Einstellungsgeschäftsprozessrichtlinien

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Übersicht

Der Geschäftsprozess Einstellung ist ein grundlegender Workflow in Workday Human Capital Management (HCM), der die Abfolge von Aufgaben, Genehmigungen und Systemaktionen orchestriert, die Sie benötigen, um einen neuen (Angestellter) Mitarbeiter in die Organisation aufzunehmen. Sie steuert Folgendes:

Was (Schritte und Unterprozesse)

Wer (für jeden Schritt verantwortliche Sicherheitsgruppen)

Wann (Reihenfolge der Vorgänge) für ein Ereignis

Ein ordnungsgemäß konfigurierter Geschäftsprozess Einstellung stellt Datengenauigkeit sicher, bezieht die richtigen Stakeholder zum richtigen Zeitpunkt ein und automatisiert Aufgaben wie Kontoerstellung und Benachrichtigungen.

Jeder Einstellungsprozess ist eine Instanz der Geschäftsprozessdefinition "". Sie dient als zentraler Hub , der Recruiting, Vergütung, Zusatzleistungs- und HR-Kerndaten (Personal) miteinander verknüpft, und gewährleistet einen nahtlosen Übergang vom Kandidat zum (Angestellter) Mitarbeiter. Während Workday eine Standarddefinition bereitstellt, erstellen die meisten Organisationen mehrere regelbasierte Definitionen, die auf verschiedene Populationen zugeschnitten sind (nach Land, Mitarbeiterkategorie oder Linienorganisation).

Dies sind die Abschnitte in diesem Thema:

Unterprozesse

Konsolidierte Vorlage

Probleme und Lösungen

Unterprozesse

Der Geschäftsprozess Einstellung kann mehrere Unterprozesse zur Bearbeitung bestimmter Aufgaben umfassen.

Vergütung für Einstellung vorschlagen: Dieser Unterprozess bestimmt das Gehalt und andere Vergütung für die Neueinstellung.

Workday -Konto erstellen: Generiert das Workday-Konto für die Neueinstellung und gibt ihnen Zugriff auf das System.

Onboarding: Sie können diesen Prozess nach Abschluss der Einstellung Trigger , um Aufgaben für Neueinstellung zu verwalten, z. B.:

Ausfüllen von Steuerformularen

Bei der Prüfung von Dokumenten

Einschreibung für Zusatzleistungen.

Hintergrundprüfung: Dieser Prozess ist nur anwendbar, wenn die Neueinstellung nicht aus Recruiting stammt und Sie den Hintergrundstatus in Workday prüfen möchten.

Konsolidierte Vorlage

Eine konsolidierte Vorlage in einem Workday Geschäftsprozess ist eine Konfiguration , die die Dateneingabebildschirme mehrerer, unterschiedlicher Unterprozesse (z. B. Gehalt, Bonus und Aktie) in einer einzigen, einheitlichen Benutzeroberfläche kombiniert. Verwenden Sie die Vorlage als Option , wenn der Geschäftsprozess mehrere zugehörige anfängliche Setup-Elemente für eine einzelne Rolle enthält, und fügen Sie sie als Initiierungsschritt hinzu, um die Job des Initiators zu vereinfachen.

Diese Untergeschäftsprozesse sind für die Konsolidierung verfügbar. Um sicherzustellen, dass diese Untergeschäftsprozesse in der konsolidierten Vorlage angezeigt werden, müssen die Benutzer über die zugehörigen Domänen „Anzeigen
“ und „Ändern“
verfügen:

Amtliche Ausweise bearbeiten

Änderungen des Betriebszugehörigkeitsdatums

Organisationszuweisungen für Mitarbeiter ändern

Mitarbeiter Tarifvereinbarung zuweisen

Abrechnungsgruppe zuweisen

Registrierungsereignis für Auszahlungsoption

Vergütungsbezogene Untergeschäftsprozesse

Voraussetzungen

Sie müssen die folgenden Voraussetzungen in der Soll erfüllen , bevor Sie eine Einstellungstransaktion Initiieren können:

Sicherheit: Konfigurieren Sie die Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie so, dass bestimmte Sicherheitsgruppen eine Berechtigung zu folgenden Aktion Fördermittel :

Initiierende Aktionen: Legen Sie fest, wer den Prozess Einstellung starten kann. Typische Sicherheitsgruppen sind Recruiter, HR Administrator und HR Partner.

Prüf- und Genehmigungsschritte: Legen Sie fest, wer die Einstellungstransaktion genehmigen kann. Typische Sicherheitsgruppen sind Manager, HR Partner und Compensation Partner.

Alle anzeigen: Legen Sie fest, wer die in Bearbeitung befindliche oder abgeschlossene Einstellungstransaktion anzeigen kann. Typische Sicherheitsgruppen sind u. a. HR Administrator, HR Auditor und Implementierer. Erteilen Sie den Rollen, die den Geschäftsprozess Initiieren können, die Berechtigung Alle anzeigen, um sicherzustellen, dass alle Validierungen ordnungsgemäß ausgeführt werden

Um eine Liste der anwendbaren Sicherheitsdomänen anzuzeigen, öffnen Sie den Bericht Domänen-Sicherheitsrichtlinien für funktionalen Bereich und wählen Sie die funktionalen Bereiche „Staffing“, „Core Compensation“ und „Organisation und Rollen“ aus.

Personalbesetzungsmodell: Der Linienorganisation muss ein Personalbesetzungsmodell zugewiesen sein:

Stellenmodell: Eine offene, verfügbare und genehmigte Stelle muss in der Linienorganisation vorhanden sein. Sie Initiieren die Aktion für diese bestimmte Stelle.

Tätigkeitsmodell: Sie können optional Einstellungsbeschränkungen für die Linienorganisation konfigurieren. Wenn nicht konfiguriert, definieren Sie die Job bei der Einstellung des Mitarbeiter für die Organisation mit Tätigkeitsmodell. Siehe Konzept: Personalbesetzungsmodelle .

Tätigkeitsprofile: Erstellen Sie die erforderlichen Job mit folgenden Details:

Tätigkeitsbeschreibung

Managementebene

Vergütungsgruppe

Vergütungsart

Sonstige Qualifikationen

Bewerberverfolgung: Wenn Sie Kandidaten verfolgen, bevor sie offiziell eingestellt werden, konfigurieren Sie den Bewerberstatus, Bewertungsmethoden und Recruiting Quellen.

Einstellungsgeschäftsprozess bearbeiten: Definieren Sie die Schritte, Bedingungen und Benachrichtigungen für den Geschäftsprozess. Dazu gehört die Konfiguration von Service wie Workday -Konto erstellen.

Optionale Felder konfigurieren: Legen Sie fest, welche optionalen Felder im Geschäftsprozess Ausblenden, schreibgeschützt oder für bestimmte Sicherheitsgruppen erforderlich gemacht werden sollen.

Prozessinitiatoren

Der Geschäftsprozess Einstellung wird Trigger , wenn eine Person mit den entsprechenden Sicherheitsberechtigungen eine der Aufgaben für Mitarbeiter einstellen initiiert. Workday bietet verschiedene Variationen dieser Aufgabe, aus denen Sie die auswählen können, die am besten zu Ihrem Prozess passt.

