Konzept: Geschäftsprozessrichtlinien für Einstellungsereignisse
Übersicht
Der Geschäftsprozess Einstellung ist ein grundlegender Workflow in Workday HCM, der die Reihenfolge der Aufgaben, Genehmigungen und Systemaktionen orchestriert, die Sie benötigen, um einen neuen Mitarbeiter in die Organisation aufzunehmen. Sie steuert Folgendes:
- Was (Schritte und Unterprozesse)
- Wer (für jeden Schritt verantwortliche Sicherheitsgruppen)
- Wann (Reihenfolge der Vorgänge) für ein Einstellungsereignis
Ein ordnungsgemäß konfigurierter Geschäftsprozess Einstellung stellt Datengenauigkeit sicher, bezieht die richtigen Stakeholder zum richtigen Zeitpunkt ein und automatisiert Aufgaben wie Kontoerstellung und Benachrichtigungen.
Jeder Einstellungsprozess ist eine Instanz einer Geschäftsprozessdefinition. Sie dient als zentraler Standort, der Recruiting, Vergütung, Zusatzleistungen und HR-Kerndaten (Personal) miteinander verknüpft und einen nahtlosen Übergang vom Kandidaten zum Mitarbeiter gewährleistet. Während Workday eine Standarddefinition bereitstellt, erstellen die meisten Organisationen mehrere regelbasierte Definitionen, die auf verschiedene Populationen zugeschnitten sind (nach Land, Mitarbeiterkategorie oder Linienorganisation).
Dies sind die Abschnitte in diesem Thema:
Unterprozesse
Der Geschäftsprozess Einstellung kann mehrere Unterprozesse enthalten, um bestimmte Aufgaben zu bearbeiten.
- Vergütungseinstellung vorschlagen: Dieser Unterprozess bestimmt das Gehalt der Neueinstellung und andere Vergütungskomponenten.
- Workday-Konto erstellen: Diese Option generiert das Workday-Konto der Neueinstellung und ermöglicht ihnen Zugriff auf das System.
- Onboarding: Triggern Sie diesen Prozess nach Abschluss der Einstellung, um Aufgaben für die Neueinstellung zu verwalten, z. B.:
- Ausfüllen von Steuerformularen.
- Prüfen von Dokumenten
- Einschreibung für Zusatzleistungen.
- Hintergrundprüfung: Dieser Prozess ist nur anwendbar, wenn die Neueinstellung nicht aus Recruiting stammt und Sie den Hintergrundstatus in Workday prüfen möchten.
Voraussetzungen
Sie müssen folgende Voraussetzungen in der Ziellinienorganisation erfüllen, bevor Sie eine Einstellungstransaktion initiieren können:
- Sicherheit: Konfigurieren Sie die Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie, um bestimmten Sicherheitsgruppen eine Berechtigung für folgende Aktionsschritte zu gewähren:
- Initiierende Aktionen: Legen Sie fest, wer den Prozess Einstellung starten kann. Typische Sicherheitsgruppen sind Recruiter, HR Administrator und HR Partner.
- Prüfungs- und Genehmigungsschritte: Legen Sie fest, wer die Einstellungstransaktion genehmigen kann. Typische Sicherheitsgruppen sind: Manager, HR Partner und Compensation Partner.
- Alle anzeigen: Legen Sie fest, wer die Einstellungstransaktion anzeigen kann, die in Bearbeitung oder abgeschlossen ist. Typische Sicherheitsgruppen sind „HR Administrator“, „HR Auditor“ und „Implementierer“. Erteilen Sie den Rollen, die den Geschäftsprozess initiieren können, die Berechtigung Alle anzeigen, um sicherzustellen, dass alle Validierungen korrekt ausgeführt werden
- Personalbesetzungsmodell: Der Linienorganisation muss ein Personalbesetzungsmodell zugewiesen sein:
- Stellenmodell: Es muss eine offene, verfügbare und genehmigte Stelle in der Linienorganisation vorhanden sein. Sie initiieren die Aktion Einstellung für diese bestimmte Stelle.
- Tätigkeitsmodell: Sie können optional Einstellungsbeschränkungen für die Linienorganisation konfigurieren. Wenn diese Option nicht konfiguriert ist, definieren Sie die Tätigkeitsdetails bei der Einstellung des Mitarbeiters in der Organisation mit Tätigkeitsmodell. Siehe Konzept: Personalbesetzungsmodelle.
- Tätigkeitsprofile: Erstellen Sie die erforderlichen Tätigkeitsprofile mit folgenden Details:
- Tätigkeitsbeschreibung
- Managementebene
- Vergütungsgruppe
- Vergütungsart
- Andere Qualifikationen
- Bewerberverfolgung: Wenn Sie Kandidaten verfolgen, bevor sie offiziell eingestellt werden, konfigurieren Sie Bewerberstatus, Bewertungsmethoden und Recruiting-Quellen.
- Geschäftsprozess Einstellung bearbeiten: Definieren Sie die Schritte, Bedingungen und Benachrichtigungen für den Geschäftsprozess Einstellung. Dazu gehören die Konfiguration von Serviceschritten wie „Workday-Konto erstellen“.
