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Zuletzt aktualisiert: 2024-03-08
Schritte: ACA-Formulare 1094-C und 1095-C einrichten

Schritte: ACA-Formulare 1094-C und 1095-C einrichten

Richten Sie das Reporting für den ACA (Affordable Care Act) ein.
Mit Workday können Sie die Reportinganforderungen IRS 1094-C und 1095-C erfüllen. Sie können:
  • Identifizieren Sie Krankenversicherungspläne, die:
    • Sie sind selbstversichert oder vollständig finanziert.
    • Sie müssen eine minimale minimale Deckung angeben.
    • Geben Sie eine Mindestdeckung an.
  • Definieren Sie Mitarbeiterpopulationen im Hinblick auf die Anforderungen von 1094-C und 1095-C.
  • Konfigurieren Sie Optionen für Formular 1094-C nach Unternehmen.
  • Erstellen Sie ale-Gruppen (ACA anwendbare große Arbeitgeber).
  • Erstellen Sie Selektionsregeln für 4980H Safe Harbor.
  • Konfigurieren Sie 4980H-sichere Häfen.
  • Generieren und verteilen Sie die ausgefüllten Formulare 1094-C und 1095-C.
  • Verarbeiten Sie ACA-Daten für Single Legal Entity-Unternehmen (Single Legal Entity).
Machen Sie sich mit Ihren Compliance-Anforderungen vertraut, bevor Sie die Formulare 1094-C und 1095-C einrichten. Mit Workday können Sie die Formulare 1094-C und 1095-C erstellen, übernehmen jedoch keine Verantwortung für die Compliance.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Zusatzleistungsplan bearbeiten
    .
    Für Deckungspläne für medizinische Krankenversicherungen wählen Sie im Abschnitt
    Optionen für USA ACA (Affordable Care Act
     ) Folgendes aus:
    • Die
      Finanzierungsmethode
    • Das Kontrollkästchen, wenn der Plan die
      ACA-Minimalwertdeckung
      bereitstellt.
    • Ob die
      ACA-Minimale Deckung
       für den Mitarbeiter, den Ehepartner oder für Angehörige gilt. Sie können die Deckung auch für einen Ehepartner als bedingt anbieten.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Benefits
     im funktionalen Bereich „Benefits“.
  2. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Selektionsregel für Zusatzleistungen erstellen
     .
    Bestimmen Sie die Mitarbeiterqualifikationen für „4980H Safe Harbor“. Erstellen Sie eine oder mehrere ACA 4980H-Safe Harbor-Selektionsregeln, wenn Sie eine 4980H Safe Harbor-Konfiguration erstellen möchten.
    Workday bestimmt die Mitarbeiterpopulation für die Verarbeitung von ACA 1094-C und 1095-C basierend auf ihrem Vollzeitstatus. Wenn Sie Selektionsregeln für die ACA 1095-C-Abstimmung erstellen, können Sie diese Population ein- oder ausschließen.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Benefits
     im funktionalen Bereich „Benefits“.
  3. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Create ACA 4980H Safe Harbor Configuration
     .
    Gleichen Sie den 4980H Safe Harbor mit den ausgewählten Mitarbeiterpopulationen mit der Selektionsregel für 4980H ab, die Sie im vorherigen Schritt erstellt haben. Geben Sie an, für welche Monate diese 4980H Safe Harbors für die auswählbaren Mitarbeitergruppen gelten.
    Sicherheit: Domäne
    ACA (Affordable Care Act)
     im funktionalen Bereich „Benefits“.
  4. Öffnen Sie die Aufgabe
    ACA-ale-Gruppe erstellen
     .
    Ein anwendbarer Großarbeitgeber kann eine einzelne Entität oder eine Gruppe verbundener Entitäten sein. Eine einzelne Entität ist ein Unternehmen mit einer Arbeitgeberidentifikationsnummer oder eine Designated Government Entity. Eine Gruppe verbundener Entitäten umfasst ein Mutterunternehmen und seine Tochterunternehmen. Jede Entität muss ein Formular 1094-C beim IRS einreichen. Jede ale-Gruppe ist mit einem Kalenderjahr und einem oder mehreren Unternehmen für einen oder mehrere angegebene Monate verknüpft.
    Workday verwendet diese Daten, um Formular 1094-C automatisch auszufüllen.
    Verwenden Sie die Aufgabe
    Reihenfolge der ACA-Alert
     -Elemente verwalten, um die ale-Elemente aus allen ale-Gruppen für die Übermittlung an den IRS zu sortieren.
