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Zuletzt aktualisiert: 2025-12-26
Konzept: Geschäftsprozessrichtlinien für Spesenabrechnungsereignisse

Konzept: Geschäftsprozessrichtlinien für Spesenabrechnungsereignisse

Übersicht

Der Geschäftsprozess Spesenabrechnungsereignis in Workday ist ein konfigurierbarer Workflow, der steuert, wie Spesenabrechnungen übermittelt, geprüft, genehmigt und verarbeitet werden. Sie ist eine kritische Komponente der Workday Financial Management Suite, die die Compliance mit Unternehmensrichtlinien sicherstellen, einen klaren Audit-Trail bieten und den Spesenerstattungsprozess optimieren soll.
Sie können den Geschäftsprozess Spesenabrechnungsereignis wie folgt anpassen:
  • Auditieren Sie Spesenabrechnungen auf Betragsanomalien, falsche Spesencodierungen und doppelte Spesen.
  • Leiten Sie Spesenabrechnungen basierend auf ihrem Risiko-Score zur Genehmigung weiter. Siehe: Spesenabrechnungen basierend auf Risiko weiterleiten.
  • Erfassen Sie Feedback, indem Sie Fragebögen in Spesenabrechnungen aufnehmen.
  • Prüfen Sie Budgets.
  • Bestätigen Sie die Genauigkeit von Steuern in Spesenabrechnungen.
  • Rufen Sie Spesenabrechnungsdaten zu Reportingzwecken ab.
  • Senden Sie einzelne Spesenpositionen zur Korrektur zurück.
  • Verfolgen Sie Projekte.

Unterprozesse

Der Geschäftsprozess „Spesenabrechnungsereignis“ kann in mehrere Untergeschäftsprozesse unterteilt werden:
  • Spesendateneingabe: Ermöglicht es Mitarbeitern, einzelne Spesen zu protokollieren und Belege anzuhängen.
  • Erstellung von Spesenabrechnungen: Fasst mehrere einzelne Spesen zur Übermittlung in einer einzigen Spesenabrechnung zusammen.
  • Managergenehmigung: Senden Sie die Spesenabrechnung zur Prüfung und Genehmigung durch den direkten Manager des Mitarbeiters oder den angegebenen Genehmiger.
  • Finanzen prüfen und Audit: Sendet den Bericht zur detaillierten Prüfung des Berichts im Hinblick auf Compliance, Genauigkeit und Richtlinieneinhaltung durch das Finanzteam.
  • Erstattungsverarbeitung: Initiiert die Finanztransaktion zur Zahlung genehmigter Spesen an den Mitarbeiter.
  • Reporting und Analysen: Generiert Insights aus Spesendaten für Budgetkontrolle, Steuerzwecke und strategische Planung.
  • Spesenabrechnung - Intercompany-Ereignis initiieren: Wird initiiert, wenn sich das Unternehmen einer Spesenabrechnungsposition vom Header-Unternehmen unterscheidet. Die Intercompany-Spesenpositionen werden zur Genehmigung an die entsprechenden Stakeholder im verbundenen Unternehmen weitergeleitet. Wenn die Intercompany-Genehmiger die Positionen ablehnen, wird die gesamte Spesenabrechnung abgelehnt

Voraussetzungen

Bevor eine Spesenabrechnung erfolgreich verarbeitet werden kann, müssen mehrere grundlegende Elemente vorhanden sein:
  • Mitarbeiter-Setup: Mitarbeiter müssen im HR-/Entgeltabrechnungssystem mit gültigen Banking-Daten registriert sein, um die Erstattung zu ermöglichen.
  • Definition der Spesenrichtlinie: Es muss eine eindeutige, dokumentierte Spesenrichtlinie eingerichtet und allen Mitarbeitern kommuniziert werden, die zulässige Spesen, Grenzwerte und erforderliche Dokumentation enthält.
  • Spesenposten: Es müssen Spesenposten erstellt und konfiguriert werden und das Setup der Spesenabrechnungen muss abgeschlossen werden, einschließlich der Auszahlungsregeln für Erstattungen.
  • Systemzugriff: Alle relevanten Mitarbeiter, einschließlich Mitarbeiter, Manager und Finanzteams, benötigen entsprechenden Zugriff auf das Spesenmanagementsystem, bei dem es sich um ein ERP- Modul oder eine spezielle Spesensoftware handeln kann.
  • Budgetallokation: Relevante Kostenstellen oder Projekte müssen über ein ausreichendes Budget verfügen, um die voraussichtlichen Ausgaben zu decken.
  • Eingangsmanagement: Mitarbeiter müssen die Anforderungen für die Übermittlung von Original- oder digitalen Belegen für alle Spesen kennen und einhalten.
  • Genehmigungshierarchien: Genehmigungs-Workflows und delegierte Vollmachten müssen im System konfiguriert werden.
  • Intercompany-Verarbeitung: Falls zutreffend, sollte die Intercompany-Verarbeitung für Spesenabrechnungen so konfiguriert werden, dass Änderungen des Unternehmens in einer Spesenposition zulässig sind.
  • Sicherheit: Domänen in den funktionalen Bereichen „Expenses“ und „System“.
    • Eine Liste der Domänen im funktionalen Bereich „Expenses“ finden Sie unter Referenz: Sicherheitsdomänen für den Geschäftsprozess „Spesenabrechnungsereignis“..
    • Konfigurieren Sie folgende Domänen im funktionalen Bereich „System“:
      • Business Process Administration:
        Gewährt Zugriff auf die Aufgaben, die zum Erstellen und Bearbeiten von Geschäftsprozessdefinitionen erforderlich sind.
      • Manage: Geschäftsprozessdefinitionen:
        Gewährt Zugriff zum Verwalten aller Aspekte von Geschäftsprozessen.
      • Management-Dashboard: Spesen
        : Sichert den Zugriff auf das Dashboard für das Spesenmanagement, das einen Überblick über Spesendaten und -trends für die Organisation bietet.
      • Set Up: Tenant Setup - Financials
        : Gewährt Zugriff zum Konfigurieren mandantenweiter Einstellungen für alle Workday Financials, einschließlich Spesen.