- Optionale Felder konfigurieren: Legen Sie fest, welche optionalen Felder im Geschäftsprozess Einstellung ausgeblendet oder als schreibgeschützt festgelegt oder für bestimmte Sicherheitsgruppen als erforderlich festgelegt werden.
Prozessinitiatoren
Triggern Sie den Geschäftsprozess Einstellung, wenn eine Person mit den entsprechenden Sicherheitsberechtigungen eine der Aufgaben Mitarbeiter einstellen initiiert. Workday bietet verschiedene Variationen dieser Aufgabe an, aus denen Sie die Version auswählen können, die am besten zu Ihrem Prozess passt.
Beispiel: Einige Aufgabenversionen bieten erweiterte Suchfunktionen, um die Erstellung von Duplikatdatensätzen zu verhindern, indem nach vorhandenen Bewerbern, ehemaligen Mitarbeitern oder Studenten gesucht wird. Siehe Konzept: Initiierende Aktionen für Mitarbeiter einstellen.
Sie können den Prozess wie folgt initiieren:
- Die Suchleiste, indem Mitarbeiter einstellen eingegeben wird.
- In den möglichen Aktionen für eine Personalanforderung.
- In den möglichen Aktionen für eine Linienorganisation.
- In den möglichen Aktionen für eine unbesetzte Stelle.
- Status Bereit für Einstellung aus dem Geschäftsprozess „Angebot“ oder „Beschäftigungsvereinbarung“.
Einschränkungen
- Korrekturen und Integrationen: Ereignisgesteuerte Integrationen, die Sie so konfigurieren, dass sie aus dem Prozess Einstellung getriggert werden und nur dann erneut getriggert werden, wenn Sie Korrekturen am obersten Ereignis Einstellung vornehmen. Korrekturen, die Sie nur innerhalb eines Unterprozesses vornehmen, triggern die Integration nicht erneut. Beispiel: Wenn die Vergütung in „Vergütung für Einstellung vorschlagen“ korrigiert wird, nachdem die Haupteinstellung abgeschlossen ist,
- Komplexität der Konfiguration: Aufgrund der hohen Konfigurierbarkeit kann das erstmalige Setup komplex sein und erfordert ein umfassendes Verständnis der Einstellungsprozesse in Ihrer Organisation.
- Option „Zurücksenden“: Sie können einen Geschäftsprozess zur Korrektur an den Schritt Initiierung oder Prüfung zurücksenden, indem Sie die Aktion Zurücksenden verwenden. Auf diese Aktion kann während der Prüfungs- oder Genehmigungsphase der Geschäftsprozessdefinition zugegriffen werden, sofern der Prozess noch nicht abgeschlossen ist.
- Onboarding-Untergrenze: Unterscheiden Sie zwischen dem Prozess Einstellung und dem Onboarding. Beim Prozess Einstellung geht es darum, den Mitarbeiter in das System aufzunehmen, während es beim Onboarding um die Einstellung bei Neueinstellungen und die Durchführung von Aufgaben nach der Einstellung geht.
- Funktionalität für automatischen Abschluss: Der automatische Abschluss unterstützt kein Zurücksenden im Geschäftsprozess-Workflow. Serviceschritte werden immer ausgeführt, aber Workday überspringt alle Benachrichtigungen, die mit diesen Serviceschritten verknüpft sind. Siehe Überlegungen zum Setup: Personalbesetzungsereignisse automatisch abschließen.
- Korrekturen für abgeschlossene Einstellungsereignisse: Diese triggern zugehörige Ereignisse, z. B. Einschreibungen für Zusatzleistungen, nicht automatisch erneut. Abhängig von den konkreten vorgenommenen Änderungen müssen Sie möglicherweise bestimmte Unterprozesse manuell initiieren, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiterdatensatz korrekt aktualisiert wird.
- Startdatum für Mitarbeiter korrigieren: Sie können diesen Geschäftsprozess nicht für externe Mitarbeiter verwenden und einen nach der Übermittlung nicht rückgängig machen.
Allgemeine Geschäftsprozess-Workflows und Richtlinien
Dies sind allgemeine Workflow-Konfigurationspfade für den Geschäftsprozess Einstellungsereignis, mit den Schritten in ihrer typischen Reihenfolge
Pfad 1: Standard-Workflow-Konfiguration
Dies ist die häufigste Konfiguration und stellt einen einfachen, linearen Prozess für die Einstellung eines typischen Mitarbeiters ohne komplexe Anforderungen für Bewerber dar.
Pfad 2: Konfiguration des Unterprozesses „Einstellung mit Hintergrundprüfung“.
Dieser Pfad integriert eine formale Hintergrundprüfung als erforderlichen, Einstiegsschritt in den Prozess. Die Einstellung kann erst fortgesetzt werden, wenn die Hintergrundprüfung erfolgreich abgeschlossen und die Einstellungsrichtlinien eingehalten wurden.
