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Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Überlegungen zum Setup: Reporting zum ACA (Affordable Care Act).

Überlegungen zum Setup: Reporting zum ACA (Affordable Care Act).

Dieses Thema kann verwenden, um Ihre Konfiguration und Verwendung von Berichten zu planen, damit die Anforderungen des Patientenschutz- und ACA-Gesetzs erfüllt werden. Darin wird Folgendes erläutert:
  • Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
  • Wie sie sich in Workday einfügt.
  • Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
  • Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
  • Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Worum es geht

Die ACA regelt die Deckung durch allgemeinmedizinische Leistungen für Mitarbeiter in den USA. Mit Workday können Sie Deckungen durch allgemeinmedizinische Leistungen beim IRS (Internal Revenue Service) melden, um die Reportinganforderungen der ACA zu erfüllen.

Vorteile und Nutzen

Workday unterstützt Sie bei der Einhaltung von ACA-Bestimmungen, indem Sie ACA-Formulare vorbereiten und an die IRS und die Mitarbeiter übermitteln.

Anwendungsfälle

  • Sie sind ein anwendbarer Großarbeitgeber, der seinen Mitarbeitern jedes Jahr Formulare der Art 1095-C zur Verfügung stellen muss, um die Deckung zusammenzufassen.
  • Sie müssen die Formulare 1095-C und 1094-C erstellen, um sie für das Reporting zum ACA (Affordable Care Act) an die IRS zu übermitteln.
  • Sie haben mehrere ale-Gruppen oder eine Fremd-Ale-Gruppe.
  • Sie haben mehrere Unternehmen unter einer einzigen Entität.
  • Sie müssen es Softwarepartnern ermöglichen, Formularübertragungen zu verwalten.

Fragestellungen

Frage
Überlegungen
Wie möchten Sie den Druck und Versand von 1095-C-Formularen verwalten?
Sie können eine konfigurieren
ACA-Mailing-Konnektor
 -Integration, die ACA 1094-C- und 1095-C-Daten an einen externen Postversandanbieter sendet. Der Anbieter CIC Plus unterstützt den Postversandservice gegen zusätzliche Kosten.
Sie können die Aufgabe
ACA 1095-C-Formulare erstellen öffnen
 , um PDF-Dateien zu generieren und zu drucken.
Verwenden Sie Softwarepartner, um die Übermittlung von Formularen an Bundes- und Landesbehörden zu verwalten?
Sie können aktivieren -Software-Partner Sie müssen die Formularübermittlung beim Erstellen oder Bearbeiten der Unternehmenskonfiguration durchführen.
Welche Finanzierungsmethode verwenden Ihre Zusatzleistungspläne?
Der Datenerstellungsprozess gemäß 1095-C verwendet die Finanzierungsmethode (selbstversichert oder vollständig finanziert) der Zusatzleistungspläne ab dem Tag, an dem Sie den Prozess ausführen.
Sie können die Zusatzleistungspläne bearbeiten, um die Methode vor dem Erstellen von Daten zu ändern, wenn folgende Bedingungen beide erfüllt sind:
  • Die Finanzierungsmethode der Pläne ändert sich.
  • Sie müssen die Methode ab dem Reportingjahr verwenden.
Nachdem Sie das Reporting abgeschlossen haben, können Sie den Plan bearbeiten, um die Finanzierungsmethode wiederherzustellen. Beispiel: Im Planjahr 2021 ändern Sie die Finanzierungsmethode
Selbstversicherung
 . Wenn Sie jedoch Ihr Reporting gemäß 1095-C für 2020 an die IRS übermitteln, müssen Sie die Finanzierungsmethode in
Vollständig versichert
 ändern, um sie mit der in diesem Jahr verwendeten Methode zu vergleichen. Sie setzen die Finanzierungsmethode auf
Selbstversichert
 zurück, nachdem Sie das Reporting für das Jahr 2020 abgeschlossen haben.

