Geschäftsprozessrichtlinien für Integration
Übersicht
Ein Integrationsgeschäftsprozess ist ein konfigurierbarer Workflow , der die Aufgaben orchestriert, die mit der Ausführung einer Integration für den Datenaustausch zwischen Workday und externen Endpunkten verbunden sind. Es wird die Geschäftsprozessart
Integrationsprozessereignis
verwendet, die eine komplexere Verarbeitung ermöglicht als nur einen einfachen Integration . SeeKonzept: Integrationsgeschäftsprozesse .Dies sind die Abschnitte in diesem Thema:
- Unterprozesse
- Voraussetzungen
- Prozessinitiatoren
- Einschränkungen
- Allgemeine Geschäftsprozess-Workflows
- Workflow-Schritte
- Integration
- Benachrichtigungen
- Probleme und Lösungen
Unterprozesse
Sie können eine Integration in einen anderen Geschäftsprozess einbetten, indem Sie einen Integrationsschritt zur Definition dieses Geschäftsprozesses hinzufügen. Wenn der übergeordnete Geschäftsprozess diesen Schritt erreicht, startet er das angegebene Integrationsprozessereignis als Geschäftsprozess.
Voraussetzungen
Prozessinitiatoren
Ein Integrationsgeschäftsprozess kann auf verschiedene Arten initiiert werden:
- ManuellEin Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen kann die Integration direkt über den BerichtView Integration Systemoder über die AufgabeLaunch/Schedule Integrationstarten.
- GeplantÜber die AufgabeIntegration starten/planenkönnen Sie die Integration so planen, dass sie zu einem bestimmten Zeitpunkt oder wiederkehrend ausgeführt wird.
- Als GeschäftsprozessDer Integrationsgeschäftsprozess kann über einen Schritt in einem anderen Workday Geschäftsprozess initiiert werden (z. B. Ausführung einer E-Verify Integration nach dem GeschäftsprozessFormular I-9 ausfüllen).
Einschränkungen
Das Geschäftsprozess-Framework für Integration ist zwar flexibel, doch die zugrunde liegende Integration unterliegt bestimmten Einschränkungen.
- Organisation für ein Integrationssystem aus einem Service StartBeim Starten einer Integration über dasLaunch_IntegrationoderLaunch_EIBBei Service können Sie keine bestimmte organisationsspezifische Version des Geschäftsprozess angeben. Es wird die oberste Definition (Standard) für dieses Integrationssystem verwendet. SieheOrganisationen und IntegrationsgeschäftsprozesseinKonzept: Integrationsgeschäftsprozesse .
- Dateigrößenlimit für DokumentabrufEingehende Dateien haben einen Grenzwert von 1 GB für XML und 300 MB für XLSX. SeeReferenz: Einschränkungen bei Integrationen und Webservices .
Allgemeine Geschäftsprozess-Workflows
- Pfad 1: Standard-Integrations-Workflow
- Standardmäßig besteht dasIntegrationsprozessereignisaus zwei grundlegenden Schritten:A: Initiierung>B: Service (Integration triggern)Der SchrittService (Fire Integration)führt das Integrationssystem selbst aus. Für eine ausgehende Integration wird die Ausgabedatei generiert. Bei einer eingehenden Integration werden Daten in Workday geladen.
- Pfad 2: Ausgehende Integration mit Genehmigung
- Dieser Workflow wird häufig angewendet, wenn ein Benutzer Daten prüfen soll, bevor sie von Workday gesendet werden.A: Initiierung>B: Genehmigung>C: Service (Integration triggern)>D: Service: DokumentübermittlungNach der Genehmigung wird der Schritt"Service (Integration triggern)"ausgeführt, der Daten aus Workday extrahiert und die Ausgabedatei "" generiert.Der SchrittService: Document Deliverystellt die generierte Datei für den externen Endpunkt bereit, z. B. einen SFTP-Server.