A: Initiierung
>
B: Aktion (Persönliche Daten eingeben) >
C: Aktion (Hintergrundprüfung) >
D: Aktion (Vergütung für Einstellung vorschlagen) >
E: Aktion (Abrechnungsgruppe zuweisen) >
F: Genehmigung (Ergebnisse für Einstellung und Zugehörigkeitsprüfung prüfen) >
G: Abschluss (Abschlussschritt für Einstellung) Pfad 3: Einstellung mit integrierter Konfiguration des Onboarding-Workflows
Dieser Konfigurationspfad verbindet den Prozess Einstellung mit anderen kritischen Onboarding-Unterprozessen und sorgt für ein nahtloses End-to-End-Onboarding-Erlebnis für neu eingestellte Mitarbeiter und interne Teams.
Pfad 4: Konfiguration der Einstellung mit Gewerkschafts- oder Tarifvereinbarung
Dieser Pfad ist für Organisationen vorgesehen, in denen Neueinstellungen einer Tarifvereinbarung zugewiesen werden müssen, die sich auf ihre Vergütung, Zusatzleistungen und andere Tätigkeitsdetails auswirken kann.
A: Initiierung
>
B: Aktion (Vergütung für Einstellung vorschlagen) >
C: Aktion (Tarifvereinbarung zuweisen) >
D: Aktion (Abrechnungsgruppe zuweisen) >
E: Genehmigung (Gewerkschaftsverwaltung-Review) >
F: Genehmigung (Manager-Review) >
G : Abschluss (Abschlussschritt für Einstellung)Pfad 5: Automatische Vervollständigung
Dieser Pfad optimiert Ihren Einstellungsprozess und reduziert die manuelle Dateneingabe bei standardisierten Einstellungsprozessen mit hohen Bewerberzahlen, bei denen nur minimale manuelle Eingriffe erforderlich sind. Beispiel: Saisonarbeiter, Mitarbeiter im Einzelhandel.
Durch die Aktivierung des automatischen Abschlusses werden bestimmte Schritte im Geschäftsprozess umgangen, einschließlich Genehmigungen, To-do-Elementen und Prüfschritten. Wenn Ihr Prozess auf diesen Schritten basiert, sollten Sie die Auswirkungen berücksichtigen, bevor Sie diesen Workflow verwenden.
Der Erfolg des automatischen Abschlusses hängt von der Genauigkeit und Vollständigkeit der während des Recruiting-Prozesses eingegebenen Daten ab. Wenn erforderliche Felder für das Ereignis Einstellung nicht in Recruiting oder über Standardvorgaben für Personalbesetzungsfelder ausgefüllt werden, wird der Prozess nicht automatisch abgeschlossen. Der manuelle Standard-Workflow wird wiederhergestellt.
Workflow-Schritte
Dies sind die allgemeinen Schrittarten, die zum Erstellen des Workflows für den Geschäftsprozess Einstellung verwendet werden:
- Initiierung
- Schrittreihenfolge: Immer der erste Schritt in jedem Geschäftsprozess (mit dem Label "A").
- Gruppe: Recruiter, HR Partner oder HR Administratoren, oder im Rahmen von Recruiting (Angebot oder Beschäftigungsvereinbarung) oder Integration, ebenfalls von einem Recruiter. Das Setup wird in der Sicherheitsrichtlinie für den Einstellungsgeschäftsprozess verwaltet.
- Geben Sie an: Nicht anwendbar. Dieser Schritt startet den Prozess.
- Richtlinien für Schrittarten:
- Best Practice: Verwenden Sie die Aufgabe Mitarbeiter einstellen mit erweiterten Suchfunktionen, um die Erstellung von doppelten Datensätzen zu vermeiden. Schulen Sie Benutzer darin, wie sie nach vorhandenen Bewerbern oder ehemaligen Mitarbeitern suchen können, bevor sie einen neuen Datensatz erstellen.
- Anwendungsfall: Dieser Schritt startet den Einstellungs-Workflow. Der Initiator gibt die Kerninformationen ein, die zur Identifizierung des Bewerbers und der von ihm zu besetzenden Stelle erforderlich sind, z. B. sein Name, die Personalanforderung und das geplante Einstellungsdatum.
- Beispiel: Ein Recruiter muss einen Kandidaten für eine offene Stelle einstellen. Sie verwenden die Aufgabe "Mitarbeiter einstellen" und suchen nach dem Namen des Kandidaten. Sie stellen fest, dass der Kandidat ein ehemaliger Praktikant war und einen Bewerberdatensatz im System hat. Der Recruiter wählt den vorhandenen Datensatz aus, um den Einstellungsprozess zu initiieren, der einige der Kandidateninformationen vorausfüllt.
- Richtlinien für Bedingungsregeln: Eine Bedingungsregel im Initiierungsschritt dient als Validierungsmechanismus, um die Vollständigkeit der vom Initiator bereitgestellten Informationen sicherzustellen:
- Best Practices: Sorgen Sie für einfache Initiierungssicherheit. Verwenden Sie rollenbasierte Sicherheit, um den entsprechenden Benutzern Initiierungsrechte zu gewähren.
- Beispiel: Damit nur Benutzer in den USA den Standardprozess Einstellung initiieren können, fügen Sie die folgende Regel zur Sicherheitsrichtlinie hinzu: Standort des Benutzers ist „USA“.