Empfehlungen

Überlegung
Empfehlung
Alternativer Arbeitsort
Um ein korrektes Gültigkeitsdatum für die Anforderungen des Wohnsitzes zu gewährleisten, verwenden Sie
Kontaktdaten ändern
 Aufgabe anstelle der Aufgabe
Geschäftliche Kontaktdaten ändern
 .
Angehörige verstorbener Mitarbeiter für selbstversicherte Krankenversicherungspläne
Sie können hinterbliebene Angehörige als Teilzeitmitarbeiter einstellen, wenn Sie eine selbstversicherte Organisation sind. Diese Methode stellt sicher, dass der 1G-Code korrekt ausgefüllt wird. Für eine große Anzahl von Angehörigen können Sie die verwenden
1095-C-Formularempfängerdaten importieren
 EIB
EIB-Konfiguration (Enterprise Interface Builder).
Um die Länge von Adressen und Namen zu verkürzen, verwenden Sie den EIB (Enterprise Interface Builder)
Import 1095-C Form Recipients Data
 .
Empfänger importieren
Verwenden Sie den EIB „
Import 1095-C Forms Recipients Data
 “, um Formulardaten für abgedeckte Teilnehmer zu laden, deren Einschreibungen Sie nicht in Workday verfolgen. Beispiel: COBRA-Empfänger oder Rentner.
Rechtliche Überlegungen
Wenden Sie sich an Ihr Rechtsteam und Ihren Zusatzleistungsmakler, um Folgendes zu ermitteln:
  • Sichere Häfen, für die Sie auswählbare Mitarbeiter haben.
  • Wenn Sie Populationen hinzufügen oder von der 1095-C-Datenerstellung ausschließen möchten.
  • Wenn Sie mehrere oder ausländische ale-Gruppen oder -Mitglieder haben, die unter das Mandat des Arbeitgebers fallen.
  • Wenn Sie mehrere Unternehmen haben, für die Sie Berichte als eine Einheit erstellen müssen.
  • Welche Konfigurationsoptionen für die Codes der Positionen 14, 15 und 16 im Kontrollkästchen
    Ende der Deckung im Monat des
    Austritts verwenden in der Aufgabe
    Unternehmenskonfiguration erstellen nach ACA 1094-C
     verwendet werden sollen.
Krankenversicherungen
Um genaue Codes für Position 14 zu gewährleisten, konfigurieren Sie Felder im Abschnitt
Optionen für ACA (Affordable Care Act)
 und in den Abschnitten
ACA Minimum Essentielle Deckung
 für Krankenversicherungen.
Einkommensrichtlinien
Richten Sie jährliche US-amerikanische Federal Pivot Guidelines ein
Konfiguration für Reporting von Affordable Care
 Aufgabe, um genaue Codes und Werte in Position 15 sicherzustellen.
Rentner
Sie können prüfen, ob Rentner einer
Rentnerorganisation angehören
 , indem Sie das Kontrollkästchen Rentner einschließen aktivieren
Erstellen Sie eine ACA 1094-C-Unternehmenskonfiguration
 Aufgabe.
Abstimmungsregeln
Sie können Zusatzleistungen erstellen Selektionsregeln die verschiedene Arten von Mitarbeitern beim 1095-C-Reporting ein- oder ausschließen, die als Selektionsregeln für die ACA 1095-C-Abstimmung bezeichnet werden. Beispiel: Schließen Sie externe Mitarbeiter aus Ihrem Reporting aus.
Warteperioden
Konfigurieren Sie Warteperioden mit Regeln für Einschreibungsereignisse, um genaue 1095-C-Codes für die Beschränkte Nicht-Beurteilungsperiode (LNAP) sicherzustellen.

Anforderungen

  • Wählen Sie die Option Allgemeinmedizinisch für die
    Deckungsart für Krankenversicherung
    ,
     um die ACA-bezogenen Felder zu aktivieren.
  • Wenn Sie den EIB
    „Import 1095-C Form Recipients Data
     “ verwenden, verwenden Sie die IRS-Ländercodes für internationale Adressen. Der IRS verwendet keine ISO-Ländercodes.
  • Sprechen Sie mit Ihrem internen Rechtsteam oder Zusatzleistungsmakler über die ACA-Anforderungen.

Einschränkungen

Workday stellt 1094-C-Daten bereit, generiert jedoch keine 1094-C-PDF-Formulare. Workday generiert 1095-C-PDF-Formulare.
Workday legt automatisch fest, dass 1094-C verbindlich oder nicht verbindlich ist. Sie können dieses Kriterium nicht konfigurieren. Workday schlägt vor, andere 1095-C-Daten mithilfe des EIB (Enterprise Interface Builder)
Import 1095-C Form Recipients Data
 zu importieren. Sie können alle Ihre 1095-C-Daten in einer einzigen autorisierten Übertragung an den IRS senden.
Es können Performance-Probleme auftreten, wenn Sie in der Aufgabe
Konfiguration des Reportings für Affordable Care
 mehr als 75 Entgeltbezüge konfiguriert haben.
Ab dem Steuerjahr 2020 müssen Sie für diese Felder den EIB „
Import 1095-C Form Recipients Data
 “ verwenden, um die Formulare 1094-C und 1095-C auszufüllen:
  • Planstartmonat
    : Eine zweistellige Zahl für den Monat. Er ist ab dem Geschäftsjahr 2020 erforderlich.
  • (Optional)
    Alter des Mitarbeiters am 1. Januar
    : Eine Ganzzahl von 1 bis 120.
  • Position
     14
    : Codes für individuelle Deckung für Krankenversicherungserstattungskonten (ICHRA).
  • Zeile 17
    : Eine 5-stellige Postleitzahl, wenn die Codes in Zeile 14 Codes für IchRAs enthalten.

