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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Überlegungen zum Setup: Spesen

Überlegungen zum Setup: Spesen

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Workday Expenses dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
  • Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
  • Wie sie sich in Workday einfügt.
  • Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
  • Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
  • Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Weitere Informationen:
  • Details zu bestimmten Funktionen finden Sie in den übrigen Überlegungen zum Setup.
  • Details zu bestimmten Konfigurationen finden Sie in den Aufgabenanweisungen.

Worum es geht

Mit Workday Expenses können Sie die Spesen und Zahlungsempfänger Ihres Unternehmens verwalten und kontrollieren.
Mit Workday Expenses können Sie Folgendes konfigurieren und verwalten:
  • Auszahlungsoptionen.
  • Spesensatztabellen.
  • Spesenposten.
  • Spesenabrechnungen.
  • Ausgabenberechtigungen.
  • Barvorschüsse.
  • Kreditkarten.
  • Reisebuchungs-Datensätze.
Sie können Spesen für folgende Personen verarbeiten:
  • Kandidaten.
  • Externe Mitarbeiter.
  • Externe Gremiumsmitglieder.
  • Bewerber.
  • Studenten.
  • Mitarbeiter.
Workday Expenses stellt einen Spesen-
Hub
 bereit, der Spesen für Zahlungsempfänger zentralisiert, damit diese ihre Spesen schnell und einfach verwalten können.

Vorteile und Nutzen

  • Zentralisieren Sie Aufgaben und Berichte für Selfservice-Benutzer, damit diese ihre Spesen effizient verwalten können.
  • Geben Sie Spesen gleich unterwegs ein, um die Erstattung zu beschleunigen.
  • Eliminieren Sie manuelle, papiergebundene Prozesse.
  • Aktivieren Sie Machine Learning, um Spesenabrechnungen hinsichtlich Anomalien, Duplikaten und Ungenauigkeiten zu beurteilen.
  • Sorgen Sie für mehr Genauigkeit und weniger manuelle Eingaben, indem Sie Spesentransaktionsdaten automatisch berechnen.
  • Verwalten Sie Workloads, indem Sie Aufgaben delegieren.
  • Erfüllen Sie die internationalen und regionalen Vorschriften für Steuern und Erstattungen.
  • Legen Sie Ausgabenlimits fest, um Reise- und Bewirtungskosten zu kontrollieren.
Folgende Elemente des Systems erlauben Ihnen, Daten schnell zu ersetzen und dazu Berichte zu erstellen:
  • Verwenden Sie Workday Expenses zusammen mit anderen Workday-Produkten, z. B. Human Capital Management (HCM). Beispiel: Sie können Spesenposten erstellen und diese mit Zuschussplänen verknüpfen.
  • Erstellen Sie Analysen und Berichte, die Einblicke in Budget- und Istausgaben gewähren.

Anwendungsfälle

  • Verwenden Sie maximale Beträge pro Tag, um Ausgaben zu begrenzen.
  • Prüfen Sie die Compliance von Spesenabrechnungen durch Audits.
  • Definieren Sie Sätze zur leichteren Berechnung der Erstattung.
  • Importieren und verarbeiten Sie Daten von Kreditkarten- und Reisebuchungsanbietern.
  • Verarbeiten Sie Unternehmens-, Intercompany- und mobile Spesenabrechnungen sowie Spesenabrechnungen in mehreren Währungen.
  • Verfolgen, analysieren und erstellen Sie Berichte für Ausgaben in Ihrem gesamten Unternehmen und dessen Organisationen.
Die folgenden Elemente können Sie ebenfalls zur Verwaltung und Steuerung Ihrer Ausgaben verwenden:
  • Zuschusspläne, Budgetprüfungen und Obligobuchungen.
  • Benutzerdefinierte Validierungen, Steuerregeln und Worktags.
  • Ausgabenberechtigungen.
Sie können Spesenzahlungen für Folgendes abwickeln und erstatten:
  • Barvorschussanträge.
  • Firmenkreditkartentransaktionen.
  • Auslagentransaktionen.

