Zum Hauptinhalt wechseln
Dokumentation
Dokumentation
Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-10-03
Konzept: Onboarding-Geschäftsprozessrichtlinien

Konzept: Onboarding-Geschäftsprozessrichtlinien

Übersicht

Der Geschäftsprozess Workday
Onboarding
ist ein konfigurierbares Framework, mit dem Sie eine personalisierte Journey für Neueinstellungen, externe Mitarbeiter und interne Mitarbeiter erstellen können, die oft bereits vor dem ersten Tag (Pre-boarding) beginnt.

Unterprozesse

Sie können den Geschäftsprozess
Onboarding
 so konfigurieren, dass er eine Vielzahl von Schritten und anderen Geschäftsprozessen enthält, die den Anforderungen Ihrer Organisation entsprechen. Diese können sequenziell oder parallel angeordnet werden. Allgemeine Schritte:
  • Aufgaben: Ist ein konsolidierter Schritt, mit dem Mitarbeiter ihre eigenen Informationen aktualisieren können. Dazu gehören
    Kontaktdaten ändern
    ,
    Persönliche Daten ändern
    ,
    Namen ändern
    und
    Bevorzugten Namen ändern
    .
  • To-do: Ist ein flexibler Schritt, um dem Mitarbeiter oder anderen Prozessbeteiligten allgemeine Aufgaben und Erinnerungen zuzuweisen.
  • Dokumente prüfen: Ermöglicht das Hinzufügen von Dokumenten zur Prüfung, Bestätigung oder eSignatur.
  • Gewählte Zusatzleistungen ändern: Ermöglicht dem Mitarbeiter, seine anfänglichen Zusatzleistungen auszuwählen.
  • Complete Form I-9: Verwaltet den Verifizierungsprozess für die Auswählbarkeit für Beschäftigung in den USA. Dem geht in der Regel der Schritt
    Manage Form I-9 Assignment
     voran.
  • Bescheinigungen/Führerscheine bearbeiten: Ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Bescheinigungen/Führerscheine und Zertifizierungen hinzuzufügen oder zu aktualisieren.
  • Identifikationsdaten bearbeiten: Ermöglicht es Mitarbeitern, amtliche Ausweise und behördliche ID-Informationen einzugeben.

Voraussetzungen

Sie müssen zuerst Ihre Umgebung einrichten, um den Geschäftsprozess Onboarding erfolgreich abschließen zu können. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt
„Kontext“
 in Schritte: Sicherheit für Onboarding einrichten und den Abschnitt
Voraussetzungen
 in Schritte: Geschäftsprozess „Onboarding“ einrichten.
Für Aufgaben, die im Onboarding-Prozess initiiert werden, benötigen Mitarbeiter bestimmte Sicherheitsberechtigungen. Der Zugriff zum Abschließen dieser Aufgaben wird über Selfservice-Rollen gewährt, z. B. die Sicherheitsgruppen Fest
angestellter Mitarbeiter für sich selbst
 oder
Externer Mitarbeiter für sich selbst
 . Es ist wichtig, die diesen Selfservice-Sicherheitsgruppen zugewiesenen Sicherheitsberechtigungen zu evaluieren, um sicherzustellen, dass sie die entsprechende Autorisierung zur Ausführung der erforderlichen Aufgaben haben.

Prozessinitiatoren

Sie können den Geschäftsprozess
Onboarding
 für einen Mitarbeiter über verschiedene Aktionen initiieren. Siehe: Schritte: Geschäftsprozess „Onboarding“ einrichten.

Einschränkungen

Obwohl der Geschäftsprozess
Onboarding
 robust ist, sind einige Einschränkungen zu beachten:
  • Einzelner Onboarding-Prozess: Für einen Mitarbeiter kann jeweils nur ein
    aktiver Onboarding-Prozess
     in Bearbeitung sein. Wenn ein neues Onboarding-Ereignis für einen Mitarbeiter initiiert wird, der sich bereits in einem aktiven Prozess befindet, wird das neue Geschäftsprozessereignis nicht gestartet.
  • Legal Compliance: Workday stellt die Tools bereit, mit denen Bewerber vor deren Startdatum Aufgaben zugewiesen werden können, bietet jedoch keine Rechtsberatung. Ihre Organisation ist für die Einhaltung der Arbeitsgesetze hinsichtlich der Vergütung von Bewerbern verantwortlich.
  • Formular I-9 mit Auslandseinsätzen: Der Schritt
    Complete Form I-9
     wird nicht initiiert, wenn der Prozess
    Onboarding
     als Teil des Geschäftsprozesses
    Auslandseinsatz starten
     initiiert wird.

Allgemeine Workflows

Pfad 1: Externes Standard-Onboarding für Neueinstellungen
Dieser Workflow wird über den Geschäftsprozess Einstellung initiiert und richtet sich an neue externe Mitarbeiter. Er ist der umfassendste der drei Pfade. 
A: Initiation 
>
 B: Tasks by Employee as Self 
>
 C: Action by Employee As Self 
>
 D: Review Documents by Employee as Self 
>
 E: Action by Employee as Self  
>
 F: To Do by Employee as Self
Pfad 2: Onboarding mit interner Versetzung (Lite-Version)
Dieser Lite-Workflow wird für vorhandene Mitarbeiter über den Geschäftsprozess
Tätigkeit ändern
 initiiert. Schritte werden übersprungen, die normalerweise nur für eine Ersteinstellung erforderlich sind. 
A: Initiation 
>
 B: Tasks by Employee as Self 
>
 C: Review Documents by Employee as Self 
>
 D: To Do by Employee as Self
Pfad 3: Onboarding externer Mitarbeiter (Vertragspartner).
Dieser Workflow umschreibt die wichtigsten Schritte für das Onboarding eines neuen externen Mitarbeiters, von der anfänglichen Dateneingabe und der Dokumentenprüfung bis zu den internen Prozessen für die Gewährung von Systemzugriff und die Provisionierung von Ausstattung. 
A: Initiation 
>
 B: Tasks by Contingent Worker as Self 
>
 C: Review Documents by Contingent Worker as Self 
>
 D: To Do by Hiring Manager 
>
 E: To Do by IT Administrator

