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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-08-23
Benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen

Benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen

Wählen Sie eine Sprache und ein Gebietsschema für Ihren Mandanten aus.
Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „System“:
  • Business Process Administration
  • Manage: Business Process Definitions
Sie können benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen, die bei einem beliebigen Geschäftsprozessschritt oder beim Status des Geschäftsprozesses als Ganzes ausgelöst werden. Sie können auch das Senden einer Benachrichtigung verzögern.
Für jede Geschäftsprozessdefinition können Sie Benachrichtigungen zu benutzerdefiniertem Geschäftsprozess so konfigurieren, dass in der Benachrichtigung eine andere E-Mail-Adresse für „Gesendet von“ verwendet wird.
Für Audit-Reporting können Sie Instanzen von Geschäftsprozessen taggen. Mit diesem Prozess können Sie Änderungen der Geschäftsprozesskonfiguration in Ihrem Mandanten verfolgen und Berichte dazu erstellen. Beispiel: Erstellen von benutzerdefinierten Benachrichtigungen für eine Geschäftsprozessdefinition. Im
Audit-Trail-Bericht
zeigt Workday möglicherweise mehr als einen Audit-Trail-Eintrag an, wenn Sie eine benutzerdefinierte Benachrichtigung hinzufügen, bearbeiten oder entfernen.
Die maximale Größe einer E-Mail-Benachrichtigung beträgt 20 MB. Wenn Sie diese Größe überschreiten, wird die Benachrichtigung nicht verarbeitet und es wird keine Fehlermeldung angezeigt.
  1. In den möglichen Aktionen für eine Geschäftsprozessdefinition wählen Sie
    Geschäftsprozess
    Benachrichtigung hinzufügen
    .
  2. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    E-Mail-Vorlage überschreiben
    Sie können jeder benutzerdefinierten Benachrichtigung nur eine E-Mail-Vorlage zuordnen. Verwenden Sie die Aufgabe
    E-Mail-Vorlagen verwalten,
     um festzulegen, welche E-Mail-Vorlage der
    Standard
     und welche Vorlagen der Status
    Aktiv
    sind.
    Wenn Sie den Notification Designer verwenden, können Sie eine Benachrichtigungsvorlage erstellen und für die Benachrichtigungskategorie
    Benutzerdefinierter Geschäftsprozess
     aktivieren. Anschließend können Sie die Benachrichtigungsvorlage in der
    Werteliste E-Mail-Vorlage
     überschreiben wählen. Benutzerdefinierte Benachrichtigungen werden mithilfe der ausgewählten Vorlage Notification Designer gesendet.
    Link für Benachrichtigungsdetails nicht einschließen
    Wählen Sie diese Option aus, wenn die Benachrichtigungsempfänger keine Workday-Konten haben. Wenn Sie eine SMS-Benachrichtigung konfigurieren, schließt Workday den
    Link „Benachrichtigungsdetails“
     nicht in die SMS-Nachricht ein, unabhängig davon, ob Sie das Kontrollkästchen aktivieren.
    Trigger
    Geben Sie an, ob die Benachrichtigung durch den Status des gesamten Geschäftsprozesses getriggert wird oder wann der Geschäftsprozess den von Ihnen angegebenen Schritt betritt oder beendet.
    Nur für Recruiting-Geschäftsprozesse können Sie Benachrichtigungen konfigurieren, die basierend auf Ausschlussgründen ausgelöst werden, wenn Sie
    Bei Ausschluss
     und einen Grund wählen. Beispiel: Ein Recruiter lehnt die Bewerbung eines Kandidaten ab. An den Kandidaten wird eine benutzerdefinierte Benachrichtigung mit dem Ausschlussgrund gesendet.
    Wenn ein Schritt mit einer benutzerdefinierten Benachrichtigung konfiguriert ist und ein Benutzer den Schritt überspringt, ohne ihn abzuschließen, sendet Workday die Benachrichtigung und zeigt sie auf der Seite
    Benachrichtigungen
     an.