Fragestellungen

Frage
Überlegungen
Wie möchten Sie Beträge an Spesenempfänger erstatten?
Sie können Auszahlungsoptionen für folgende Zwecke einrichten:
  • Bestimmen Sie die Erstattungsmethoden, z. B. per Scheck oder Überweisung.
  • Ermöglichen Sie es Mitarbeitern, ein bevorzugtes Land und eine bevorzugte Währung für Zahlungen festzulegen oder die Zahlung auf mehrere Länder und Währungen aufzuteilen.
Sie können auch Regeln für Auszahlungsarten erstellen, um Zahlungsmethoden oder Zahlungsverteilungen zu bestimmen.
Wie können Sie mithilfe von Sätzen Spesenerstattungen berechnen?
Sie können Satztabellen und Regeln konfigurieren, mit denen Spesenposten beurteilt werden. Sie haben damit folgende Möglichkeiten:
  • Berechnen Sie Erstattungsbeträge.
  • Bestimmen Sie die Auswählbarkeit für die Erstattung.
  • Validieren Sie die maximal erstattungsfähigen Beträge.
Sie können die Erstattung mithilfe von Satztabellen basierend auf Beträgen und Prozentsätzen berechnen.
Sie können auch Spesenakkumulatoren verwenden, um inkrementelle Erhöhungen von Spesenposten im Zeitverlauf zu verfolgen, z. B. entfernungsbasierte Spesen.
Welche Details werden von Spesenzahlungsempfängern benötigt, um diesen eine Erstattung zu zahlen?
Sie können Spesenabrechnungen zum Sammeln von Informationen auf Header-Ebene konfigurieren. Beispiele: Geschäftliche Anlässe und Memos.
Sie können auch auf Positionsebene genauere Details zu Folgendem anfordern und als erforderlich definieren:
  • Spesenabrechnungen.
  • Ausgabenberechtigungen.
Sie können folgende Elemente verwenden:
  • Entfernungsbasierte Spesenposten zur Kilometerberechnung.
  • Mit Aufgliederungen können Sie eine Kostenaufgliederung für die angefallenen Spesen als erforderlich festlegen.
  • Mit Tagessatz-Spesenposten können Sie die Anforderungen in Ihrem Land erfüllen.
  • Mit Spesenbüchern können Sie Spesen von Geschäftsreisen aufgliedern.
  • Sie können von Workday bereitgestellte Attribute und konfigurierbare Attribute verwenden.
Möchten Sie bestimmten Mitarbeitern die Erstellung von Spesenabrechnungen für andere ermöglichen?
Sie können es Mitarbeitern ermöglichen, Spesenabrechnungen im Auftrag der folgenden Personen zu erstellen:
  • Kandidaten.
  • Stellvertreter.
  • Externe Gremiumsmitglieder.
  • Andere Mitarbeiter.
  • Bewerber.
  • Studenten.
Welche Methoden der Spesenabrechnung müssen Sie konfigurieren?
Sie können je nach geschäftlichen Anforderungen verschiedene Methoden für die Spesenabrechnung einrichten:
  • Spesenabrechnungen mit negativen erstattungsfähigen Beträgen für Mitarbeiter, die persönliche Ausgaben auf Kreditkarten mit Firmenhaftpflicht tätigen.
  • Intercompany-Spesenabrechnungen, wenn Ihr Unternehmen eine Vereinbarung für Kostensplits mit anderen Unternehmen hat.
  • Scannen von Belegen zur Beschleunigung von Spesenforderungen, die Zahlungsempfänger auf mobilen Geräten übermitteln
Wie möchten Sie das Drucklayout für Spesenabrechnungen formatieren?
Mit den von Workday bereitgestellten Optionen können Sie Spesenabrechnungen drucken.
Sie können auch den Report Designer in Workday Studio verwenden, um Drucklayouts für folgende Elemente anzupassen:
  • Alerts.
  • Anhänge.
  • Anweisungen.
  • Layouts.
  • Logos.
  • Nachrichten.
Wie möchten Sie die Vorabautorisierung von Ausgaben verwalten?
Sie können Mitarbeitern ermöglichen, Ausgabenberechtigungen für Spesen zu beantragen, bevor sie anfallen, oder dies als erforderlich vorschreiben.
Darüber hinaus haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Genehmigen Sie Barvorschussanträge.
  • Ermöglichen Sie bestimmten Mitarbeitern das Erstellen von Ausgabenberechtigungen für Nicht-Mitarbeiter.
  • Sperren Sie Ausgabenberechtigungen.
  • Führen Sie Massenschließungen von Ausgabenberechtigungen durch, die Sie nicht mehr benötigen.
  • Führen Sie Budgetprüfungen für Ausgabenberechtigungen durch.
  • Verwenden Sie Obligobuchungen, um zukünftige Spesen zu berücksichtigen.
Wie möchten Sie Spesenkarten einrichten?
Sie können Folgendes einrichten:
  • Zentrale Reisekostenkarten, um organisationsweite Flugreisen auf einer einzigen Kreditkarte zu konsolidieren.
  • Individuelle Kreditkarten für Spesenzahlungsempfänger.
Sie können die Zahlungsverantwortung für Mitarbeiterkreditkarten mithilfe verschiedener Kontoarten für die Fakturierung von Unternehmen festlegen.
Sie können Mitarbeitern außerdem Folgendes ermöglichen:
  • Transaktionsdaten für Kreditkarten manuell eingeben.
  • Transaktionen für Firmenkreditkarten zwischen Mitarbeitern neu zuweisen.
  • Kreditkartentransaktionen mit negativen erstattungsfähigen Beträgen übermitteln.
Wie können Mitarbeiter Reisedaten zu Spesenabrechnungen hinzufügen?
Sie können Reisebuchungs-Datensätze von Ihrem Reiseanbieter herunterladen und in Workday importieren.
Wenn Sie Reisebuchungs-Datensätze importieren, können Mitarbeiter folgende Posten in Spesenabrechnungen hinzufügen:
  • Flugreisen.
  • Autovermietung.
  • Hotelreservierungen.
Welche Steuerinformationen möchten Sie aus den Mitarbeiterspesen erfassen?
Sie können Steuerregeln konfigurieren und die Steuer für Spesenabrechnungen aktivieren. Workday berechnet dann die Steuer auf Spesenposten, sodass Sie einen Teil- oder Gesamtbetrag für folgende Steuern zurückfordern können:
  • Goods and Services Tax (GST).
  • Mehrwertsteuer (MwSt).