Workflow-Schritte

Dies sind die allgemeinen Schrittarten für den Geschäftsprozess-Workflow
Onboarding
 :
Initiierung
  • Schrittreihenfolge
    : Dies ist immer der erste Schritt im Geschäftsprozess und wird mit dem Buchstaben „a“ gekennzeichnet.
  • Gruppe
    : Wird von einer Systemaktion ausgeführt, die durch den Abschluss eines Schritts in einem übergeordneten Geschäftsprozess (z. B.
    Einstellung
    ) getriggert wird. Die Sicherheit des Benutzers, der den übergeordneten Prozess initiiert, bestimmt, wer
    das Onboarding
    starten kann. Allgemeine Rollen umfassen:
    • HR Administrator
    • Manager
    • Onboarding Specialist
  • Geben Sie Folgendes an
    : Dieses Feld ist für die Schrittart "
    Initiierung"
     nicht anwendbar.
  • Richtlinien für Schrittarten
    :
    • Best Practice: Für eine nahtlose Neueinstellung sollte der Geschäftsprozess
      Onboarding
       als Unterprozess im Geschäftsprozess Einstellung konfiguriert werden. Eine gängige Vorgehensweise ist es, den Aktionsschritt
      Onboarding
      nach
       dem Schritt
      Workday-Konto erstellen
       im Prozess
      Einstellung
       zu platzieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die Neueinstellung Systemzugriff hat, um ihre Onboarding-Aufgaben abzuschließen.
    • Anwendungsfall: Der Hauptanwendungsfall für den Schritt
      Initiierung
       ist das Triggern der Sequenz von Ereignissen, aus denen sich die Onboarding-Journey zusammensetzt. Dazu gehören das Generieren von Aufgaben, das Senden von Benachrichtigungen und das Routing von Dokumenten an den neuen Mitarbeiter und andere relevante Rollen. Er dient als Container für alle nachfolgenden Schritte wie
      To-do
      ,
      Dokumente prüfen
      und andere Aufgaben.
    • Beispiel: Ein
      HR Administrator
       führt den letzten Schritt des Geschäftsprozesses
      Einstellung
       für einen neuen Mitarbeiter aus. Nach Abschluss des Vorgangs initiiert das System automatisch den Geschäftsprozess
      Onboarding
       . Die Neueinstellung erhält dann eine Benachrichtigung, in der sie aufgefordert wird, sich bei Workday anzumelden und mit der Ausführung ihrer Onboarding-Aufgaben zu beginnen, z. B. Aktualisierung persönlicher Daten und Durchsicht von Unternehmensrichtlinien.
      .
  • Richtlinien für Bedingungsregeln
    :
    • Best Practice: Konfigurieren Sie Regeln für den übergeordneten Geschäftsprozess, um spezielle
      Onboarding-
       Workflows zu triggern. Beispielsweise haben Sie möglicherweise einen
      Onboarding-
       Prozess für Unternehmensmitarbeiter und einen separaten für Mitarbeiter in Produktionsstandorten mit jeweils unterschiedlichen Schritten und Dokumenten.
    • Anwendungsfall: Auch wenn Sie keine Bedingungsregel für den
      Initiierungsschritt
       selbst festlegen (da dies verhindern würde, dass der Prozess jemals gestartet wird), können Sie regelbasiertes Routing für den übergeordneten Geschäftsprozess (z. B.
      Einstellung
      ) verwenden, um zu bestimmen, ob und welche Geschäftsprozessdefinition
      für das Onboarding
       initiiert werden soll. Dies ermöglicht unterschiedliche Onboarding-Erfahrungen basierend auf Kriterien wie Tätigkeitsprofil, Standort oder Mitarbeiterkategorie.
    • Beispiel: Eine Bedingungsregel im Geschäftsprozess
      Einstellung
       könnte das Land der Neueinstellung prüfen. Wenn es sich bei dem Land um die Vereinigten Staaten handelt, wird der Prozess
      Onboarding (USA)
       initiiert, der Schritte
      in Formular I-9
       umfasst. Wenn es sich bei dem Land um Kanada handelt, wird der
      Onboarding-Prozess (Kanada)
       mit länderspezifischen Dokumenten und Aufgaben initiiert.
Aufgaben
Dies ist ein
Aktionsschritt
 . Die spezifische Schrittart ist
Aufgaben
.
  • Schrittreihenfolge
    : Die Reihenfolge wird in der Geschäftsprozessdefinition
    Onboarding
     definiert. Sie können einen Buchstaben oder eine Zahl zuweisen, um den Schritt zu sequenzieren.
    • Best Practice: Damit mehrere Aufgaben gleichzeitig im Posteingang des Mitarbeiters angezeigt werden, können Sie diese als Parallelschritte konfigurieren, indem Sie ihnen dieselbe Auftrags-ID zuweisen (z. B. alle Aufgaben zu Schritt b machen). Stellen Sie jedoch sicher, dass der Schritt mit diesen Aufgaben nach dem Schritt
      Workday-Konto erstellen
       im übergeordneten Geschäftsprozess (z. B.
      Einstellung
      ) erfolgt, um zu verhindern, dass die Aufgabe zugewiesen wird.
  • Gruppe
    :
    • Aufgaben nach „Fest angestellter Mitarbeiter für sich selbst“
       werden von der Sicherheitsgruppe
