechnungen häufig geringfügige Fehler Suchen , verwenden Sie die Option Spesenabrechnung genehmigen - Positionen zurücksenden oder Spesenabrechnung prüfen - Positionen zurücksenden. Sie verhindert, dass der gesamte Bericht aufgrund einer einzigen falschen Position blockiert wird, und optimiert den Erstattungsprozess für den (Angestellter) Mitarbeiter. Auf diese Weise kann der Genehmiger einzelne Positionen zur Korrektur zurücksenden und gleichzeitig den Rest des Berichts genehmigen. Dies verhindert, dass geringfügige Fehler die Erstattung der gesamten Spesenabrechnung verzögern.
      • Beschränkung für Genehmiger hinzufügen: Wenn Sie einen Aktionsschritt mit der Funktion "Positionen zurücksenden" verwenden, Fertigkeit der Benutzer, der diesen Schritt ausführt, die Funktion"Genehmiger hinzufügen" nicht verwenden. Wenn Ad-hoc-Genehmigungen ein wichtiger Teil Ihres Prozesses sind, sollten Sie stattdessen einen Standardschritt Genehmigung verwenden.
      • Finanzaufsicht nach Berichtsbearbeitungen verwalten: Wenn der Schritt Spesenabrechnung prüfen enthalten ist, in dem ein Prüfer Beträge ändern kann, sollten Sie unmittelbar danach einen nachfolgenden Schritt Genehmigung für den Manager des Mitarbeiters oder einen anderen geeigneten Genehmiger hinzufügen. Dadurch wird sichergestellt, dass die aktualisierten Beträge vor Abschluss des Prozesses endgültig genehmigt werden.
      • Optimierter Workflow für korrigierte Berichte mit automatischer Genehmigung: Um die endgültige Genehmigung zu beschleunigen, verhindern Sie, dass ein Bericht mehrmals an denselben Manager weitergeleitet wird, nachdem der Manager eine Spesenabrechnung genehmigt und eine einzelne Zeile zurückgesendet hat. Konfigurieren Sie erweitertes Routing für Ihre Genehmigungsschritte , um vorherige Genehmiger auszuschließen. Beispiel: Fügen Sie zwei aufeinanderfolgende Genehmigungsschritte hinzu. Erster Schritt für den Manager. Wählen Sie im Schritt Aktion die Option Spesenabrechnung genehmigen - Positionen zurücksenden. Dann wählen Sie im zweiten Schritt für den Kostenstellenmanager einen Standardschritt Genehmigung mit einer erweiterten Routing Regel, die so konfiguriert ist, dass sie Vorherige Genehmiger ausschließen konfiguriert ist.
      • Intercompany-Transaktionen verwalten: Fügen Sie im Schritt Aktion den Unterprozess Spesenabrechnung - Intercompany-Ereignis initiieren für Genehmigungen hinzu, wenn eine Spesenposition ein anderes Unternehmen enthält als das im Header der Spesenabrechnung enthaltene Unternehmen. Dadurch wird sichergestellt, dass ein Genehmiger für das verbundene Unternehmen eine Aufgabe erhält, um nur den Positionsposten der Intercompany -Position "" zu prüfen. Nachdem die Position genehmigt wurde, wird der Geschäftsprozess fortgesetzt und eine ordnungsgemäße Buchhaltung sichergestellt.
  • Zusätzliche Richtlinien
     :
    • Best Practices:
      • Testen Sie Ihre Bedingung sorgfältig, um sicherzustellen, dass sie richtig evaluiert werden.
      • Vermeiden Sie zu komplexe Regeln, die schwer zu Verwalten sind .
      • Verwenden Sie
        die Aktionsschritte
         , wenn der Benutzer mehr als nur genehmigen oder ablehnen To-do , z. B. die Spesenabrechnung bearbeiten oder einzelne Positionen zurücksenden.
      • Beachten Sie, dass die Funktion "Genehmiger hinzufügen" für Schritte, die die Aktionen
        "Positionen zurücksenden"
         verwenden, nicht verfügbar ist.
    • Anwendungsfälle:
      • Verwenden Sie den Schritt Spesenabrechnung prüfen für einen Spesenpartner, damit dieser Fehler korrigieren kann, bevor er sie zur endgültigen Genehmigung sendet.