    Sicherheit: Domäne
    ACA (Affordable Care Act)
     im funktionalen Bereich „Benefits“.
  5. Öffnen Sie die Aufgabe
    Anzahl der Mitarbeiter 1094-C und Vollzeitmitarbeiter nach Monat berechnen
     .
    Bei einer SLE führt Workday ein Rollup der Zählungen zum Hauptunternehmen durch.
    Sicherheit: Domäne
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)
     im funktionalen Bereich „Benefits“.
  6. Definieren Sie 1094-C-Unternehmenskonfigurationsinformationen.
  7. (Optional) Öffnen Sie die Berichte
    ACA 1094-C-Formular/Box-Tester
     und
    ACA 1095-C-Formular/Box-Tester
     .
    Wenn Sie ACA ale-Gruppen in Workday verwenden, zeigt der
    ACA 1094-C-Formular/Box-
     Test die sortierte Reihenfolge der ale-Elemente an. Sie sortieren die Reihenfolge mit der Aufgabe Reihenfolge der
    ACA-Alert-Elemente verwalten
     .
    Der Prüfer zeigt die aktuellsten Daten in Workday an, nicht die Daten, die zuletzt durch Ausführen der Aufgabe
    ACA 1095-C/1094-C erstellen
     erstellt wurden. Nachdem Sie eine Datenkorrektur abgeschlossen haben, öffnen Sie die Aufgabe
    ACA 1095-C/1094-C-Daten
     erstellen, um ausgefüllte Formulare zu erstellen.
    Sicherheit:
    • Domäne
      ACA (Affordable Care Act) Verwaltung
       im funktionalen Bereich „Benefits“.
    • Domäne
      Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Reports)
       im funktionalen Bereich „Benefits“.
  8. Öffnen Sie die Aufgabe
    Create ACA 1095-C/1094-C Data
     .
    Workday erfasst die 1095-C/1094-C-Daten, aus denen Sie 1095-C-Formulare von Mitarbeitern erstellen können. Sie können den Job zur Datenerstellung beliebig oft ausführen. Bei jeder Ausführung des Datenerstellungsjobs überschreibt Workday alle Daten, die sich seit der vorherigen Ausführung geändert haben.
    Sie können die Kontaktdaten in der 1094-C-Unternehmenskonfiguration ändern, nachdem Sie die 1095-C-Daten erstellt haben. Wenn Sie das Kontrollkästchen
    Nur 1094-C-Daten
     aktualisieren aktivieren, aktualisiert Workday beim Neuerstellen der 1095-C-Daten nur die Kontaktdaten. Andere 1095-C-Informationen, z. B. Codes, werden nicht aktualisiert.
    Nachdem Sie die Daten 1094-C und 1095-C erstellt haben, bietet Workday die Möglichkeit, die Daten mit der Aufgabe Daten nach
    ACA 1095-C/1094-C erstellen (Korrekturen)
     zu aktualisieren. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
    1095-C-Korrektur für zuvor übermittelte Formulare verhindern
     , um nur 1094-C-Daten zu aktualisieren. Workday generiert bei Bedarf Korrekturen für nicht übermittelte 1095-C-Formulare, unabhängig davon, ob Sie das Kontrollkästchen aktivieren oder nicht.
    Verwenden Sie die Aufgabe
    View ACA 1095-C Form Data
     , um die Daten zu verifizieren.
    Workday wendet die sortierte Reihenfolge der ale-Elemente an, wenn Sie die Daten des 1094-C-Formulars erstellen oder anzeigen.
    Wenn das Unternehmen eine Single Legal Entity (SLE) ist, erstellt Workday nur ein 1095-C-Formular für jeden Mitarbeiter, der in mehreren Unternehmen innerhalb der SLE gearbeitet hat.
    Sicherheit:
    • Domäne
      Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)
       im funktionalen Bereich „Benefits“.
    • Domäne
      Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Reports)
       im funktionalen Bereich „Benefits“.
  9. Importieren Sie Daten für Angehörige, die nicht in Workday vorhanden sind, z. B. COBRA-Teilnehmer und Rentner, sowie erforderliche Daten, die Workday nicht generiert.
    Ab dem Steuerjahr 2020 müssen Sie folgende Felder mithilfe des EIB (Enterprise Interface Builder)
    Import 1095-C Form Recipients Data
     ausfüllen:
    • Alter des Mitarbeiters am 1. Januar.