Prozessinitiatoren

Der Geschäftsprozess Spesenabrechnungsereignis wird initiiert, wenn ein Benutzer eine Spesenabrechnung erfolgreich zur Genehmigung übermittelt. Dies können Sie wie folgt tun:
  • Mitarbeiter: Mitarbeiter können Spesenabrechnungen für sich selbst initiieren.
  • Expense Data Entry Specialist oder Verwaltungsmitarbeiter.
  • Stellvertreter: Mitarbeiter können die Erstellung von Spesenabrechnungen an andere delegieren, z. B. an einen Verwaltungsassistenten.
  • Webservices: Mit dem Webservice
    Submit_Expense_Report
     können Spesenabrechnungen aus externen Systemen erstellt und übermittelt werden. Diese Option kann auch für Nicht-Mitarbeiter und Bewerber verwendet werden.
  • Projektabschluss: Alle zugehörigen Spesen für bestimmte Projekte müssen nach dem Abschluss abgestimmt und übermittelt werden.

Einschränkungen

Allgemeine Einschränkungen im Geschäftsprozess „Spesenabrechnungsereignis“:
  • Mehrdeutigkeit bei Richtlinien: Unklare oder veraltete Spesenrichtlinien können zu häufigen Ablehnungen und Verwirrung führen.
  • Fehler bei manueller Dateneingabe: Wenn Sie sich auf manuelle Eingaben verlassen, erhöht sich das Fehlerrisiko und die Anzahl der Korrekturzyklen ist erforderlich.
  • Fehlende Eingangs-Compliance: Fehlende oder unzureichende Belege sind eine häufige Ursache für Verzögerungen und Nichterstattungen.
  • Genehmigungsengpässe: Verzögerungen bei der Manager- oder Finanzgenehmigung können zu Fakturierung bei Mitarbeitern führen und Auswirkungen auf den Cashflow haben.
  • Systemintegrationsprobleme: Eine schlechte Integration von Spesenmanagement-, Buchhaltungs- und Entgeltabrechnungssystemen kann zu Abstimmungsproblemen führen.
  • Betrugsrisiko: Ohne robuste Kontrollen besteht das Risiko betrügerischer Spesenabrechnungen.
  • Barrierefreiheit für Mobilgeräte: Das Fehlen einer benutzerfreundlichen mobilen Benutzeroberfläche für die Übermittlung von Spesen kann eine zeitnahe Übermittlung verhindern.
  • Journalpositionszuordnung: Workday verknüpft Journaleingaben mit Spesenabrechnungen auf der Header-Ebene und nicht auf der Positionsebene. Dadurch wird verhindert, dass eine bestimmte Journalposition direkt auf die entsprechende Spesenabrechnungsposition im Standardreporting zurückverfolgt werden kann.
  • Korrekturbeschränkungen: Sie können die Aktion Korrigieren nicht für eine genehmigte Spesenabrechnung verwenden, wenn auf den Bericht Folgendes zutrifft:
    • Sie wurde gezahlt und der Worktag-Ausgleich ist aktiviert.
    • Sie ist mit Projektfakturierungstransaktionen im Status
      Bereit zur Fakturierung
       verknüpft.
    • Die Details zur Spesensteuer sind in einer Steuererklärung enthalten, die nicht abgebrochen wurde.
  • Abbruch: Sie können den Geschäftsprozess nicht mehr abbrechen oder rückgängig machen, sobald er initiiert wurde. Sie können die Spesenabrechnung abbrechen, wenn die Sicherheit dies zulässt, aber Sie können die Geschäftsprozessinstanz in Bearbeitung nicht abbrechen.
  • Organisationsdefinitionen: Die Geschäftsprozessdefinition für das Spesenabrechnungsereignis kann nur auf Unternehmen, Unternehmenshierarchie oder Linienorganisation basieren. Es werden keine Definitionen basierend auf Kostenstellen unterstützt.
  • Funktionalität für Genehmiger hinzufügen: Die Option
    Genehmiger hinzufügen
     ist nicht für Schritte verfügbar, in denen die Aktion "Spesenpositionen zurücksenden" verwendet wird.
  • Sichtbarkeit des Stellvertreters: Wenn ein Stellvertreter im Auftrag eines anderen Benutzers (des delegierenden Mitarbeiters) handelt, kann er das Register
    Geschäftsprozess
     in der Spesenabrechnung nicht sehen, um den Genehmigungsstatus zu prüfen.
  • Entwurfsstatus über Integration: Bei Verwendung des Webservices
    Submit_Expense_Report
     gibt es keinen Parameter, um die Spesenabrechnung im Status
    „Entwurf“
    zu speichern. Wenn die Daten gültig sind, wird der Geschäftsprozess automatisch initiiert.