      • Spesenabrechnungen basierend auf ihrem Risiko- Score zur Genehmigung weiterleiten. Beispiel: Fügen Sie eine Bedingungsregel hinzu, bei der Risiko- Score > 60 oder Risiko Score <= 0 ist.
      • Sie werden nur dann an einen bestimmten Genehmiger weitergeleitet, wenn die Summe der Spesenabrechnung einen bestimmten Schwellenwert überschreitet. Beispiel: Fügen Sie eine Bedingungsregel hinzu, bei der Gesamtbetrag der Spesenabrechnung > 500 ist
      • Überspringen Sie einen Prüfschritt, wenn die Spesenabrechnung nur bestimmte Arten von Spesen enthält (z. B. Kilometergeld).
      • Triggern Sie nur dann eine Steuerprüfung, wenn die Spesenabrechnung erstattungsfähige Steuern enthält.
  • Weitere Informationen finden Sie unterKonzept: Aktionsschritt .
Genehmigung
  • Schrittreihenfolge
     : Es können mehrere Genehmigungsschritte nacheinander oder parallel durchgeführt werden.
  • Gruppe
     : Wird durchgeführt von Manager, Abteilungsleiter, Projektmanager, einer benutzerdefinierten Rolle für Finanzgenehmiger basierend auf dem Betrag oder HR Partner, z. B. für Umzugskosten.
  • Richtlinien für Schrittart
     :
    • Best Practices:
      • Legen Sie Fälligkeitsdaten für Schritte fest, um Erwartungen bezüglich der Genehmigungszeiten zu definieren.
      • Verwenden Sie die Schrittart "Genehmigung", wenn der Benutzer nur die gesamte Spesenabrechnung "" genehmigen, ablehnen oder zurücksenden muss.
      • Wenn Sie Ad-hoc-Genehmiger hinzufügen Fertigkeit , verwenden Sie die Schrittart Genehmigung.
    • Anwendungsfälle:
      • Der Manager prüft die Spesenabrechnung eines Mitarbeiters im Hinblick auf die Einhaltung der Unternehmen und des Budgets. Die Finanzabteilung prüft außerdem die Compliance und korrekte Spesencodes.
      • Ein mehrstufiger Genehmigungsprozess für Spesenabrechnungen mit hohem Wert.
  • Zusätzliche Richtlinien
     :
    • Best Practices:
      • Definieren Sie Genehmigungshierarchien und Schwellen klar.
      • Nutzen Sie die Option
        Vorherige Genehmiger ausschließen
         im erweiterten Routing , um zu verhindern, dass ein Benutzer dieselbe Spesenabrechnung mehrmals genehmigen muss.
      • Verwenden Sie Genehmigungsketten, um eine Berichtskette weiterzuleiten .
      • Weiterleitung an einen bestimmten Genehmiger basierend auf der Kostenstelle oder anderen Worktags in der Spesenabrechnung.
    • Anwendungsfälle: Routing zu bestimmten Genehmigern basierend auf Spesenbetrag, Spesenart oder Projekt . Überspringen Sie eine Genehmigung, wenn der Betrag unter einer bestimmten Schwelle liegt.
  • Weitere Informationen finden Sie unterKonzept: Genehmigungsschritt .
Prüfen
Dies ist ein
Aktionsschritt
 . Sie können eine der Review-Optionen in der
Spalte
 Angeben wählen.
  • Reihenfolge
     : Kann Genehmigungsschritten vorangehen oder ihnen folgen.
  • Gruppe
     : Wird von einer Sicherheitsgruppe durchgeführt, z. B. Expense Partner, Manager, Manager Cost Center Manager.
  • Sicherheitsdomäne
     : Zugriff auf eine der Aktionen „Prüfen“ in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie Spesenabrechnungsereignis.
  • Geben Sie
     "" an:
    • Spesenabrechnung prüfen: Der Benutzer kann die gesamte Spesenabrechnung Bearbeiten , genehmigen, ablehnen oder zurücksenden.
    • Spesenabrechnung prüfen - Positionen zurücksenden: Bietet alle oben genannten Funktionen, ermöglicht dem Benutzer jedoch auch das Senden
  • Richtlinien für Schrittart
     :
    • Anwendungsfälle:
      • Vergewissern Sie sich, dass alle Belege mit den erfassten Spesen übereinstimmen.