- Pfad 3: Eingehender Integrations-Workflow
- Dieser Workflow ist ein Standard- Workflow für das Importieren von Daten aus einer externen Quelle in Workday .A: Initiierung>B: Service: Dokumentabruf>C: Service (Integration triggern)Der SchrittService: Document Retrievalruft eine Datei aus einer externen Quelle (z. B. einem FTP-Server) ab oder leitet eine Aufgabe an einen Benutzer weiter, um eine Datei manuell Hochladen .Der SchrittService: Trigger Integrationführt die Integration aus, verwendet die abgerufene Datei und lädt die Daten in Workday.
- Pfad 4: Workflow für verkettete Integration
- Dieses Muster ist hilfreich, wenn die Ausgabe einer Integration die Eingabe für eine andere ist.A: Initiierung>B: Integration>C: IntegrationDer ersteIntegrationsschritttriggert das erste Integrationssystem (z. B. ein EIB (Enterprise Interface Builder) oder eine Studio Integration), das ausgeführt wird und eine Ausgabedatei erstellt.Der zweiteIntegrationsschritttriggert ein zweites Integrationssystem, das die Ausgabedatei der ersten Integration verwendet.
Workflow-Schritte
- Initiierung
- Reihenfolge
- A (Erster Schritt)
- Durchgeführt von
- Der Benutzer oder das System, der bzw. das die Integration startet. Dies kann ein Integrationssystembenutzer (ISU) für geplante oder vom System ausgelöste Ereignisse oder ein interaktiver Benutzer für manuelle Starts sein.
- Sicherheitsdomäne nach Rolle
- ISU oder Integrationsadministrator, der die Integration startet:"Ändern"/"Put"-Zugriff aufIntegration Build,Integration konfigurieren,Integration Debug,Integrationsereignis.
- Best Practices
- Der SchrittInitiierungist ein obligatorischer erster Schritt für alle Geschäftsprozesse. Sie kann nicht entfernt werden. Er dient als Einstiegspunkt und Auditdatensatz für den startenden Prozess.
- Beispiel:
- Ein HR Administrator navigiert zur AufgabeIntegration starten/planenund klickt auf "OK", um einen Export von Neueinstellung zu einem externen Zusatzleistungsanbieter durchzuführen. Diese Aktion schließt den Schritt"Initiierung"ab und startet den Geschäftsprozess Workflow.
Schrittarten
Hier sind die allgemeinen Schrittarten, die Sie zu einem Integrationsgeschäftsprozess hinzufügen können.
- Genehmigung
- Reihenfolge
- Kann an einer beliebigen Stelle nach dem SchrittInitiierungplatziert werden. Beispielsweise können Sie ihn nach dem SchrittIntegrationtriggern, aber vor dem SchrittDokumentübermittlungplatzieren.
- Durchgeführt von
- Eine angegebene Sicherheitsgruppe (z. B. HR Partner, Compensation Administrator, Manager).
- Sicherheitsdomänen
- ISU, Integration Administrator oder Business Process Administrator:"Ändern"/"Put"-Zugriff aufdas Integrationsereignis.
- Angeben
- Sie müssen die für die Genehmigung verantwortlichen Sicherheitsgruppe angeben.
- Bedingungsregel
- Anwendungsfall: Fordern Sie einen Manager auf , eine Datei mit (Angestellter) Mitarbeiter zu prüfen und zu genehmigen, bevor sie an den Entgeltabrechnungsanbieter übermittelt wird.
- Best Practice: Verwenden Sie Bedingung , um Genehmigungen nur bei Bedarf zu Trigger . Beispielsweise können Sie eine Regel erstellen, die den Genehmigungsschritt überspringt, wenn der Bonus unter einem bestimmten Schwellenwert liegt.
- Beispiel: Im Genehmigungsschritt wird eine Bedingungsregel konfiguriert, um zu prüfen, ob das Feld „Bonusbetrag gesamt“ in der Integration größer als 50.000 USD ist. Ist dies der Fall, wird der Schritt zur Genehmigung an die Sicherheitsgruppe„Compensation Administrator“weitergeleitet. Andernfalls wird der Schritt übersprungen.