Empfehlungen

  • Konfigurieren Sie Anweisungstexte für Ihre Spesenabrechnungen, damit Mitarbeiter die Spesenrichtlinien einhalten können.
  • Wenden Sie sich an Workday Professional Services oder Ihren Berater, um Kreditkarten- oder Reiseanbieter zu integrieren.
  • Aktivieren Sie Obligobuchungen für Ausgabenautorisierungstransaktionen, um Ausgabenüberschreitungen zu vermeiden.
  • Prüfen und standardisieren Sie Spesenrichtlinien für Ihr Unternehmen, bevor Sie Workday Expenses einrichten, um die Gewährleistung von Compliance zu unterstützen.
  • Verwenden Sie eine Konfiguration, die den Erstattungsprozess optimiert, um Beträge schnell an Zahlungsempfänger erstatten. Beispiel: Sie können Mitarbeitern ermöglichen, Schnellspesen auf Mobilgeräten geltend zu machen.

Anforderungen

Damit Mitarbeiter Spesenabrechnungen übermitteln können, müssen Sie mindestens einen Spesenposten und eine Erstattungsart einrichten.

Einschränkungen

Sie haben nur die folgenden Möglichkeiten:
  • Aktivieren Sie das Scannen mobiler Belege für Mitarbeiter in bestimmten Ländern.
  • Legen Sie eine Zahlungspräferenzregel für Spesenzahlungen fest.
Wir unterstützen keine zertifizierten Dokumentationsspeicher für Spesenbelege und Anhänge.