Allgemeine Geschäftsprozess-Workflows und Richtlinien

Ein typischer Workflow für ein Spesenabrechnungsereignis folgt häufig diesem allgemeinen Muster:
  1. Erstellung/Initiierung: Ein Mitarbeiter übermittelt eine Spesenabrechnung.
  2. Prüfung: Kann Genehmigungsschritten vorangehen oder danach folgen, häufig vor der endgültigen Verarbeitung. Der Bericht wird an ein zentrales Team weitergeleitet, z. B. Expense Partner oder Auditoren. Der Prüfer kann vor dem Senden direkt Korrekturen am Bericht vornehmen. Sie können das Dokument auch an den Mitarbeiter retournieren.
  3. Genehmigung: Diese kann vor oder nach Prüfschritten genehmigt werden. Der Bericht wird an einen oder mehrere Genehmiger weitergeleitet. Beispiel: Manager, Finanzabteilung.
Sobald der Geschäftsprozess abgeschlossen und die Spesenabrechnung genehmigt ist, wird sie für die Erstattung verarbeitet und die Daten werden archiviert.
Der Genehmigungs-Workflow für eine Spesenabrechnung kann von einfach bis komplex sein und hängt von den Richtlinien, Genehmigungslimits und Auditanforderungen der Organisation ab.
Pfad 1: Einfache Genehmigung
Dies ist der direkteste Workflow, der in der Regel von kleineren Organisationen für Spesen verwendet wird, die unter eine bestimmte Schwelle fallen.
Pfad 2: Einfache Genehmigung mit manueller Weiterleitung
Für kleine Organisationen ist dies ein weiterer direkter Workflow. Spesen unter einer bestimmten Schwelle werden manuell weitergeleitet.
Pfad 3: Hierarchisch und Auditgenehmigung
Dies ist ein sehr häufiges Muster, das die Genehmigung durch den Manager gefolgt von einer sekundären Prüfung durch die Finanz- oder Auditabteilung umfasst, häufig basierend auf bestimmten Kriterien.
A: Initiierung
>
 B: Genehmigung
>
 C: Aktion (Bedingt von Audit-Spesenabrechnung)
>
 D: Abschluss
Pfad 4: Komplexe projektbezogene und mehrstufige Genehmigungen
Dieser Workflow ist für Spesen vorgesehen, die von mehreren Rollen genehmigt werden müssen, z. B. einem Projektmanager und einem Kostenstellenmanager. Abhängig vom Gesamtbetrag sind möglicherweise zusätzliche Genehmigungsstufen erforderlich.
A: Initiierung
>
 B: Genehmigung (Bedingt durch Projektmanager)
>
 C: Genehmigung (durch Manager)
>
 D: Genehmigung (Bedingt durch Director bei hohen Beträgen)
>
 E: Abschluss
Pfad 5: Komplex mit verzögerter Prüfung
Dieser Workflow wird verwendet, wenn Spesengenehmigungen von mehreren Rollen erforderlich sind, z. B. einem Projektmanager und einem Kostenstellenmanager. Der Prüfprozess verzögert sich und es kann basierend auf dem Gesamtspesenbetrag mehrere Genehmigungsstufen geben.
: Initiierung
>
 B: Prüfen (Verzögerung verwalten)
>
 C: Prüfen (nach Manager)
>
 D: Genehmigung (Bedingt durch Director bei hohen Beträgen)
>
 E: Abschluss
Pfad 6: Komplex mit verzögerter Genehmigung
Dieser Workflow wird verwendet, wenn Spesengenehmigungen von mehreren Rollen erforderlich sind, z. B. einem Projektmanager und einem Kostenstellenmanager. Der Genehmigungsprozess verzögert sich und es kann basierend auf dem Gesamtspesenbetrag mehrere Genehmigungsstufen geben
A: Initiierung
>
 B: Prüfen (Genehmigung durch Manager)
>
 C: Genehmigung (Verzögerung verwalten)
>
 D: Genehmigung (Bedingung durch Director für hohe Beträge)
>
 E: Abschluss