    Wenn es einen Unterprozess mit einer benutzerdefinierten Benachrichtigung gibt, die beim Beenden des Schritts
    Initiierung
     des Unterprozesses konfiguriert wurde, wird die benutzerdefinierte Benachrichtigung erst nach Abschluss des Unterprozesses getriggert. Workday empfiehlt, die Benachrichtigung für den Eingabeschritt des nächsten Schritts im Unterprozess zu konfigurieren.
    Wenn eine Geschäftsprozessdefinition einen Schritt mit geteilter Teilnahme enthält, können Sie mit
    Bei Schritt mit geteilter Teilnahme
    einen Benachrichtigungstrigger angeben. Wenn Sie diese Option auswählen, müssen Sie auch
    Triggern bei Teilnehmerstatus
     für die Benachrichtigung auswählen.
    Bedingungen und Regeln
    Benachrichtigungs-Trigger umfassen die Trigger-Spezifizierung sowie die von Ihnen angegebenen Regeln und Bedingungen. Beide Trigger müssen erfüllt werden, bevor Workday die Benachrichtigung sendet.
    Benachrichtigung verzögern
    Sie können verzögern, wann eine benutzerdefinierte Benachrichtigung an Empfänger gesendet wird. Im Abschnitt
    Benachrichtigung verzögern
     konfigurieren Sie, worauf die Verzögerung basiert und wie lange vor dem Senden der Benachrichtigung gewartet werden soll.
    Sie können eine Verzögerung basierend auf Folgendem konfigurieren:
    • Trigger-Moment
      . Den Moment, in dem der Benachrichtigungs-Trigger ausgeführt wird. (Dies ist im Abschnitt
      „Trigger“
       ausgewählt.) Beispiel: Eine Benachrichtigung wird
      beim Ausstieg
       von Schritt
      c
      gesendet.
    • Feld. Ein Berichtsfeld. Beispiel: Angebotsdatum.
    Wählen Sie im Abschnitt
    Verzögern
     um die Zeitmenge für die Verzögerung in der Werteliste
    Berechnetes Datum
     . Eine Verzögerung von einem Tag tritt um Mitternacht des nächsten Tages ein.
    Wenn Sie keine Option in der Werteliste
    Berechnetes Datum
     auswählen, tritt keine Benachrichtigungsverzögerung auf.
    Wenn Sie die Benachrichtigungsverzögerung auf einem Berichtsfeld basieren und dieses Feld leer ist, evaluiert Workday die Verzögerung und sendet die Benachrichtigung basierend auf dem aktuellen Datum. Beispiel: Sie konfigurieren eine benutzerdefinierte Benachrichtigung so, dass sie basierend auf einem Einstellungsdatum um 2 Tage verzögert wird. Workday löst die Benachrichtigung am Montag aus, aber es gibt kein Einstellungsdatum, sodass die Benachrichtigung am Mittwoch gesendet wird.
    Wiederholen für
    Wählen Sie eine zugehörige Instanz aus, für die Sie separate Benachrichtigungen generieren möchten. In den Abschnitten
    E-Mail-Nachrichteninhalt
     und
    SMS-Nachrichteninhalt
     können Sie Text und Inhalt aus externen Feldern in die Benachrichtigung aufnehmen. Da es in benutzerdefinierten Benachrichtigungen standardmäßig um das Ereignis geht, können Sie
    mit dem Feld Wiederholen
     für den Kontext externer Felder, die in der Benachrichtigung konfiguriert sind, ändern, indem Sie das Ereignis verwenden und zugehörige Instanzen abrufen. Wenn Sie das Feld
    Wiederholen für
     nicht konfigurieren, bleibt der Kontext der externen Felder das Ereignis. Wenn Sie das Feld
    Wiederholen für
     konfigurieren und es eine Reihe von Instanzen für das externe Feld gibt, generiert Workday für jede Instanz dieses externen Felds separate benutzerdefinierte Benachrichtigungen.
    Beispiel: Sie wählen
    Workflow-Schritte abgeschlossen
    im Feld Wiederholen für
     . Dadurch wird das Ereignis übernommen und es kann eine Reihe von Workflow-Schritten zurückgegeben werden. Workday generiert eine Benachrichtigung für jeden zurückgegebenen Schritt oder keine Benachrichtigung, wenn keine Schritte zurückgegeben wurden.