- Anwendungsfälle, Best Practices und Beispiel für Schrittart:
- Anwendungsfall: Stellen Sie Datengenauigkeit für sensible ausgehende Integrationen wie Entgeltabrechnung oder Aktie sicher.
- Best Practice: Weisen Sie Genehmigungen einer rollenbasierte Sicherheitsgruppe statt einem bestimmten benannten Benutzer zu, um Prozessverzögerungen aufgrund der Abwesenheit von (Angestellter) Mitarbeiter zu vermeiden.
- Beispiel: Bevor eine Datei mit Änderungen der Vergütung für Führungskräfte an ein externes System übermittelt wird, wird der SchrittGenehmigungan die Sicherheitsgruppe„Executive Compensation Administrator“weitergeleitet, um die Daten zu validieren.
- Service
- Reihenfolge
- Kann nachder Initiierungan einer beliebigen Stelle platziert werden. Die Reihenfolge ist kritisch. Bei einer eingehenden Integration mussder Dokumentabrufvordem Triggern der Integrationerfolgen. Bei ausgehenden Werten muss"Integration triggern"vorDokumentübermittlung ""erfolgen.
- Durchgeführt von
- Integrationssystembenutzer (ISU)
- Sicherheitsdomänen nach Rolle
- ISU:"Ändern"/"Put"-Zugriff aufIntegration Build,Integration Configure.
- Angeben
- Sie müssen den Service angeben, der ausgeführt werden soll:Dokumentabruf,DokumentübermittlungoderIntegration triggern.
- Bedingungsregel
- Anwendungsfall: Bei einer Integration , die täglich ausgeführt wird, müssen Sie möglicherweise nur am ersten Tag der Woche eine Datei abrufen.
- Best Practice: Verwenden Sie Bedingung für Schritte beider Dokumentübermittlung, um zu verhindern, dass leer Dateien gesendet werden. Sie können eine Regel erstellen, die prüft, ob die Anzahl der Datensätze für das Integration größer als 0 ist.
- Beispiel: Eine Bedingungsregel im SchrittDokumentenübermittlungprüft ein berechnetes Feld , das die Anzahl der Datensätze zählt, die vom SchrittIntegration triggernverarbeitet wurden. Der Übermittlungsschritt wird nur ausgeführt, wenn die Anzahl größer als 0 ist, sodass das System keine Leer Datei an den Lieferanten sendet.
- Überlegungen zur Schrittart
- Dokumentabruf: Wird bei eingehenden Integrationen verwendet, um eine Datei aus einer externen Quelle (z. B. einem SFTP-Server) zu laden.
- Integration triggern: Dies ist der Kernschritt, der das Integrationssystem ausführt, wobei entweder eine Ausgabedatei generiert (ausgehend) oder Daten in Workday geladen (eingehend) werden.
- Dokumentübermittlung: Wird in ausgehenden Integrationen verwendet, um eine generierte Datei an ein externes Ziel (z. B. einen SFTP-Server oder einen Webservice Serviceendpunkt) zu senden.
- To-do
- Reihenfolge
- Kann an einer beliebigen Stelle im Prozess platziert werden, wo eine manuelle Aktion oder Anweisung erforderlich ist.
- Durchgeführt von
- Eine angegebene Sicherheitsgruppe oder ein Benutzer.
- Sicherheitsdomänen
- ISU, Integration Administrator oder Business Process Administrator:"Ändern"/"Put"-Zugriff aufdas Integrationsereignis.
- Bedingungsregel
- Hilfreich, um nur im Bedarfsfall ein manuelles Eingreifen zu triggern. Beispielsweise könnte eine Regel prüfen, ob der Status des Integrationsereignis „Abgeschlossen mit Warnungen“ lautet, und eineTo-dofür einen Administrator zur Prüfung der Warnungen ausgelöst wird.
- Anwendungsfälle, Best Practices und Beispiele für Schrittarten
- Anwendungsfall: Benachrichtigung an einen Administrator, dass er nach einem Prozessschritt eine manuelle Aufgabe außerhalb von Workday durchführen oder Daten in Workday verifizieren soll.