        Beispiel: Spesenpartner prüfen Spesenabrechnungen vor der Zahlung. Sie gleichen Belege mit Positionsposten ab, stellen sicher, dass die richtigen Spesenposten und die richtigen Worktags verwendet werden, und verifizieren die Einhaltung der Richtlinien. Wenn ein Problem festgestellt wird, wird möglicherweise eine kleine Korrektur vorgenommen oder der Bericht zur Klärung an den (Angestellter) Mitarbeiter oder Genehmiger zurückgesendet.
  • Zusätzliche Richtlinien
     :
    • Best Practices:
      • Definieren Sie eindeutige Prüfkriterien. Tools zum einfachen Vergleich der übermittelten Daten mit den Richtlinien.
      • Verwenden Sie den Schritt
        Spesenabrechnung genehmigen - Positionen zurücksenden
         für einen Manager , damit er den Großteil einer Spesenabrechnung genehmigen und gleichzeitig eine einzelne problematische Position zur Korrektur zurücksenden kann.
      • Verwenden Sie den Schritt
        Spesenabrechnung prüfen
         für einen Spesenpartner, damit dieser Fehler korrigieren kann, bevor er sie zur endgültigen Genehmigung sendet.
    • Anwendungsfall: Initiieren Sie eine detaillierte Prüfung, wenn bestimmte Spesenkategorien vorhanden sind, z. B. Kategorien mit hohem Risiko.
Abschluss
Dieser Schritt bedeutet, dass der Haupt- Workflow abgeschlossen ist. Sobald der Abschlussschritt ausgeführt wurde, gilt die Spesenabrechnung als vollständig genehmigt und nachfolgende Schritte können ausgeführt werden, ohne den Kernprozess zu blockieren.
Prüfen Sie die Schritte und bestimmen Sie, welche die letzte erforderlich Aktion sein sollten, damit die Spesenabrechnung als genehmigt gilt. Dies ist oft der letzte Genehmigungsschritt in der Sequenz. Suchen Sie die Zeile für diesen Schritt im Grid. Wählen Sie in den möglichen Aktionen für diesen Schritt
Geschäftsprozess
 >
Auf Abschluss setzen
 .
Ein Geschäftsprozess kann nur einen Abschlussschritt haben. Wenn bereits ein anderer Schritt als Abschlussschritt markiert ist, deaktiviert Workday diesen Schritt automatisch und wendet die Angabe auf den Schritt an, den Sie gerade ausgewählt haben.

Integrationen und Serviceschritte

Die Integration umfasst die nahtlose Transfer von Daten zwischen dem Spesenmanagementsystem und anderen Unternehmenssystemen, um Datenkonsistenz und -effizienz zu gewährleisten.
Auf dem Register
"Zulässige Services"
 finden Sie die für die Konfiguration verfügbaren Services, z. B. "Dokumentübermittlung", "Journey-Verteilung" und "Orchestrierung".
Integrationsschritte können als Teil des Spesenabrechnung konfiguriert werden. Wählen Sie die Schrittart
Integration
 aus. Nachdem Sie die Geschäftsprozessdefinition "" gespeichert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche
"Integrationsschritt konfigurieren"
 , um das entsprechende Integrationssystem zu konfigurieren (EIB (Enterprise Interface Builder), Core Konnektor oder Workday Studio- Integration).

Routing-Modifikatoren

Der Routing-Modifikator auf Positionsebene kann für Genehmigungsschritte konfiguriert werden, die mindestens einer Schnittmengen-Sicherheitsgruppe () zugewiesen sind. Die Schnittmengen-Sicherheit wurde ursprünglich für HCM-Anwendungsfälle entwickelt und wird für Finanzanwendungsfälle allgemein nicht empfohlen. Das Routing auf Positionsebene ist im Spesenabrechnungsereignis verfügbar und unterstützt Anwendungsfälle, bei denen es keine anderen Optionen zur Erfüllung der Routing Anforderungen gibt, und sollte nicht als die bevorzugte Option betrachtet werden. Bevorzugt sind rollenbasierte Sicherheitsgruppen.
Beim Routing auf Positionsebene wird die vollständige Spesenabrechnung an die identifizierten Genehmiger weitergeleitet. Die Spesenabrechnung wird nicht in separate Positionen aufgeteilt.
