Zum Hauptinhalt wechseln
Dokumentation
Dokumentation
Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Überlegungen zum Setup: Ausgabenberechtigungen

Überlegungen zum Setup: Ausgabenberechtigungen

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Ausgabenberechtigungen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
  • Warum sie eingerichtet werden sollten.
  • Wie sie sich in Workday einfügen.
  • Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
  • Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
  • Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Ausgabenberechtigungen sind Spesentransaktionen, mit denen Zahlungsempfänger Vorabgenehmigungen für voraussichtliche Spesen anfordern können. Basierend auf den Spesenposten, die Zahlungsempfänger auswählen, können sie Folgendes eingeben:
  • Erwartetes Ausgabendatum.
  • Beschreibungen.
  • Voraussichtliche Beträge.
  • Ausgabenberechtigungspositionen.

Vorteile und Nutzen

  • Vermeiden Sie das Erfassen von Speseninformationen außerhalb von Workday, indem Sie Fragebögen zu Ausgabenberechtigungen hinzufügen.
  • Erstellen Sie Prognosen von zukünftigen Ausgaben mithilfe von Obligobuchungen für genehmigte Ausgabenberechtigungen.
  • Verbessern Sie die Ausgabenkontrolle und die Einhaltung der Spesenrichtlinien mithilfe von Vorabgenehmigungen.
  • Bieten Sie Zahlungsempfängern mehr Flexibilität bei der Verwaltung ihrer Reisekosten.
  • Zeigen Sie genaue Budgetsalden an, indem Sie Obligobeträge und ausstehende Barvorschussbeträge verfolgen.

Anwendungsfälle

  • Erstellen Sie Ausgabenberechtigungen im Auftrag anderer Mitarbeiter und externer Gremiumsmitglieder, z. B. Gastredner.
  • Erstellen Sie Barvorschussrückzahlungen aus Zahlungen, die Mitarbeiter übermitteln, um offene Salden zurückzuzahlen.
  • Erstellen Sie aus genehmigten Ausgabenberechtigungen neue Spesenabrechnungen, die von genehmigten Beträgen und Barvorschüssen abgezogen werden.
  • Verknüpfen Sie Ausgabenberechtigungen mit Barvorschüssen mit Spesenabrechnungen.
  • Beantragen Sie die Genehmigung von voraussichtlichen Reisekosten, bevor Sie eine Reisen antreten.
  • Verwenden Sie eine Ausgabenberechtigung für mehrere Spesenabrechnungen, bis der Ausgabenberechtigungssaldo gleich 0 ist.

Fragestellungen

Fragen
Welche Speseninformationen möchten Sie verfolgen?
Sie können festlegen, dass Mitarbeiter Positionen zu ihren Ausgabenberechtigungen hinzufügen müssen, um zusätzliche Spesendetails zu Auditzwecken zu erfassen. Sofern nicht konfiguriert, sind in Workday keine Ausgabenberechtigungspositionen erforderlich.
Sie können außerdem konfigurieren:
  • Spesenpostenattribute, um sicherzustellen, dass Zahlungsempfänger zusätzliche Informationen zu ihren Ausgabenberechtigungen angeben.
  • Auf Satztabellen basierende Spesenposten, um sicherzustellen, dass Zahlungsempfänger Informationen bereitstellen, die Workday zur Berechnung von Summen für Ausgabenobligos verwendet.
  • Fragebögen, um benutzerdefinierte Befragungsdaten von Zahlungsempfängern zu erfassen.
Wie möchten Sie Ausgabenberechtigungsbeträge kontrollieren und verfolgen?
Um Ausgabenüberschreitungen zu vermeiden und die Auflösung von Ausgabenberechtigungsbeträgen zu kontrollieren, haben Sie bei der Konfiguration folgende Möglichkeiten:
  • Konfigurieren Sie Budgetprüfungen so, dass Sie Budgetoptionen für Ausgabenberechtigungstransaktionen kontrollieren und Budgetergebnisse anzeigen können. Beispiel: Sie können Transaktionen verhindern, die das Budget überschreiten.
  • Konfigurieren Sie Obligobuchungen zur Verfolgung von Obligobeträgen für Ausgabenberechtigungen. Sie können die Spesen von der Ursprungstransaktion bis zur Ausgabenberechtigung kontrollieren. Sie können Obligos auch in ihren jeweiligen Hauptbüchern erstellen.