- Best Practice: Machen Sie die Anweisungen imTo-do-Schritt klar und aktionsfähig. Fügen Sie nach Möglichkeit Links zu relevanten Berichten oder Aufgaben hinzu.
- Beispiel: Ein Inbound EIB (Enterprise Interface Builder) lädt neue externe Mitarbeiter. EinTo-do-Schritt ist so konfiguriert, dass er nach dem SchrittService - Trigger IntegrationTrigger wird . Er wird der Gruppe„HRIS Analysts“mit der folgenden Anweisung zugewiesen: „Externe Mitarbeiter wurden geladen. Führen Sie den Bericht "Neueinstellungen - Audit" aus, um die Daten zu verifizieren und fehlende Lokalisierungen auszufüllen.
Integration
Mit dieser Schrittart können Sie ein weiteres, separates Integrationssystem innerhalb des aktuellen Geschäftsprozess starten. Auf diese Weise verketten Sie Integrationen.
- Reihenfolge
- Kann an einer beliebigen Stelle nach dem SchrittInitiierungplatziert werden.
- Durchgeführt von
- Integrationssystembenutzer (ISU)
- Angeben
- Sie müssen das Integrationssystem auswählen, damit es als Unterprozess gestartet werden kann.
- Bedingungsregeln mit Anwendungsfällen, Best Practices und Beispielen
- Anwendungsfall: Nachdem die ausgehende Integration ausgeführt wurde, möchten Sie eine zweite Integration ausführen, um die generierte Datei an einem Depotstandort () zu archivieren, jedoch nur dann, wenn die erste Integration erfolgreich war.Verwenden Sie eine Bedingungsregel, um den Status eines vorherigen Schritts (Integration triggern) zu prüfen und sicherzustellen, dass er erfolgreich abgeschlossen wurde, bevor eine nachfolgende Integration gestartet wird, die von seiner Ausgabe abhängt.Beispiel: EinIntegrationsschrittwird so konfiguriert, dass eine „Integration archivieren“ gestartet wird. Eine Bedingungsregel für diesen Schritt prüft den Status des vorherigen SchrittsIntegrationtriggern. Die Integration wird nur ausgeführt, wenn der Status des vorherigen Schritts "Abgeschlossen" ist.
- Anwendungsfall: Sie möchten eine Datei abrufen, ohne eine Integration zu starten, oder eine Integration starten, ohne eine Datei bereitzustellen.Verwenden Sie eine Bedingungsregel , die immer als „falsch“ evaluiert wird. Beispiel: „1=2“ für den Schritt, der übersprungen werden soll.
- Anwendungsfälle für Schrittart
- Anwendungsfall (Datenanreicherung): Eine erste Integration extrahiert die grundlegenden (Angestellter) Mitarbeiter . Ein zweiterIntegrationsschrittruft eine andere Integration auf, die die erste Ausgabe übernimmt, Daten aus einer anderen Quelle (z. B. einem benutzerdefinierter Bericht) hinzufügt und eine endgültige, angereicherte Datei erstellt.
- Anwendungsfall ( Orchestrierung): Nachdem ein eingehender EIB (Enterprise Interface Builder) ( Enterprise Interface Builder) Neueinstellungen geladen hat, könnte einIntegrationsschritteine ausgehende Integration Trigger , um Konten für diese Neueinstellungen in einem externen IT-System zu provisionieren.
- Anwendungsfall (Umleitungsfehler): Wenn ein Integration fehlschlägt, leiten Sie die fehlgeschlagene Integration an bestimmte Benutzer weiter, anstatt den Geschäftsprozess automatisch zu beenden.
- Konfigurieren Sie Sicherheitsgruppen so, dass sieUmleitungsberechtigungenfür die Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie "" haben.
- Verwenden Sie die Mögliche AktionUmleitung verwaltenfür den SchrittIntegrationder Geschäftsprozessdefinition.