Workflow-Schritte

Nachfolgend sind einige gängige Schrittarten in einem Geschäftsprozess Spesenabrechnungsereignis und ihre Merkmale aufgeführt:
Initiierung
  • Schrittreihenfolge
    : In der Regel der erste Schritt.
  • Gruppe
    : Durchgeführt von Fest angestellter Mitarbeiter, Externer Mitarbeiter für sich selbst oder Data Entry Specialist.
  • Sicherheitsdomäne
    : Die Sicherheitsdomänen, auf die die rollenbasierte Sicherheitsgruppe Zugriff haben soll:
    • Fest angestellter/externer Mitarbeiter für sich selbst: "Anzeigen und ändern"-Zugriff auf die Domänen
      Self-Service: Expense Report
      ,
      Self-Service: Expense Report Attachments
      und
      Self-Service Receipt Attachments
      .
    • Data Entry Specialist: „Anzeigen und ändern“-Zugriff auf die Domäne
      Process: Expense Reports
       , mit dem Dateneingabespezialisten Spesenabrechnungen im Auftrag anderer erstellen und übermitteln können.
  • Geben Sie Folgendes an
    :
    • Formulardefinition: Welche Felder sichtbar und erforderlich sind (Beispiele: Spesendatum, Betrag, Kategorie, Beschreibung, Anhänge).
    • Datenvalidierungsregeln: Regeln zur Sicherstellung der Datenintegrität (Beispiel: Der Betrag muss eine Zahl sein und das Datum muss in einem gültigen Bereich liegen.)
  • Richtlinien für Schrittarten
    :
    • Best Practices: Stellen Sie eine benutzerfreundliche Oberfläche bereit. Speichern von Entwürfen durch Benutzer zulassen. Fügen Sie eindeutige Anweisungen zur erforderlichen Dokumentation hinzu, z. B. Eingänge.
    • Anwendungsfälle: Mitarbeiter, der seine eigene Spesenabrechnung übermittelt, oder Administrator, der eine Spesenabrechnung im Auftrag eines anderen Mitarbeiters übermittelt.
    • Beispiel: Ein Mitarbeiter meldet sich beim System an, füllt ein Spesenabrechnungsformular aus, hängt Belege an und klickt auf
      Übermitteln
      .
  • Richtlinien für Bedingungsregeln
    :
    • Best Practices: Halten Sie Formulare kurz. Stellen Sie verständliche Anweisungen und Fehlermeldungen bereit. Verwenden Sie Dropdown-Listen, um eine konsistente Dateneingabe zu gewährleisten.
    • Anwendungsfälle: Fügen Sie Bedingungsregeln hinzu, um Felder basierend auf der vorherigen Auswahl zu aktivieren oder zu deaktivieren. Beispiel: Zeigen Sie Kilometerfelder nur an, wenn Sie die Kategorie
      Kilometerstand
       auswählen. Füllen Sie Felder automatisch aus. Beispiel: Personalnummer.
    • Beispiel: Wenn Sie eine Spesenkategorie für Reisen haben, sind Datumsangaben für die Reise und Ziele für die Spesen erforderlich. Fügen Sie in diesem Schritt eine Regel hinzu: 
      IF ExpenseCategory = Travel THEN REQUIRE TravelDates, Destination
Aktion
  • Schrittreihenfolge
    : In der Regel nach dem ersten Schritt.
  • Gruppe
    : Durchgeführt von Manager, Expense Partner, Projektmanager oder einer benutzerdefinierten Rolle.
  • Sicherheitsdomäne
    : Die Sicherheitsdomänen, auf die die rollenbasierte Sicherheitsgruppe Zugriff haben soll:
    • Domänen Manager/Expense Partner/Project Manager:
      Process: Expense Report - Cancel
      ,
      Process: Expense Report - Change
      ,
      Process: Expense Report - Core
      ,
      Process: Expense Report - Other
      ,
      Process Expense Report - View
      ,
      Process: Expense Report Work Area
  • Angeben
    : Wählen Sie die auszuführende Aktion aus. Allgemeine Aktionen:
    • Spesenabrechnung genehmigen: Ermöglicht der zugewiesenen Rolle, die gesamte Spesenabrechnung zu genehmigen, abzulehnen oder zurückzusenden.
    • Spesenabrechnung genehmigen - Positionen zurücksenden: Ermöglicht der zugewiesenen Rolle, den gesamten Bericht zu genehmigen oder abzulehnen oder einzelne Positionen zur Korrektur zurückzusenden, während der Rest genehmigt wird.
    • Spesenabrechnung - Intercompany-Ereignis initiieren: Triggert den Untergeschäftsprozess für die Genehmigung von Intercompany-Spesen.
    • Spesenabrechnung prüfen: Ermöglicht der zugewiesenen Rolle, die gesamte Spesenabrechnung zu bearbeiten, zu genehmigen, abzulehnen oder zurückzusenden.
    • Spesenabrechnung prüfen - Positionen zurücksenden: Ermöglicht der zugewiesenen Rolle, die Spesenabrechnung zu bearbeiten, die gesamte Spesenabrechnung zu genehmigen oder abzulehnen oder einzelne Positionen zur Korrektur zurückzusenden, während der Rest genehmigt wird.
  • Richtlinien für Schrittarten
    :
    • Best Practices:
      • Granulare Kontrolle mit Zurücksenden auf Positionsebene: Verwenden Sie für Rollen, die häufig kleinere Fehler in großen Spesenabrechnungen finden, die Schrittoption Spesenabrechnung genehmigen - Positionen zurücksenden oder Spesenabrechnung prüfen - Positionen zurücksenden. Sie verhindert, dass der gesamte Bericht aufgrund einer einzelnen falschen Position blockiert wird, und optimiert den Erstattungsprozess für den Mitarbeiter. Dadurch kann der Genehmiger einzelne Positionen zur Korrektur zurücksenden und gleichzeitig den Rest des Berichts genehmigen. Diese Vorgehensweise verhindert, dass geringfügige Fehler die Erstattung der gesamten Spesenabrechnung verzögern.
      • Beschränkung für Genehmiger hinzufügen: Wenn Sie einen Aktionsschritt mit der Funktion "Positionen zurücksenden" verwenden, kann der Benutzer, der diesen Schritt ausführt, die Funktion "Genehmiger hinzufügen" nicht verwenden. Wenn Ad-hoc-Genehmigungen ein kritischer Teil Ihres Prozesses sind, sollten Sie stattdessen einen Standardschritt Genehmigung verwenden.
      • Finanzkontrolle nach Berichtsbearbeitungen verwalten: Wenn ein Schritt Spesenabrechnung prüfen enthalten ist, in dem ein Prüfer Beträge ändern kann, sollten Sie unmittelbar danach einen nachfolgenden Genehmigungsschritt für den Manager des Mitarbeiters hinzufügen. Dadurch wird sichergestellt, dass der für das Budget verantwortliche Manager die aktualisierten Beträge endgültig genehmigt, bevor der Prozess abgeschlossen wird.
