Überlegungen zum Setup: Zentrale Reisekostenkarten
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung eines Programms für zentrale Reisekostenkarten dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Das Programm für zentrale Reisekostenkarten konsolidiert die Ausgaben für Flugreisen auf einer zentralen Reisekostenkarte, auch als Ghostcard bezeichnet, für ganze Organisationen statt für einzelne Mitarbeiter. Wenn Sie Transaktionen der zentralen Reisekostenkarte für Flugreisespesen in Workday importieren, weist Workday den Mitarbeitern automatisch Transaktionen zu, die diese in Spesenabrechnungen aufnehmen können.
Vorteile und Nutzen
Mit zentralen Reisekostenkarten haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Konsolidieren Sie die Kosten für Flugreisen und Spesenausgaben für Ihr Unternehmen.
- Erhalten Sie einen präzisen Überblick über die Ausgaben für Flugreisen Ihres Unternehmens.
- Verfolgen und analysieren Sie die Ausgaben für Flugreisen Ihres Unternehmens möglichst effizient.
- Verbessern Sie Ihre Entscheidungsfindung zu Reiserichtlinien und handeln Sie bessere Reisesätze aus, um Ihren Cashflow zu optimieren.
- Reduzieren Sie Ihr finanzielles Risiko, indem die zentrale Kartennummer für Mitarbeiter ausblenden.
- Reduzieren Sie den Aufwand für Spesenerstellung und manuelle Eingaben, wenn Sie Transaktionen der zentralen Reisekostenkarte über eine Kreditkartenintegration importieren.
- Verhindern Sie, dass Mitarbeiter persönliche Kreditkarten mit hohen Geschäftsspesen belasten.
Anwendungsfälle
Wenn Sie die Funktionalität der zentralen Reisekostenkarte konfigurieren, gilt Folgendes:
- Spesenzahlungsempfänger können Spesen von Unternehmenskarten und zentralen Reisekostenkarten in einer einzigen Spesenabrechnung übermitteln.
- Kostenstellen- und Reisemanager können alle Ausgaben für Flugreisen an einem Ort anzeigen und so die Ausgabenanalyse verbessern.
- Organisationen können einen dedizierten Verwalter bestimmen, der nicht zugewiesene Transaktionen verwaltet und dem korrekten Spesenzahlungsempfänger zuweist.
Fragestellung
Wie erstellt man zentrale Reisekostenkarten?
Um Datenfehler zu minimieren, können Sie zentrale Reisekostenkarten vor dem Laden der Transaktionsdatei manuell erstellen für die folgenden Kartenanbieter:
- AMEX.
- Mastercard.
- Visa.
Empfehlungen
- Erstellen Sie zentrale Reisekostenkarten, bevor Sie Transaktionsdateien laden, um Fehler beim Laden von Daten zu vermeiden und manuelle Behelfslösungen zu vermeiden.
- Erstellen Sie ein gesichertes Token für die unmaskierte zentrale Reisekostenkarte, um sicherzustellen, dass manuell erstellte Karten eine gesicherte Kreditkartennummer haben.
- Konfigurieren Sie benutzerdefinierte Alerts für die Verwalter, um nicht zugewiesene Transaktionen der zentralen Reisekostenkarte zu identifizieren und zuzuweisen, damit Mitarbeiter sie in Spesenabrechnungen aufnehmen können.
Anforderungen
Um Transaktionen zentraler Reisekostenkarten von Visa und Mastercard zu importieren, gelten folgende Zuständigkeiten:
- Wenden Sie sich an Ihr Kreditkartennetzwerk und Finanzinstitut, um die zentrale Reisekostenkarte in Ihre VCF4- oder CDF3-Integrationsdatei aufzunehmen.
- Wenden Sie sich an Ihr Reisebüro, um sicherzustellen, dass eine eindeutige Kennung für Spesenzahlungsempfänger in den Integrationsdateien enthalten ist, z. B.Employee ID. Workday verwendet die eindeutige Kennung, um dem Spesenzahlungsempfänger Transaktionen der zentralen Reisekostenkarte zuzuweisen.