- Aktion
- Schrittreihenfolge: Platzieren Sie den Schritt an einer beliebigen Stelle nach dem Schritt Initiierung und entweder vor oder nach dem Abschlussschritt.
- Gruppe: Jede Rolle, die im Rahmen des Workflows Daten eingeben oder prüfen muss, z. B. Compensation Partner, HR Partner, Payroll Administrator oder „Fest angestellter Mitarbeiter für sich selbst“.
- Angeben: Geben Sie den Unterprozess an, der durch den Schritt getriggert wird, z. B. Vergütungseinstellung vorschlagen, Persönliche Daten ändern.
- Richtlinien für Schrittarten:
- Best Practice: Verwenden Sie einen Aktionsschritt, um einen Fragebogen an die Neueinstellung weiterzuleiten.
- Anwendungsfall: Eine der häufigsten Schrittarten, mit der ein anderer Geschäftsprozess (ein Unterprozess) aufgerufen wird, um bestimmte oder zusätzliche Informationen von der Neueinstellung zu erfassen.
- Beispiel: Ein Aktionsschritt mit dem Namen Fragebogen für Neueinstellungen ausfüllen wird an den Posteingang für Neueinstellungen weitergeleitet.
- Richtlinien für Bedingungsregeln:
- Best Practice: Verwenden Sie Bedingungsregeln, um den Prozess zu optimieren und sicherzustellen, dass Benutzer nur relevante Aufgaben sehen. Das vermeidet Verwirrung und unnötige Arbeit.
- Anwendungsfall: Schritte basierend auf Daten dynamisch ausführen.
- Beispiel: Triggern Sie den Aktionsschritt Einmalzahlung beantragen nur, wenn ein Anmeldebonus angeboten wird.
- To-do
- Schritt Oder: Sie können Schritte in beliebiger Reihenfolge im Geschäftsprozess hinzufügen.
- Gruppe: Beliebige Rolle. Wird häufig dem fest angestellten Mitarbeiter für sich selbst, dem einstellenden Manager oder Supportteams wie IT-Support oder indirekte Kosten zugewiesen.
- Angeben: Sie können Anweisungen eingeben (mit Rich Text und Hyperlinks)
- Richtlinien für Schrittart: Verwenden Sie diese Option, um eine einfache Aufgabe oder Erinnerung zuzuweisen, die keine Dateneingabe in einem Workday-Bildschirm umfasst, sondern als Checklistenelement dient.
- Richtlinien für Bedingungsregeln:
- Best Practices: Schreiben Sie eindeutige, umsetzbare Anweisungen. Verwenden Sie Fälligkeitsdaten, um Benutzern die Priorisierung von Aufgaben zu erleichtern. Gruppieren Sie zugehörige To-dos im Prozessfluss.
- Anwendungsfall: Bedingte Zuweisung von Aufgaben.
- Beispiel: In einer To-do für den einstellenden Manager zur Anforderung einer Firmenkreditkarte können Sie diese Bedingungsregel hinzufügen: Tätigkeitsebene ist Direktor oder höher.
- Genehmigung
- Schrittreihenfolge: In der Regel können Sie den Schritt nach Abschluss aller wichtigen Dateneingabeschritte und vor dem letzten Abschlussschritt platzieren.
- Gruppe: Eine Rolle mit der Befugnis zur Genehmigung der Transaktion, z. B. ein einstellender Manager, Managementebene +1 (der Manager des Managers) oder ein HR Manager.
- Geben Sie "" an: Sie können eine Genehmigungskette konfigurieren, die die Transaktion in einer Managementhierarchie nach oben weiterleitet, bis eine bestimmte Ebene erreicht ist.
- Richtlinien für Schrittarten: Dieser Schritt dient als formales Eingangstor für die Validierung einer Transaktion. Der Genehmiger kann die Einstellung genehmigen, zurücksenden (an einen vorherigen Schritt zur Korrektur) oder ablehnen. Dadurch werden die Übersicht und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sichergestellt.
- Best Practice: Platzieren Sie einen Genehmigungsschritt nach dem Schritt Vergütung vorschlagen und leiten Sie ihn an den Manager des einstellenden Managers weiter.
- Anwendungsfall: Veranlassen Sie die Genehmigung eines Managers für ein Vergütungspaket für Neueinstellungen.
- Beispiel: Nachdem der HR Manager ein Vergütungspaket vorgeschlagen hat, leitet der Geschäftsprozess eine Genehmigungsaufgabe zur Prüfung und Genehmigung an den Abteilungsleiter weiter.
- Richtlinien für Bedingungsregeln:
- Best Practices: Vermeiden Sie zu lange oder komplexe Genehmigungsketten, da dies den Einstellungsprozess beeinträchtigen kann. Verwenden Sie Bedingungsregeln, um Genehmigungen für Standardeinstellungen ohne Ausnahme zu umgehen.
- Anwendungsfall: Um zusätzliche Genehmigungen für Ausnahmen erforderlich zu machen.