Beispiel: Einige Aufgabe bieten erweiterte Suchfunktionen, um zu verhindern, dass Duplikat Datensätze erstellt werden, indem nach vorhandenen Bewerbern, ehemaligen Mitarbeitern oder Studenten gesucht wird. Siehe Konzept: Initiierende Aktionen für Mitarbeitereinstellung .

Sie können den Prozess wie folgt Initiieren :

In der Suchleiste nach Eingabe von Mitarbeiter einstellen.

In den möglichen Aktionen für eine Personalanforderung.

In den möglichen Aktionen für eine Linienorganisation.

Die möglichen Aktionen für eine unbesetzt Stelle.

Den Status Bereit für Einstellung aus dem Geschäftsprozess Angebot oder Beschäftigungsvereinbarung.

Einschränkungen

Korrekturen und Integrationen: Ereignisgesteuerte Integrationen, die Sie so konfigurieren, dass sie aus dem Einstellungsprozess Trigger werden , werden nur für Korrekturen erneut ausgelöst, die Sie für das Ereignis der obersten Ebene vornehmen. Korrekturen, die Sie nur innerhalb eines Unterprozesses vornehmen, lösen die Integration nicht erneut aus. Beispiel: Die Vergütung in Einstellungsvergütung vorschlagen wird korrigiert, nachdem die Haupteinstellung abgeschlossen ist.

Komplexität der Konfiguration: Aufgrund der hohen Konfigurierbarkeit kann das anfängliche Setup komplex sein und erfordert ein tiefgreifendes Verständnis der Einstellungsprozesse in Ihrer Organisation.

Option "Zurücksenden": Sie können einen Geschäftsprozess mit der Aktion"Zurücksenden" an den Schritt "Initiierung" oder "Prüfung" zur Korrektur zurücksenden. Diese Aktion ist während der Prüfungs- oder Genehmigungsphase der Geschäftsprozessdefinition verfügbar, sofern der Prozess noch nicht abgeschlossen ist.

Unterscheidung zwischen Onboarding und Einstellungsprozess und Onboarding. Der Prozess der Einstellung konzentriert sich darauf, den (Angestellter) Mitarbeiter in das System aufzunehmen, während es beim Onboarding um die Erfahrung der Neueinstellung und die Erledigung von Aufgaben nach der Einstellung geht.

Funktion des automatischen Abschlusses: Der automatische Abschluss unterstützt kein Zurücksenden im Geschäftsprozess Workflow. Serviceschritte werden immer ausgeführt, aber Workday überspringt alle Benachrichtigungen, die mit diesen Service verknüpft sind. Siehe Überlegungen zum Setup: Personalbesetzungsereignisse automatisch abschließen .

Korrekturen an abgeschlossenen Einstellungsereignissen: Diese triggern zugehörige Ereignisse nicht automatisch erneut, z. B. Einschreibungen für Zusatzleistungen. Abhängig von den vorgenommenen Änderungen müssen Sie bestimmte Unterprozesse möglicherweise manuell Initiieren , um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter korrekt aktualisiert wird.

Startdatum für Mitarbeiter korrigieren: Sie können diesen Geschäftsprozess nicht für externe Mitarbeiter verwenden und nach der Übermittlung auch nicht rückgängig machen.

Allgemeine Geschäftsprozess-Workflows und Richtlinien

Dies sind allgemeine Workflow Konfiguration für den Geschäftsprozess Einstellungsereignis , wobei die Schritte in ihrer typischen Reihenfolge aufgeführt sind

Pfad 1: Standard-Workflow-Konfiguration

Dies ist die am häufigsten verwendete Konfiguration, die einen einfachen, linearen Prozess für die Einstellung eines typischen (Angestellter) Mitarbeiter ohne komplexe Bewerberanforderungen darstellt.

A: Initiierung

B: Aktion (Vergütung für Einstellung vorschlagen)

C: Aktion (Einmalzahlung beantragen)

D: Service ( Workday -Konto erstellen)

E: Aktion (Abrechnungsgruppe zuweisen)

F: Aktion (Onboarding-Aufgaben abschließen). )

G: Abschluss (Einstellungsabschlussschritt)

Pfad 2: Einstellung mit Unterprozesskonfiguration für Hintergrundprüfung

Dieser Pfad integriert eine formale Hintergrundprüfung als erforderlich Gruppierungsschritt im Prozess. Die Einstellung kann erst fortgesetzt werden, wenn die Hintergrundprüfung erfolgreich abgeschlossen wurde, um die Einhaltung der Einstellungsrichtlinien sicherzustellen.

A: Initiierung

B: Aktion (Persönliche Daten eingeben)

C: Aktion (Hintergrundprüfung)

D: Aktion (Vergütung für Einstellung vorschlagen)

E: Aktion (Abrechnungsgruppe zuweisen)

F: Genehmigung (Einstellungs- und BGC-Ergebnisse prüfen)

G: Abschluss (Einstellungsabschlussschritt)

Pfad 3: Einstellung mit integrierter Konfiguration für Onboarding-Workflows

Dieser Konfiguration verbindet den Einstellungsprozess mit anderen wichtigen Onboarding Unterprozessen und schafft so eine nahtlose End-to-End Onboarding Erfahrung für Neueinstellung und interne Teams.

A: Initiierung

B: Aktion (Vergütung für Einstellung vorschlagen)

C: Aktion (Einmalzahlung beantragen)

D: Service (Planzuweisung für Onboarding)

E: Aktion (Onboarding-Setup)

F: Service ( Workday Konto erstellen)

G: Aktion (Abrechnungsgruppe zuweisen)

H: Aktion (Onboarding)

Pfad 4: Einstellung mit Konfiguration für Gewerkschafts- oder Tarifvereinbarung

Dieser Pfad ist für Organisationen vorgesehen, in denen Neueinstellungen einer Tarifvereinbarung zugewiesen werden müssen, die Auswirkungen auf deren Vergütung, Zusatzleistungen und andere Job haben kann.

A: Initiierung

B: Aktion (Vergütung für Einstellung vorschlagen)

C: Aktion (Tarifvereinbarung zuweisen)

D: Aktion (Abrechnungsgruppe zuweisen)

E: Genehmigung (Gewerkschaftsprüfung)

F: Genehmigung (Sichtung durch EM)

G : Abschluss (Einstellungsabschlussschritt)

Pfad 5: Automatisch abschließen

Dieser Pfad optimiert Ihren Einstellungsprozess und reduziert die manuelle Dateneingabe für standardisierte Einstellungsprozesse mit hohen Bewerberzahlen, bei denen nur minimale manuelle Eingriffe erforderlich sind. Beispiel: Saisonarbeiter, Mitarbeiter im Einzelhandel.

Einstellungsdefinition

bearbeiten -

Aktivieren Sie den automatischen Abschluss

Wenn Sie den automatischen Abschluss aktivieren, werden bestimmte Schritte im Geschäftsprozess "" umgangen, einschließlich Genehmigungen, To-do-Elemente und Prüfschritte. Wenn Ihr Prozess von diesen Schritten abhängt, sollten Sie die Auswirkungen berücksichtigen, bevor Sie diesen Workflow verwenden: .