Empfehlungen

  • Fügen Sie Spesenposten Anweisungstexte hinzu, um Spesenzahlungsempfängern zusätzliche Informationen zur Verfügung zu stellen, die ihnen beim Ausfüllen ihrer Ausgabenberechtigungen helfen.
  • Um Abzüge oder maximale Beträge automatisch zu berechnen, konfigurieren Sie Satztabellen für die Spesenposten, die Sie in Ausgabenberechtigungen verwenden möchten.
  • Konfigurieren Sie Obligobuchungen so, dass Mitarbeiter bei Ausgabenberechtigungen Barvorschüsse beantragen können.
  • Konfigurieren Sie Obligobuchungen und Budgetdatumsangaben so, dass sie im Ist-Hauptbuch angezeigt werden, damit Mitarbeiter ein Budgetdatum in Ausgabenberechtigungspositionen auswählen können.
  • Zeigen Sie Spesenpostenattribute für Ausgabenberechtigungen an oder legen Sie sie als erforderlich fest, um Mitarbeiter zu ermutigen, zusätzliche Details auf Positionsebene anzugeben.

Anforderungen

  • Konfigurieren Sie Auszahlungsregeln für Unternehmen und Zahlungsempfänger, um zu bestimmen, wie Mitarbeitern ihre Barvorschüsse gezahlt werden.
  • Konfigurieren Sie Obligobuchungen so, dass Buchungen generiert werden, wenn Mitarbeiter Ausgabenberechtigungen mit Spesenpositionen verknüpfen und bestimmte Ausgabenberechtigungspositionen auflösen.
  • Führen Sie die Zahlungsabwicklung für Barvorschüsse durch, damit Mitarbeiter Ausgabenberechtigungen in Spesenabrechnungen auswählen können.

Einschränkungen

  • Zahlungsempfänger können keine Barvorschüsse und Ausgabenberechtigungen in Währungen beantragen, die sich von ihrer Erstattungswährung unterscheiden.
  • Um Buchungsungenauigkeiten zu vermeiden, können Sie Ausgabenberechtigungen nur unter bestimmten Bedingungen abbrechen und schließen. Beispiel: Sie können eine Ausgabenberechtigung nicht abbrechen, wenn sie mit einem Zahlungslauf verknüpft ist, dessen Status
    In Bearbeitung
     oder
    Abgeschlossen
     lautet.
  • Workday generiert keine Buchungen, wenn Sie Barvorschussrückzahlungen von Mitarbeitern erhalten. Sie müssen separate Journaleingaben mithilfe von Bankeinzahlungen oder Entgeltabzügen erstellen.
  • Workday unterstützt keine Spesenbücher bei Ausgabenberechtigungen. Wenn Sie Tagessatz-Spesenposten in Ausgabenberechtigungen verwenden, kann Workday die Beträge nicht genau berechnen.
  • Sie können Ausgabenberechtigungspositionen nur dann mit Spesenabrechnungspositionen verknüpfen, wenn Sie Obligobuchungen aktivieren.
  • Sie können Ausgabenberechtigungen nicht kopieren, um neue Ausgabenberechtigungen zu generieren. Workday kopiert nur Header-Details der Ausgabenberechtigung.

Mandanten-Setup

Sie können die Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
 für folgende Aktionen verwenden:
  • Konfigurieren Sie Sequenznummern für Ausgabenberechtigungen.
  • Ermöglichen Sie es Mitarbeitern, Anträge auf einen Barvorschuss in ihren Ausgabenberechtigungsanträgen zu stellen.
  • Blenden Sie das Kontrollkästchen
    Fakturierbar
     für Ausgabenberechtigungen aus, wenn Ihre Organisation keine Mitarbeiterspesen an Kunden fakturiert.
  • Blenden Sie Ausgabenberechtigungsoptionen in Spesenabrechnungen aus, wenn Zahlungsempfänger keine Ausgabenberechtigungen haben.