      • Optimieren des Workflows für korrigierte Berichte durch automatische Genehmigung: Um die endgültige Genehmigung zu beschleunigen, verhindern Sie, dass ein Bericht mehrmals an denselben Manager weitergeleitet wird, nachdem der Manager eine Spesenabrechnung genehmigt und eine einzelne Position zurückgesendet hat, indem Sie erweitertes Routing für Ihre Genehmigungsschritte konfigurieren , um vorherige Genehmiger auszuschließen. Beispiel: Fügen Sie zwei aufeinanderfolgende Genehmigungsschritte hinzu. Wählen Sie als erster Schritt für den Manager im Schritt Aktion Spesenabrechnung genehmigen - Positionen zurück. Fügen Sie dann im zweiten Schritt für den Kostenstellenmanager einen Standardschritt Genehmigung hinzu, für den eine Regel für erweitertes Routing für Vorherige Genehmiger ausschließen konfiguriert ist.
      • Intercompany-Transaktionen verwalten: Fügen Sie im Schritt Aktion den Unterprozess Spesenabrechnung - Intercompany-Ereignis initiieren für Genehmigungen hinzu, wenn eine Spesenposition ein anderes Unternehmen enthält als das im Header der Spesenabrechnung. Dadurch wird sichergestellt, dass ein Genehmiger für das verbundene Unternehmen eine Genehmigungsaufgabe erhält, um nur diesen Intercompany-Positionsposten zu prüfen. Nachdem die Position genehmigt wurde, wird der Hauptgeschäftsprozess fortgesetzt und die ordnungsgemäße Buchhaltung wird sichergestellt.
  • Richtlinien für Bedingungsregeln
    :
    • Best Practices:
      • Testen Sie Ihre Bedingungsregeln sorgfältig, um sicherzustellen, dass sie korrekt evaluiert werden.
      • Vermeiden Sie zu komplexe Regeln, die schwer zu verwalten sind.
      • Verwenden Sie
        Aktionsschritte
         , wenn der Benutzer mehr tun muss als nur genehmigen oder ablehnen, z. B. das Bearbeiten der Spesenabrechnung oder das Zurücksenden einzelner Positionen.
      • Beachten Sie, dass die Funktion „Genehmiger hinzufügen“ für Schritte verfügbar ist, die die Aktionen
        zum Zurücksenden von Positionen
         verwenden.
    • Anwendungsfälle:
      • Verwenden Sie den Schritt Spesenabrechnung prüfen für einen Expense Partner, damit dieser Fehler korrigieren kann, bevor er zur endgültigen Genehmigung gesendet wird.
      • Leiten Sie Spesenabrechnungen basierend auf ihrem Risiko-Score zur Genehmigung weiter. Beispiel: Fügen Sie eine Bedingungsregel hinzu, mit der Risiko-Score > 60 und Risiko-Score <= 0 ist.
      • Weiterleitung an einen bestimmten Genehmiger nur dann, wenn der Gesamtbetrag der Spesenabrechnungen eine bestimmte Schwelle überschreitet. Beispiel: Fügen Sie eine Bedingungsregel hinzu, in der Gesamtbetrag der Spesenabrechnung > 500 ist
      • Überspringen Sie einen Prüfschritt, wenn die Spesenabrechnung nur bestimmte Arten von Spesen enthält (Beispiel: Kilometergeld).
      • Triggern Sie eine Steuerprüfung nur, wenn die Spesenabrechnung erstattungsfähige Steuern enthält.
Genehmigung
  • Schrittreihenfolge
    : Folgt in der Regel der Dateneingabe. Es können mehrere Genehmigungsschritte nacheinander oder parallel durchgeführt werden.
  • Gruppe
    : Durchgeführt von Manager, Abteilungsleiter, Projektmanager, Finanzgenehmiger, HR Partner, z. B. für Spesen für einen Umzug.
  • Sicherheitsdomäne
    : Die Sicherheitsdomänen, auf die die rollenbasierte Sicherheitsgruppe Zugriff haben soll:
    • Manager/Abteilungsleiter/Projektmanager/Finanzgenehmiger/Personal:
      Prozess: Spesenabrechnung - Abbrechen
      ,
      Prozess: Spesenabrechnung - Ändern
      ,
      Prozess: Spesenabrechnung - Kernfunktionen
      ,
      Prozess: Spesenabrechnung - Andere
      ,
      Spesenabrechnung verarbeiten - Ansicht
      ,
      Prozess:
      Domänen Spesenabrechnung - Arbeitsbereich
  • Angeben
    : Wählen Sie die auszuführende Aktion aus. Allgemeine Aktionen:
    • Genehmigungsbehörde: Definiert, wer basierend auf Betrag, Spesenart, Abteilung oder Projekt genehmigen kann.
    • Neuzuweisungsoptionen: Möglichkeit, die Genehmigung einer anderen Person neu zuzuweisen.
    • Delegationsregeln: Diese Domäne ermöglichen Genehmigern, ihre Genehmigungsberechtigung zu delegieren.
    • Genehmigung/Ablehnung: Genehmigen, Ablehnen, Zur Korrektur zurücksenden.
  • Richtlinien für Schrittarten
    :
    • Best Practices:
      • Stellen Sie Genehmigern ein übersichtliches Dashboard mit anstehenden Genehmigungen zur Verfügung. Lassen Sie Kommentare und Begründungen für die Genehmigung oder Ablehnung zu. Legen Sie Service Level Agreements (SLAs) für Genehmigungszeiten fest.
      • Verwenden Sie die Schrittart Genehmigung, wenn der Benutzer nur die gesamte Spesenabrechnung genehmigen, ablehnen oder zurücksenden muss.
      • Wenn Sie die Möglichkeit benötigen, Ad-hoc-Genehmiger hinzuzufügen, verwenden Sie die Schrittart Genehmigung.
    • Anwendungsfälle:
      • Der Manager prüft die Spesenabrechnung eines Mitarbeiters auf Einhaltung der Unternehmensrichtlinie und des Budgets. Die Finanzabteilung prüft die Compliance und die korrekten Spesencodes.
      • Ein mehrstufiger Genehmigungsprozess für Spesenabrechnungen mit hohem Wert.
  • Richtlinien für Bedingungsregeln
    :
    • Best Practices:
      • Definieren Sie eindeutige Genehmigungshierarchien und -schwellen. Stellen Sie Genehmigern alle erforderlichen Informationen bereit, einschließlich Berichtsdetails und angehängter Belege.
      • Nutzen Sie die Option
        Vorherige Genehmiger ausschließen
        im erweiterten Routing, um zu verhindern, dass ein Benutzer dieselbe Spesenabrechnung mehrmals genehmigen muss.
      • Verwenden Sie Genehmigungsketten zur Weiterleitung an mehrere Managementebenen.
      • Weiterleitung an einen bestimmten Genehmiger, basierend auf der Kostenstelle oder anderen Worktags in der Spesenabrechnung.
    • Anwendungsfälle: Routing an bestimmte Genehmiger basierend auf Spesenbetrag, Spesenart oder Projektcode. Überspringen einer Genehmigung, wenn der Betrag unter einer bestimmten Schwelle liegt. Beispiel: Um nach der Genehmigung durch den Manager Spesen über 1.000 USD an den Abteilungsleiter weiterzuleiten, legen Sie folgende Bedingung fest: 
      IF TotalExpenseAmount > 1000 THEN NEXT_STEP = DepartmentHeadApproval
Schritt „Konsolidierte Genehmigung“.