- Beispiel: In einem Genehmigungsschritt für einen Finance Partner können Sie diese Bedingungsregel hinzufügen: Einstellung ist für eine Finanzabteilung UND Vorgeschlagenes Jahresgehalt > 150.000 USD
- Service
- Schrittreihenfolge: Sie können den Schritt beliebig platzieren, aber kritische Services wie „Workday-Konto erstellen“ werden in der Regel nach der endgültigen Genehmigung und direkt vor oder im Abschlussschritt platziert.
- Gruppe: Das System (Workday). In Workday ist dieses „System“ ein bestimmtes, konfigurierbares Sicherheitsprinzip, das als „Business Process Execution User“ bezeichnet wird.
- Angeben: Sie wählen aus einer Liste der von Workday bereitgestellten Hintergrundprozesse aus.
- Richtlinien für Schrittart: Wird zur Ausführung einer automatisierten Aktion auf Systemebene ohne manuelles Eingreifen verwendet. Der häufigste Anwendungsfall im Geschäftsprozess Einstellung ist der Service Create Workday Account, der das neue Benutzerkonto generiert und dem Mitarbeiter die Anmeldung bei Workday ermöglicht.
- Richtlinien für Bedingungsregeln:
- Best Practices: Machen Sie sich mit der Funktion der einzelnen Services vertraut, bevor Sie sie zu einem Geschäftsprozess hinzufügen. Platzieren Sie Serviceschritte logisch, z. B. das Erstellen des Workday-Kontos, bevor Sie benutzerbasierte Sicherheitsrollen zuweisen.
- Anwendungsfall: Um zu steuern, wann eine Systemaktion ausgeführt wird, z. B. zu verhindern, dass der Service Create Workday Account ausgeführt wird, bis das Einstellungsdatum bevorsteht.
- Beispiel: Fügen Sie im Serviceschritt Workday-Konto erstellen folgende Regel hinzu: (Einstellungsdatum minus heutiges Datum) ist kleiner oder gleich 7. Dadurch wird sichergestellt, dass das Konto nicht mehr als eine Woche vor dem Startdatum erstellt wird.
- Abschluss
- Dieser Schritt bedeutet, dass der Haupt-Workflow abgeschlossen ist. Sobald der Abschlussschritt ausgeführt ist, gilt die Spesenabrechnung als vollständig genehmigt und nachfolgende Schritte (z. B. Integrationen, Archivierung oder Benachrichtigungen) können ausgeführt werden, ohne den Kernprozess zu unterbrechen.Prüfen Sie die Schritte und identifizieren Sie, welcher die letzte erforderliche Aktion darstellen soll, damit die Spesenabrechnung als genehmigt gilt. Dies ist häufig der letzte Genehmigungsschritt in der Sequenz. Suchen Sie die Zeile für diesen Schritt im Grid und wählen Sie in den möglichen Aktionen für diesen Schritt Geschäftsprozess > Auf Abschluss setzen.Ein Geschäftsprozess kann nur einen Abschlussschritt haben. Wenn bereits ein anderer Schritt als Abschlussschritt markiert ist, deaktiviert Workday automatisch das Kontrollkästchen und wendet die Angabe auf den gerade ausgewählten Schritt an.
- Automatische Vervollständigung
- Best Practices:
- Auch wenn beim automatischen Abschluss viele Schritte übersprungen werden sollen, gibt es möglicherweise bestimmte Aktionen, die immer ausgeführt werden sollen. Verwenden SieNormales Routing, um anzugeben, welche Schritte ausgeführt werden sollen, auch wenn der Rest des Prozesses automatisch abgeschlossen wird. Integrationen und Serviceschritte werden immer normal weitergeleitet.
- Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Felder für eine erfolgreiche Einstellung korrekt gemappt und aus dem Recruiting-Ereignis automatisch in das Ereignis Einstellung geladen werden. Nutzen SieStandardvorgaben für Personalbesetzungsfelder,um Daten vorauszufüllen, sofern möglich.Beispiel:Einstellungsgrundist ein erforderliches Feld für Tätigkeitsänderungen. Um sicherzustellen, dass dieses Feld immer ausgefüllt wird, konfigurieren Sie den Geschäftsprozess Angebot so, dass es erforderlich ist.
- Sie können den automatischen Abschluss auch für verschiedene Unterprozesse des Ereignisses Einstellung aktivieren, z. B. Abrechnungsgruppe zuweisen, Einstellung für Vergütung vorschlagen und Einmalzahlung beantragen.
- Wenn Sie eine konsolidierte Vorlage für Tätigkeit ändern für interne Einstellungen verwenden, müssen Sie für den übergeordneten Prozess den automatischen Abschluss für alle Unterprozesse in dieser Vorlage konfigurieren.
- Wenn Sie den automatischen Abschluss sequenziell anwenden möchten, verwenden Sie regelbasierte Geschäftsprozessdefinitionen. Anschließend können Sie die Bedingungen angeben, unter denen der automatische Abschluss getriggert werden soll.Beispiel: Erstellen Sie eine Regel, die den automatischen Abschluss für Stellen im Einzelhandel aktiviert, jedoch nicht für Einstellungen auf Führungsebene, die mehr manuelle Kontrollen und Genehmigungen erfordern.
