Konzept: Genehmigungsschritt

Ein

Genehmigungsschritt

gibt dem angegebenen Genehmiger die Möglichkeit , den gesamten Geschäftsprozess zu genehmigen oder abzulehnen. Wenn Sie eine Geschäftsprozessdefinition bearbeiten, können Sie das Register

Geschäftsprozessschritte

verwenden, um Genehmigungseinstellungen zu konfigurieren. Verwenden Sie die Spalte

Gruppe

, um zu steuern, welche Sicherheitsgruppe (in der Regel eine rollenbasierte Sicherheitsgruppe) die Genehmigung durchführt. Workday benachrichtigt alle Personen in dieser Gruppe, dass sie eine Genehmigung haben.

Sie können festlegen, dass bestimmte Genehmiger einen Kommentar eingeben müssen, bevor sie den Schritt "" genehmigen können. Öffnen Sie die Aufgabe

Konfiguration für zusätzliche Schritte verwalten

in den möglichen Aktionen für den Schritt und aktivieren Sie das Kontrollkästchen

Kommentar erforderlich

. Diese Anforderung gilt auch für die Aufgabe Massengenehmigung. Beachten Sie, dass die Aktivierung des Kontrollkästchens

Kommentare deaktivieren

in der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse

das Kontrollkästchen

Kommentar erforderlich

überschreibt.

Wenn eine Person alle Schritte

Genehmigung

genehmigt, zeigt Workday für die verbleibenden Schritte

Automatische Genehmigung

an.

Beispiel: Schritt b ist ein

Genehmigungsschritt

. Schritt c ist auch ein

Genehmigungsschritt

. Beide Schritte warten auf Genehmigung von Betty. Wenn Betty Schritt b genehmigt, zeigt Workday Schritt c als

Automatische Genehmigung an

.

Wenn ein Genehmiger Folgendes auswählt:

Ablehnen
: Workday beendet den Geschäftsprozess und stellt die geänderten Daten in ihrem ursprünglichen Status wieder her.
Zurücksenden
für einen
Genehmigungsschritt
: Workday zeigt Optionen an , um den Schritt an vorherige Schritte im übergeordneten Prozess zurückzusenden, einschließlich des
Initiierungsschritts
und der
Genehmigungsschritte
in Geschäftsprozessarten, für die
"Zurücksenden an vorherige Genehmigung zulassen"
aktiviert ist. Genehmiger können den Prozess auch zurück an den Schritt
Initiierung
eines beliebigen gleichgeordneten Elements des aktuellen Prozesses senden. Beispiel: Ein Manager möchte während des Performance-Beurteilungsprozesses ein Element an einen Mitarbeiter zurücksenden.
Wenn ein übergeordneter Prozess vor dem Schritt an einen Schritt zurückgesendet wird, ändert Workday den Status des Unterprozesses in
Überarbeitet
. Sie können einen Schritt nicht an den
übergeordneten
Prozess oder an einen bestimmten Schritt in einem gleichrangigen Prozess zurücksenden.

Wenn Sie einen Schritt zurücksenden, wird der eingegebene Kommentar für den vorherigen Genehmiger angezeigt.

Sie können Routing-Beschränkungen im Geschäftsprozess verwenden, um Vorherige Genehmiger oder den Ereignisbetreff auszuschließen. Sie können alternatives Routing konfigurieren, um den Schritt an eine andere Sicherheitsgruppe umzuleiten. Wenn Sie die Beschränkungen so konfigurieren, dass alle Personen übersprungen werden, die für den Schritt "" auswählbar sind, überspringt Workday den Schritt und gibt ihn als

"Nicht erforderlich"

an.

Wenn Sie die Delegation für den Schritt"Zurückgesendet" aktivieren, sendet Workday den Schritt zurück an den Stellvertreter, nicht an den Delegierenden. Wenn Sie einen Schritt neu zuweisen, weist Workday den Schritt entsprechend der vorherigen Person neu zu.

Sie können einen

Genehmigungsschritt

so konfigurieren, dass er keine Benachrichtigungen an "Meine Aufgaben" übermittelt , indem Sie die mögliche Aktion

"Meine Aufgaben anzeigen"

für den Schritt "" verwenden.