    Empfänger
    Wählen Sie aus, wer die Benachrichtigung zum benutzerdefinierten Geschäftsprozess erhält, indem Sie eine der folgenden Wertelisten konfigurieren:
    • Empfänger
      : Wählen Sie ein Berichtsfeld aus, dem die Empfänger zugeordnet sind. Wenn wir Benachrichtigungen senden und das Berichtsfeld nicht gültig ist, wird in der Benachrichtigung
      „Nicht verfügbar“
       anstelle des Berichtsfeldwerts angezeigt. Beispiel: Der Empfänger hat keinen Sicherheitszugriff.
    • Gruppen
      : Wählen Sie die Sicherheitsrolle für das Ereignis aus.
    E-Mail-Option
    Sie können die Aufgabe
    Massenaktualisierung der Option für E-Mail-Adressoptionen in Benachrichtigungen
     verwenden, um die
    E-Mail-Option
     für alle benutzerdefinierten Benachrichtigungen zu ändern, die für Geschäftsprozessarten definiert sind.
    Workday bietet 6 Optionen:
    • Standard
      : Wenn die Benachrichtigung Mitarbeiterbasiert ist, verwendet Workday die geschäftliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters, falls verfügbar. Wenn keine geschäftliche E-Mail-Adresse konfiguriert ist, verwendet Workday die private E-Mail-Adresse des Mitarbeiters. Bei einer geschäftlichen Benachrichtigung verwendet Workday die geschäftliche E-Mail-Adresse.
    • Zuerst Bildungseinrichtung, dann Standard
       (nur verfügbar für Geschäftsprozesse von Studenten): Workday verwendet die E-Mail-Adresse der Bildungseinrichtung des Empfängers. Wenn keine E-Mail-Adressen für Bildungseinrichtungen konfiguriert sind, verwendet Workday die Benachrichtigungsoption
      Standard
       .
    • Zuerst geschäftlich, dann privat
      : Workday verwendet die geschäftliche E-Mail-Adresse des Empfängers, falls verfügbar. Wenn keine geschäftliche E-Mail-Adresse konfiguriert ist, verwendet Workday die private E-Mail-Adresse des Empfängers.
    • Nur privat
      : Workday verwendet die private E-Mail-Adresse des Empfängers.
    • Nur Bildungseinrichtung
       (nur verfügbar für Geschäftsprozesse von Studenten): Workday verwendet die E-Mail-Adresse der Bildungseinrichtung des Empfängers.
    • Nur geschäftlich
      : Workday verwendet die geschäftliche E-Mail-Adresse des Empfängers.
    Workday sendet keine Benachrichtigungen zu benutzerdefinierten Geschäftsprozessen an deaktivierte Konten. Beispiel: Ein ausgeschiedener Benutzer.
    Workday empfiehlt, die Option
    Nur geschäftlich
     zu wählen, um zu vermeiden, dass E-Mails an private E-Mail-Adressen gesendet werden.
    E-Mail-Adressen
    Workday sendet die Benachrichtigung an die von Ihnen eingegebenen E-Mail-Adressen. Sie können mit der Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen
     die Konfiguration für E-Mail-Benachrichtigungen für benutzerdefinierte Geschäftsprozesse prüfen.
  3. (Optional) Konfigurieren Sie die E-Mail-Einstellungen für die Benachrichtigung im Abschnitt
    E-Mail-Einstellungen überschreiben
     .