Der Erfolg des automatischen Abschlusses hängt von der Genauigkeit und Vollständigkeit der Daten ab, die während des Recruiting -Prozesses eingegeben wurden. Wenn erforderlich Felder für das Ereignis Einstellung nicht über Recruiting oder über die Standardvorgaben für Personalbesetzungsfelder ausgefüllt werden, wird der Prozess nicht automatisch abgeschlossen. Es wird auf den manuellen Standard Workflow zurückgesetzt.

Allgemeine Geschäftsprozess-Workflows für konsolidierte Genehmigungen

Dies sind allgemeine Workflow Konfiguration für konsolidierte Genehmigungen, wobei die Schritte in ihrer typischen Reihenfolge aufgeführt sind.

Bestimmen Sie, welche Sicherheitsgruppen konsolidierte Schritte prüfen und genehmigen können. Konfigurieren Sie die Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie Einstellung, um diesen Sicherheitsgruppen eine Berechtigung für diese konsolidierten Schritte zu Fördermittel . Typische Sicherheitsgruppen enthalten die Sicherheitsgruppe„Entgeltabrechnung“.

Pfad 1: Kombinierte Genehmigung für einen einzelnen Prüfer

Dies ist der häufigste Fall. Sie konsolidiert mehrere Unterprozesse in einer einzigen Aufgabe für einen Genehmiger, z. B. einen HR Partner oder den einstellender Manager. Dadurch wird sichergestellt, dass der Prüfer eine ganzheitliche Sicht auf das Ereignis erhält.

A: Initiierung

B: Aktion (Vergütung für Einstellung vorschlagen)

C: Aktion (Organisationszuweisungen ändern)

D: Aktion (Einmalzahlung beantragen)

E: Konsolidierte Genehmigung (Einstellung genehmigen, Vergütung vorschlagen und Organisationszuweisungen ändern). Ereignisse)

F: Abschluss (Einstellungsabschlussschritt)

Pfad 2: Hierarchische Genehmigung mit einer konsolidierten Verkettung

Wenn mehrere Managementebenen die Einstellung und die zugehörigen Details genehmigen müssen, ist eine konsolidierte Genehmigungskette die führende Methode. Dadurch werden die Vorteile einer konsolidierte Genehmigung mit einer Genehmigungskette kombiniert. Der Schritt Konsolidierte Genehmigungskette ist einer rollenbasierte Sicherheitsgruppe wie Manager zugewiesen. Die Aufgabe wird als einzelnes Element in der Managementhierarchie des Initiators nach oben weitergeleitet.

A: Initiierung

B: Aktion (Vergütung für Einstellung vorschlagen)

C: Konsolidierte Genehmigungskette (Ereignisse „Einstellung“ und „Vergütung vorschlagen“)

D: Abschluss (Einstellungsabschlussschritt).

Workflow-Schritte

Dies sind die allgemeinen Schrittarten, die zum Build des Workflow für den Geschäftsprozess Einstellung verwendet werden:

Initiierung: Schrittreihenfolge
: Ist immer der erste Schritt in jedem Geschäftsprozess (gekennzeichnet mit "A").
Gruppe
: Recruiter, HR Partner oder HR Administrators, oder im Rahmen von Recruiting (Angebot oder Beschäftigungsvereinbarung) oder Integration, ebenfalls durch einen Recruiter. Das Setup wird in der Einstellungsgeschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie verwaltet.
Angeben
: Nicht anwendbar. Dieser Schritt startet den Prozess.
Richtlinien für Schrittart
:
Als Best Practice empfiehlt sich Folgendes: Verwenden Sie die Aufgabe Mitarbeiter einstellen mit erweiterten Suchfunktionen, um die Erstellung Duplikat Datensätze zu vermeiden. Weisen Sie Benutzer darauf an, nach vorhandenen Bewerbern oder ehemaligen Mitarbeitern zu suchen, bevor sie einen neuen Datensatz erstellen.
Fall: Dieser Schritt startet den Einstellungs- Workflow: . Der Initiator gibt die Kerninformationen ein, die erforderlich sind , um den Bewerber und die Stelle , die er besetzen wird, zu identifizieren, z. B. seinen Namen, die Personalanforderung und das geplante Einstellungsdatum.
Beispiel: Ein Recruiter muss einen Kandidat für eine offene Stelle einstellen. Sie verwenden die Aufgabe „Mitarbeiter einstellen“ und suchen nach dem Namen des Kandidat . Dabei Suchen sie fest, dass der Kandidat ein ehemaliger Praktikant war und einen Bewerberdatensatz im System hat. Der Recruiter wählt den vorhandenen Datensatz aus, um den Einstellungsprozess zu Initiieren , der einige Kandidat vorab ausfüllt.
Richtlinien für Bedingungsregeln
: Eine Bedingungsregel im Initiierungsschritt dient als Validierungsmechanismus, um die Vollständigkeit der vom Initiator bereitgestellten Informationen zu gewährleisten:
Best Practices: Sorgen Sie für einfache Initiierungssicherheit. Verwenden Sie die rollenbasierte Sicherheit, um den entsprechenden Benutzern Initiierungsrechte zu Fördermittel .
Beispiel: Um nur Benutzern in den USA die Initiieren des Standardeinstellungsprozesses zu erlauben, fügen Sie der Sicherheitsrichtlinie folgende Regel hinzu: Standort des Benutzers ist „USA“.

Aktion: Schrittreihenfolge
: Platzieren Sie den Schritt an einer beliebigen Stelle nach dem Schritt Initiierung und entweder vor oder nach dem Abschlussschritt.
Gruppe
: Jede Rolle , die als Teil des Workflow Daten eingeben oder prüfen muss, z. B. Compensation Partner, HR Partner, Payroll Administrator oder der fest angestellte Mitarbeiter für sich selbst.
Angeben
: Geben Sie den Unterprozess an, der vom Schritt Trigger wird, z. B. Vergütung für Einstellung vorschlagen, Persönliche Daten ändern.
Richtlinien für Schrittart
:
Anwendungsfall: Eine der gängigsten Schrittarten, mit der ein anderer Geschäftsprozess (ein Unterprozess) aufgerufen wird, um bestimmte oder zusätzliche Informationen zur Neueinstellung zu erfassen.
Beispiel: Ein Aktion mit dem Namen Fragebogen zur Neueinstellung ausfüllen wird an den Posteingang für die Neueinstellung weitergeleitet.
Richtlinien für Bedingungsregeln
:
Best Practice: Verwenden Sie Bedingung , um den Prozess zu optimieren und sicherzustellen, dass Benutzer nur relevante Aufgaben sehen. Das vermeidet Verwirrung und unnötige Arbeit.
Fall: Dynamische Ausführung von Schritten basierend auf Daten.
Beispiel: Triggern Sie den Aktion Einmalzahlung beantragen nur, wenn ein Bonus angeboten wird.
Weitere Informationen finden Sie unterKonzept: Aktionsschritt .