- Wählen Sie eine oder mehrere Umleitungsaktionen und wählen Sie eine oder mehrere Sicherheitsgruppen aus, die den umgeleiteten Schritt eingehen sollen.
- Beispiel für Schrittart
- Der Geschäftsprozess wird gestartet und der erste Schritt,Service (Integration triggern), führt die IntegrationPayData Extractaus, die eine unformatierte Entgeltabrechnungsdaten generiert. Der nächste Schritt,Integration, wird für den Start derPayData-TransformationsintegrationIntegration. Bei dieser zweiten Integration wird die Datei aus der ersten entnehmen , in das erforderlich XML-Layout des Anbieters neu formatiert und die neue Datei im ausgehenden Vorratsbereich abgelegt. Der letzte Schritt,Service (Dokumentübermittlung), stellt die transformierte XML-Datei an den Entgeltabrechnungsanbieter bereit.
Benachrichtigungen
Benutzerdefinierte Benachrichtigungen werden durch den endgültigen Status des Ereignis Integration getriggert. Sie können Benachrichtigungen in der Geschäftsprozessdefinition selbst konfigurieren (z. B. bei Abschluss oder Fehler bei Schritt).
Anwendungsfälle mit Best Practices und Beispiel:
- Anwendungsfall (Erfolg): Senden Sie eine E-Mail an das Payroll- Team , in der bestätigt wird, dass die wöchentliche Abrechnungsschnittstellendatei erfolgreich generiert und an den Anbieter bereitgestellt wurde.
- Anwendungsfall (Fehler): Wenn eine Integration fehlschlägt, senden Sie eine Benachrichtigung mit den Ereignis und Fehler an das Team , damit dieses den Fall sofort untersuchen kann.
- Best Practice: Verwenden Sie bestimmte rollenbasierte Sicherheitsgruppen (z. B.Integration Administrators) als Empfänger statt einzelne Benutzer. Erstellen Sie eindeutige und aktionsfähige Benachrichtigung mit wichtigen Informationen, z. B. Name der Integration, Zeit der Ausführung und einen Verknüpfung zum Prozessmonitor, um Details anzuzeigen.
- Beispiel: Eine Integration ist so konfiguriert, dass Trigger wird , wenn der Geschäftsprozess "Fehlgeschlagen" lautet. Es wird eine E-Mail an die Sicherheitsgruppefür den Integrationssupportgesendet. Der E-Mail-Text ist wie folgt angepasst: „Die Integrationvon CCB - Outbound Demographicsist fehlgeschlagen. Details finden Sie im Prozessmonitor . Ereignis-ID: [Ereignis-ID]".
Probleme und Lösungen
In diesem Abschnitt werden häufige Probleme mit den entsprechenden Ursachen und Lösungen aufgelistet. Für Probleme, die hier nicht aufgeführt sind, empfehlen wir, in der Community nach Knowledge Base-Artikeln zu suchen. Für optimale Ergebnisse:
- Suchen Sie mit doppelten Anführungszeichen nach dem genauen Namen des Prozesses. Beispiel: „Integrationsgeschäftsprozess“.
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- Inhaltsart: Knowledge Base-Artikel
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Ausgabe | Ursache und Lösung |
|---|---|
Der externe Endpunkt eingehen keine erwartete Integration . | Verwenden Sie die Berichte Prozessmonitor und Vollständiger Prozessdatensatz, um festzustellen, was nicht wie erwartet funktioniert hat. Siehe Problembehebung für Integrationsprozessereignisse inKonzept: Integrationsgeschäftsprozesse . |
Die ausgehende Datei wurde nicht an den externen Endpunkt übermittelt. | Ursache: Möglicherweise ist der Geschäftsprozess vor dem Schritt „Dokumentübermittlung“ fehlgeschlagen oder der Übermittlungsschritt selbst ist fehlgeschlagen.
Lösung: So zeigen Sie die Status- und Fehler im Zusammenhang mit dem Fehler an:
|
Bei der eingehenden Integration wurden keine Daten geladen. | Ursache: Der Schritt "Dokumentabruf" hat die Datei möglicherweise nicht Suchen , die Datei ist möglicherweise leer oder der Schritt "Integration triggern" ist während des Ladens von Daten fehlgeschlagen.