Mandanten-Setup

Sie können mit der Aufgabe Mandanten-
Setup bearbeiten - Financials
 mandantenweite Optionen für Workday Expenses konfigurieren.
Sie können den Abschnitt
Spesenoptionen
 folgendermaßen konfigurieren:
  • Fakturieren Sie Kunden für Spesenabrechnungspositionen mit dem Status
    Genehmigt
    .
  • Steuern Sie die Standardvorgaben für Steuern für Auslandsspesen.
  • Deaktivieren Sie Steuern in Spesenabrechnungen.
  • Ermöglichen Sie es Mitarbeitern, Barvorschüsse zu beantragen.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation Kunden keine Spesen von Mitarbeitern fakturiert.
  • Rechnen Sie gebuchte Reisebuchungs-Datensätze vor dem Reiseenddatum als Spesen ab.
  • Schränken Sie den Zugriff von Mitarbeitern für die Auswahl bestimmter Projekt-Worktags ein.
  • Geben Sie die Anzahl der Jahre an, die Finanzdaten für bereinigte Mitarbeiter aufbewahrt werden sollen.
Sie können die Aufgabe auch verwenden, um Folgendes festzulegen:
  • Erstellen Sie zu Budgetzwecken Belastungsbeträge anhand von Datumsangaben auf Ebene der Spesenabrechnung oder der Spesenposition. Beispiel: Um Spesenpositionen zu vermeiden, die sich über mehrere Geschäftsperioden erstrecken, können Sie Beträge anhand des übergeordneten Datums der Spesenabrechnung belasten.
  • Erstellen Sie Sequenz-IDs für Spesenabrechnungen und Ausgabenberechtigungen.

Sicherheit

Sie können den Bericht
Domänen-Sicherheitsrichtlinien für funktionalen Bereich
 öffnen, um alle Sicherheitsdomänen für Spesen anzuzeigen.
Zu den Sicherheitsdomänen, die Sie konfigurieren können, gehören:
Domänen
Überlegungen
Set Up: Payment Election
 im funktionalen Bereich „Expenses“.
Wird verwendet, um Verarbeitungsdetails für Auszahlungsoptionen einzurichten.
Set Up: Expense Item
 im funktionalen Bereich „Expenses“.
Verwenden Sie diese Option, um Spesenposten einzurichten, die Mitarbeiter für ihre Spesentransaktionen verwenden können.
Access Expense Item (Segmented)
 im funktionalen Bereich „Expenses“.
Wird verwendet, um segmentbasierte Sicherheit zur Steuerung des Zugriffs auf Spesenposten zu konfigurieren.
Beispiel: Sie möchten eine Gruppe von Spesenposten nur Mitarbeitern in der Verkaufsabteilung anzeigen.
Self-Service: Expense Report
 im funktionalen Bereich „Expenses“.
Wird verwendet, um Spesenabrechnungen auszufüllen und zu übermitteln.
Self-Service: Spend Authorization
 im funktionalen Bereich „Expenses“.
Verwenden Sie diese Option, um Ausgabenberechtigungsanträge zu übermitteln, bevor Spesen anfallen.
Process: Expense Report Work Area
 im funktionalen Bereich „Expenses“.
Wird verwendet, um Spesenabrechnungen zu verwalten, die im
Bericht Spesenabrechnung - Arbeitsbereich
 auf Aktion warten.
Set Up: Tenant Setup - Financials
 im funktionalen Bereich „System“.
Wird verwendet, um auf die Unterdomäne
Set Up: Tenant Setup - Financials
 zuzugreifen, mit der Sie mandantenweite Optionen für Workday Expenses konfigurieren können.