    • Position 14 – Individuelle Deckungen für Krankenversicherungserstattungskonten (ICHRA)
    • Line 17.
    Nachdem Sie die Daten in Workday importiert haben, können Sie sie in Workday-Berichten anzeigen, 1095-Cs erstellen und Daten über die ACA-Konnektoren an den IRS senden.
  10. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    1095-C-Formulare für Mitarbeiter veröffentlichen
     .
    Geben Sie die Formulare für Selfservice-Mitarbeiter zum Anzeigen und Drucken der PDF-Datei frei.
    Sicherheit: Domäne
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Reports)
     im funktionalen Bereich „Benefits“.
  11. (Optional) Damit Mitarbeiter die Option auf mobilen Geräten leichter finden können, fügen Sie die Option 1095-C Printing Election hinzu. 
    Sie können diese Option für Folgendes anzeigen:
    • Zusatzleistungs- und Vergütungs-Hub mit der Aufgabe
      Hubs verwalten
       .
    • Das Worklet „Zusatzleistungen“ mit der Aufgabe Worklets
      konfigurieren
       .
    Das Worklet „Zusatzleistungen“ ist auf dem Workday-Desktop nicht verfügbar.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: System
     im funktionalen Bereich „System“.
  12. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Sortier-Setup nach ACA 1095-C verwalten
     .
    Konfigurieren Sie die Sortierung der Felder und wo Workday Dateien aufsplittet.
    Sicherheit: Domäne
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C
     im funktionalen Bereich „Benefits“.
  13. Öffnen Sie die Aufgabe
    ACA 1095-C-Formulare erstellen
     .
    Führen Sie diese Aufgabe erst aus, wenn die Daten zu Mitarbeitern und Angehörigen aktuell sind und Sie bereit sind, ausgefüllte Formulare an den IRS zu senden. Wenn Sie nach dem Erstellen von 1095-C-Formularen Änderungen an ACA-Daten vornehmen, stimmen die Daten in Workday möglicherweise nicht mehr mit den übermittelten Formularen überein.
    1. Um gedruckte 1095-C-Formulare an den IRS zu senden, aktivieren Sie das
      Kontrollkästchen Sozialversicherungsnummern aufheben
       . Diese Option zeigt Sozialversicherungsnummern in der generierten PDF-Datei an.
    2. Um aktive Mitarbeiter einzuschließen, die die elektronische Version erhalten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mitarbeiter einschließen, die ein
      Opt-out für Kopie in Papierform gesetzt
       haben.
    Sicherheit: Domäne
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)
     im funktionalen Bereich „Benefits“.
  14. Senden Sie Daten aus Formular 1094-C und Formular 1095-C an den IRS.
Workday erstellt die Formulare 1094-C und 1095-C, die Sie dann elektronisch an den IRS senden können. Workday erstellt separate 1095-C-Formulare für jedes Unternehmen, das ein Mitarbeiter im Laufe des Jahres hat.
Mitarbeiter können Druckoption für
1095-C ändern
 im Zusatzleistungs- und Vergütungs-Hub oder dem Worklet „Zusatzleistungen“ (nur in der mobilen App) auswählen. Sie können wählen, ob sie ihr ausgefülltes 1095-C-Formular sowohl in Papierform als auch elektronisch (PDF) oder nur als elektronische Kopie erhalten möchten.
Zeigen Sie Ihre erstellten Formulare und 1094-C- und 1095-C-Formulardaten an. Öffnen Sie außerdem folgende Berichte:
  • 1094-C-Mitarbeiterkapazität und Gesamtanzahl - Details anzeigen
    .
    Sie können Mitarbeiterinformationen aus allen zugehörigen Unternehmen für eine SLE anzeigen.
  • Empfängerdaten für 1095-C-Formular anzeigen
    .
Öffnen Sie die Aufgabe
1095-C-Formulardaten
 löschen, um die ausgewählten 1095-C-Empfängerdaten für ein bestimmtes Unternehmen und ein bestimmtes Steuerjahr zu löschen. Sie können keine zuvor übermittelten 1095-C-Empfängerdaten löschen.
In einigen Bundesstaaten der USA ist es erforderlich, dass Sie einen Bericht erstellen, um die Deckung durch Krankenversicherung zu verifizieren. Öffnen Sie den Bericht
Auswählbare Mitarbeiter für 1095-C nach Bundesstaat oder Region
 , um 1095-C-Daten von Mitarbeitern in einem bestimmten Bundesstaat oder einer bestimmten Region anzuzeigen.