Weitere Informationen finden Sie unterRouting auf Positionsebene verwalten . Siehe auch Kostenstelle (Touchpoints Kit) für eine detailliertere Darstellung des Routing.

Benachrichtigungen

Systembenachrichtigungen
Systembenachrichtigungen sind Standard-Alerts, die von Workday für Geschäftsprozess generiert werden. Sie können alle Systembenachrichtigungen auf dem Register
Benachrichtigungen
 des Geschäftsprozess anzeigen. In Workday können Sie eine bestimmte Benachrichtigung deaktivieren. Häufig ist es jedoch besser, die Benachrichtigung auf Benutzerebene zu verwalten oder benutzerdefinierte Benachrichtigungen für zielgerichtete Alerts zu verwenden. Siehe Systembenachrichtigungen zu Geschäftsprozessen konfigurieren .
Globale Benachrichtigung werden in der Aufgabe
"Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen"
 verwaltet.
Benutzerdefinierte Benachrichtigungen
Sie können benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen, die bei jedem Schritt des Geschäftsprozess Initiieren werden können, um Benutzer über Ereignisse, erforderlich Aktionen oder Statusänderungen zu Alert . Um eine Benachrichtigung zu erstellen, navigieren Sie zur Geschäftsprozessdefinition und wählen Sie in den möglichen Aktionen
Geschäftsprozess
Benachrichtigung hinzufügen
 . Siehe Benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen .
  • Richtlinien und Best Practices:
    • Deutlich und aktionsfähig: Die Betreffzeile muss direkt sein (Beispiel: "Aktion erforderlich: Spesenabrechnung genehmigen"). Aus dem Text sollte eindeutig hervorgehen, was passiert ist und was der Empfänger als Nächstes To-do muss.
    • Richtige Zielgruppe ansprechen: Senden Sie Benachrichtigungen nur an Rollen, die die Informationen benötigen. Eine zu hohe Benachrichtigung der Benutzer führt dazu, dass diese alle Alerts ignorieren.
    • Dynamische Felder verwenden: Schließen Sie relevante Daten wie Spesenabrechnungs-ID, Gesamtbetrag und Mitarbeiter ein, um Kontext bereitzustellen, damit der Benutzer nicht auf die Aufgabe klicken muss, um die Anforderung; Antrag zu verstehen.
    • Vermeiden Sie Benachrichtigungs Müdigkeit: Konfigurieren Sie nicht für jeden einzelnen Schritt eine benutzerdefinierte Benachrichtigung . Konzentrieren Sie sich auf wichtige Ereignisse, die noch nicht in den Systembenachrichtigungen enthalten sind. Beispiel, wenn eine Transaktion im Auftrag eines Mitarbeiters übermittelt wurde.
  • Anwendungsfälle:
    • Szenario 1: Der (Angestellter) Mitarbeiter benötigt eine eingehen , wenn ein anderer Mitarbeiter, z. B. ein delegieren oder der Expense Data Entry Specialist, eine Spesenabrechnung in seinem Auftrag übermittelt hat. Beispiel: Fügen Sie eine benutzerdefinierte Benachrichtigung hinzu, um Bei Ausstieg des Initiierungsschritt mit der Bedingungsregel zu Trigger , dass der Initiator nicht der Mitarbeiter ist. Geben Sie Fest angestellter Mitarbeiter für sich selbst im Feld Gruppen des Abschnitts Empfänger an.
    • Szenario 2: Der (Angestellter) Mitarbeiter möchte eine Bestätigung eingehen , wenn seine Spesenabrechnung vollständig genehmigt wurde und die anstehende Zahlung. Beispiel: Fügen Sie eine benutzerdefinierte Benachrichtigung hinzu und wählen Sie Triggern bei Status: Abgeschlossen. Geben Sie Fest angestellter Mitarbeiter für sich selbst im Feld Gruppen des Abschnitts Empfänger an

Probleme und Lösungen

Ausgaben
Lösungen
Benachrichtigung wird nicht gesendet.
1. Prüfen Sie die Geschäftsprozessdefinition: Stellen Sie sicher, dass die Benachrichtigung für den richtigen Schritt konfiguriert und als aktiv markiert ist.
