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Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Überlegungen zum Setup: Spesensatztabellen

Überlegungen zum Setup: Spesensatztabellen

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Spesensatztabellen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
  • Warum sie eingerichtet werden sollten.
  • Wie sie sich in Workday einfügen.
  • Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
  • Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
  • Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Spesensatztabellen verwenden Regeln, Kriterien und Bereiche, um Beträge von Spesenposten automatisch in folgenden Dokumenten zu berechnen:
  • Spesenabrechnungen.
  • Ausgabenberechtigungen.

Vorteile und Nutzen

  • Berechnen Sie Erstattungsbeträge automatisch, um den manuellen Aufwand zu reduzieren.
  • Zentralisieren Sie Erstattungsregeln, um die Prüfzeit zu minimieren und historische Daten für Audits zu verwalten.
  • Verhindern Sie, dass Zahlungsempfänger fehlerhafte Spesendaten eingeben, die die Genehmigung verzögern.
  • Halten Sie Vorschriften für Tagessätze sowie Ihre Reise- und Spesenrichtlinien ein.

Anwendungsfälle

  • Wenden Sie maximale Beträge an, um zu verhindern, dass Zahlungsempfänger überhöhte Spesen geltend machen.
  • Berechnen Sie die Tagessatzzuschüsse für Zahlungsempfänger auf Geschäftsreisen.
  • Kontrollieren Sie die Vergütung für entfernungsbasierte Ausgaben, wie z. B. Kraftstoffzulagen.
  • Verwenden Sie Reiseziele, um Spesenerstattungssätze zu bestimmen.

Fragestellungen

Fragen
Überlegungen
Wie möchten Sie Sätze für verschiedene Spesen berechnen?
Sie können Satztabellen konfigurieren, um Spesensätze zu berechnen, die auf Prozentsätzen oder auf folgenden Elementen basieren:
  • Festbeträge.
  • Abgestufte Beträge.
  • Maximale Beträge.
Abhängig von der Anzahl der von Ihnen konfigurierten Satztabellen und den verwendeten Satztabellenarten handelt es sich um folgende Tabellen:
  • Basissatztabellen: Primäre Satztabellen für Spesenposten, die Standarderstattungssätze enthalten.
  • Anpassungssatztabellen: Zusätzliche Tabellen, die Sie mit Basistabellen verknüpfen, um die Basissätze in bestimmten Szenarien anzupassen.
Wenn Sie Satztabellen für verschiedene Spesen konfigurieren, berücksichtigen Sie, welche vorhandenen Spesenposten Satztabellen benötigen und ob neue Spesenposten konfiguriert werden müssen.
Wenn Sie keine Satztabellen für Ihre Spesenposten konfigurieren, berechnet Workday die Beträge der Spesenposten nicht automatisch.
Welche Ihrer Spesenposten verwenden dieselben Sätze?
Sie können eine Basissatztabelle mit mehreren Spesenposten verwenden, wenn diese Posten dieselben Erstattungssätze haben.
Wenn Sie nicht dieselbe Basistabelle mit Spesenposten mit denselben Sätzen verwenden, müssen Sie möglicherweise weitere Satztabellen verwalten und erstellen.
In welchen Szenarien möchten Sie die Basissätze anpassen?
Sie können Anpassungssatztabellen konfigurieren, um die Basiserstattungssätze für Zahlungsempfänger zu erhöhen oder zu verringern.
Beispiele:
  • Verringern Sie Basisbeträge für Tagessätze, wenn Kunden eine Verpflegung für Ihre Mitarbeiter bereitstellen.
  • Erhöhen Sie die Basisbeträge für Tagessätze, wenn Mitarbeiter in Städte mit höheren Lebenshaltungskosten reisen.
Welche Ausgabenschwellenwerte verwendet Ihr Unternehmen?
Sie können Ausgabenschwellenwerte mithilfe der Satztabellenart
Maximaler Betrag
 festlegen. Sie können es Zahlungsempfängern auch ermöglichen, diese Ausgabenschwellenwerte zu überschreiten, damit sie unerwartete Ausgaben übermitteln können, z. B. Last-Minute-Flugbuchungen.
Wie verwalten Sie Satzänderungen?
Sie können das Gültigkeitsdatum Ihrer Satztabellen ändern und Sätze mithilfe überarbeiteter Regeln und Kriterien berechnen.
Wenn Sie Gültigkeitsdaten ändern, erstellt Workday Snapshots Ihrer Satztabellen. Dadurch haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Führen Sie Audits für Ihre Sätze durch.
  • Halten Sie sich an die gesetzlichen Bestimmungen und Ihre Reise- und Spesenrichtlinien.