- Da das Verschieben eines Kandidaten in den StatusBereit für Einstellungsofort den Prozess Automatischen Abschluss auslöst, müssen Sie möglicherweise Ihren Recruiting-Workflow anpassen. Es könnte sinnvoll sein, den Status "Bereit für Einstellung" näher an ihrem tatsächlichen Startdatum zu verschieben, um Flexibilität zu gewährleisten.
- Stellen Sie sicher, dass die Sicherheitsgruppen, die Kandidaten in den Status „Bereit für Einstellung“ verschieben (Recruiter oder primäre Recruiter), über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um das Ereignis Einstellung zu initiieren und abzuschließen. Dazu gehören die Konfiguration der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie für den Prozess Einstellung und die dynamischen Abschlussschritte im Geschäftsprozess Bewerbung.
Integration
Das Integrations-Setup verwendet hauptsächlich die ereignisgesteuerte Integration von Workday für Drittanbieter-Entgeltabrechnung. Workday sendet die Einstellungsinformationen sofort an Ihren Drittanbieter für Entgeltabrechnungen, wenn der Geschäftsprozess Einstellung abgeschlossen ist. Es wird nicht auf einen geplanten primären Integrationslauf gewartet. Sie aktivieren diesen Service in Ihrem primären PECI-Konnektor (Payroll Effective Change Interface). Er konfiguriert die Schritte im Geschäftsprozess Einstellung so, dass Mitarbeiterereignisse automatisch von Workday an Ihren Drittanbieter für Entgeltabrechnungen gesendet werden. Der Anbieter validiert die Daten und gibt alle Fehler zur sofortigen Korrektur zurück.
- Schrittreihenfolge: Integrationen können in mehreren Schritten im Workflow erfolgen. Dieser Schritt erfolgt in der Regel, wenn alle Genehmigungen abgeschlossen sind, aber bevor der Prozess abgeschlossen wird.
- Gruppe: Wird vom System durchgeführt und erfordert, dass Sie einen vorkonfigurierten Integrationssystembenutzer (ISU) zuweisen, der über die erforderlichen Sicherheitsberechtigungen zum Ausführen der Integration verfügt.
- Angeben: Wählen Sie das auszuführende Integrationssystem aus. Dies kann ein vorgefertigter Workday-Konnektor sein, z. B. einer für einen Unternehmenskartenanbieter, oder eine benutzerdefinierte Integration mit Workday Studio, EIB (Enterprise Interface Builder) oder Core Connectors.
- Richtlinien für Schrittarten:
- Anwendungsfälle: Erfüllen Sie behördliche Vorschriften, die ein zeittägiges Reporting für Neueinstellungen vorschreiben. Stellen Sie sofortige Informationen zur Entgeltverarbeitung für neue Mitarbeiter bereit, um sicherzustellen, dass sie ohne Verzögerung korrekt und ohne Verzögerung im Drittanbieter-Entgeltabrechnungssystem eingerichtet werden. Ermöglichen Sie es dem Drittanbieter für Entgeltabrechnung, Informationen zu validieren und Fehler zur sofortigen Korrektur an Sie zurückzugeben, wodurch Fehler aus der Entgeltabrechnung reduziert werden.
- Best Practices: Stellen Sie sicher, dass Sie die beiden erforderlichen Endpunkte (einer für die Übermittlung und einer für den Abruf) vor der Implementierung mit Ihrem Entgeltabrechnungsanbieter erstellt und getestet haben. Testen Sie die Integration sorgfältig in einer Sandbox-Umgebung. Weisen Sie den Prüfschritt einer Sicherheitsgruppe zu, die aktiv Aufgaben überwacht und potenzielle Integrationsfehler umgehend beheben kann.
- Beispiel: So fügen Sie die Schritte zur Geschäftsprozessdefinition Einstellung hinzu:
- Öffnen Sie die Geschäftsprozessdefinition Einstellung und wählen Sie .
- Stellen Sie sicher, dass Sie einen Schritt "Abrechnungsgruppe zuweisen" haben, der als Abschlussschritt markiert ist.
- Fügen Sie eine Zeile mit den folgenden Details hinzu: Reihenfolge: c, Art: Service, Angeben: Transmit Employee Data to Third Party Payroll
- Fügen Sie eine weitere Zeile mit den folgenden Details hinzu: Reihenfolge: d, Art: Aktion, Angeben: Review Event Driven Integration for Third Party Payroll, Gruppe: Payroll Administrator
- Klicken Sie aufOK, um die Änderungen zu speichern.
- Richtlinien für Bedingungsregeln:
- Best Practices: Vermeiden Sie die Konfiguration von Geschäftsprozessschritten mit auditierten Eingabebedingungen. Dies kann Szenarien erstellen, in denen die ereignisgesteuerte Integration nicht wie erwartet ausgeführt wird. Um die Ausführung zu steuern, verwenden Sie das speziell für diesen Zweck vorgesehene Berichtsfeld.