So importieren Sie Transaktionen einer zentralen Reisekostenkarte von AMEX:
- Identifizieren Sie basierend auf der Region, welche Integrationsdatei-Eingabe für die zentrale Reisekostenkarte verwendet werden soll. Für USA und Kanada, müssen Sie eineWorkday AMEX Central Travel Data Filein einer tabulatorgetrennten Textdatei anfordern. Für die Region EMEA müssen Sie eineGlobal TMKD Filefür AMEX in einer Textdatei mit fester Länge für Option D anfordern.
- Erstellen Sie gemeinsam mit Ihrem AMEX Account Manager ein Ticket für Technology Enablement Engagement, um die zentrale Reisedatendatei anzufordern.
- Stellen Sie in Zusammenarbeit mit Ihren Reisebüros sicher, dass die Integrationsdatei eine eindeutige Kennung enthält. Beispiel: Das FeldREF_5in der DateiGlobal TMKD Fileund das FeldWorkday Employee IDin der DateiWorkday AMEX Central Travel Data File.
- Erstellen Sie die zentrale AMEX-Reisekostenkarte manuell in Workday.
Einschränkungen
Workday weist Mitarbeitern nur Flugkostentransaktionen von zentralen Reisekostenkarten automatisch zu. Bei anderen Käufen mit zentraler Reisekostenkarte, z. B. Hotel- und Buchungsgebühren, müssen Sie die Transaktionen manuell zuweisen. Derzeit unterstützt Workday eindeutige Kennungen für keine Transaktionen außer Flugkosten.
Mandanten-Setup
Keine Auswirkungen.
Sicherheit
Domäne | Überlegungen |
|---|---|
Organization: Manage Central Travel Card Transactions im funktionalen Bereich „Expenses“. | Benutzer (z. B. Verwalter) können Transaktionen der zentralen Reisekostenkarte für die Organisationen verwalten, die für das Fakturierungskonto der Firmenkreditkarte konfiguriert sind. |
Set Up: Credit Card im funktionalen Bereich „Common Financial Management“. | Benutzer können Kreditkarten für ihr Unternehmen erstellen und verwalten. |
Geschäftsprozesse
Keine Auswirkungen.
Reporting
Berichte oder Dashboards | Überlegungen |
|---|---|
Dateien mit Kreditkartentransaktionen suchen
| Verwenden Sie diesen Bericht, um Fehler zu ermitteln, die beim Laden der Datei auftreten. |
Kreditkartentransaktionen suchen
| Zeigen Sie eine Liste der Kreditkartentransaktionen an, einschließlich Transaktionen der zentralen Reisekostenkarte, um Mitarbeiterausgaben zu analysieren. |
Kreditkarten suchen
| Suchen Sie Kreditkarten, die Sie manuell oder über die Integration erstellt haben. Zeigen Sie Details zu Kreditkartenkonten von Mitarbeitern an, einschließlich zentraler Reisekostenkarten. |
Nicht zugewiesene Transaktionen für zentrale Reisekostenkarte suchen
| Zeigen Sie alle nicht zugewiesenen Transaktionen der zentralen Reisekostenkarte für Ihre Organisation an und weisen Sie sie dem richtigen Spesenzahlungsempfänger zur Verwendung in einer Spesenabrechnung zu. |
Integrationen
Sie können Ihre Integrationen so konfigurieren, dass sie Mitarbeiter importieren und zentrale Reisekostenkarten zur Spesenabrechnung automatisch zuweisen.
Webservices | Überlegungen |
|---|---|
Get Expense Credit Card Transactions
Import Credit Card Transactions | Wird verwendet, um Transaktionen von Kreditkarten oder zentralen Reisekostenkarten zu laden und abzurufen. |
Assign Expense Central Travel Card Transaction
| Wird verwendet, um Transaktionen von zentralen Reisekostenkarten zu Spesenzahlungsempfängern zuzuweisen. |
Integrationsvorlagen | Überlegungen |
|---|---|
Import AMEX Central Travel Data File (Masked)
| Verwenden Sie diese Vorlagen, um maskierte Transaktionen für zentrale Reisekostenkarten aus AMEX zu importieren. |
Import MasterCard CDF3File Masked
| Verwenden Sie diese Vorlagen für Mastercard, um die folgenden maskierten Elemente zu importieren:
|
Import Visa VCF4 Scrubbed
| Verwenden Sie diese Vorlagen für Visa, um die folgenden verschlüsselten Elemente zu importieren:
|
Beziehungen und Touchpoints
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.