Genehmigung: Schrittreihenfolge
: In der Regel können Sie diesen Schritt festlegen, nachdem alle wichtigen Dateneingabeschritte abgeschlossen sind und vor dem letzten Abschlussschritt.
Gruppe
: Eine Rolle mit der Berechtigung zur Genehmigung der Transaktion, z. B. einstellender Manager, Managementebene +1 (der Manager des Managers) oder ein HR Manager.
Angeben
: Sie können eine Genehmigungskette konfigurieren, die die Transaktion in einer Managementhierarchie nach oben weiterleitet, bis eine bestimmte Ebene erreicht wird.
Richtlinien für Schrittart
: Dieser Schritt dient als formales Gate, um eine Transaktion zu validieren. Der Genehmiger kann die Einstellung genehmigen, zurücksenden (zur Korrektur an einen vorherigen Schritt) oder ablehnen. So werden die Kontrolle und die Einhaltung der Unternehmen gewährleistet.
Best Practices:
Platzieren Sie einen Genehmigungsschritt, nachdem alle wichtigen Dateneingabeschritte abgeschlossen sind, aber vor dem letzten Abschlussschritt des Geschäftsprozess ().
Konfigurieren Sie Erweitertes Routing, um zu verhindern, dass Genehmiger ihre eigenen Transaktionen genehmigen. Setzen Sie die Routing Beschränkung auf Ereignisbetreff ausschließen und die Alternative Routing-Sicherheitsgruppe auf Manager relativ zum ausgeschlossenen Benutzer.
Workday überspringt Genehmigungsschritte, wenn der Initiator der Genehmiger ist. Verwenden Sie den Schritt Konsolidierte Genehmigung , um eine Genehmigung anzufordern.
Wenn ein Geschäftsprozess ein Unterprozess in einem größeren Prozess ist, konsolidieren Sie die Genehmigung für den übergeordneten Geschäftsprozess. Dadurch werden keine separaten Genehmigungsschritte für jeden Unterprozess benötigt.
Anwendungsfall: Rufen Sie einen Manager dazu ab, ein Vergütungspaket für Neueinstellung zu unterzeichnen.
Beispiel: Nachdem der HR Manager ein Vergütungspaket vorgeschlagen hat, leitet der Geschäftsprozess eine Aufgabe zur Prüfung und Genehmigung an den Abteilungsleiter weiter.
Richtlinien für Bedingungsregeln
:
Best Practices:
Vermeiden Sie zu lange oder komplexe Genehmigungsketten, da dies den Einstellungsprozess verlangsamen kann. Verwenden Sie Bedingung , um Genehmigungen für Standardeinstellungen zu umgehen, die keine Ausnahmen sind.
Verwenden Sie für die meisten Genehmigungsschritte die Bedingungsregel, für die kein aktueller Rollenempfänger Initiator oder vorheriger Genehmiger war. Dadurch wird verhindert, dass derselbe Benutzer eine Transaktion genehmigen muss, die er bereits initiiert oder genehmigt hat.
Anwendungsfall: Um zusätzliche Genehmigungen für Ausnahmen erforderlich zu machen.
Beispiel: In einem Genehmigungsschritt für einen Finance Partner können Sie die folgende Bedingungsregel hinzufügen: Einstellung erfolgt für eine Finanzabteilung UND Vorgeschlagenes Jahresgehalt > 150.000 USD.
Weitere Informationen finden Sie unterKonzept: Genehmigungsschritt .

Automatischer Abschluss: Best Practices:
Der automatische Abschluss soll viele Schritte überspringen , es kann jedoch sein, dass bestimmte Aktionen immer ausgeführt werden sollen. Verwenden Sie
Normales Routing
, um anzugeben, welche Schritte ausgeführt werden sollen, auch wenn der Rest des Prozesses automatisch abgeschlossen wird. Integrationen und Serviceschritte werden immer normal weitergeleitet.
Stellen Sie sicher, dass alle erforderlich Felder für eine erfolgreiche Einstellung korrekt gemappt und aus Recruiting automatisch in das Ereignis Einstellung geladen werden. Nutzen Sie
Standardvorgaben für Personalbesetzungsfelder
, um Daten nach Möglichkeit vorab auszufüllen.
Beispiel:
Einstellungsgrund
ist ein erforderliches Feld für Job . Um sicherzustellen, dass dieses Feld immer ausgefüllt wird, konfigurieren Sie den Geschäftsprozess Angebot so, dass es erforderlich ist.
Sie können den automatischen Abschluss auch für verschiedene Unterprozesse des Ereignis aktivieren, z. B. Abrechnungsgruppe zuweisen, Vergütung für Einstellung vorschlagen und Einmalzahlung beantragen.
Wenn Sie eine konsolidierte Vorlage für Tätigkeitsänderungen für interne Einstellungen verwenden, müssen Sie den automatischen Abschluss für alle Unterprozesse in dieser Vorlage für den To-do Prozess konfigurieren.
Wenn Sie den automatischen Abschluss selektiv anwenden möchten, verwenden Sie regelbasierte Geschäftsprozess . Anschließend können Sie die Bedingungen angeben, unter denen der automatische Abschluss Trigger werden soll.
Beispiel: Erstellen Sie eine Regel, die den automatischen Abschluss für Stellen im Einzelhandel aktiviert, jedoch nicht für Einstellungen auf Führungsebene, die mehr manuelle Kontrolle und Genehmigungen erfordern.
Da das Verschieben eines Kandidat in den Status
"Bereit für Einstellung"
sofort den automatischen Abschluss auslöst, müssen Sie möglicherweise Ihren Recruiting Workflow anpassen. Es könnte sinnvoll sein, die Kandidaten in den Status "Bereit für Einstellung" stärker auf ihr tatsächliches Startdatum zu verschieben, um flexibel zu Verwalten .
Stellen Sie sicher, dass die Sicherheitsgruppen, die dafür verantwortlich sind, Kandidaten in den Status "Bereit für Einstellung" zu verschieben (Recruiter oder primärer Recruiter), über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um das Ereignis zu Initiieren und abzuschließen. Dabei werden die Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie für den Einstellungsprozess und die dynamischen Abschlussschritte im Geschäftsprozess Bewerbung konfiguriert.
Weitere Informationen finden Sie unterKonzept: Geschäftsprozesse automatisch abschließen .

Abschluss: Dieser Schritt bedeutet, dass der Haupt- Workflow abgeschlossen ist. Sobald der Abschlussschritt ausgeführt wurde, gilt die Einstellung als vollständig genehmigt und nachfolgende Schritte wie Integrationen, Archivierung oder Benachrichtigungen können ausgeführt werden, ohne den Kernprozess zu unterbrechen.
Prüfen Sie die Schritte und bestimmen Sie, welche die letzte erforderlich Aktion sein sollten, damit die Einstellung als genehmigt gilt. Dies ist oft der letzte Genehmigungsschritt in der Sequenz. Suchen Sie die Zeile für diesen Schritt im Grid und wählen Sie in den möglichen Aktionen für diesen Schritt
Geschäftsprozess
auf Abschluss gesetzt
.
Ein Geschäftsprozess kann nur einen Abschlussschritt haben. Wenn bereits ein anderer Schritt als Abschlussschritt markiert ist, deaktiviert Workday diesen Schritt automatisch und wendet die Angabe auf den Schritt an, den Sie gerade ausgewählt haben.

Best Practices:
Alle Schritte für Genehmigung und Prüfung müssen vor dem Schritt Abschluss platziert werden.
Schritte, für die der Mitarbeiter einen vollständig erstellten Datensatz haben muss, z. B. das Hinzufügen von Talentdaten (Foto, Ausbildung, Tätigkeitshistorie), werden häufig nach dem Schritt Abschluss platziert.
Der Service Workday -Konto erstellen kann nach dem Schritt Abschluss platziert werden.
Ein Genehmigungsschritt, wie z. B. Konsolidierte Genehmigungskette, wird oft als Schritt Abschluss festgelegt. Dadurch ist gewährleistet, dass Manager alle Einstellungs- und Vergütung in einer einzigen Aufgabe genehmigen können, bevor die Einstellung im System finalisiert wird

Weitere Informationen finden Sie unterKonzept: Abschlussschritte .