2. Schrittausführung verifizieren: Prüfen Sie die Geschäftsprozess für die Transaktion. Wurde die Benachrichtigung für den Schritt aufgrund einer Bedingungsregel übersprungen? Wenn der Schritt nicht ausgeführt wird, wird die Benachrichtigung auch nicht ausgeführt.
3. Benachrichtigungsbedingung prüfen: Hat die Benachrichtigung selbst eine Bedingungsregel , die nicht erfüllt wird?
4. Profil des Empfängers prüfen: Wenn Sie eine E-Mail senden, stellen Sie sicher, dass der vorgesehene Empfänger eine gültige geschäftliche E-Mail-Adresse in seinem Workday Profil hat.
Die Benachrichtigung wurde an die falsche Person gesendet.
1. Empfängerkonfiguration prüfen: Prüfen Sie in der Geschäftsprozessdefinition "" das Feld
"Empfänger"
 für die Benachrichtigung "". Ist sie für die richtige Sicherheitsgruppe konfiguriert (Beispiel: Manager, Initiator, Kostenstellenmanager)?
2. Rollenzuweisungen prüfen: Überprüfen Sie die Rollenzuweisung für die Person, die die Benachrichtigung "" falsch erhalten hat. Er befindet sich möglicherweise unbeabsichtigt in der Sicherheitsgruppe des Empfängers. Wird beispielsweise der ehemalige Manager eines Mitarbeiters aus bestimmten Gründen immer noch als dessen Manager zugewiesen?
Die Benachrichtigung enthält keine Informationen oder enthält Leer Felder.
1. Dynamische Felder prüfen: Bearbeiten Sie den Benachrichtigung und stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen, vom System bereitgestellten Felder für die Daten verwenden, die Sie anzeigen möchten.
2. Zeitmessung der Daten: Die Daten müssen im Geschäftsobjekt zum Zeitpunkt des Auslösens der Benachrichtigung vorhanden sein. Beispielsweise können Sie "[Name des Genehmigers]" nicht in eine Benachrichtigung aufnehmen, die vor Abschluss des Genehmigungsschritts ausgelöst wird, da der Wert " " Leer wäre.
3. Empfängersicherheit: Die Felder werden als "[nicht verfügbar]" angezeigt, wenn die Benachrichtigung an eine statische E-Mail-Adresse oder an einen Empfänger gesendet wird, der keinen Sicherheitszugriff zum Anzeigen der Daten hat. Wenn Sie die Benachrichtigung erstellen, wählen Sie Felder aus, die in der Dropdown Liste "Öffentliche Felder" angezeigt werden, um dieses Problem zu vermeiden. Stellen Sie alternativ sicher, dass Benachrichtigungen an Sicherheitsgruppen mit Zugriff auf die Felder gesendet werden.
Wie wird eine Spesenabrechnung korrigiert, die bereits genehmigt und gezahlt wurde?
Sie müssen den Geschäftsprozess "" aus der Geschäftsprozessinstanz "" korrigieren, nicht aus der Spesenabrechnung "".
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
  1. Navigieren Sie zu der betreffenden Spesenabrechnung und klicken Sie darauf.
  2. Klicken Sie auf das Register
    Geschäftsprozess
     .
  3. Wählen Sie in der Spalte
    Prozess
     in den Mögliche Aktion für Spesenabrechnungsereignis
    die Option Geschäftsprozess > Korrigieren
     .
Stellen Sie sicher, dass Sie über den erforderlich Sicherheitszugriff verfügen, um diese Aufgabe auszuführen: . Navigieren Sie zum Spesenabrechnungsereignis (Standarddefinition) und wählen Sie in den möglichen Aktionen für das Ereignis
Geschäftsprozessrichtlinie > Anzeigen.
 Bestätigen Sie, dass Sie zu den Sicherheitsgruppen gehören, die die Aktion Korrigieren im Abschnitt
Wer kann Aktionen für den gesamten Geschäftsprozess ausführen
 ausführen können.
Warum ist das Register
„Geschäftsprozess“
 in einem Spesenabrechnungsereignis für einen delegieren nicht mehr sichtbar, nachdem die Spesenabrechnung genehmigt wurde, obwohl es bei der ersten Übermittlung sichtbar war?
Dies ist das erwartete Verhalten gemäß der aktuellen Funktionalität.