  • Reihenfolge
    : In der Regel nach dem ersten Schritt. Beispiel: "b", "c", "d".
  • Gruppe
    : Wird von mehreren Projektmanagern ausgeführt, die möglicherweise verschiedene Positionen in derselben Spesenabrechnung genehmigen müssen.
  • Sicherheitsdomäne
    : Die Sicherheitsdomänen, auf die die rollenbasierte Sicherheitsgruppe Zugriff haben soll:
    • Projektmanager:
      Domänen Process: Expense Report - Cancel
      ,
      Process: Expense Report - Change
      ,
      Process: Expense Report - Core
      ,
      Process: Expense Report - Other
      ,
      Process Expense Report - View
      ,
      Process: Expense Report Work Area
       .
  • Angeben
    : Nicht anwendbar für die Schrittart "Konsolidierte Genehmigung".
  • Richtlinien für Schrittarten
    :
    • Best Practice: Stellen Sie sicher, dass Sie den Projekten die entsprechenden Rollen zuweisen, damit die Genehmigungen korrekt weitergeleitet werden.
    • Anwendungsfall: Eine Spesenabrechnung enthält Positionen, mit denen drei verschiedene Projekte belastet werden. Der Schritt Konsolidierte Genehmigung leitet die Spesenabrechnung gleichzeitig an alle drei Projektmanager weiter. Der Geschäftsprozess wird erst fortgesetzt, wenn alle drei Elemente ihre jeweiligen Positionen genehmigt haben.
  • Richtlinien für Bedingungsregeln
    :
    • Best Practice: Verwenden Sie diese Schrittart, wenn Sie mehrere Genehmiger haben, die verschiedene Teile derselben Transaktion genehmigen müssen.
    • Anwendungsfall: Initiieren Sie den Schritt zur konsolidierten Genehmigung, wenn die Spesenabrechnung projektbezogene Spesen enthält. Beispiel: Um die Daten an Projektmanager weiterzuleiten, wenn ein Projekt-Worktag vorhanden ist, legen Sie folgende Bedingung fest: 
      Project on Expense Report Line is not empty
Prüfen
Dies ist ein
Aktionsschritt
 . Sie können eine der Review-Optionen in der
Spalte
 Angeben wählen.
  • Reihenfolge
    : Kann Genehmigungsschritten vorangehen oder danach folgen, häufig vor der endgültigen Verarbeitung.
  • Gruppe
    : Durchgeführt von Finance Reviewer, Auditor, Compliance Officer.
  • Sicherheitsdomäne
    : Die Sicherheitsdomänen, auf die die rollenbasierte Sicherheitsgruppe Zugriff haben soll:
    • Finanzprüfer/Compliance Officer: Domänen
      für Process: Expense Report- Cancel
      ,
      Process: Expense Report- Change
      ,
      Process: Expense Report - Core
      ,
      Process: Expense Report - Other
      ,
      Process Expense Report - View
      ,
      Process: Expense Report Work Area
      .
    • Auditor:
      Domänen Process: Expense Report Work Area
      ,
      Process: Expense Report - Reporting
       .
  • Geben Sie Folgendes an
    :
    • Spesenabrechnung prüfen: Ermöglicht dem Benutzer, die gesamte Spesenabrechnung zu bearbeiten, zu genehmigen, abzulehnen oder zurückzusenden.
    • Spesenabrechnung prüfen - Positionen zurücksenden: Bietet alle oben genannten Funktionen, ermöglicht dem Benutzer aber auch das Senden
    • Checklistendefinition: Zu verifizierende vordefinierte Elemente. Beispiel: Gültige Belege für alle Posten, korrekte Spesencodes, Richtlinieneinhaltung.
    • Abweichungen markieren: Möglichkeit, Elemente für weitere Untersuchungen zu markieren.
  • Richtlinien für Schrittarten
    :
    • Best Practices: Stellen Sie eindeutige Indikatoren für den Compliance-Status bereit. Notizen und Anmerkungen während des Reviews zulassen.
    • Anwendungsfälle:
      • Die Finanzabteilung, die prüft, ob alle Eingänge mit den erfassten Spesen übereinstimmen.
      • Wenn ein interner Auditor ein Beispielaudit von verarbeiteten Berichten durchführt
    • Beispiel: Finance Worker prüfen vor der Zahlung alle genehmigten Spesenabrechnungen. Sie verknüpfen Eingänge mit Einzelposten, stellen sicher, dass die richtigen Hauptbuch-Codes und Kostenstellen verwendet werden und prüfen die Richtlinieneinhaltung. Wenn ein Problem gefunden wird, kann der Bericht zur Erläuterung an den Mitarbeiter oder Genehmiger zurückgesendet werden.
  • Richtlinien für Bedingungsregeln
    :
    • Best Practices:
      • Definieren Sie übersichtliche Review-Kriterien. Stellen Sie Tools bereit, um die übermittelten Daten einfach mit der Richtlinie zu vergleichen.
      • Verwenden Sie den Schritt
        Spesenabrechnung genehmigen - Positionen zurücksenden,
         damit ein Manager den Großteil einer Spesenabrechnung genehmigen und gleichzeitig eine einzelne fehlerhafte Position zur Korrektur zurücksenden kann.
      • Verwenden Sie den Schritt
        Spesenabrechnung prüfen
         für einen Expense Partner, damit dieser Fehler korrigieren kann, bevor er zur endgültigen Genehmigung gesendet wird.
    • Anwendungsfall: Initiieren Sie eine detaillierte Prüfung, wenn bestimmte Spesenkategorien vorhanden sind, z. B. Kategorien mit hohem Risiko. Um ein Kennzeichen für die manuelle Prüfung durch den Finanzprüfer zu erstellen, wenn für einen Einzelposten unter Angehängter Beleg Nein lautet, legen Sie eine Bedingung fest: 
      IF ANY LineItem.ReceiptAttached == "No" THEN FLAG_FOR_REVIEW = FinanceReviewer.
Abschluss
Dieser Schritt bedeutet, dass der Haupt-Workflow abgeschlossen ist. Sobald der Abschlussschritt ausgeführt ist, gilt die Spesenabrechnung als vollständig genehmigt und nachfolgende Schritte (z. B. Integrationen, Archivierung oder Benachrichtigungen) können ausgeführt werden, ohne den Kernprozess zu unterbrechen.
Prüfen Sie die Schritte und identifizieren Sie, welcher die letzte erforderliche Aktion darstellen soll, damit die Spesenabrechnung als genehmigt gilt. Dies ist häufig der letzte Genehmigungsschritt in der Sequenz. Suchen Sie die Zeile für diesen Schritt im Grid und wählen Sie in den möglichen Aktionen für diesen Schritt Geschäftsprozess > Auf Abschluss setzen.
Ein Geschäftsprozess kann nur einen Abschlussschritt haben. Wenn bereits ein anderer Schritt als Abschlussschritt markiert ist, deaktiviert Workday automatisch das Kontrollkästchen und wendet die Angabe auf den gerade ausgewählten Schritt an.