Konsolidierte Genehmigung: Sie können den Schritt "Konsolidierte Genehmigung" anstelle eines Standardschritts "Genehmigung" oder "Genehmigungskette" in der Geschäftsprozessdefinition "" hinzufügen.
Diese Schrittart kombiniert mehrere vorherige Aktion innerhalb eines Geschäftsprozess in einem Posteingangselement für den Genehmiger. Beispielsweise kann dann, wenn im Geschäftsprozess Einstellung ein Manager separate Genehmigungen für die Job , Organisation und die Vergütung der Neueinstellung erhält, ein Schritt Konsolidierte Genehmigung all diese Informationen in einer einzigen, einheitlichen Aufgabe Bundle . Der Genehmiger kann dann alle Details auf einem einzigen Vorauswahl prüfen und genehmigen.

Konsolidierte Genehmigungskette: Sie können einen konsolidierten Schritt "Genehmigungskette" anstelle eines Standardschritts "Genehmigung" oder "Genehmigungskette" in der Geschäftsprozessdefinition "" hinzufügen.
Dieser Schritt kombiniert die Funktionen einer konsolidierten Genehmigung mit der einer Genehmigungskette. Sie gruppiert nicht nur mehrere Genehmigungselemente zu einer einzigen Aufgabe , sondern leitet diese Aufgabe auch über eine Management- oder Organisationshierarchie hinweg weiter, bis sie ganz oben erreicht oder eine Ausstiegsbedingung erfüllt ist.

Überlegen Sie, ob Sie diese Schritte hinzufügen möchten für:
identische Aufgaben: Die Konsolidierung ist am effektivsten, wenn die zu gruppierenden Elemente ähnlich sind, sodass der Genehmiger auf alle Elemente einen einheitlichen Prüfprozess anwenden kann.
Übersprungene Genehmigungen: In einigen Fällen kann ein Standardschritt der Genehmigung automatisch übersprungen werden, wenn es sich bei dem Genehmiger um dieselbe Person handelt, die die Transaktion initiiert hat. Die Verwendung eines Schritts Konsolidierte Genehmigung kann als Problemumgehung dienen, um sicherzustellen, dass die Aufgabe weiterhin wie vorgesehen generiert und weitergeleitet wird.
Weniger Benachrichtigungen: Indem Sie mehrere Genehmigungsanforderungen zu einer einzigen Aufgabe zusammenfassen, reduzieren Sie die Anzahl der Benachrichtigungen, die an die Genehmiger gesendet werden, deutlich und verhindern so die Erschöpfung des Posteingang . So können diese sich auf die Aufgaben konzentrieren, die ihre Aufmerksamkeit erfordern.
Schrittbedingungen klar definieren: Verwenden Sie Bedingung , um sicherzustellen, dass der konsolidierte Schritt nur bei Bedarf getriggert wird. Beispielsweise können Sie eine Regel so konfigurieren, dass eine konsolidierte Genehmigung nur verwendet wird, wenn die Anzahl der Transaktionen einen bestimmten Schwellenwert überschreitet.
Strittig testen: Bevor Sie einen Geschäftsprozess mit einem konsolidierte Genehmigung bereitstellen, testen Sie diesen eingehend, um sicherzustellen, dass er wie erwartet weitergeleitet wird und die Benutzererfahrung für Genehmiger klar und intuitiv ist. Vergewissern Sie sich, dass Genehmiger problemlos durch die konsolidierte Ansicht navigieren und bei Bedarf Elemente genehmigen oder ablehnen können.
Beispiel: Kombinieren Sie die Genehmigung der Job und ihrer Vergütung für eine Neueinstellung in einer einzigen Aufgabe , sodass die Mitarbeiter sowohl die Job als auch das Vergütungspaket zusammen prüfen und genehmigen können.
Fügen Sie nach dem Schritt Vergütung vorschlagen einen Schritt Konsolidierte Genehmigung hinzu und konfigurieren Sie ihn so, dass er die Ereignisse Einstellung und Vergütung vorschlagen enthält.

Service: Schrittreihenfolge
: Sie können ihn beliebig platzieren, aber kritische Services wie Workday -Konto erstellen werden in der Regel nach der endgültigen Genehmigung und unmittelbar vor dem oder beim Abschlussschritt platziert.
Gruppe
: Das System (Workday). In Workday entspricht dieses „System“ einem spezifischen, konfigurierbaren Sicherheitsprinzip, das als Business Process Execution User bezeichnet wird.
Angeben
: Sie wählen aus einer Liste der von Workday bereitgestellten Hintergrundprozesse aus.
Richtlinien für Schrittart
:
Best Practices:
Wird verwendet, um eine automatisierte Aktion auf Systemebene ohne manuelles Eingreifen auszuführen. Der häufigste Fall im Geschäftsprozess Einstellung ist der Service Workday -Konto erstellen , der das neue Benutzerkonto generiert und die Anmeldung bei Workday ermöglicht.
Sie können keine benutzerdefinierten Serviceschrittarten erstellen. Wählen Sie aus der Liste der von Workday bereitgestellten Services aus.
Sie können eine vorhandene Schrittart nicht ändern, z. B. von Aktion in Service. Löschen Sie den Schritt und fügen Sie einen neuen Schritt mit der richtigen Art hinzu.
Richtlinien für Bedingungsregeln
:
Best Practices: Machen Sie sich mit der Funktion jedes Service vertraut, bevor Sie ihn zu einem Geschäftsprozess hinzufügen. Platzieren Sie Service logisch, z. B. Erstellen des Workday-Konto vor der Zuweisung benutzerbasierter Sicherheitsrollen.
Anwendungsfall: Um zu steuern, wann eine Aktion ausgeführt wird, z. B. um zu verhindern, dass der Service "Workday -Konto erstellen" bis zum Einstellungsdatum ausgeführt wird.
Beispiel: Fügen Sie im Service Workday -Konto erstellen folgende Regel hinzu: (Einstellungsdatum minus heutiges Datum) ist kleiner oder gleich 7. Dadurch wird sichergestellt, dass das Konto nicht mehr als eine Woche vor dem Startdatum erstellt wird.
Weitere Informationen finden Sie unterKonzept: Serviceschritt .