Geschäftsprozesse

Geschäftsprozess
Überlegungen
Spesenabrechnungsereignis
Hiermit haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Auditieren Sie Spesenabrechnungen, um die Einhaltung der Reise- und Spesenrichtlinien zu gewährleisten.
  • Erfassen Sie Feedback, indem Sie Fragebögen in Spesenabrechnungen aufnehmen.
  • Prüfen Sie Budgets.
  • Bestätigen Sie die Genauigkeit von Steuern in Spesenabrechnungen.
  • Rufen Sie Spesenabrechnungsdaten zu Reportingzwecken ab.
  • Senden Sie Spesenpositionen zur Korrektur zurück.
  • Verfolgen Sie Projekte.
Spesenabrechnung - Intercompany-Ereignis
Hiermit haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Initiieren Sie den Genehmigungsprozess für Unternehmen in Spesenabrechnungspositionen und Aufgliederungen.
  • Legen Sie das verbundene Unternehmen in Spesenpositionen und Aufgliederungen ´als haftbar für Mitarbeiterausgaben fest.
Ausgabenberechtigung
Hiermit haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Fügen Sie Zuschusspläne für Mitarbeiter hinzu, die Ausgabenberechtigungen beantragen.
  • Prüfen Sie Budgets.
  • Aktivieren Sie Barvorschussanträge.
  • Schließen Sie Fragebögen in Ausgabenberechtigungen ein.
Massenschließung von Ausgabenberechtigungen
Wird verwendet, um mehrere nicht verwendete Ausgabenberechtigungen zu schließen, wenn Ihr Unternehmen keine Spesenabrechnungen mehr verarbeiten muss.

Reporting

Berichte und Dashboards
Überlegungen
Bericht
Spesenaudit - Arbeitsbereich
Zeigen Sie Ausgaben nach ihren Reporting- und Zahlungskategorien an und analysieren Sie Ausgaben mithilfe von Berichten und Diagrammen.
Bericht
Spesenabrechnung - Arbeitsbereich
Zeigen Sie Spesenabrechnungen mit ausstehenden Aktionen an. Mit diesem Bericht können Sie Spesenabrechnungen prüfen, zurücksenden und genehmigen.
Spesenmanagement - Dashboard
Wird verwendet, um Informationen anzuzeigen, z. B.:
  • Spesenpostentrends.
  • Spesenabrechnungssummen.
  • Größte Spesenposten.
Darüber hinaus haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Öffnen Sie häufig verwendete Spesenaufgaben und ‑berichte.
  • Zeigen Sie Speseninformationen an und analysieren Sie sie.
Bericht
Spesen über dem zulässigen maximalen Betrag
Zeigen Sie Spesenabrechnungspositionen und Aufgliederungen an, die den für den Spesenposten definierten maximalen Betrag überschreiten. Ausgenommen sind Positionen und Aufgliederungen, die als persönliche Ausgaben identifiziert wurden.
Worklet
Spesen-Hub
.
Zeigen Sie Spesenaufgaben und ‑berichte an einem zentralen Ort an und öffnen Sie diese von dort.
Bericht
Keine Spesenabrechnung übermittelt
Zeigen Sie Mitarbeiter an, die innerhalb der folgenden Parameter keine Spesenabrechnungen übermittelt haben:
  • In einem bestimmten Zeitrahmen.
  • Mit bestimmten Datumsangaben, die in die erforderliche Berichtsperiode fallen.
Sie können den Bericht
Workday-Standardberichte
 öffnen, um alle Berichte für Workday Expenses anzuzeigen.
Sie können auch benutzerdefinierte Berichte aus Berichtsdatenquellen erstellen, z. B.:
  • Expense Reports for Company
    . Ermöglicht es Ihnen, Spesenabrechnungen für ein Unternehmen oder eine Unternehmenshierarchie anzuzeigen.
  • Tax Rate Application
    . Ermöglicht es Ihnen, Spesenabrechnungen anzuzeigen, die für Steuern markiert sind.