Integration

Integration umfasst die nahtlose Übertragung von Daten zwischen dem Spesenmanagementsystem und anderen Unternehmenssystemen, um Datenkonsistenz und -effizienz zu gewährleisten.
  • Schrittreihenfolge
    : Integrationen können in mehreren Schritten im Workflow erfolgen. Dieser Schritt erfolgt in der Regel, wenn alle Genehmigungen abgeschlossen sind, aber bevor der Prozess abgeschlossen wird.
  • Gruppe
    : Wird vom System durchgeführt und erfordert, dass Sie einen vorkonfigurierten Integrationssystembenutzer (ISU) zuweisen, der über die erforderlichen Sicherheitsberechtigungen zum Ausführen der Integration verfügt.
  • Angeben
    : Wählen Sie das auszuführende Integrationssystem aus. Dies kann ein vorgefertigter Workday-Konnektor sein, z. B. einer für einen Unternehmenskartenanbieter, oder eine benutzerdefinierte Integration mit Workday Studio, EIB (Enterprise Interface Builder) oder Core Connectors.
  • Richtlinien für Schrittarten
    :
    • Best Practices:
      • Platzieren Sie den Integrationsschritt an der entsprechenden Stelle im Geschäftsprozess. Wenn Sie beispielsweise Daten an ein Zahlungssystem senden, sollte die Integration nach Abschluss aller Genehmigungen ausgeführt werden.
      • Verwenden Sie die Option
        Wert zur Laufzeit festlegen
         in den Integrationsparametern, um Daten aus dem Geschäftsprozess an die Integration zu übergeben. Dies macht die Integration dynamischer und wiederverwendbarer.
      • Stellen Sie sicher, dass der Integrationssystembenutzer die erforderlichen Sicherheitsberechtigungen für die Daten hat, auf die die Integration zugreifen soll.
      • Ordnen Sie Spesenkategorien den Hauptbuch-Konten genau zu.
      • Implementieren Sie Echtzeit- oder geplante Batch-Integrationen mithilfe von APIs.
      • Testen Sie Ihre Integrationen sorgfältig in einer Sandbox-Umgebung, bevor Sie sie in der Produktionsumgebung bereitstellen.
    • Anwendungsfälle:
      • Senden von Daten an ein nachgelagertes System: Nachdem eine Spesenabrechnung vollständig genehmigt wurde, können Sie die Daten mithilfe eines Integrationsschritts an ein nachgelagertes System senden, z. B. ein Data Warehouse für Reporting, ein Reisebuchungssystem oder ein Projektmanagement-Tool.
      • Zahlungsprozess initiieren: Wenn Sie ein externes System für Zahlungen verwenden, können Sie die genehmigten Spesenabrechnungsdaten mithilfe eines Integrationsschritts an dieses System senden, um den Zahlungsprozess zu initiieren.
      • Daten archivieren: Sie können eine Integration verwenden, um eine Kopie der Spesenabrechnung und ihre Anhänge zur langfristigen Speicherung an ein externes Archivierungssystem zu senden.
  • Richtlinien für Bedingungsregeln
    :
    • Best Practices:
      • Verwenden Sie eine Bedingungsregel, um zu verhindern, dass die Integration unnötigerweise ausgeführt wird. Dies kann die Performance verbessern und Daten in Ihren Integrationsprotokollen reduzieren.
      • Verwenden Sie eindeutige und beschreibende Namen für Ihre Bedingungsregeln, um den Geschäftsprozess einfacher zu verstehen und zu verwalten.
    • Anwendungsfall: Initiieren Sie die Integration unter bestimmten Umständen, z. B.:
      • Wann eine Spesenabrechnung zur Zahlung genehmigt wird oder ein bestimmtes Projekt-Worktag für eine Integration enthält, die Daten in ein externes Projektmanagementsystem postet.
      • Führen Sie eine Integration mit einem nachgelagerten System nur aus, wenn die Spesenabrechnung für ein bestimmtes Unternehmen oder eine bestimmte Region gilt.
      • Führen Sie eine Integration mit einem externen System nur dann zu Auditzwecken aus, wenn der Gesamtbetrag der Spesenabrechnung einen bestimmten Betrag überschreitet.
      • Triggern Sie eine bestimmte Integration basierend auf den Arten der Spesenposten im Bericht.
        • Budgeting System Integration: Aktualisierung des Budgetverbrauchs basierend auf genehmigten Spesen.
        • Kreditkartenintegrationen: Workday kann Anbieter wie AMEX, Mastercard und Visa integrieren, um Kreditkartentransaktionen direkt zu importieren, die Mitarbeiter dann zu ihren Spesenabrechnungen hinzufügen können.
        • HR-Systemintegration: Synchronisierung von Mitarbeiterdaten (z. B. Neueinstellungen, Austritte, Reportingpositionen), um korrekte Genehmigungs-Workflows zu gewährleisten.
        • Payroll Integration: Wenn Spesen über die Entgeltabrechnung erstattet werden, Integration in das Entgeltabrechnungssystem.
    • Beispiele:
      • Nachdem eine Spesenabrechnung von der Finanzabteilung genehmigt wurde, erstellt das System automatisch Journaleingaben im ERP- Modul „Hauptbuch“.
      • Eine Organisation, die ein Reisebuchungstool eines Drittanbieters verwendet, sendet Buchungsdaten über den Webservice
        Import Travel Booking Records
        an Workday und stellt den Reisedatensatz dem Mitarbeiter zur Erstellung der Spesenabrechnung zur Verfügung.