      „Fest angestellter Mitarbeiter für sich selbst“
       ausgeführt.
    • Aufgaben von Externer Mitarbeiter für sich selbst
       werden von der Sicherheitsgruppe
      Externer Mitarbeiter für sich selbst
       ausgeführt.
    • Best Practice: Damit Mitarbeiter Onboarding-Aufgaben vor ihrem offiziellen Startdatum ausführen können und um zu verhindern, dass Aufgaben bei der Verschiebung eines Startdatums nicht mehr zugewiesen werden, sollten Sie den Schritt sowohl der Sicherheitsgruppe für Bewerber als auch der Sicherheitsgruppe für aktive Mitarbeiter zuweisen:
      • Für fest angestellte Mitarbeiter:
        Fest angestellter Mitarbeiter für sich selbst
         und
        Künftiger angestellter Mitarbeiter für sich selbst
      • Für externe Mitarbeiter:
        Externer Mitarbeiter für sich selbst
         und
        Künftiger externer Mitarbeiter für sich selbst
  • Sicherheitsdomänen
    : Die Sicherheitsdomänen, auf die die rollenbasierte Sicherheitsgruppe Zugriff haben soll:
    • Self-Service: Personal Data
    • Self-Service: Person
    • Self-Service: Verify National ID
    • Selfservice: Home Contact Information
    • Selfservice: Work Contact Information
    • Self-Service: Emergency Contacts
    • Self-Service: Payment Election
    • Self-Service: Payroll - USA
    • Selfservice: Payroll (My Withholding Elections) - CAN
    • Self-Service: Benefits
    • Self-Service: Dependents
  • Angeben
    : Die Konfiguration für einen
    Aufgabenschritt
     verwendet kein Optionsfeld
    Angeben
    . Stattdessen geben Sie die enthaltenen Aufgaben an, indem Sie sie aus einer Liste verfügbarer Selfservice-Geschäftsprozesse auswählen. Sie können mehrere Aktionen zu einem
    Aufgaben-
     Schritt gruppieren oder sie trennen.
  • Richtlinien für Schrittarten
    :
    • Best Practices:
      • Für eine vereinfachte Benutzererfahrung können Sie zugehörige Elemente in einem einzelnen
        Aufgabenschritt
         mit einem eindeutigen Label gruppieren, z. B.
        "Dokumente für Neueinstellung erledigen"
        .
      • Wenn Sie sicherstellen müssen, dass bestimmte Aufgaben vor anderen abgeschlossen werden, können Sie sie in separate, sequenzielle Schritte einteilen. Beispielsweise könnten Sie
        die Bestätigung persönlicher Daten
         (Schritt b) als Voraussetzung für
        die Verwaltung von Auszahlungsoptionen
         (Schritt c) festlegen.
      • Verwenden Sie für Aufgaben, die erst am oder nach dem Einstellungsdatum des Mitarbeiters verfügbar sein sollen (z. B. gewählte Zusatzleistungen), eine
        Schrittverzögerung
         für diesen bestimmten Schritt in der Geschäftsprozesskonfiguration. Dies verhindert, dass die Aufgabe vorzeitig im Posteingang angezeigt wird.
    • Anwendungsfälle: Allgemeine Aufgaben, die in diesem Schritt gebündelt werden, umfassen:
      • Geben Sie Persönliche Daten ein
      • Geben Sie Kontaktdaten ein
      • Amtliche Ausweise bearbeiten
      • Auszahlungsoptionen verwalten (Überweisung)
      • Füllen Sie Formulare für Quellensteuern - Federal und State aus
      • Geben Sie Notfallkontakte ein
      • Gewählte Zusatzleistungen ändern
    • Beispiel: Im Workflow
      "Onboarding für externe Neueinstellungen - Standard"
       könnten Sie einen
      Aufgabenschritt
       mit der Bezeichnung "
      Initiale Onboarding-Aufgaben"
       für
      "Künftiger angestellter Mitarbeiter für sich selbst"
       und
      "Fest angestellter Mitarbeiter für sich selbst"
      konfigurieren. Dieser einzelne Schritt könnte Folgendes umfassen:
      • Geben Sie Persönliche Daten ein
      • Geben Sie Kontaktdaten ein
      • Geben Sie Notfallkontakte ein
  • Richtlinien für Bedingungsregeln
    : Sie können Bedingungsregeln anwenden, um zu steuern, ob der Schritt initiiert oder übersprungen wird.
    • Anwendungsfall: Eine Bedingungsregel kann so konfiguriert werden, dass Genehmigungsschritte für Aktualisierungen von persönlichen Daten und Kontaktdaten automatisch übersprungen werden, wenn der Mitarbeiter auf die Aufgabe zugreift, aber vor der Übermittlung keine Änderungen vornimmt. Dadurch wird unnötiges Routing an Genehmiger vermieden.
Aktion
  • Schrittreihenfolge
    : Kann an einer beliebigen Stelle nach dem Schritt
    Initiierung
     (Schritt a) platziert werden. Sie können Buchstaben (b, c, d) verwenden, um die Sequenz zu definieren. Schritte mit demselben Buchstaben werden parallel ausgeführt.
  • Gruppe
    : Von wem dies durchgeführt wird, ist sehr flexibel. Er kann dem
    Onboarding-Administrator
    , Fest angestellter
    Mitarbeiter für sich selbst
    ,
    Externer Mitarbeiter für sich selbst
