Überlegungen zum Setup: Spesenmanagement

Das Spesenmanagement bietet eine neu gestaltete Oberfläche und automatisierte Workflows, die mit Echtzeitdaten die Erstellung und Übermittlung von Spesen optimieren. Dazu gehören die automatische Erstellung von Spesenabrechnungen, der Abgleich von Belegen und Karte in Echtzeit sowie erweiterte Reportingfunktionen in Echtzeit.

Mit dem Spesenmanagement

haben Sie folgende Möglichkeiten:

Optimieren Sie den gesamten Prozess zur Erstellung und Übermittlung von Spesen von Anfang bis Ende.
Sparen Sie Zeit und Aufwand, indem Sie automatisch Spesenabrechnungen erstellen und Belege mit Karte abgleichen.
Greifen Sie sofort auf Insights zu, indem Sie Karte in Echtzeit verwenden, statt Tage bis zum Zahlungsabwicklungsdatum zu warten.
Minimieren Sie das Risiko für Fehler und Betrug, indem Sie mit automatischem Abgleich Duplikat Zahlungen und Echtzeit-Alerts vermeiden.
Sorgen Sie für eine bessere Datengenauigkeit, indem Sie Spesen mithilfe von Machine Learning basierend auf ihrem früheren Verhalten automatisch kategorisieren.
Vereinfachen Sie die Reiseverfolgung, indem Sie zugehörige Spesen automatisch in bestimmten Reisen gruppieren, sodass Urlauber leichter organisiert werden können.
Halten Sie Ihre Mitarbeiter über ihr Reporting auf dem Laufenden, indem Sie sofort Benachrichtigungen über ihr Mobilgerät senden, sobald sie ihre Karte verwenden.

Frage	Überlegung
Möchten Sie, dass alle Mitarbeiter auf die Features des Spesenmanagements zugreifen können?	Sie können weiterhin das Spesenmanagement bereitstellen und die im Abschnitt „Einschränkungen“ aufgeführten komplexen Probleme verwalten. Sie können eine Hybrid-Schnittstelle wählen, sodass Benutzer weiterhin auf die ursprüngliche Spesenabrechnungsoberfläche und Funktionen zugreifen können, um komplexe Aufgaben oder Anforderungen auszuführen, die noch nicht vom Spesenmanagement unterstützt werden. Sie können auch Sicherheitsgruppe verwenden, um die Spesenmanagementoberfläche auf bestimmte Unterpopulationen zu beschränken, z. B. auf in den USA ansässige Mitarbeiter.
Welche Mappings von Händler sind für Ihre Standardstrategie am kritischsten?	Workday Händler verwenden Kategoriecode-Mappings als Fallback, wenn das Machine Learning Modell einen Spesenposten () nicht ausfüllen kann. Genaues Mapping gewährleistet ein reibungsloses Erlebnis, auch wenn die historischen Transaktionsdaten begrenzt sind. Schlecht verwaltete Mappings führen zu mehr Leer Feldern, was den manuellen Aufwand für die Benutzer erhöht.
Wann sollen Karteninhaber mobile Push-Benachrichtigungen zu ihren Ausgaben eingehen ?	Sie können Workday so konfigurieren, dass sofort nach der Karte Benachrichtigungen gesendet werden. Sofortige Alerts Werteliste die Benutzer auf, Belege am Verkaufspunkt zu erfassen, wodurch die Datengenauigkeit erhöht und Übermittlungsverzögerungen reduziert werden. Wenn Sie diese Funktionen deaktivieren, kann dies zu einem höheren Band an verlorenen Belegen und nicht verknüpften Transaktionen führen.

Workday empfiehlt, dass Zahlungsempfänger veraltete Karte und Schnellspesen löschen, bevor Sie das

Spesenmanagement

abonnieren. Bei der Aktivierung versucht Workday automatisch, Berichtspositionen für alle Elemente im Backlog abzugleichen und zu erstellen. Durch die Vorabverwaltung wird verhindert, dass Berichtsentwürfe für irrelevante oder historische Daten Generation werden .