- Anwendungsfall: Ein häufiger Anwendungsfall für eine Bedingungsregel ist, zu verhindern, dass die Integration für Einstellungen mit einem zukünftigen Gültigkeitsdatum ausgeführt wird. Dies kann hilfreich sein, wenn Ihr nachgelagertes System keine Transaktionen mit zukünftigem Datum verarbeiten kann.
- Beispiel: Um Einstellungen mit zukünftigem Datum zu überspringen, erstellen Sie eine Bedingungsregel im Schritt Mitarbeiterdaten an Drittanbieter-Entgeltabrechnung übertragen. Verwenden Sie das BerichtsfeldIs Event Driven Integration Transaction Future Effectivein der Bedingung der Regel. Konfigurieren Sie den Schritt so, dass er nur ausgeführt wird, wenn der Wert dieses Felds "Nein" lautet.
Benachrichtigungen
Systembenachrichtigungen
Systembenachrichtigungen sind Standard-Alerts, die von Workday für Geschäftsprozessereignisse generiert werden. Sie können alle Systembenachrichtigungen auf dem Register
Benachrichtigungen
des Geschäftsprozesses anzeigen. In Workday können Sie eine bestimmte Benachrichtigung deaktivieren. Es ist jedoch oft besser, Benachrichtigungseinstellungen auf Benutzerebene zu verwalten oder benutzerdefinierte Benachrichtigungen für gezieltere Alerts zu verwenden. Siehe Geschäftsprozess-Systembenachrichtigungen konfigurieren.
Globale Benachrichtigungseinstellungen werden in der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen
verwaltet.Benutzerdefinierte Benachrichtigungen
Sie können benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen, die in jedem Schritt des Geschäftsprozesses initiiert werden können, um Benutzer über Ereignisse, erforderliche Aktionen oder Statusänderungen zu informieren. Um eine Benachrichtigung zu erstellen, navigieren Sie zum entsprechenden Schritt in Ihrer Geschäftsprozessdefinition und wählen Sie in den möglichen Aktionen für diesen Schritt aus. Siehe Benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen (Englisch).
- Richtlinien und Best Practices:
- Informieren Sie den einstellenden Manager, sobald der Einstellungsprozess erfolgreich abgeschlossen wurde.
- Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Benachrichtigung, die nach Abschluss des Geschäftsprozesses Einstellung ausgelöst wird. Personalisieren Sie die E-Mail mit dem Namen der Neueinstellung, dem Startdatum und dem Namen des Managers.
- Benachrichtigen Sie die IT-Abteilung über eine Neueinstellung, damit sie die erforderliche Hard- und Software vorbereiten kann.
- Anwendungsfälle:
- Managerbenachrichtigung bei Abschluss der Einstellung
- Senden einer Willkommens-E-Mail an die Neueinstellung
- Benachrichtigung der IT-Abteilung für Ausstattungsprovisionierung
- Beispiele:
- Konfigurieren Sie eine benutzerdefinierte Benachrichtigung, die beim Abschlussschritt des Geschäftsprozesses „Einstellung“ ausgelöst wird und an die Sicherheitsgruppe „Einstellender Manager“ gesendet wird. Die Nachricht kann den Namen der Neueinstellung, die Personalnummer, das Startdatum und die Stelle enthalten.
- Konfigurieren Sie eine Benachrichtigung mit dem Betreff „Willkommen im Team, [New Hire Name]!“. Der E-Mail-Text enthält Details zum ersten Tag, einen Link zum Neueinstellungsportal des Unternehmens und die Kontaktdaten des Managers.
- Konfigurieren Sie eine benutzerdefinierte Benachrichtigung für den Geschäftsprozess „Einstellung“, die an eine bestimmte Sicherheitsgruppe für das IT-Team gesendet wird. Die Benachrichtigung wird bei Eingabe eines bestimmten Schritts getriggert und enthält Details wie den Namen der Neueinstellung, den Standort und die Tätigkeitsbezeichnung.
Probleme und Lösungen
In dieser Tabelle sind einige häufige Probleme beim Geschäftsprozess Einstellungsereignis sowie deren Ursachen und verfügbare Lösungen aufgeführt.