    ,
    Manager
    ,
    HR Partner
    ,
    Benefits Partner
    oder jeder anderen Sicherheitsgruppe mit den erforderlichen Berechtigungen für den initiierten Unterprozess zugewiesen werden.
  • Sicherheitsdomänen
    : Die Sicherheitsdomänen, auf die die rollenbasierte Sicherheitsgruppe Zugriff haben soll:
    • Onboarding Administrator
      : Zugriff auf Aufgaben zum Einrichten von Regeln und Vorlagen für das Onboarding. Der Zugriff auf folgende Domäne sollte eingeschränkt werden:
      . Onboarding einrichten
      .
    • Fest angestellter Mitarbeiter für sich selbst
      : Zugriff auf den Selfservice-Asset des Onboarding-Prozesses, einschließlich Worklets im Dashboard:
      Self-Service: Onboarding
      ,
      Self-Service: Home Contact Information (und Unterdomänen)
      ,
      Self-Service: Work Contact Information (und Unterdomänen). )
      ,
      Selfservice: Notfallkontakte
      ,
      Selfservice: Zusatzleistungen
      ,
      Selfservice: Payroll (Meine Quellensteueroptionen)
      .
    • Manager
      : Zeigt den Zugriff auf
      Worker Data: Work Contact Information (und untergeordnete Domänen)
      an oder ändert diesen.
    • HR Administrator: Set Up: Onboarding
      (Zugriff auf Aufgaben zum Einrichten von Regeln und Vorlagen für das Onboarding. Der Zugriff auf diese Domäne sollte eingeschränkt sein),
      Person Data: Home Contact Information (und Unterdomänen), Worker Data: Work Contact Information (und Unterdomänen), Person Data: Notfallkontakte.
    • HR Partner
      : Zeigt oder ändern Sie
      Person Data: Home Contact Information (und unterdomänen)
      ,
      Worker Data: Benefits
      ,
      Worker Data: Work Contact Information (und unterdomänen)
      .
    • Benefits Administrator/Partner
      :
      Worker Data: Benefits, Person Data: Notfallkontakte
      anzeigen oder ändern.
  • Angeben
    : Wählen Sie den konkreten Geschäftsprozess aus, der als Unterprozess gestartet werden soll. Beispiele für Onboarding:
    • Persönliche Daten ändern
    • Kontaktdaten ändern
    • Amtliche Ausweise ändern
    • Notfallkontakte ändern
    • Gewählte Zusatzleistungen ändern
    • Complete Form I-9
  • Richtlinien für Schrittarten
    :
    • Best Practice: Gruppieren Sie ähnliche Datenerfassungsaufgaben. Beispielsweise können Sie anstelle von separaten Schritten für persönliche Daten, Kontaktinformationen und Notfallkontaktdaten die konsolidierte Schrittart Aufgaben verwenden. Wenn Sie jedoch separate Genehmigungen oder Routings für jeden benötigen, ist es besser, diese als unterschiedliche Aktionsschritte beizubehalten.
    • Beispiel: Ein Aktionsschritt mit der Bezeichnung
      Ihr Profil vervollständigen
       könnte den Unterprozess
      Persönliche Daten ändern
       initiieren, der dem Fest angestellter
      Mitarbeiter für sich selbst
      zugewiesen ist.
  • Richtlinien für Bedingungsregeln
    :
    • Best Practices:
      • Regeln nacheinander erstellen und testen
      • Verwenden Sie bestimmte Felder, um Ihre Regeln zu präzisieren.
      • Nutzen Sie den Bericht
        Optionen für Geschäftsprozesskonfiguration
         , um die verfügbaren Felder für Ihre Regeln anzuzeigen.
    • Anwendungsfälle:
      • Bedingungsregeln sind unerlässlich, um dynamische und relevante Onboarding-Erfahrungen zu erstellen. Sie können damit Schritte basierend auf Mitarbeiterdaten einschließen oder überspringen.
      • Überspringen der Einschreibung für Zusatzleistungen für Teilzeitmitarbeiter, die nicht für Zusatzleistungen auswählbar sind.
      • Fügen Sie ein bundesstaatliches Richtlinienprüfdokument nur für Mitarbeiter in einem bestimmten Bundesstaat hinzu.
      • Triggern Sie für eine interne Versetzung einen anderen Satz Aufgaben als für eine Neueinstellung.
    • Beispiel: Um den Schritt
      Complete Form I-9
       nur für Einstellungen in den USA auszuführen, könnten Sie eine Regel erstellen:
      • Regelart:
        Einstiegsbedingung.
      • Bedingung:
        Das Land
         für die Hauptstelle des Mitarbeiters ist
        Vereinigte Staaten
        .
To-do
  • Schrittreihenfolge
    : Kann an beliebiger Stelle im Ablauf platziert werden. Wird häufig für Erinnerungen oder Aufgaben verwendet, für die es keinen dedizierten Geschäftsprozess gibt.
  • Gruppe
    : Wird von einer beliebigen Sicherheitsgruppe ausgeführt. Allgemeine zugewiesene Personen sind:
    • Fest angestellter Mitarbeiter für sich selbst
      .
    • Manager
      .
    • Abteilungskostenkoordinatoren (z. B.
      IT-Support
      ).
  • Angeben
    : Sie wählen eine vorkonfigurierte
    To-do