To-do: Schrittreihenfolge
: Sie können den Schritt in beliebiger Reihenfolge im Geschäftsprozess hinzufügen.
Gruppe
: Beliebige Rolle. Wird häufig dem Mitarbeiter als sich selbst, dem einstellenden Manager oder Supportteams wie IT-Support oder indirekte Kosten zugewiesen.
Geben Sie "" an
: Sie können Anweisungen eingeben (über Rich Text und Hyperlinks).
Richtlinien für Schrittart
:
Best Practices:
Verwenden Sie To-do -Schritte, um einfache Aufgaben oder Erinnerungen zuzuweisen, die keine Dateneingabe erfordern. Diese Schritte fungieren als Checkliste für Aufgaben, die außerhalb von Workday stattfinden oder für die kein dedizierter Geschäftsprozessschritt vorhanden ist. SeeErstellen Sie Checklisten .
Schreiben Sie eindeutige, umsetzbare Anweisungen. Wenn die Aufgabe die Navigation zu einer bestimmten Seite erfordert, nehmen Sie den Navigationspfad in die To-do-Beschreibung auf.
Richtlinien für Bedingungsregeln
:
Best Practices: Schreiben Sie klare, aktionsorientierte Anweisungen. Verwenden Sie Fälligkeitsdaten, um Benutzern das Priorisieren von Aufgaben zu erleichtern. Gruppieren Sie zugehörige To-dos im Prozessablauf.
Anwendungsfall: Für die bedingte Zuweisung von Aufgaben.
Beispiel: Zu To-do für den einstellenden Manager, um eine Firmenkreditkarte zu beantragen, können Sie die folgende Bedingungsregel hinzufügen: Die Tätigkeitsebene ist Director oder höher.
Weitere Informationen finden Sie unterKonzept: To-do-Schritt .

Integration

Das Integration Setup nutzt in erster Linie die ereignisgesteuerte Integration von Workday für externe Entgeltabrechnungen. Workday sendet die Einstellungsinformationen sofort an den externen Entgeltabrechnungsanbieter, wenn der Geschäftsprozess Einstellung abgeschlossen ist. So muss nicht auf einen geplanten primären Integration gewartet werden. Sie aktivieren diesen Service in Ihrem primären PECI-Konnektor ( PECI ). Er konfiguriert Schritte im Geschäftsprozess Einstellung so, dass automatisch Mitarbeiter von Workday an Ihren Drittanbieter für Entgeltabrechnungen gesendet werden. Der Lieferant validiert die Daten und gibt Fehler zur sofortigen Korrektur zurück.

Schrittreihenfolge

: Integrationen können in mehreren Schritten im Workflow stattfinden. Dieser Schritt findet in der Regel statt, nachdem alle Genehmigungen abgeschlossen sind, aber bevor der Prozess abgeschlossen ist.

Gruppe

: Wird vom System ausgeführt und erfordert die Zuweisung eines vorkonfigurierten Integrationssystembenutzers (ISU), der über die erforderlichen Sicherheitsberechtigungen verfügt, um die Integration auszuführen.

Angeben

: Wählen Sie das Integrationssystem aus, das ausgeführt werden soll. Das könnte ein vorkonfigurierter Workday Konnektor sein, z. B. für einen Karte , oder eine maßgeschneiderte Integration mithilfe von Workday Studio, Enterprise Interface Builder (EIB (Enterprise Interface Builder)) oder Core-Konnektoren.

Richtlinien für Schrittart

Anwendungsfälle: Erfüllen Sie behördliche Vorschriften, die ein Reporting am selben Tag für Neueinstellungen erfordern. Stellen Sie sofortige Informationen zur Entgeltverarbeitung für neue Mitarbeiter bereit und stellen Sie sicher, dass diese ohne Verzögerung korrekt im externen Entgeltabrechnungssystem eingerichtet werden. Ermöglichen Sie dem Drittanbieter der Entgeltabrechnung, Informationen zu validieren und Fehler zur sofortigen Korrektur an Sie zu senden, um Fehler aus der Entgeltabrechnung zu reduzieren.

Best Practices: Stellen Sie sicher, dass Sie vor der Implementierung die beiden erforderlich Endpunkte (eines für die Bereitstellung, einen für den Abruf) zusammen mit Ihrem Entgeltabrechnungsanbieter entwickelt und getestet haben. Testen Sie die Integration eingehend in einer Sandbox-Umgebung. Weisen Sie den Prüfschritt einer Sicherheitsgruppe zu, die Aufgaben aktiv überwacht und Potenzial Integration umgehend lösen kann.

Beispiel: So fügen Sie die Schritte zur Geschäftsprozessdefinition hinzu:

Öffnen Sie die Geschäftsprozessdefinition und wählen Sie

Geschäftsprozess

Definition bearbeiten

Stellen Sie sicher, dass ein Schritt Abrechnungsgruppe zuweisen vorhanden ist, der als Abschlussschritt markiert ist.

Fügen Sie eine Zeile mit den folgenden Details hinzu: Auftrag: c, Art: Service, Angeben: Transmit Employee Data to Third Party Payroll

Fügen Sie eine weitere Zeile mit den folgenden Details hinzu: Auftrag: d, Art: Aktion, Angeben: Ereignisgesteuerte Integration für Drittanbieter-Entgeltabrechnung prüfen, Gruppe: Payroll Administrator

Klicken Sie auf

, um die Änderungen zu speichern.

Richtlinien für Bedingungsregeln

Best Practices: Vermeiden Sie die Konfiguration von Geschäftsprozess mit auditierten Einstiegsbedingungen. Dies kann zu Szenarien führen, in denen die ereignisgesteuerte Integration nicht wie erwartet ausgeführt wird. Um die Ausführung zu steuern, verwenden Sie das spezifische Berichtsfeld, das für diesen Zweck entwickelt wurde.

Anwendungsfall: Ein häufiger Fall für eine Bedingungsregel ist, zu verhindern, dass die Integration für Einstellungen mit einem zukünftigen Gültigkeitsdatum ausgeführt wird. Dies kann hilfreich sein, wenn Ihr nachgelagertes System keine Transaktionen mit zukünftigem Datum verarbeiten kann.

Beispiel: Um zukünftige Einstellungen zu überspringen , erstellen Sie eine Bedingungsregel für den Schritt Personaldaten an Drittanbieter-Entgeltabrechnung übertragen. Verwenden Sie das Berichtsfeld

Is Event Driven Integration Transaction Future Effective

in der Bedingung. Konfigurieren Sie den Schritt so, dass er nur ausgeführt wird, wenn dieses Feld den Wert "Nein" lautet.

Weitere Informationen finden Sie unterIntegration erstellen (Schritt) .

Routing-Modifikatoren

Verwenden Sie einen Routing-Modifikator, wenn ein Geschäftsprozessschritt an eine bestimmte Sicherheitsgruppe weitergeleitet werden muss, in der Mitarbeiter mehrere Stellen oder Transaktionen haben, die eine Änderung der Zuweisung beinhalten.

Routing-Modifikatoren werden zu bestimmten Schritten in einer Geschäftsprozessdefinition () hinzugefügt. Die Verfügbarkeit eines Routing-Modifikator hängt vom Geschäftsprozess und der Schrittart ab:

Der Modifikator auf Positionsebene kann auf die Schritte "Genehmigung" und "Konsolidierte Genehmigung" in Geschäftsprozessen angewendet werden, die das Routing auf Positionsebene unterstützen, sofern mindestens eine Sicherheitsgruppe im Schritt eine Schnittmengen Sicherheitsgruppe ist.

Allgemeine Routing Modifikatoren sind:

Positionsebene: Wird für Genehmigungsschritte in Transaktionen mit mehreren Positionen verwendet, z. B. Lieferantenrechnung. Sie leitet zur Genehmigung basierend auf dem Kontext jeder einzelnen Position an die relevante Schnittmengen Sicherheitsgruppe weiter.