Dem delegieren wird das Register
Geschäftsprozess
 nur unter den folgenden beiden Bedingungen angezeigt:
  • Wenn die Spesenabrechnung teilweise genehmigt wurde und der Status
    In Bearbeitung
     Spesenabrechnung ,
  • Bis die zurückgesendete Spesenabrechnung erneut übermittelt und genehmigt wird.
Der Geschäftsprozess "" hängt mit einem ausgeschiedenen (Angestellter) Mitarbeiter zusammen.
Ursache:
 Der (Angestellter) Mitarbeiter ist ausgeschieden, nachdem die Spesenabrechnung zur Korrektur zurückgesendet wurde, und die Aufgabe bleibt in seinem Posteingang:
Lösung
 :
Ein Administrator mit den entsprechenden Berechtigungen sollte die Funktion
Aufgaben neu zuweisen
 verwenden, um das Spesenabrechnung aus dem Posteingang des ausgeschiedenen Mitarbeiters einem entsprechenden Benutzer, z. B. einem Expense Data Entry Specialist, neu zuzuweisen, der das Ereignis dann korrigieren und erneut übermitteln oder abbrechen kann.
Warum ist das Register
„Geschäftsprozess“
 in einem Spesenabrechnungsereignis für einen delegieren nicht mehr sichtbar, nachdem die Spesenabrechnung genehmigt wurde, obwohl es bei der ersten Übermittlung sichtbar war?
Dies ist das erwartete Verhalten gemäß der aktuellen Funktionalität.
Dem delegieren wird das Register Geschäftsprozess nur unter den folgenden beiden Bedingungen angezeigt:
  • Wenn die Spesenabrechnung teilweise genehmigt wurde und der Status
    In Bearbeitung
     Spesenabrechnung ,
  • Bis die zurückgesendete Spesenabrechnung erneut übermittelt und genehmigt wird.
Warum kann ich der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie „ Spesenabrechnungsereignis“ keine Rolle als Spend Category Manager hinzufügen?
Der Geschäftsprozess "Spesenabrechnungsereignis" unterstützt nicht die Sicherheitsgruppe "Rollen - Ausgabenkategorie" für das Schritt Routing
Dies ist das erwartete Verhalten gemäß der aktuellen Funktionalität. Sie können eine Spesenabrechnung nicht direkt an die Rolle "" eines
Ausgabenkategoriemanagers
 weiterleiten. Berücksichtigen Sie basierend auf unterstützten Sicherheitsgruppen alternative Routing Konfigurationen
Warum wird für erforderlich Worktags standardmäßig der falsche Wert vorgegeben? Der vorgegebene Wert ist nicht der Wert, der unter "Verwendung von zugehörigen Worktags verwalten" konfiguriert wurde.
Wenn im Workday Expenses-Produkt eine neue Spesenabrechnung hinzugefügt wird, werden die Worktags automatisch aus der zuletzt aktualisierten Spesenabrechnung oder ‑aufgliederung kopiert. Dies ist das erwartete Verhalten, das auf Grundlage der Funktionalität von persistenten Worktag erwartet wird.
Warum werden die Worktags aus der Spesenabrechnung entfernt, wenn diese aufgegliedert ist?
Wenn eine Spesenabrechnung aufgegliedert wird, werden Worktags von der Positionsebene in die Aufgliederungsebene verschoben. Die Worktags können angezeigt werden, indem Sie zu
Aufgliederung > Bearbeiten oder Details anzeigen
 navigieren.
Warum triggern einzelne aufgegliederte Positionen einen unerwarteten Genehmigungsschritt?
Die Worktags, die evaluiert werden müssen, sind in der Aufgliederung vorhanden, aber ein berechnetes Feld, das in einer Einstiegsbedingung verwendet wird, basiert auf dem Geschäftsobjekt "Spesenabrechnungsposition" anstelle von "Spesenabrechnungspositionen und Aufgliederungen".
Aktualisieren Sie das berechnetes Feld , um das Geschäftsobjekt " Positionen und Aufgliederungen der Spesenabrechnung" zu verwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Bedingung die Daten auf der Aufgliederungsebene korrekt evaluiert.
In der oben angezeigten Tabelle sind häufige Probleme mit den entsprechenden Ursachen und Lösungen aufgelistet. Für Probleme, die hier nicht aufgeführt sind, empfehlen wir, in der Community nach Knowledge Base-Artikeln zu suchen.
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