     aus der Liste, die Sie in der Aufgabe
    To-dos verwalten
     verwalten.
  • Richtlinien für Schrittarten
    :
    • Best Practice: Verwenden Sie
      To-do-
       Schritte für Nicht-Systemaufgaben oder einfache Erinnerungen. Dadurch wird der Geschäftsprozess übersichtlich und die Erstellung komplexer Unterprozesse für einfache Aktionen wird vermieden.
    • Beispiel: Eine der Neueinstellung zugewiesene
      To-do
       könnte
      Begrüßungsvideo des CEO ansehen
      mit einem Link zum Video in den Anweisungen lauten.
  • Richtlinien für Bedingungsregeln
    :
    • Best Practices:
      • Halten Sie den Text der
        To-do
         klar und aktionsfähig.
      • Verwenden Sie Benachrichtigungen, um die zugewiesene Person an ein bevorstehendes Fälligkeitsdatum zu erinnern.
    • Anwendungsfälle:
      • Weisen Sie dem Manager eine
        To-do für Laptop anfordern
         nur für fest angestellte Mitarbeiter zu.
      • Erinnern Sie Neueinstellungen daran,
        den Feiertagskalender des Unternehmens zu prüfen,
        wenn ihr Einstellungsdatum in der Zukunft auf einem gesetzlichen Feiertag liegt.
    • Beispiel:
      • Ein
        To-do-
         Schritt mit der Bezeichnung
        Manager: Willkommenspaket vorbereiten
         kann der Managerrolle zugewiesen werden.
Dokumente prüfen
Dies ist ein
Aktionsschritt
 .
  • Reihenfolge
    : Wird in der Regel nach der anfänglichen Datenerfassung, aber vor dem Abschlussschritt platziert.
  • Gruppe
    : Wird fast immer von
    „Fest angestellter Mitarbeiter für sich selbst“
    durchgeführt.
  • Angeben
    : Sie können konfigurieren, welche Dokumente enthalten sein sollen und ob eine eSignatur erforderlich ist. Beispiel: Mitarbeiterhandbuch, Vertraulichkeitsvereinbarung.
  • Richtlinien für Schrittarten
    :
    • Best Practice: Machen Sie diesen Schritt bei kritischen Compliance-Dokumenten zu einem erforderlichen Schritt und verwenden Sie das eSignatur-Feature für Verfolgungs- und Auditzwecke.
    • Beispiel: Ein Schritt mit der Bezeichnung
      Unternehmensrichtlinien bestätigen
       könnte den Verhaltenskodex, die IT-Nutzungsrichtlinie und das Mitarbeiterhandbuch enthalten.
  • Richtlinien für Bedingungsregeln
    :
    • Best Practice: Gruppieren Sie Dokumente mit derselben Zielgruppe und denselben Signaturanforderungen in einem einzigen Schritt, um die Benutzererfahrung zu optimieren.
    • Anwendungsfälle:
      • Präsentieren Sie je nach Land oder Unternehmen des Mitarbeiters ein anderes Mitarbeiterhandbuch.
      • Schließen Sie ein Dokument für einen Vertriebsprovisionsplan nur für Mitarbeiter in der Verkaufsorganisation ein.
    • Beispiel: Eine Regel könnte die
      Tätigkeitsfamilie
      des Mitarbeiters prüfen. Wenn die
      Tätigkeitsfamilie
       „Vertrieb“ ist, schließt der Schritt das Dokument
      „Incentive Plan für Vertrieb“
       zur Signatur ein.
Service
  • Schrittreihenfolge
    : Die Reihenfolge ist für diese Schritte kritisch. Beispielsweise muss
    „Workday-Konto erstellen“
    ausgeführt werden, bevor Aufgaben an den neuen Mitarbeiter weitergeleitet werden.
  • Gruppe
    : Wird von einem System durchgeführt und ist keiner Person im üblichen Rahmen zugewiesen.
  • Angeben
    : Sie wählen den auszuführenden Systemservice aus. Allgemeine Services im
    Onboarding
    :
    • Workday-Konto erstellen
    • Onboarding-Planzuweisung
  • Richtlinien für Schrittarten
    :
    • Best Practice: Dies sind Hintergrundsystemprozesse. Es handelt sich nicht um Aufgaben, die ein Benutzer ausführt, die aber für die Automatisierung des Workflows kritisch sind.
    • Beispiel: Wenn Sie den Service
      Workday-Konto erstellen
       früh in den Prozess Einstellung aufnehmen, kann ein Bewerber bereits vor dem ersten Tag seine Zugangsdaten abrufen und seine Onboarding-Aufgaben in Workday starten.
  • Richtlinien für Bedingungsregeln
    :
    • Best Practice: Diese Schritte sind grundlegende Schritte. Stellen Sie sicher, dass sie korrekt in der Sequenz des übergeordneten Geschäftsprozesses platziert werden (z. B.
      Einstellung
      ), um den
      Onboarding-
       Prozess zu ermöglichen. Der Schritt
      Workday-Konto erstellen
       muss vor dem
      Onboarding-
       Schritt erfolgen.
    • Anwendungsfall: Sie können eine Bedingungsregel verwenden, um zu verhindern, dass ein Workday-Konto zu lange vor dem Einstellungsdatum erstellt wird.
    • Beispiel: Der Serviceschritt
      Planzuweisung für Onboarding
       wird zum Geschäftsprozess
      Einstellung
       hinzugefügt, um der Neueinstellung automatisch den richtigen Onboarding-Plan zuzuweisen.