Sicherheit

Folgende Domänen im funktionalen Bereich „Expenses“:
Domäne
Überlegungen
Manage: Expense Advance Repayment
Sie haben folgende Möglichkeiten:
  • Barvorschussrückzahlungen erstellen.
  • Belege einer Spesenvorschussrückzahlung öffnen.
Process: Expense Report Payment/Settlement
Sie haben folgende Möglichkeiten:
  • Spesenzahlungen öffnen und abwickeln.
  • Zugehörige Zahlungsabwicklungsberichte anzeigen.
Process: Spend Authorization
Ermöglicht es Benutzern mit unternehmensbasierten oder uneingeschränkten Rollen, Ausgabenberechtigungen und zugehörige Berichte zu verwalten.
Sie können auch Unterdomänen konfigurieren, damit Benutzer größere Kontrolle über Ausgabenberechtigungsaktionen erhalten.
Process: Spend Authorization Mass Close
Sie haben folgende Möglichkeiten:
  • Schließen Sie mehrere Ausgabenberechtigungen gleichzeitig.
  • Schließen Sie Ausgabenberechtigungen, um weitere Aktionen zu verhindern, z. B. Verknüpfung mit Spesenabrechnungspositionen und Auflösung von Restsalden.
  • Zeigen Sie zugehörige Berichte für Massenschließungsanforderungen an.
Reports: Organization Spend Authorization Reporting
Ermöglicht es Benutzern mit organisationsbasierten Rollen, Ausgabenberechtigungen und Ausgabenberechtigungspositionen anzuzeigen.
Self-Service: Spend Authorization
Sie haben folgende Möglichkeiten:
  • Öffnen Sie Anforderungen für Ausgabenberechtigungen, bearbeiten und schließen Sie sie.
  • Zeigen Sie zugehörige Berichte für Ausgabenberechtigungen an.

Geschäftsprozesse

Geschäftsprozess
Überlegungen
Budget prüfen (Finanzen)
Konfigurieren Sie diesen Geschäftsprozess, um Ergebnisse der Budgetprüfung für Ausgabenberechtigungstransaktionen wie Budgetüberschreitungen oder ‑fehler zu prüfen und zu genehmigen.
Spesenabrechnungsereignis
Konfigurieren Sie diesen Geschäftsprozess so, dass Regeln für Ausgabenberechtigungen eingeschlossen werden, wenn zusätzliche Genehmigungen für ausgegebene Beträge erforderlich sein sollen.
Beispiel: Wenn der Betrag der voraussichtlichen Ausgabenberechtigung größer ist als der Gesamtbetrag in der Spesenabrechnung, können Sie die Genehmigung eines zusätzlichen Managers anfordern.
Ausgabenberechtigung
Konfigurieren Sie diesen Geschäftsprozess so, dass Mitarbeiter, Data Entry Specialists und Expense Partner Ausgabenberechtigungen beantragen können.
Sie können die folgenden zusätzlichen Aktionsschritte konfigurieren:
  • Budgetprüfung
     , um Ausgabenberechtigungsanträge anhand Ihres Budgets zu prüfen.
  • Fragebogen ausfüllen
    , um weitere Informationen von Mitarbeitern vor der Genehmigung zu sammeln.
  • Zuweisung für Plan für erstattungsfähige Zuschüsse vorschlagen
    , um einen Zuschussplan für Mitarbeiter vorzuschlagen, die Ausgabenberechtigungen beantragen.
Massenschließung von Ausgabenberechtigungen
Durch die Konfiguration dieses Geschäftsprozesses haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Geben Sie Expense Partnern die Möglichkeit zur Massenschließung von Ausgabenberechtigungen.
  • Legen Sie fest, dass vor der Genehmigung der Anforderung zur Massenschließung von Ausgabenberechtigungen Prüfungen erforderlich sind.
  • Senden Sie benutzerdefinierte Benachrichtigungen und übermitteln Sie Alerts an Spesenzahlungsempfänger über geschlossene Ausgabenberechtigungen.

