Überlegungen zum Setup: Verarbeitung von Intercompany-Spesenabrechnungen
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Intercompany-Verarbeitung bei Spesenabrechnungen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Mit der Unterstützung der Intercompany-Verarbeitung in Spesenabrechnungen haben Sie in Workday folgende Möglichkeiten:
- Sie können individuelle Positionen für ein anderes Unternehmen als das Header-Unternehmen in der Spesenabrechnung als Spesen abrechnen oder aufgliedern.
- Sie können die Zahlungsabwicklung für Spesenabrechnungen unternehmensweit durchführen.
Vorteile und Nutzen
- Optimiert die Erstellung, Übermittlung und Zahlungsabwicklung für Spesenabrechnungen.
- Eliminiert die Notwendigkeit, individuelle Spesenabrechnungen für jedes Unternehmen zu erstellen.
Anwendungsfälle
Wenn Sie die Intercompany-Verarbeitung für Spesenabrechnungen konfigurieren, gilt Folgendes:
- Mitarbeiter können Spesen einschließen, mit denen mehrere Unternehmen in einer Spesenabrechnung belastet werden.
- Vertriebsleiter können ihre Spesen auf mehrere im Laufe einer Geschäftsreise besuchte Unternehmen in einer einzigen Spesenabrechnung aufteilen.
- Krankenhaus- und Universitätsärzte können ihre Spesen in einer Spesenabrechnung für beide Unternehmensarten fakturieren.
- Mitarbeiter einer Multicampus-Universität, bei der jeder Campus ein einzelnes Unternehmen ist, können Spesen für Transaktionen mit jedem Unternehmen getrennt abrechnen.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Möchten Sie Buchungen auf Transaktions- oder Vertragsebene zwischen Unternehmen generieren?
Sind für Ihr Unternehmen direkte Intercompany-Verträge konfiguriert? | Wenn Ihr Unternehmen direkte Intercompany-Verträge eingerichtet hat, können Sie mit Ihrer Konfiguration weiterhin Buchungen für Verträge generieren. Wenn Sie jedoch eine Buchung zwischen Unternehmen auf Transaktionsebene mit Spesen generieren möchten, können Sie die Intercompany-Verarbeitung für Spesenabrechnungen konfigurieren. |
Ist es erforderlich, einen Bericht über Mehrwertsteueraufwendungen zwischen Unternehmen innerhalb derselben Mehrwertsteuergruppe zu erstellen? | Sie können Ihre Steuergruppen basierend auf Ihren Steuerreportinganforderungen konfigurieren, sodass Unternehmen innerhalb einer Gruppe eine Intercompany-Beziehung zueinander haben können. In Workday können Mitarbeiter dann zwischen Unternehmen innerhalb derselben Mehrwertsteuergruppe auswählen.
Wenn die Unternehmen keine Mehrwertsteuerberichte für Spesen verlangen, können Mitarbeiter zwischen Unternehmen wählen, die eine Intercompany-Vereinbarung haben. |
Empfehlungen
- Um Buchungsfehler zu vermeiden, dürfen Intercompany-Profile nicht entfernt oder bearbeitet werden, wenn sich die Spesenabrechnung im Genehmigungs- oder Zahlungsabwicklungsprozess befindet.
- Um Mitarbeitern die Auswahl von Unternehmen innerhalb derselben Mehrwertsteuergruppe zu ermöglichen, konfigurieren Sie Mehrwertsteuergruppen und Gültigkeitsdatum.
Anforderungen
Keine Auswirkungen.
Einschränkungen
Wenn Ihr Unternehmen eines dieser Elemente verwendet, geschieht Folgendes:
- Ausgabenberechtigungen: Workday unterstützt keine Intercompany-Verarbeitung von Spesenabrechnungen, wenn Sie Ausgabenberechtigungen mit Spesenpositionen und Aufgliederungen verknüpfen.
- Kreditkarten: Workday erlaubt Ihnen in Spesenpositionen und Aufgliederungen nur, zwischen dem Header-Unternehmen in der Spesenabrechnung- und dem Kreditkartenunternehmen zu wählen.
Mandanten-Setup
Keine Auswirkungen.
Sicherheit
Konfigurieren Sie die Domäne
Set Up: Company General
im funktionalen Bereich „Common Financial Management“ für Mitarbeiter, die folgende Aktionen ausführen müssen:
- Spesenoptionen für einzelne Unternehmen konfigurieren.
- Individuelle Unternehmensberichte anzeigen.
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Business Process Administration und Manage: Business Process Definition im funktionalen Bereich „System“ | Benutzer können die Geschäftsprozessdefinition Spesenabrechnungsereignis konfigurieren, um den Intercompany-Prüfprozess einzuschließen. |
Set Up: Company General im funktionalen Bereich „Common Financial Management“ | Benutzer haben folgende Möglichkeiten:
|
Geschäftsprozesse
Fügen Sie den Aktionsschritt
Spesenabrechnung - Intercompany-Ereignis initiieren
im Geschäftsprozess Spesenabrechnungsereignis
hinzu, um Folgendes zu ermöglichen:
- Machen Sie das verbundene Unternehmen in Spesenpositionen und Aufgliederungen für Ausgaben von Mitarbeitern haftbar.
- Initiieren Sie den Genehmigungsprozess für das Unternehmen in den Spesenabrechnungspositionen oder Aufgliederungen, um es über die Aufwendungen zu informieren.
Wenn der Intercompany-Genehmiger die Intercompany-Positionen ablehnt, lehnt er die gesamte Spesenabrechnung ab.
Reporting
Keine Auswirkungen.
Integrationen
Integrationen | Überlegungen |
|---|---|
Put Company
| Wird verwendet, um die Verarbeitung von Intercompany-Spesenabrechnungen in Ihren unternehmensspezifischen Spesenoptionen zu aktivieren oder zu deaktivieren. |
Submit Expense Report
| Wird verwendet, um Spesenabrechnungen für Intercompany-Spesenabrechnungen zu übermitteln. |
Beziehungen und Touchpoints
Feature | Überlegungen |
|---|---|
Finanzbuchhaltung | Workday verarbeitet und generiert die Buchungen für die Intercompany-Spesenabrechnung, einschließlich Unternehmen mit konfigurierten Ausgleichs-Worktags.
Workday verwendet Ihre Ausgleichs-Worktag-Konfiguration, um die generierten Buchungssalden nach Worktag für die entsprechenden Spesentransaktionen zu gewährleisten. |
Finanztransaktionssteuer | In Intercompany-Spesenabrechnungen können Sie Ausgaben zwischen Unternehmen berechnen, die zur gleichen Mehrwertsteuergruppe gehören. |
Projekte | Sie haben folgende Möglichkeiten:
|
Zahlungsabwicklung | Sie können Zahlungen für Intercompany-Spesenabrechnungen abwickeln und verarbeiten. |
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.