Integration

In Workday können Sie eine Integration aus jedem Geschäftsprozess starten, der die Schrittart
Integration
 unterstützt. Diese Option wird häufig beim Onboarding verwendet, um Daten an Drittanbietersysteme zu senden (z. B. für
Zusatzleistungen
,
Entgeltabrechnung
oder IT-Provisionierung) oder um interne Prozesse wie
E-Verify für Formular I-9
zu initiieren.
  • Schrittreihenfolge
    : Integrationen können in mehreren Schritten im Workflow erfolgen. Dieser Schritt erfolgt in der Regel, wenn alle Genehmigungen abgeschlossen sind, aber bevor der Prozess abgeschlossen wird.
  • Gruppe
    : Wird vom System durchgeführt und erfordert, dass Sie einen vorkonfigurierten Integrationssystembenutzer (ISU) zuweisen, der über die erforderlichen Sicherheitsberechtigungen zum Ausführen der Integration verfügt.
  • Angeben
    : Wählen Sie das auszuführende Integrationssystem aus. Dies kann ein vorgefertigter Workday-Konnektor sein, z. B. einer für einen Unternehmenskartenanbieter, oder eine benutzerdefinierte Integration mit Workday Studio, EIB (Enterprise Interface Builder) oder Core Connectors.
  • Richtlinien für Schrittarten
    • Best Practices:
      • Zuerst erstellen: Erstellen und konfigurieren Sie immer das Integrationssystem, bevor Sie versuchen, den Schritt Integration zum Geschäftsprozess hinzuzufügen und zu konfigurieren.
      • Use an ISU: Verwenden Sie immer einen
        Integrationssystembenutzer
        , um die Integration auszuführen. Dies erhöht die Sicherheit und erleichtert das Auditing.
      • Trennen und bereitstellen: Ein Integrationsprozess wird häufig in die Generierung und Bereitstellung einer Datei unterteilt. Wenn ein externes System keine Datei empfängt, verwenden Sie die Berichte
        Prozessmonitor
         und
        Integrationsereignisse
         , um zu bestimmen, ob die Dateigenerierung oder der Übermittlungsschritt fehlgeschlagen ist.
    • Anwendungsfälle:
      • Ausgehende Integration: Der häufigste Anwendungsfall beim
        Onboarding
         ist das Triggern einer ausgehenden Integration, um Neueinstellungsdaten an ein externes System zu senden. Beispiele hierfür sind das Senden von Mitarbeiterdaten an Okta oder Active Directory zur Provisionierung eines IT-Kontos, das Übermitteln von Informationen zu Neueinstellungen an einen Drittanbieter für Entgeltabrechnungen oder Zusatzleistungen, das Übermitteln von Mitarbeiterdaten an
        E-Verify
         über den Geschäftsprozess
        Complete Form I-9
         .
      • Inbound Integration: Obwohl dies als direkter Teil des Geschäftsprozesses
        Onboarding
         weniger häufig vorkommt, könnte eine Integration einen Prozess triggern, der schließlich Daten zurück in Workday lädt (z. B. Empfang der permanenten ID einer Neueinstellung aus einem globalen HR-System).
  • Richtlinien für Bedingungsregeln
    :
    • Best Practices: Testen Sie Ihre Regeln regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie wie erwartet weitergeleitet werden, insbesondere wenn Sie Änderungen an der Geschäftsprozessdefinition vorgenommen haben.
      • Vermeiden Sie zu komplexe Regeln, die schwer zu verwalten sind. Manchmal ist es einfacher, eine separate, regelbasierte Definition des Geschäftsprozesses zu erstellen, als viele komplexe Regeln in einer einzelnen Definition zu erstellen.
      • Seien Sie vorsichtig bei gleichzeitigen Schritten, die auch bedingt sind, da der Prozess manchmal hängen bleiben kann. Es ist oft besser, kritische Integrationen in ihren eigenen sequenziellen Schritt zu platzieren.
    • Anwendungsfälle:
      Nicht nötige Schritte überspringen
      : Erstellen Sie eine Regel, um einen Genehmigungsschritt zu überspringen, wenn ein Mitarbeiter persönliche Daten oder Kontaktdaten erneut übermittelt, ohne tatsächlich Änderungen vorzunehmen.
      • Regelbasiertes Routing: Definieren Sie verschiedene Versionen des Geschäftsprozesses
        Onboarding
         basierend auf Kriterien wie
        Unternehmen
        ,
        Linienorganisation
        oder
        Standort
        . Beispielsweise können Sie einen eindeutigen Onboarding-Prozess für Mitarbeiter in Kanada im Vergleich zu den USA haben, der unterschiedliche Integrationsschritte für länderspezifische Anbieter umfasst.
      • Individuelle Inhalte: Verwenden Sie Bedingungsregeln, um
        Zielgruppen für Onboarding-Pläne
        zu definieren, sodass Sie zielgerichtete Inhalte, Aufgaben und Dokumente an verschiedene Gruppen von Neueinstellungen senden können.
    • Beispiel: Überspringen Sie den Schritt
      Dokument prüfen
      für interne Versetzungen, die das Unternehmenshandbuch bereits eingesehen haben.
      • Regellogik
        : Erstellen Sie eine Bedingungsregel im Schritt
        Dokument prüfen
         , die als
        falsch
         evaluiert wird, wenn die
        Einstellungsquelle
         für den Mitarbeiter
        Interne Versetzung
        ist. Der Schritt wird dann für diese Population übersprungen, aber für alle externen Einstellungen getriggert.