    • Werteliste
      E-Mail-Konfiguration
       : Wählen Sie eine Überschreibung für die Konfiguration des Kunden-SMTP aus, die für die Benachrichtigung zum benutzerdefinierten Geschäftsprozess verwendet werden soll. Workday zeigt die
      Von-Adresse
       an, die Sie dort als gesendete Von-E-Mail-Adresse in der Benachrichtigung angeben. Workday zeigt die verfügbare Kunden-SMTP-Konfiguration in Ihrem Mandanten als Optionen in der Werteliste
      E-Mail-Konfiguration
       an. Wenn Ihr Mandant keine andere Konfiguration für Kunden-SMTP hat, zeigt Workday keine Werte in der Werteliste
      E-Mail-Konfiguration
       an. Wenn Sie keine Überschreibung für die E-Mail-Konfiguration auswählen, zeigt Workday die
      Von-Adresse
       , die Sie in der Standard-SMTP-Konfiguration in der Aufgabe
      Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen
       angeben, als E-Mail-Adresse für „Von“ an. Sie können die Aufgabe
      E-Mail-Konfiguration erstellen
       öffnen, um eine andere Kunden-SMTP-Konfiguration zu erstellen, die in einer benutzerdefinierten Geschäftsprozessbenachrichtigung verwendet werden soll.
      Workday verwendet die Standard-SMTP-E-Mail-Konfiguration in der Aufgabe
      Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen,
       wenn die
      Überschreibung für "Von Adresse"
       in der SMTP-Konfiguration des Kunden fehlschlägt. Beispiel: Die E-Mail-Adresse ist falsch geschrieben.
    • Feld
      Antworten an E-Mail-Adresse
       : Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, an die der Empfänger antwortet. Workday sendet die Antwort an diese E-Mail-Adresse, wenn Benutzer auf eine Benachrichtigung antworten. Diese Adresse überschreibt die E-Mail-Adresse
      Antworten an
       in der SMTP-Konfiguration für die Benachrichtigung.
  4. (Optional) Konfigurieren Sie den Betreff und den Text der E-Mail im Abschnitt
    E-Mail-Nachrichteninhalt
     . In den Grids
    Betreff
     und
    Text
     können Sie die folgenden Optionen auswählen:
    • Text
      : Geben Sie Inhalt für die Betreffzeile der E-Mail oder den Text der E-Mail ein.
    • Externes Feld
      : Wählen Sie ein Berichtsfeld aus, das für den Betreff oder den Text der E-Mail verwendet werden soll. Ähnlich wie beim Erstellen eines Berichts können Sie Berichtsfelder in einer E-Mail verwenden, die bestimmte Informationen oder Daten für den Geschäftsprozess zurückgibt und die für den Empfänger spezifisch sind.
    In den Grids
    Betreff
     und
    Text
     können Sie eine Kombination aus Text- und Berichtsfeldern verwenden, um Ihre E-Mail-Benachrichtigung zu erstellen. Beispiel: Sie möchten einer Person nur dann eine E-Mail-Benachrichtigung senden, wenn deren Urlaubsantrag den Status
    Abgelehnt
     hat. Im Geschäftsprozess
    Urlaub beantragen
     konfigurieren Sie den
    E-Mail-Nachrichteninhalt
    . Im Grid
    Betreff
     fügen Sie Folgendes hinzu:
    • Zeile 1:
      Text
       und geben Sie
      Ihr
      ein.
    • Zeile 2:
      Externes Feld
       und das
      Berichtsfeld Geschäftsprozessart
       .
    • Zeile 3:
      Text
       und Eingabe
      ist
      .
    • Zeile 4:
      Externes Feld
       und das Berichtsfeld
      Status
       .
    Wählen Sie im Grid
    Text
    die Option Text
     und geben Sie
    Bitte kontaktieren Sie Ihren Manager ein
    .
    Wenn der Empfänger die benutzerdefinierte Benachrichtigung erhält, zeigt Workday die E-Mail wie folgt an:
    • Betreff:
      Ihr Urlaubsantrag wird abgelehnt.
    • Text als:
      Wenden Sie sich an Ihren Manager.
    Sie können den Bericht
    Berichtsfelder
     öffnen, um Details zu einem Berichtsfeld anzuzeigen, z. B.:
    • Name des Geschäftsobjekts.
    • Feldbeschreibung
    • Feldart.
  5. (Optional) Konfigurieren Sie SMS-Nachrichteninhalte, um benutzerdefinierte Geschäftsprozessbenachrichtigungen über den Übermittlungskanal Workday Messaging zu senden.