Ein Genehmiger eines Geschäftsprozesses kann während des in Fortschritt Geschäftsprozesses nur in folgenden Fällen zusätzliche Genehmiger zu einem Ereignis hinzufügen:

Der Geschäftsprozess lässt eine Ad-hoc-Genehmigung zu.
Sicherheitsgruppen werden für die Aktion
Ad-hoc-Genehmigung
in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie konfiguriert.

Beispiel: Der Manager eines Managers, der im Rahmen des Geschäftsprozesses

"Stelle erstellen"

eine neue Stelle genehmigt, entscheidet möglicherweise, dass diese spezielle Anforderung an den General Manager zur zusätzlichen Genehmigung zum Erstellen dieser Stelle gesendet werden muss.

In der Symbolleiste eines Meine Aufgaben-Elements können Sie auf die drei Punkte klicken und

Genehmiger hinzufügen

auswählen, um zusätzliche Genehmiger zu einem Schritt hinzuzufügen. Aus der Werteliste

Zusätzliche Genehmiger

können Sie (zusätzlich zu sich selbst) einen oder mehrere Benutzer als Genehmiger für das Ereignis auswählen.

Sie können nur Benutzer auswählen, die zu Sicherheitsgruppen gehören, denen in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie Berechtigungen für die Aktion

Ad-hoc-Genehmigung

gewährt wurden. Die in der Werteliste angezeigten kontextabhängigen Sicherheitsgruppen sind kontextabhängig für das Ereignisziel und nicht für den Benutzer, der Aktionen für den Geschäftsprozess ausführt.

Die Aktion

Ad-hoc-Genehmigung

ist für die Prüfschritte eines Geschäftsprozesses verfügbar, in denen Sie Daten hinzufügen oder ändern können, sowie für die Schritte

Aktion

,

Genehmigung

und

Konsolidierte Genehmigung

eines Geschäftsprozesses. Die Option

Genehmiger hinzufügen

ist für die Geschäftsprozessschritte

Genehmigungskette

und

Konsolidierte Genehmigungskette

nicht verfügbar.

Hinzugefügte Genehmiger können folgende Aktionen für Geschäftsprozessschritte ausführen:

ablehnen
.
Stellvertreter
.
Neu zuweisen
Zurücksenden
. Ein hinzugefügter Genehmiger kann eine Aufgabe an einen
Aktionsschritt
und an
Genehmigungsschritte
in Geschäftsprozessarten zurücksenden , für die
Zurücksenden an vorherige Genehmigung
zulassen aktiviert ist. Wenn ein hinzugefügter Genehmiger eine Aufgabe zurücksendet, muss der ursprüngliche Genehmiger den hinzugefügten Genehmiger manuell als Ad-hoc-Genehmiger für die zweite Iteration des Geschäftsprozesses wieder zum Workflow hinzufügen.

Eine

konsolidierte Genehmigung

bedeutet, dass jeweils ein oder mehrere ausgewählte Schritte genehmigt werden. Im Gegensatz zu den anderen Genehmigungen wird damit nicht der gesamte Geschäftsprozess genehmigt. Konfigurieren Sie den Schritt

Konsolidierte Genehmigung

, nachdem Sie ihn zu einer Geschäftsprozessdefinition hinzugefügt haben. Sie können den Schritt konfigurieren, indem Sie auswählen

Geschäftsprozess

Konsolidierte Genehmigung konfigurieren

in den möglichen Aktionen für den Schritt. Wenn Genehmiger vor der Genehmigung einen Kommentar eingeben müssen, öffnen Sie die Aufgabe

Konfiguration für zusätzliche Schritte verwalten

in den möglichen Aktionen für den Schritt und aktivieren Sie das Kontrollkästchen

Kommentar erforderlich

. Diese Anforderung gilt auch für die Aufgabe Massengenehmigung. Beachten Sie, dass die Aktivierung des Kontrollkästchens

Kommentare deaktivieren

in der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse

das Kontrollkästchen

Kommentar erforderlich

überschreibt.

Diese Schritt ist nur für Geschäftsprozesse verfügbar, die mehrere Organisationen betreffen. Beispiele hierfür sind

Buchungsjournal-Intercompany-Ereignis

,

Projekt erstellen

und

Ausgabenberechtigung

. Mit dem Schritt

"Massengenehmigung"

erhält der Genehmiger eine Benachrichtigung zur Genehmigung von "Meine Aufgaben" für alle Organisationen und kann einzelne Organisationen zur Genehmigung oder Ablehnung auswählen.