Benachrichtigungen

Systembenachrichtigungen
Systembenachrichtigungen sind Standard-Alerts, die von Workday für Geschäftsprozessereignisse generiert werden. Sie können alle Systembenachrichtigungen auf dem Register
Benachrichtigungen
 des Geschäftsprozesses anzeigen. In Workday können Sie eine bestimmte Benachrichtigung deaktivieren. Es ist jedoch oft besser, Benachrichtigungseinstellungen auf Benutzerebene zu verwalten oder benutzerdefinierte Benachrichtigungen für gezieltere Alerts zu verwenden. Siehe Geschäftsprozess-Systembenachrichtigungen konfigurieren.
Globale Benachrichtigungseinstellungen werden in der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen
 verwaltet.
Benutzerdefinierte Benachrichtigungen
Sie können benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen, die in jedem Schritt des Geschäftsprozesses initiiert werden können, um Benutzer über Ereignisse, erforderliche Aktionen oder Statusänderungen zu informieren. Um eine Benachrichtigung zu erstellen, navigieren Sie zum entsprechenden Schritt in Ihrer Geschäftsprozessdefinition und wählen Sie in den möglichen Aktionen für diesen Schritt
Geschäftsprozess
Benachrichtigung hinzufügen
aus. Siehe Benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen (Englisch).
  • Richtlinien und Best Practices:
    • Konsolidieren, wenn möglich: Anstatt eine separate Benachrichtigung für jede einzelne Aufgabe zu senden, die eine Neueinstellung erledigen muss, sollten Sie diese konsolidieren. Beispielsweise können Sie eine einzelne
      Willkommens
       -E-Mail senden, die eine Verknüpfung zum Dashboard
      „Workday Onboarding“
       oder zur Seite
      „Meine Aufgaben“
       der Neueinstellungen enthält, auf der alle ausstehenden Elemente angezeigt werden. Dadurch vermeiden Sie, dass die Neueinstellung mit zu vielen E-Mails überfordert wird.
    • Verwenden Sie eine klaren und aktionsorientierte Sprache: Der Betreff und die Informationen Ihrer Benachrichtigungen sollten klar und präzise sein und dem Empfänger genau mitteilen, was er tun soll. Verwenden Sie dynamische Felder, um die Nachricht mit dem Namen, dem Startdatum, dem Manager usw. der Neueinstellung zu personalisieren.
    • Dynamische Inhalte nutzen: Verwenden Sie CRFs, um relevante Informationen in Ihre Benachrichtigungen zu übernehmen. Dies kann Details umfassen wie:
      • Einstellungsdatum
      • Tätigkeitsbezeichnung.
      • Manager.
      • Arbeitsort
      • Wird mit dem Onboarding-Dashboard verknüpft.
    • Zielgruppe berücksichtigen: Passen Sie Inhalt und Stil Ihrer Benachrichtigungen an den Empfänger an. Eine Benachrichtigung an eine Neueinstellung hat einen anderen Tenor als eine Benachrichtigung an ein Mitglied des IT-Teams oder einen einstellenden Manager.
    • Branding: Verwenden Sie die Aufgaben
      E-Mail-Vorlagen verwalten
       und
      Notification Designer
       , um E-Mail-Vorlagen mit Branding zu erstellen, die zum Erscheinungsbild Ihres Unternehmens passen. Sie können die Standard-E-Mail-Vorlage in jeder benutzerdefinierten Benachrichtigung überschreiben, um eine bestimmte Vorlage mit Branding zu verwenden.
    • Triggern einer Willkommens-E-Mail:
      • Um sicherzustellen, dass die Neueinstellung Zugriff auf Workday hat, sollte diese Benachrichtigung nach dem Schritt
        Workday-Konto erstellen
         im Geschäftsprozess
        Einstellung
         ausgelöst werden.
      • Sie können diese Benachrichtigung mit einer Schrittverzögerung eine bestimmte Anzahl von Tagen nach Abschluss der Einstellung senden oder sofort nach Beginn des
        Onboarding-
         Prozesses triggern.
    • Benachrichtigungen an interne Teams:
      • Erstellen Sie benutzerdefinierte Benachrichtigungen, um interne Teams wie
        IT
        ,
        Gebäude
        und
        Entgeltabrechnung
         darauf hinzuweisen, dass eine Neueinstellung verarbeitet wurde.
      • Diese Benachrichtigungen sollten zum entsprechenden Zeitpunkt im Prozess getriggert werden. Beispielsweise könnte eine IT-Benachrichtigung beim Abschluss des
        Geschäftsprozesses
         Einstellung ausgelöst werden.
      • Nehmen Sie in die Benachrichtigung relevante Details auf, z. B. Name, Startdatum, Standort der Neueinstellung und alle bestimmten Ausstattungs- oder Zugriffsanforderungen.
    • Benachrichtigungen zu Unterprozess verwalten:
      • Der
        Onboarding-
         Prozess umfasst häufig Unterprozesse (z. B. für Einschreibung für Zusatzleistungen, I-9-Verifizierung). Diese Unterprozesse haben ihre eigenen Benachrichtigungskonfigurationen.
      • Wenn Sie Benachrichtigungen aus einem Unterprozess unterdrücken möchten, um nicht zu viele E-Mails zu senden, können Sie die Systembenachrichtigungen im Initiierungsschritt dieses Unterprozesses deaktivieren.
      • Beachten Sie, dass ein Unterprozess möglicherweise von anderen Geschäftsprozessen verwendet wird. Um unbeabsichtigte Folgen zu vermeiden, können Sie eine Bedingungsregel zu Ihren benutzerdefinierten Benachrichtigungen hinzufügen, die
        nur bei einem eigenständigen Geschäftsprozess () initiiert werden
        .
    • Bedingungsregeln verwenden:
      • Bedingungsregeln sind leistungsstarke Tools, um zu steuern, wann eine Benachrichtigung gesendet wird. Sie können damit Folgendes durchführen:
        • Senden Sie nur dann eine Benachrichtigung, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind, z. B. wenn sich die Neueinstellung an einem bestimmten Standort oder in einem bestimmten Tätigkeitsprofil befindet.
        • Senden Sie basierend auf den Daten im Geschäftsprozess unterschiedliche Benachrichtigungen an verschiedene Personengruppen.
      • Stellen Sie sicher, dass eine Benachrichtigung erst gesendet wird, wenn eine Reihe von Schritten alle abgeschlossen sind.
    • Behandlung optionaler Schritte: Wenn Sie eine Benachrichtigung für einen optionalen Schritt konfigurieren, wird die Benachrichtigung auch dann gesendet, wenn der Schritt übersprungen wird. Planen Sie Ihre Benachrichtigungsstrategie entsprechend.
  • Beispiele:
    • Ziel: Senden Sie einer Neueinstellung eine interessante Willkommensnachricht, sobald der Geschäftsprozess
      „Onboarding“
       initiiert wird.
    • Setup: Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Benachrichtigung für den Schritt Initiierung des Geschäftsprozesses
      Onboarding
       . Der Empfänger ist
      Fest angestellter Mitarbeiter für sich selbst
      und die Benachrichtigung wird an seine persönliche E-Mail-Adresse weitergeleitet.
    • Ziel: Senden Sie den Mitarbeitern die Schlüsselinformationen zu Neueinstellungen für ihren ersten Tag.
    • Setup: Erstellen Sie eine Benachrichtigung, die durch einen
      To-do-
       Schritt getriggert wird, der für den Tag vor dem Startdatum geplant ist.