Best Practices

Stellen Sie sicher, dass Sie Sicherheitszugriff auf folgende Domänen im funktionaler Bereich„System“ gewähren:

Business Process Administration

Manage: Business Process Definitions

Genehmigungskette: Wenn organisationsbasiertes Routing für einen Schritt "Genehmigungskette" für einen Mitarbeiter mit mehreren Stellen aktiviert ist, leitet Workday den Schritt an alle Manager für die Organisation weiter. Konfigurieren Sie in diesem Schritt einen Routing-Modifikator , um dies zu verhindern.

Neuzuweisungsverhalten: Workday ignoriert den Routing-Modifikator, wenn ein Geschäftsprozessschritt neu zugewiesen wird. Die neu zugewiesene Aufgabe () befolgt das Standard Routing für die neue Zugewiesene Person ().

Routing-Beschränkungen einrichten (falls erforderlich): Sie können Routing Beschränkungen definieren, um bestimmte Personen aus dem Workflow auszuschließen. Verwenden Sie bei Bedarf alternative Routings, um verschiedene Sicherheitsgruppen zu identifizieren.

Änderungen speichern: Nachdem Sie die Routing Modifikatoren und alle zusätzlichen Einstellungen konfiguriert haben, speichern Sie Ihre Änderungen, um die neuen Routing Regeln anzuwenden.

Verwendung mit Sicherheitsgruppen für Schnittmengen-Sicherheitsgruppen für Routing auf Positionsebene: Wenn Sie den Routing-Modifikator auf Positionsebene verwenden, stellen Sie sicher, dass der Schritt mindestens einer Schnittmengen- Sicherheitsgruppe zugewiesen ist, damit Workday die Positionen basierend auf der Schnittmenge ihrer Rollen an die richtigen Genehmiger weiterleiten kann .

Prüfen Sie die Geschäftsprozessunterstützung: Routing-Modifikatoren sind nicht für alle Geschäftsprozesse verfügbar. Stellen Sie daher sicher, dass der gewünschte Modifikator für den spezifischen Geschäftsprozess verfügbar ist, den Sie konfigurieren. Sie können dies in der Geschäftsprozessdefinition prüfen.

Beispiele für Prozesse, die die Modifikatoren Hauptstelle und Zusatzstellen unterstützen, sind: Kontaktdaten ändern, Identifikationsdaten bearbeiten, Performance-Review starten und Entwicklungsplan starten.

Beispiele für Prozesse, die die Modifikatoren Aktuell und Vorgeschlagen unterstützen, sind: Tätigkeit ändern, Zusatztätigkeit hinzufügen und Angebot.

Anwendungsfälle

In den folgenden Szenarien sollten Sie erwägen, einen Routing-Modifikator zu einem Geschäftsprozessschritt hinzuzufügen:

Genehmigungen auf Positionsebene: Für Transaktionen, die mehrere Positionen mit unterschiedlichen Kontexten enthalten können, wie z. B. eine Lieferantenrechnung mit Positionen für verschiedene Kostenstellen, kann der Routing-Modifikator auf Positionsebene im Schritt "Genehmigung" oder "Konsolidierte Genehmigung" verwendet werden. Dieses leitet jede Position basierend auf dem Kontext dieser bestimmten Position an den entsprechenden Genehmiger weiter.

Benachrichtigungen

Systembenachrichtigungen

Systembenachrichtigungen sind Standard-Alerts, die von Workday für Geschäftsprozess generiert werden. Sie können alle Systembenachrichtigungen auf dem Register

Benachrichtigungen

des Geschäftsprozess anzeigen. In Workday können Sie eine bestimmte Benachrichtigung deaktivieren. Häufig ist es jedoch besser, die Benachrichtigung auf Benutzerebene zu verwalten oder benutzerdefinierte Benachrichtigungen für zielgerichtete Alerts zu verwenden. Siehe Systembenachrichtigungen zu Geschäftsprozessen konfigurieren .

Globale Benachrichtigung werden in der Aufgabe

"Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen"

verwaltet.

Benutzerdefinierte Benachrichtigungen

Sie können benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen, die bei jedem Schritt des Geschäftsprozess Initiieren werden können, um Benutzer über Ereignisse, erforderlich Aktionen oder Statusänderungen zu Alert . Um eine Benachrichtigung zu erstellen, navigieren Sie zum entsprechenden Schritt in Ihrer Geschäftsprozessdefinition und wählen Sie in den möglichen Aktionen für diesen Schritt

Geschäftsprozess

Benachrichtigung hinzufügen

. Siehe Benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen .

Richtlinien und Best Practices:

Informieren Sie den einstellender Manager, wenn der Einstellungsprozess erfolgreich abgeschlossen wurde.

Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Benachrichtigung , die bei Abschluss des Geschäftsprozess "" ausgelöst wird. Personalisieren Sie die E-Mail mit dem Namen der Neueinstellung , dem Startdatum und dem Namen des Manager .

Informieren Sie die IT-Abteilung über eine Neueinstellung , damit sie die erforderliche Hard- und Software vorbereiten kann.

Anwendungsfälle:

Benachrichtigung an Manager nach Abschluss der Einstellung

Senden Sie eine Willkommens-E-Mail an die Neueinstellung

Benachrichtigung der IT-Abteilung für Provisionierung von Ausstattung

Beispiele:

Konfigurieren Sie eine benutzerdefinierte Benachrichtigung , die im Abschlussschritt des Einstellungsgeschäftsprozesses Trigger wird und an die Sicherheitsgruppe"Einstellender Manager" gesendet wird. Die Nachricht kann den Namen der Neueinstellung , die Personalnummer, das Startdatum und die Stelle enthalten.

Konfigurieren Sie eine Benachrichtigung mit dem Betreff "Willkommen im Team, [Neueinstellungsname]". Der Text der E-Mail enthält Details zu ihrem ersten Tag, einen Verknüpfung zum Neueinstellung des Unternehmen und die Kontaktdaten des Manager.

Konfigurieren Sie eine benutzerdefinierte Benachrichtigung für den Einstellungsgeschäftsprozess, die an eine bestimmte Sicherheitsgruppe für das IT- Team gesendet wird. Die Benachrichtigung wird bei der Eingabe eines bestimmten Schritts ausgelöst und enthält Details wie Name der Neueinstellung , Standort und Tätigkeitsbezeichnung.

Probleme und Lösungen

In diesem Abschnitt werden häufige Probleme mit den entsprechenden Ursachen und Lösungen aufgelistet.