Lösung: Stellen Sie sicher, dass die Datei am angegebenen externen Standort vorhanden ist und dass der Dateiname mit der Konfiguration von übereinstimmt. Prüfen Sie den Bericht Integrationsereignisse . Um die Fehler im Zusammenhang mit dem Datei Parsing oder der Datenvalidierung anzuzeigen, wählen Sie die Spalte "Erstellt aus Trigger" für das Integrationsereignis "". |
Ein Genehmigungsschritt wurde falsch weitergeleitet oder übersprungen. | Ursache: Die Bedingungsregel für den Genehmigungsschritt ist möglicherweise falsch konfiguriert oder die Mitglieder der angegebenen Sicherheitsgruppe sind falsch.
Lösung: Verwenden Sie den Bericht Geschäftsprozessdefinition anzeigen , um die Bedingungsregel des Schritts zu prüfen. Verwenden Sie den Bericht View Security Group , um die Zugehörigkeit der zugewiesenen Genehmiger zu verifizieren. |
Die Integration schlägt mit einem Fehler fehl. | Ursache: Dem mit der Integration verknüpften Integrationssystembenutzer (ISU) fehlen Berechtigungen für eine erforderlich Domäne: .
Lösung: Prüfen Sie die Fehler in den Details der Integrationsereignisse , um die geschützten Daten oder die Aktion zu identifizieren. Öffnen Sie den Bericht Domänen-Sicherheitsrichtlinien für funktionalen Bereich, um die relevante Domäne zu Suchen und sie zu den dem ISU zugewiesenen Sicherheitsgruppen hinzuzufügen. |
Alle Integrationen können nicht gestartet werden. Fehler: "Es gibt keine Standarddefinition für die Geschäftsprozessart 'Integrationsprozessereignis' ... | Ursache: Die Standard Geschäftsprozessdefinition für das Integrationsprozessereignis wurde inaktiviert, gelöscht oder falsch bearbeitet und mit Fehlern gespeichert. Alle Integrationen basieren auf dieser Definition.
Lösung:
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Benachrichtigungen zu Integrationsgeschäftsprozessen sind konfiguriert, werden aber nicht per E-Mail übermittelt. | Ursache: Die Routing Regeln für Benachrichtigung auf Mandantenebene sind nicht so eingerichtet, dass Integrationsbenachrichtigungen per E-Mail gesendet werden.
Lösung:
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Eine verkettete Integration (gestartet aus einem Integrationsschritt ) schlägt fehl, wodurch der gesamte übergeordnete Geschäftsprozess beendet wird. | Ursache: Dies ist das geplante und erwartete Verhalten in Workday. Beim Fehlschlagen eines Schritts in einem Geschäftsprozess ( ), einschließlich eines Integrationsschritts , wird der Prozess standardmäßig angehalten, um weitere Fehler zu vermeiden.
Lösung: Dies ist kein Fehler , der "behebt" werden muss, sondern ein zu verwaltendes Verhalten.
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Ein Studio Integration mit Fehlern wird nicht umgeleitet, auch wenn er mit "Umleitung verwalten" konfiguriert ist. | Ursache: Derzeit funktioniert das Feature „Umleitung verwalten“ nur bei Integrationen mit Studio, die mit dem Status " Fehlgeschlagen " abgeschlossen wurden. Wenn eine Studio Integration mit dem Status " Abgeschlossen mit Fehlern " abgeschlossen wird, wird dies von der Funktion "Umleitung verwalten " nicht als Fehler betrachtet.
Lösung: Dies ist kein Fehler , der "behebt" werden muss, sondern ein zu verwaltendes Verhalten. Stellen Sie sicher, dass die Integration über eine zuverlässige Fehler und eigene spezifische Benachrichtigungen verfügt. SeeUmleitung für Geschäftsprozessschritte konfigurieren . |