Empfehlungen

  • Organisieren Sie die Positionen in den einzelnen Satztabellen von der am stärksten bis am wenigsten bevorzugten. Wenn Workday die Positionen der Satztabelle evaluiert, wenden wir die Sätze anhand der ersten übereinstimmenden Position an.
  • Um den Konfigurationsaufwand zu reduzieren, richten Sie Ihre konfigurierbaren Spesenpostenattribute und Satztabellenregeln ein, bevor Sie Satztabellen erstellen.
Um Konfigurationsfehler zu vermeiden, prüfen Sie Ihre Satztabellen, um Folgendes zu vermeiden:
  • Fehlende Werte in einer Reihe von Bereichen.
  • Aufsplitten von zugehörigen Bereichen auf verschiedene Satztabellenpositionen.
Wenn Sie Spesendaten in Workday importieren, verwenden Sie die entsprechenden Webservices in dieser Reihenfolge, um den Konfigurationsaufwand zu reduzieren:
  • Satztabellenregeln.
  • Satztabellen.
  • Spesenposten.

Anforderungen

  • Richten Sie Spesenposten für Ihre Satztabellen ein.
  • Aktivieren Sie die Satztabellen für Ausgabenberechtigungen manuell.
  • Legen Sie Bereiche für Tabellen mit abgestuften Sätzen fest und verwenden Sie dabei entweder Dezimal- oder Ganzzahlen.

Einschränkungen

Sie können mit Workday nur Satztabellen mit maximal 1.000 Zeilen bearbeiten. Verwenden Sie den Webservice
Import Expense Rate Table
 zum Bearbeiten von Satztabellen mit mehr als 1.000 Zeilen.
Folgende Aktionen können Sie nicht ausführen:
  • Weisen Sie Anpassungssatztabellen mehreren Spesenposten zu.
  • Das Inaktiveren von Spesensatztabellen. Sie können nicht benötigte Satztabellen gruppieren, indem Sie ihren Namen Präfixe hinzufügen, z. B.
    z - Nicht verwenden
    .
  • Das Verwenden von Satztabellen mit mehreren Währungen für Spesenposten, die Spesenbücher enthalten.

Mandanten-Setup

Keine Auswirkungen.

Sicherheit

Domänen
Überlegungen
Set Up: Expense Item
Ermöglicht es Ihnen, die folgenden Elemente einzurichten:
  • Spesenposten.
  • Spesensatztabellen.
  • Regeln für Spesensatztabellen.
View: Expense Item
Ermöglicht es Ihnen, Spesenposten einschließlich der zugehörigen Satztabellen anzuzeigen.

Geschäftsprozesse

Keine Auswirkungen.

Reporting

Berichte
Überlegungen
Spesensatztabelle anzeigen
Bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:
  • Verfolgen Sie Informationen zu Satztabellen zu Auditzwecken, z. B. Gültigkeitsdatum und Regeln.
  • Zeigen Sie Spesensatztabellen an und bearbeiten und kopieren Sie diese.
Regel für Spesensatztabelle anzeigen
Wird verwendet, um Bedingungsregeln für Spesensatztabellen anzuzeigen, zu bearbeiten und zu erstellen.

Integrationen

Webservices
Überlegungen
Get Expense Rate Tables
Get Expense Rate Table Rules
Werden verwendet, um Daten für Spesensatztabellen und ‑regeln abzurufen.
Import Expense Rate Table
Put Expense Rate Table Rule
Werden verwendet, um Daten für Spesensatztabellen und ‑regeln hochzuladen.

Beziehungen und Touchpoints

Sie können Satztabellen verwenden, um Beträge von Spesenposten automatisch in den Spesenbüchern zu berechnen, die Sie in Spesenabrechnungen verwenden.
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.