Integrationen

Mit Webservices können Sie Daten für die Verwendung in Workday Expenses importieren. Beispiele:
  • Import Credit Cards
  • Import Credit Card Transactions
  • Import Expense Rate Tables
  • Put Expense Item
  • Put Expense Rate Table Rule
  • Put Payment Election Option
Weitere Webservices finden Sie im Webservice-Verzeichnis in der Workday Community.
Sie können Integrationen verwenden, um Kreditkartendaten von den folgenden Anbietern zu importieren, damit Mitarbeiter Kreditkartendaten in ihre Spesenabrechnungen aufnehmen können:
  • American Express (AMEX).
  • Mastercard.
  • Visa.
Sie können Reisebuchungs-Datensätze für Mitarbeiter in Workday importieren und in ihre Spesenabrechnungen einschließen. Verwenden Sie hierfür Folgendes:
  • Den Webservice
    Import Travel Booking Records
    , um benutzerdefinierte Integrationen zu erstellen.
  • Den Travel Booking Inbound Connector.

Beziehungen und Touchpoints

Features
Überlegungen
Budgets
Mit Budgetprüfungen können Sie folgende Aktionen durchführen:
  • Spesenabrechnungen automatisch anhand von Budgets prüfen.
  • Ausgabenüberschreitungen verhindern, um Budgets während des gesamten Geschäftsjahres zu verwalten.
Gremien
Wenn Sie Gremien in Workday einrichten, können Sie Spesenabrechnungen und Ausgabenberechtigungen für Nicht-Mitarbeiter erstellen, um Spesen zu erstatten.
Vergütung
Sie können Pläne für erstattungsfähige Zuschüsse erstellen und diese mit Spesenposten verknüpfen, sodass Mitarbeiter Spesen geltend machen können, z. B. Mitgliedschaften in Fitnessstudios und Schulungsgebühren.
Finanzbuchhaltung
Sie können Folgendes verfolgen:
  • Bilanziell aktivierbare Projekte und Budgets.
  • Spesenabrechnungen mit negativen erstattungsfähigen Beträgen.
  • Liquidationen für Ausgabenberechtigungen.
  • Ausgabenobligos.
Mobile
Sie können Workday Expenses für Mobile aktivieren, damit Mitarbeiter Folgende Aktionen durchführen können:
  • Schnellausgaben erfassen.
  • Spesenabrechnungen ausfüllen und übermitteln.
  • Belege scannen, um Datumsangaben und Beträge in Spesenabrechnungen zu laden.
HCM
Workday Expenses verwendet Unternehmens- und Mitarbeiterdaten aus Workday HCM, einschließlich Daten aus den folgenden Bereichen:
  • Tätigkeitsprofile.
  • Managementebenen.
  • Personalbesetzungsmodelle.
  • Mitarbeiter.
Sie können auch Spesenabrechnungen im Auftrag von Kandidaten erstellen, um ihnen Spesen zu erstatten, die während des Interview-Prozesses angefallen sind.
Entgeltabrechnung
Sie können die Auszahlungsoptionen für Unternehmen oder Mitarbeiter verwenden, um festzulegen, wie Spesen erstattet werden sollen.
Projekte
Sie können die Projektverfolgung mit Spesen verwenden, sodass Mitarbeiter Folgende Aktionen durchführen können:
  • Auf Zeit und Spesen zugreifen und diese für bestimmte Projekte protokollieren.
  • Projektspesen innerhalb bestimmter Datumsbereiche geltend machen.
Zahlungsabwicklung
Sie können Spesen von Zahlungsempfängern manuell abrechnen oder Prozesse in Workday so planen, dass Abrechnungen automatisch für die folgenden Elemente erstellt und ausgeführt werden:
  • Barvorschüsse.
  • Kreditkartentransaktionen.
  • Spesenabrechnungen.
  • Intercompany-Spesen.
  • Ausgabenberechtigungen.
Student
Sie können Mitarbeitern Zugriff auf Studentendaten gewähren, sodass sie folgende Aktionen durchführen können:
  • Spesenabrechnungen im Auftrag von Studenten erstellen und übermitteln.
  • Diese Daten für benutzerdefinierte Berichte und Standardberichte verwenden.
Sie können auch segmentierte Sicherheit konfigurieren, damit Mitarbeiter nur auf Spesendaten von Studenten zugreifen können.
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.