Mandanten-Setup

Keine Auswirkungen.

Sicherheit

Domänen
Überlegungen
Affordable Care Act (ACA) Administration - USA
 im funktionalen Bereich „Benefits“.
Ermöglicht die Konfiguration von ACA:
  • ale-Gruppen.
  • Unternehmenskonfiguration.
  • Messperioden.
  • Reporting.
  • Sichere Häfen.
Benefits Administrators können Überschreibungen für ACA 1094-C-Korrekturen und die ACA-ale-Elementreihenfolge verwalten sowie ACA-Berichte anzeigen.
Integration Build
 im funktionalen Bereich „Integration“.
Ermöglicht das Erstellen und Konfigurieren von Integrationen, die ACA 1094-C- und 1095-C-Daten an den IRS senden.
Manage: ACA Partner Integrations
 im funktionalen Bereich „Benefits“.
Ermöglicht es Ihnen, Softwarepartnern Zugriff auf ACA-Daten für die Formularübertragung zu gewähren.
Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C - USA
 im funktionalen Bereich „Benefits“.
Hiermit können Sie den jährlichen Steuermeldeprozess ausführen und 1095-C-Daten und -Formulare erstellen.

Geschäftsprozesse

Keine Auswirkungen.

Reporting

Berichte
Überlegungen
1094-C-Formulardaten anzeigen
Hiermit können Sie Folgendes verifizieren:
  • Die Gesamtanzahl der 1095-C-Formulare für die ale.
  • Ob die 1094-C-Daten nach der Übermittlung an den IRS korrigiert wurden.
1094-C-Details zum Beschäftigungsgrad und zur Gesamtanzahl anzeigen
Ermöglicht die Prüfung aller in der Gesamtanzahl enthaltenen Mitarbeiter und Vollzeitmitarbeiter.
Daten des Empfängers von 1095-C-Formular anzeigen
Ermöglicht das Anzeigen von Korrekturen und externen Empfängern, die vom EIB „
Import 1095-C Forms Recipient Data
 “ geladen wurden.
Daten des aktuellen 1095-C-Formularempfängers anzeigen
Ermöglicht es Ihnen, dieselben Daten wie der Bericht
View 1095-C Forms Recipient Data
 anzuzeigen, zeigt jedoch nur das neueste 1095-C-Formular an.
Auswählbare Mitarbeiter für 1095-C nach Bundesland oder Region
Ermöglicht die Anzeige von Daten aus 1095-C-Formularen für ausgewählte Mitarbeiter nach Bundesstaat oder Region. Dieser Bericht zeigt keine Mitarbeiter an, die Sie mit EIB hinzufügen.

Integrationen

Verwenden Sie die folgenden ACA-Konnektoren für die Daten nach IRS-Formular 1094-C und 1095-C:
  • ACA Information Returns (air) Connector
     :
    • Sendet ACA-Registrierungsinformationen an den IRS.
    • Übermittelt ACA-Steuerdaten im Rahmen des Programms „ACA (Affordable Care Act Information Returns)“.
    • Ruft Statusaktualisierungsmeldungen vom IRS-Endpunkt ab.
  • ACA-Mailing-Konnektor
     kommuniziert mit CIC Plus, dem externen Postversandanbieter von Workday. Richten Sie eine Geschäftsbeziehung mit CIC Plus etwa 2 Monate vor Ablauf des Übermittlungstermins ein.
Verwenden Sie die folgenden Webservices, um mit Softwarepartnern zusammenzuarbeiten, die die Formularübertragung verwalten:
  • Get ACA Employer Data
     : Ruft ACA-Daten für Unternehmen oder Arbeitgeber für 1094-C-Anmeldungen für Bundesstaat und Bund ab.
  • Get ACA Employee Data
    : Ruft ACA-Mitarbeiterdaten für 1095-C-Formulare ab.
    Workday maskiert die Sozialversicherungsnummern (SSN) von Mitarbeitern nicht für den Webservice.
  • Put Federal ACA Übertragung Status
    : Generiert den Übertragungsstatus und die Details des Bundes, die im Bericht
    ACA
     -Übertragungsstatus angezeigt werden sollen.
  • Put State ACA Übertragungsstatus
    : Generiert den Übertragungsstatus und die Details des Bundesstaates, die im Bericht
    ACA-Übertragungsstatus
     angezeigt werden sollen.

Beziehungen und Touchpoints

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.