    You might need to take additional steps to enable this feature depending on your organization's subscription service agreement. For more information, see this Community article.
    Wenn Sie eine Geschäftsprozessdefinition mit einer Konfiguration des SMS-Nachrichteninhalts kopieren, kopiert Workday auch die SMS-Nachrichtenkonfiguration.
  6. (Optional) Fügen Sie der Benachrichtigung Anhänge hinzu.
    Sie können E-Mail-Anhänge nur in folgenden Fällen hinzufügen:
    • Sie wählen
      Anhänge innerhalb von E-Mails zulassen
      in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie.
    • E-Mail-Anhänge sind für den Mandanten aktiviert.
    Workday scannt E-Mail-Anhänge nicht auf Viren.
  7. (Optional) Klicken Sie auf
    Vorschau
     , um ein Beispiel der konfigurierten Benachrichtigung an Ihre Aufgaben zu senden.
    Die Beispielbenachrichtigung enthält Feldnamen, keine Werte. Workday sendet diese Benachrichtigung mithilfe der Routing-Regel für die
    Benachrichtigungsart Geschäftsprozess Allgemeine Benachrichtigungen
     , die Sie im Abschnitt
    Geschäftsprozess
     in der Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen
     konfigurieren.
Wenn Sie die Schrittart
„Genehmigungskette“
 verwenden und
Manager
 als
Sicherheitsgruppe
 für diesen Schritt auswählen, können Sie auch eine benutzerdefinierte Benachrichtigung für den Schritt erstellen. Workday empfiehlt,
Wartet
 auf als
Empfänger
 in der Benachrichtigungsdefinition auszuwählen. Wenn Sie
Manager
 als
Empfänger
auswählen, wird für jede Ebene der Genehmigungskette eine Benachrichtigung an den Manager eines Mitarbeiters gesendet. Wenn Sie
Wartet auf Personen
 anstelle von
Manager
auswählen, erzwingen Sie, dass die Benachrichtigung in der Genehmigungskette nach oben verschoben wird.
Optional können Sie mit der Aufgabe
Inhalt von Systembenachrichtigungen zu Geschäftsprozessen konfigurieren
 das Betreff und die erste Zeile der aus Geschäftsprozessen generierten Systembenachrichtigungen anpassen. Sie können Benachrichtigungen, die aus der Aktion "Zurücksenden" resultieren, unterschiedlich konfigurieren.
Um System- oder benutzerdefinierte Benachrichtigungen zu deaktivieren, öffnen Sie das Register
Benachrichtigungen
 in der Geschäftsprozessdefinition und klicken Sie auf:
  • Systembenachrichtigungen verwalten
    . Sie können Systembenachrichtigungen für Schritte in Unterprozessen deaktivieren, indem Sie die zugehörige Systembenachrichtigung für den Initiierungsschritt des Unterprozesses deaktivieren. Wenn Sie das Kontrollkästchen
    Deaktiviert
     aktivieren, sendet Workday die Benachrichtigung nicht über konfigurierte Benachrichtigungskanäle wie E-Mail. Wir generieren jedoch weiterhin die Benachrichtigung für die Aufgabe und senden sie an Workday „Meine Aufgaben“. Beispiel: Sie deaktivieren die Systembenachrichtigung für einen
    Genehmigungsschritt
     . Workday sendet keine E-Mail an den Genehmiger, aber der Genehmiger erhält die Aufgabe unter Meine Aufgaben, die er erledigen muss.
  • Benutzerdefinierte Benachrichtigungen verwalten
    . Wenn Sie das Kontrollkästchen
    Deaktiviert
     aktivieren, sendet Workday die benutzerdefinierte Benachrichtigung nicht über konfigurierte Kanäle wie E-Mail oder SMS. Die Benachrichtigung wird auch nicht auf dem Glockensymbol angezeigt.
Um eine benutzerdefinierte Benachrichtigung auf dem Register
Benachrichtigungen
 einer Geschäftsprozessdefinition zu bearbeiten, wählen Sie
GeschäftsprozessBenachrichtigung
bearbeiten
 in den möglichen Aktionen für die benutzerdefinierte Benachrichtigung.