Probleme und Lösungen

Ausgabe
Ursache und Lösung
Der Onboarding-
 Prozess wird für Neueinstellungen nicht nach Abschluss der Einstellung getriggert.
Ursache:
 Dies kann mehrere Ursachen haben:
  1. Für Onboarding-Schritte wird die Zuweisung aufgehoben, wenn noch kein Workday-Konto für eine Neueinstellung erstellt wurde.
  2. Die Schritte
    Onboarding
     und
    Onboarding-Setup
     sind nicht in der korrekten Reihenfolge angeordnet oder im
    übergeordneten
     Geschäftsprozess Einstellung enthalten.
Lösung:
  1. Verwenden Sie die Aufgabe
    Geschäftsprozessdefinition (Standarddefinition) erstellen
     , um eine Standarddefinition für den Geschäftsprozess
    Onboarding-Setup
     zu erstellen.
  2. Stellen Sie sicher, dass der Schritt
    Onboarding-Setup
     in der
    Geschäftsprozessdefinition
     Einstellung unmittelbar vor dem Schritt
    Onboarding
     kommt. Beide Schritte müssen
    nach
     dem Schritt
    Workday-Konto erstellen
     platziert werden.
Neueinstellungen erhalten die Onboarding-Benachrichtigung nicht.
Ursache:
 Die häufigste Ursache ist eine falsche Routing-Regel. Für Bewerber muss die Benachrichtigung an deren persönliche E-Mail-Adresse weitergeleitet werden.
Lösung:
 Navigieren Sie zu
"Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen"
. Stellen Sie im Abschnitt
HCM
 sicher, dass Benachrichtigungen für den
Onboarding-Plan
 oder die relevante benutzerdefinierte Benachrichtigung so konfiguriert sind, dass sie an
externe E-Mail-Adresse
 für die vorgesehene Zielgruppe weitergeleitet werden. Vergewissern Sie sich außerdem, dass für den Bewerber eine persönliche E-Mail-Adresse in Workday ausgefüllt ist.
Neueinstellungen erhalten nicht alle Onboarding-Aufgaben auf einmal im Posteingang.
Ursache:
 Die Schritte in der Geschäftsprozessdefinition Onboarding sind mit unterschiedlichen Reihenfolgennummern konfiguriert (z. B. c, d, e), sodass sie nacheinander durchgeführt werden, wenn der jeweilige vorherige Schritt abgeschlossen ist.
Lösung:
 Prüfen Sie die Geschäftsprozessdefinition Onboarding. Wenn alle Aufgaben gleichzeitig angezeigt werden sollen, stellen Sie sicher, dass die relevanten Schritte (z. B.
To-do
,
Dokumente prüfen
,
Persönliche Daten ändern
) mit demselben
Auftragsbuchstaben
 konfiguriert werden (z. B. c, c, c). Dadurch werden sie zu Parallelschritten, die gleichzeitig im Posteingang angezeigt werden.
Der Schritt
"Complete Form I-9"
 bleibt fest und wird nicht fortgesetzt.
Ursache:
 Der Schritt
Complete Form I-9
 ist so konfiguriert, dass er gleichzeitig (d. h. mit derselben Auftragsnummer) wie andere Schritte im Geschäftsprozess
Onboarding
 ausgeführt wird. Die E-Verify-Integration, die Teil dieses Schritts ist, wird oft erst ausgeführt, wenn alle anderen Parallelschritte abgeschlossen sind.
Lösung:
 Bearbeiten Sie die Geschäftsprozessdefinition Onboarding, um den Schritt
Complete Form I-9
 in einen eigenen sequenziellen Schritt (mit einer eindeutigen Auftragsnummer) einzufügen. Für optimale Ergebnisse sollten keine anderen Schritte parallel ausgeführt werden.
Die Benachrichtigung wird nicht getriggert, wenn der Geschäftsprozessschritt abgeschlossen ist.
Ursache:
 Die Benachrichtigung ist möglicherweise nicht korrekt dem Geschäftsprozessschritt zugeordnet oder es gibt eine Bedingung für die Benachrichtigung, die nicht erfüllt wird.
Lösung:
 Prüfen Sie das benutzerdefinierte Benachrichtigungs-Setup, um sicherzustellen, dass es mit dem richtigen Geschäftsprozess und Schritt verknüpft ist. Prüfen Sie das Register
Bedingung
 in der Benachrichtigung, um zu ermitteln, ob es Regeln gibt, die das Auslösen verhindern. Prüfen Sie außerdem den
Prozessmonitor
 für den Mitarbeiter, um zu ermitteln, ob sich der Geschäftsprozess wie erwartet verhält.
Links in der Benachrichtigung (z. B. zum
Onboarding-Plan
) funktionieren für die Neueinstellung nicht.
Ursache:
 Hierbei handelt es sich häufig um ein Sicherheitsproblem. Der Neueinstellung wurde möglicherweise noch kein Zugriff auf ihr Workday-Konto gewährt oder die Sicherheit für die Zielseite ist nicht ausreichend.
Lösung:
 Stellen Sie sicher, dass der Schritt
Workday-Konto erstellen
 im Geschäftsprozess
Einstellung
 oder
Onboarding
 ausgeführt wird, bevor Benachrichtigungen mit internen Links gesendet werden. Vergewissern Sie sich, dass das Setup
für Externes Preboarding
 korrekt konfiguriert ist, wenn Bewerber bereits vor ihrem Startdatum auf Inhalte zugreifen sollen.
Manager oder andere Teilnehmer erhalten keine Erinnerungsbenachrichtigungen.
Ursache:
 Möglicherweise ist der Empfänger falsch definiert oder der Benutzer hat keine geschäftliche E-Mail-Adresse in Workday.
Lösung:
 Prüfen Sie das Feld
Empfänger
 in der benutzerdefinierten Benachrichtigung, um sicherzustellen, dass die richtige Rolle (z. B.
Manager
,
HR Partner
) ausgewählt ist. Vergewissern Sie sich im Profil des Mitarbeiters, dass der vorgesehene Empfänger eine gültige geschäftliche E-Mail-Adresse hat.
Ein Genehmiger oder andere Teilnehmer (z. B.
Manager
) kann keinen Onboarding-Schritt anzeigen oder dafür eine Aktion durchführen.
Ursache:
 Dies ist in der Regel ein Sicherheitsproblem, bei dem die Sicherheitsrolle des Benutzers für diesen bestimmten Schritt im Geschäftsprozess keine Berechtigung hat.
Lösung:
 Öffnen Sie die
Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie
 für den Geschäftsprozess
Onboarding
 . Suchen Sie den konkreten Schritt (z. B.
Dokumente prüfen
,
To-do
) und stellen Sie sicher, dass die entsprechende Sicherheitsgruppe (z. B.
Manager
,
HR Partner
) mit der Berechtigung aufgeführt ist, Aktionen für diesen Schritt auszuführen.