Ausgabe | Ursache und Lösung |
|---|---|
„Prüfung“ oder „Genehmigung“ funktioniert nicht, wenn eine konsolidierte Vorlage verwendet wird | Ursache: Ein konsolidierter Prüfungs- oder Genehmigungsschritt ist nicht als Schritt b in der Geschäftsprozessdefinition Einstellung konfiguriert. Lösung: Bearbeiten Sie die Geschäftsprozessdefinition „Einstellung“ und verschieben Sie den Hauptschritt für die Prüfung/Genehmigung, z. B. „Einstellung des Mitarbeiters prüfen“ in Reihenfolge b. Dadurch wird ein nahtloser Ablauf von der Initiierung bis zur konsolidierten Review-Seite gewährleistet. |
Benutzerdefinierte Benachrichtigung bei Unterprozess wird nicht korrekt ausgelöst Eine Benachrichtigung zu Einstellung für Vergütung vorschlagen wird ausgelöst, wenn das übergeordnete Ereignis Einstellung korrigiert wird, auch wenn die Vergütung nicht geändert wurde. | Ursache: Das System erkennt eine Korrektur für das übergeordnete Ereignis und triggert Benachrichtigungen für alle Unterprozesse. Es kann nicht ermittelt werden, ob eine Änderung speziell innerhalb dieses Unterprozesses vorgenommen wurde. Lösung: Funktioniert wie geplant. Beachten Sie dieses Verhalten. Wenn dies problematisch ist, sollten Sie erwägen, die Benachrichtigung in den übergeordneten Prozess Einstellung zu verschieben und sie basierend auf einer Bedingung für die Unterprozessdaten zu triggern. |
Validierung kann nicht zum Initiierungsschritt für die Einstellung hinzugefügt werden Eine Fehlermeldung ist erforderlich, wenn ein erforderliches Feld, wie behördliche ID, nicht auf dem Einstellungs-Erstbildschirm eingegeben wurde. | Ursache: Der Initiierungsschritt erstellt möglicherweise einen neuen Bewerberdatensatz, sodass die zu validierenden Felder erst nach Übermittlung des Schritts im System vorhanden sind. Lösung: Versuchen Sie nicht, den Initiierungsschritt zu validieren. Fügen Sie stattdessen einen Aktionsschritt unmittelbar nach der Initiierung hinzu, der dem Initiator wieder zugewiesen wird. Beispiel: Persönliche Daten ändern oder ein Prüfen-Schritt. Wenden Sie die Validierungsregeln auf diesen zweiten Schritt an. |
Doppelte Mitarbeiterdatensätze | Grund: Es wird ein neuer Mitarbeiterdatensatz für eine Person erstellt, die im System bereits als Bewerber, ehemaliger Mitarbeiter oder externer Mitarbeiter vorhanden ist. Lösung: Verwenden Sie die Versionen der Aufgabe Mitarbeiter einstellen, die eine erweiterte Suche nach vorhandenen Personen enthalten. Schulen Sie die Benutzer, immer nach einer Person zu suchen, bevor sie einen neuen Bewerberdatensatz erstellen. Regelmäßige Audits durchführen, um Datensatzduplikate zu ermitteln und zusammenzuführen. |
Fehlerhafte Daten eingegeben | Ursache: Benutzer geben während des Einstellungsprozesses falsche Informationen ein, z. B. ein falsches Startdatum oder eine falsche Schreibweise des Namens. Lösung: Verwenden Sie nach Möglichkeit Datenvalidierungsregeln, um Fehler zu erfassen. Bei kritischen Fehlern müssen Sie möglicherweise die Aktion Korrigieren für das abgeschlossene Ereignis Einstellung verwenden, um die Daten zu korrigieren. Bieten Sie Benutzern eindeutige Anweisungen und Schulungen zur korrekten Eingabe von Daten. |
Prozess angehalten | Ursache: Der Geschäftsprozess hängt bei einem Schritt fest, weil der zugewiesene Benutzer abwesend ist oder keine Aktion durchführt. Lösung: Konfigurieren Sie die Delegation für Schlüsselrollen, sodass Aufgaben automatisch umgeleitet werden können, wenn ein Benutzer nicht verfügbar ist. Verwenden Sie den Bericht Geschäftsprozessstatus, um den Fortschritt von Einstellungsereignissen zu überwachen und etwaige Engpässe zu identifizieren. Sie können Aufgaben bei Bedarf einem anderen Benutzer neu zuweisen. |
Fehlerhafte Genehmigungen | Ursache: Der Geschäftsprozess leitet zur Genehmigung an die falsche Person weiter oder erfordert keine Genehmigung. Lösung: Prüfen Sie die Geschäftsprozessdefinition und die Bedingungsregeln für die Genehmigungsschritte. Stellen Sie sicher, dass die den Genehmigungsschritten zugewiesenen Sicherheitsgruppen korrekt konfiguriert sind und dass die Bedingungsregeln die Daten korrekt evaluieren. |
Fehler: Dieser Geschäftsprozess konnte nicht abgeschlossen werden, da die vorgeschlagene Organisation, Stelle, Headcount-Beschränkung oder Personalanforderung für eine Besetzung nicht mehr verfügbar ist | Grund: Die mit dem Ereignis "Einstellung" verknüpfte Stelle hat das Label "Verfügbar für Einstellung" als "Nein" markiert. Lösung: Die Stelle muss alle folgenden Bedingungen erfüllen, um verfügbar zu sein:
|
Schritte in einem Geschäftsprozess werden während des Ereignisses nicht eingegeben | Ursache: Der Geschäftsprozess ist für den automatischen Abschluss aktiviert. Beispiel: Die Schritte Zusätzliche Daten bearbeiten, die Teil des Geschäftsprozesses „Einstellung“ sind, werden nicht im Prozessdatensatz für das Einstellungsereignis angezeigt, da der Geschäftsprozess „Einstellung“ für den automatischen Abschluss aktiviert ist. Wenn ein Geschäftsprozess für den automatischen Abschluss konfiguriert ist, überspringt Workday einige Teile des übergeordneten Ereignisses. |