Ausgabe	Ursache und Lösung
Nicht zugewiesene Aufgaben im Einstellungsgeschäftsprozess	Ursache: Der Prozess umfasst nicht zugewiesene Aufgaben, für die die angegebene Sicherheitsgruppe keine Benutzer enthält oder nur Benutzer mit deaktivierten Workday -Konten enthält. Beispiele: Ein Schritt ist über die Sicherheitsgruppe "Fest angestellter Mitarbeiter für sich selbst" gesichert , aber der zugewiesene Benutzer hat ein zukünftiges Einstellungsdatum (). Das Workday-Konto des zugewiesenen Benutzers ist deaktiviert, abgelaufen oder gesperrt oder der Benutzer hat kein Workday-Konto , um seine Benachrichtigungen anzuzeigen oder die zugewiesenen Schritte auszuführen. Lösung: Öffnen Sie den Bericht Nicht zugewiesene Aufgaben , der die Schritte anzeigt, bei denen dieses Problem auftritt. Fügen Sie die Sicherheitsgruppe „Künftiger fest angestellter Mitarbeiter für sich selbst“ hinzu und testen Sie.
Prüfung oder Genehmigung funktionieren bei Verwendung einer konsolidierten Vorlage nicht	Ursache: Ein konsolidierter Prüf- oder Genehmigungsschritt ist nicht als Schritt b in der Geschäftsprozessdefinition Einstellung konfiguriert. Lösung: Bearbeiten Sie die Geschäftsprozessdefinition Einstellung und verschieben Sie den Hauptschritt für Prüfung/Genehmigung, z. B. Einstellung des Mitarbeiters prüfen, in Auftrag b. So wird ein reibungsloser Ablauf von der Initiierung zur konsolidierten Prüfseite gewährleistet.
Benutzerdefinierte Benachrichtigung bei Unterprozess-Triggern falsch Eine Benachrichtigung zu Vergütung für Einstellung vorschlagen wird ausgelöst, wenn das übergeordnete Ereignis Einstellung korrigiert wird, auch wenn die Vergütung nicht geändert wurde.	Ursache: Das System erkennt eine Korrektur für das übergeordnete Ereignis und löst Benachrichtigungen für alle Unterprozesse aus. Es kann nicht ermittelt werden, ob eine Änderung speziell innerhalb dieses Unterprozesses vorgenommen wurde. Lösung: Das funktioniert wie vorgesehen. Beachten Sie dieses Verhalten. Wenn dies problematisch ist, sollten Sie die Benachrichtigung an den übergeordneten Prozess Einstellung verschieben und basierend auf einer Bedingung zu den Unterprozessdaten triggern.
Validierung kann nicht zu Einstellungsinitiierungsschritt hinzugefügt werden Eine Fehler ist erforderlich, wenn ein erforderliches Feld (z. B. behördliche ID) im Vorauswahl nicht eingegeben wird.	Ursache: Der Initiierungsschritt erstellt möglicherweise einen neuen Bewerberdatensatz, sodass die zu validierenden Felder erst nach Übermittlung des Schritts im System vorhanden sind. Lösung: Versuchen Sie nicht, den Initiierungsschritt "" zu validieren. Fügen Sie stattdessen einen Aktionsschritt direkt nach der Initiierung hinzu, der dem Initiator wieder zugewiesen wurde. Beispiel: Persönliche Daten ändern oder ein Schritt Prüfen. Wenden Sie die Validierungsregeln auf diesen zweiten Schritt an.
Doppelte Mitarbeiterdatensätze	Ursache: Ein neuer (Angestellter) Mitarbeiter wird für eine Person erstellt, die bereits als Bewerber, ehemaliger Mitarbeiter oder Externer Mitarbeiter im System vorhanden ist. Lösung: Verwenden Sie die Versionen der Aufgabe Mitarbeiter einstellen, die eine erweiterte Suche nach vorhandenen Personen enthalten. Trainingen Sie die Benutzer so, dass sie immer nach einer Person suchen, bevor sie einen neuen Bewerberdatensatz erstellen. Führen Sie regelmäßig Audits durch, um Duplikat Datensätze zu ermitteln und Zusammenführen .
Falsche Daten eingegeben	Ursache: Benutzer geben während des Einstellungsprozesses falsche Informationen ein, z. B. ein falsches Startdatum oder eine falsche Schreibweise des Namens. Lösung: Verwenden Sie nach Möglichkeit Datenvalidierung , um Fehler zu erfassen. Bei kritischen Fehlern müssen Sie möglicherweise die Aktion Korrigieren für das abgeschlossene Ereignis verwenden, um die Daten zu korrigieren. Klare Anweisungen und Training zur korrekten Eingabe von Daten für die Benutzer
Angehaltenen verarbeiten	Ursache: Der Geschäftsprozess hängt in einem Schritt fest, da der zugewiesene Benutzer nicht im Büro ist oder keine Aktion ausführt. Lösung: Konfigurieren Sie die Delegation für wichtige Rollen, sodass Aufgaben bei Nichtverfügbarkeit eines Benutzers automatisch weitergeleitet werden können. Verwenden Sie den Bericht Geschäftsprozessstatus, um den Fortschritt von Einstellungsereignissen zu überwachen und etwaige Engpässe zu ermitteln. Sie können Aufgaben bei Bedarf einem anderen Benutzer neu zuweisen.
Fehlerhafte Genehmigungen	Ursache: Der Geschäftsprozess wird zur Genehmigung an die falsche Person Routing oder erfordert keine Genehmigung, wenn dies der Fall sein sollte. Lösung: Prüfen Sie die Geschäftsprozessdefinition und die Bedingung für die Genehmigungsschritte. Stellen Sie sicher, dass die den Genehmigungsschritten zugewiesenen Sicherheitsgruppen korrekt konfiguriert sind und dass die Bedingung die Daten genau evaluieren.
Fehler: Dieser Geschäftsprozess konnte nicht abgeschlossen werden, da die vorgeschlagene Organisation, die Stelle"", die Headcount Beschränkung oder die ausgewählte Personalanforderung für eine Besetzung nicht mehr verfügbar ist	Ursache: Die mit dem Ereignis verknüpfte Stelle hat das Label "Für Einstellung verfügbar" als "Nein" markiert. Lösung: Die Stelle muss alle folgenden Bedingungen erfüllen, um verfügbar zu sein: Der Geschäftsprozess "Stelle erstellen" ist abgeschlossen Das Verfügbarkeitsdatum stimmt mit dem aktuellen Datum überein oder liegt davor Das früheste Einstellungsdatum stimmt mit dem Gültigkeitsdatum des Geschäftsprozess Einstellung überein oder liegt davor Die Stellenbeschränkung ist nicht besetzt und es gibt keinen Geschäftsprozess Stelle sperren, der in Bearbeitung oder abgeschlossen ist Die Organisation ist nicht gesperrt Stellenbeschränkung hat keine beförderungsbedingte Beförderung , die in Bearbeitung ist Die Stellenbeschränkung wird in keinem Personalbesetzungsereignis vorgeschlagen, das in Bearbeitung ist Die Stellenbeschränkung hat keinen zukünftigen Geschäftsprozess Mitarbeiter verschieben (Nach Organisation) oder Mitarbeiter verschieben (Linienorganisation). Für die Stellenbeschränkung gibt es keine Geschäftsprozesse Stelle schließen, die in Bearbeitung oder abgeschlossen sind Die Stellenbeschränkung hat keinen Geschäftsprozess Personalanforderung, der in Bearbeitung ist
Schritte in einem Geschäftsprozess werden während des Ereignis nicht eingegeben	Ursache: Der Geschäftsprozess ist für den automatischen Abschluss aktiviert. Beispiel: Die Schritte „Zusätzliche Daten bearbeiten“ , die Teil des Geschäftsprozess „Einstellung“ sind, werden nicht im Prozessdatensatz für das Ereignis „ Einstellung“ angezeigt, da der Geschäftsprozess „Einstellung“ für den automatischen Abschluss aktiviert ist. Wenn ein Geschäftsprozess für den automatischen Abschluss konfiguriert ist, überspringt Workday einige Teile des übergeordneten Ereignis.