Reporting

Berichte
Überlegungen
Budgetsaldo - Bericht
Zeigen Sie Obligos und Istzahlen für Ausgabenberechtigungen für Spesenabrechnungen in Ihren Buchungsjournalen an.
Barvorschüsse suchen
Zeigen Sie Details zu Barvorschüssen an, einschließlich:
  • Ausstehende und verfügbare Salden.
  • Zugehörige Spesenabrechnungen.
  • Rückzahlungsbeträge und Datumsangaben.
Ausgabenberechtigungen suchen
Zeigen Sie basierend auf dem Ausgabenstart- und ‑enddatum folgende Daten für Ausgabenberechtigungen an:
  • Restsalden.
  • Buchhaltung, Auflösungen und Obligos in verknüpften Spesenabrechnungen.
Massenschließungsanforderungen für Ausgabenberechtigungen suchen
Zeigen Sie alle Ausgabenberechtigungen und die Details in jeder Massenschließungsanforderung an.
Sie können die folgenden Berichtsdatenquellen verwenden, um große Datenmengen zu aggregieren und zu filtern:
  • Cash Advance Payments
  • Cash Advance Repayments
  • Spend Authorizations
  • Spend Authorization Lines
  • Spend Authorization Mass Close Requests

Integrationen

Webservices
Überlegungen
Cancel Spend Authorization
Wird verwendet, um Ausgabenberechtigungen abzubrechen, wenn Sie eine Ausgabenberechtigungs-ID angeben.
Get Cash Advance Repayments
Put Cash Advance Repayment
Hiermit haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Fügen Sie Barvorschussrückzahlungen hinzu, aktualisieren oder übermitteln Sie sie.
  • Erfassen Sie übermittelte Barvorschussrückzahlungen.
Get Expense Items
Put Expense Item
Wird verwendet, um Spesenposten für Ausgabenberechtigungen zu konfigurieren und zu erfassen.
Get Spend Authorizations
Wird verwendet, um übermittelte Ausgabenberechtigungen zu sammeln.
Submit Spend Authorization
Wird verwendet, um Ausgabenberechtigungen hinzuzufügen, zu aktualisieren und zu übermitteln.

Beziehungen und Touchpoints

Features
Überlegungen
Budgets
Sie können Folgendes konfigurieren:
  • Budgetprüfungen zur Kontrolle von Ausgabenberechtigungsbeträgen.
  • Obligos für Ausgabenberechtigungen.
Wenn Sie Budgets für Ausgabenberechtigungen verwenden, können Sie generierte Buchhaltungs- und Journaldetails anzeigen, z. B.:
  • Budgetdatum.
  • Obligos und Istzahlen.
  • Reservierte Budgetbeträge.
Finanzbuchhaltung
Sie können Folgendes konfigurieren:
  • Kontierungsregeln, um Standardkonten für Vorschusstransaktionen zu bestimmen.
  • Regeln für Ausgleichs-Worktags, um Ausgaben über mehrere Kostenstellen oder Geldmittel hinweg zu verfolgen.
  • Journalquellen für Ausgabenberechtigungen; mappen Sie diese mit operativen Transaktionen für Ausgabenberechtigungen.
  • Obligobuchungen in Hauptbüchern für Ausgabenberechtigungstransaktionen.
Banking und Zahlungsabwicklung
Sie haben folgende Möglichkeiten:
  • Konfigurieren Sie die Zahlungskategorie, um festzulegen, welches Konto für Barvorschusszahlungen verwendet werden soll.
  • Generieren Sie Zahlungen für Barvorschüsse.
Reiseprofile
Wenn Benutzer ein Hotel oder ein Reiseland in ihren Reiseprofilen konfigurieren, geschieht in Workday Folgendes:
  • Die Ausgabenberechtigungspositionen für Spesenposten werden geladen, für die ein Hotel- oder Reiseland erforderlich ist.
  • Der Ordner
    Bevorzugt
     wird für den Spesenposten bereitgestellt, wenn Sie den Spesenposten für das Hotel- oder Reiseland auswählen.
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.