Benachrichtigungen

Systembenachrichtigungen
Systembenachrichtigungen sind Standard-Alerts, die von Workday für Geschäftsprozessereignisse generiert werden. Sie können alle Systembenachrichtigungen auf dem Register
Benachrichtigungen
 des Geschäftsprozesses anzeigen. In Workday können Sie eine bestimmte Benachrichtigung deaktivieren. Es ist jedoch oft besser, Benachrichtigungseinstellungen auf Benutzerebene zu verwalten oder benutzerdefinierte Benachrichtigungen für gezieltere Alerts zu verwenden. Siehe Geschäftsprozess-Systembenachrichtigungen konfigurieren.
Globale Benachrichtigungseinstellungen werden in der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen
 verwaltet.
Benutzerdefinierte Benachrichtigungen
Sie können benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen, die in jedem Schritt des Geschäftsprozesses initiiert werden können, um Benutzer über Ereignisse, erforderliche Aktionen oder Statusänderungen zu informieren. Um eine Benachrichtigung zu erstellen, navigieren Sie zum entsprechenden Schritt in Ihrer Geschäftsprozessdefinition und wählen Sie in den möglichen Aktionen für diesen Schritt
Geschäftsprozess
Benachrichtigung hinzufügen
aus. Siehe Benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen (Englisch).
  • Richtlinien und Best Practices:
    • Sie muss klar und aktionsfähig sein: Die Betreffzeile muss direkt sein (Beispiel: "Aktion erforderlich: Spesenabrechnung genehmigen"). Im Text sollte eindeutig sein, was passiert ist und was der Empfänger als Nächstes tun muss.
    • Richten Sie die richtige Zielgruppe ein: Senden Sie nur Benachrichtigungen an Rollen, die die Informationen benötigen. Wenn Benutzer zu häufig benachrichtigt werden, ignorieren sie alle Alerts. Verwenden Sie bestimmte Sicherheitsgruppen anstelle von allgemeinen Sicherheitsgruppen.
    • Dynamische Felder verwenden: Fügen Sie relevante Daten wie Spesenabrechnungs-ID, Gesamtbetrag und Mitarbeiter ein, um Kontext zu bieten, sodass der Benutzer nicht in die Aufgabe klicken muss, um den Antrag zu verstehen.
    • Benachrichtigungsmüdigkeit vermeiden: Konfigurieren Sie nicht für jeden einzelnen Schritt eine Benachrichtigung. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Ereignisse: Übermittlung, Zurücksenden, endgültige Genehmigung und Ausnahmen.
    • Verwaltung nach Ausnahme: Verwenden Sie Bedingungsregeln, um Benachrichtigungen für Ausnahmefälle zu triggern, z. B. für Berichte über einen bestimmten Betrag, für Berichte, die seit mehr als ein paar Tagen auf Genehmigung warten, oder für Berichte, für die Belege fehlen.
  • Anwendungsfälle:
    • Szenario 1: Ein Benutzer übermittelt eine Spesenabrechnung mit hohem Betrag. Sie möchten sofort den Kostenstellenmanager und die Finanzabteilung benachrichtigen. Beispiel: Fügen Sie im Genehmigungsschritt des Managers eine Benachrichtigung mit einer Bedingungsregel hinzu, die prüft, ob der Gesamtbetrag der Spesenabrechnung > 10.000 USD ist. Geben Sie den Kostenstellenmanager oder Finance Partner für den Empfänger an.
    • Szenario 2: Ein Manager sendet eine Spesenabrechnung zur Korrektur an den Mitarbeiter zurück. Sie möchten den Mitarbeiter benachrichtigen. Beispiel: Konfigurieren Sie im Genehmigungs- oder Prüfschritt eine Benachrichtigung für die Aktion
      Zurücksenden
       . Geben Sie den Initiator für den Empfänger an.
    • Szenario 3: Der Mitarbeiter möchte eine Bestätigung erhalten, wann seine Spesenabrechnung vollständig genehmigt wurde und die Zahlung noch aussteht. Beispiel: Fügen Sie im allerletzten Schritt des Geschäftsprozesses eine Benachrichtigung hinzu, die
      Bei Einstieg
      ausgelöst wird. Geben Sie den Initiator für den Empfänger an.

Probleme und Lösungen

Ausgaben
Lösungen
Benachrichtigung wird nicht gesendet.
1. Prüfen Sie die Geschäftsprozessdefinition: Stellen Sie sicher, dass die Benachrichtigung für den richtigen Schritt konfiguriert und als aktiv markiert ist.
2. Schrittausführung verifizieren: Prüfen Sie die Geschäftsprozesshistorie für die Transaktion. Wurde der Schritt in der Benachrichtigung aufgrund einer Bedingungsregel übersprungen? Wenn der Schritt nicht ausgeführt wird, wird auch die Benachrichtigung nicht ausgeführt.
3. Bedingung für Benachrichtigung prüfen: Hat die Benachrichtigung selbst eine Bedingungsregel, die nicht erfüllt wird?
4. Profil des Empfängers prüfen: Wenn Sie eine E-Mail senden, vergewissern Sie sich, dass der vorgesehene Empfänger eine gültige geschäftliche E-Mail-Adresse in seinem Workday-Profil hat.
Benachrichtigung wird an die falsche Person gesendet.
1. Empfängerkonfiguration prüfen: Aktivieren Sie in der Geschäftsprozessdefinition das Feld
Empfänger
 für die Benachrichtigung. Ist sie für die richtige Sicherheitsgruppe konfiguriert (z. B. Manager, Initiator, Kostenstellenmanager)?
2. Rollenzuweisungen prüfen: Verifizieren Sie die Rollenzuweisung für die Person, die die Benachrichtigung falsch erhalten hat. Sie werden möglicherweise unbeabsichtigt in die Sicherheitsgruppe für Empfänger aufgenommen. Ist z. B. der ehemalige Manager eines Mitarbeiters aus einem bestimmten Grund immer noch als Manager zugewiesen?
In der Benachrichtigung fehlen Informationen oder sie enthält leere Felder.
1. Aktivieren Sie Dynamische Felder: Bearbeiten Sie den Benachrichtigungstext und stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen, vom System bereitgestellten Felder für die Daten verwenden, die Sie anzeigen möchten.
2. Zeitmessung für Daten prüfen: Die Daten müssen zum Zeitpunkt des Auslösens der Benachrichtigung im Geschäftsobjekt vorhanden sein. Beispielsweise können Sie [Name des Genehmigers] nicht in eine Benachrichtigung aufnehmen, die ausgelöst wird, bevor der Genehmigungsschritt abgeschlossen ist, da der Wert sonst leer wäre.