Wir empfehlen außerdem, alle vorhandenen Benachrichtigungen zu aktualisieren, damit sie basierend auf anstehenden Karte und nicht auf neuen Transaktionen Trigger werden , da Workday Karte automatisch verarbeitet, sodass Transaktionen nicht lange erfolgen

er hat den Status

"Neu"

.

Halten Sie Ihre Mappings für Händler Category Codes aktuell, um als zuverlässiges Fallback zu dienen. Workday verwendet diese Mappings, um Standardspesenposten zu verwenden, wenn das Machine Learning Modell keine Empfehlungen mit hoher Konfidenz liefern kann.

Sie müssen das Abonnement

für das Spesenmanagement

erwerben.

Stellen Sie vor der Implementierung sicher, dass die folgenden Workday Features aktiviert sind:

Mapping von Händlerkategoriecodes für Karte .
Mit Firmenkartenfunktion gezahlt.
Receipt Scanning
Standardvorgaben für Spesenposten für Eingänge
Standardvorgaben für Spesenposten für Kreditkartentransaktionen.
Spesen-Hub.

Wenn Sie das Abonnement

„Spesenmanagement“

erwerben, haben Sie vollen Zugriff sowohl auf unsere Features als auch auf unsere ursprünglichen Features von

Workday

Spesen

.

Sie erhalten die ursprüngliche Funktionalität

von „Spesen“

, wenn der Fall Folgendes umfasst:

Spesen mit Satztabellen oder Spesenbüchern.
Mehr als ein Anhang für jede Spesenabrechnung.
Einheitenbasierte Zuschuss .
Standarddaten aus Reiseprofil .
Standardteilnehmer beim Erstellen von Spesen.
Erfahrungen delegieren.
Steuerfunktion.
Tagessatzspesen.
Sie sind mit Ausgabenberechtigungen verknüpft.
Automatische Aufgliederung für manuelle Spesen.
Automatisches Ausfüllen der bewirtete Person .
Fügen Sie den Reisebuchungs-Datensatz zur Spesenabrechnung hinzu.
Angeben von Codes für geschäftlicher Anlass in Spesen.
Spesen werden einem anderen Unternehmen berechnet.
Berechnung von Aufwendungen an sekundäre Stelle.
Ausstiegsvalidierungen werden angezeigt.

Wenn bei einem Teil Ihrer (Angestellter) Mitarbeiter eine der aufgeführten Einschränkungen auftritt, können Sie

Spesenmanagement

bereitstellen und die Beschränkungen mithilfe einer Hybridschnittstelle verwalten, bei der Benutzer weiterhin auf die ursprüngliche Ansicht der Spesenabrechnung zugreifen können, um komplexe Aufgaben oder Anforderungen zu erfüllen, die noch nicht von

Expense

unterstützt werden Management : oder verwenden Sie Sicherheitsgruppe, um das Spesenmanagement auf bestimmte Unterpopulationen zu beschränken.

Sie müssen das Abonnement

für das Spesenmanagement

erwerben.

Domäne	Überlegung
Self Service: Automated Expenses	Diese Domäne im funktionaler Bereich "Expenses" sichert die Schnittstelle zur automatischen Spesenerstellung, der Reiseverfolgung und zur manuellen Erstellung von Spesen.
Spesen - Drittanbieterkonfiguration	Diese Domäne sichert die Fertigkeit , Webhooks mit Workday Unterverarbeitern wie Astrada zu konfigurieren und zu verwalten. Dies ist für Karte in Echtzeit erforderlich .

Sie können die folgenden Berichtsdatenquellen und -felder verwenden, um Spesenaktivitäten zu analysieren: Die Datenquelle Credit Card Authorizations ermöglicht die Verfolgung von Echtzeit-Ausgaben aus Autorisierungen. Das Berichtsfeld Spesenabrechnungsposition enthält den aktuellen Status der Positionen auf der Seite „Spesenaktivitäten“, z. B. Übereinstimmung prüfen, Informationen erforderlich und Bereit zur Übermittlung. Das Berichtsfeld ML Defaulted Expense Item identifiziert Positionen, in denen Machine Learning den Spesenposten "" vorgegeben hat.

Integration	Überlegung
Kreditkartenautorisierung	Sie müssen den Netzwerkregistrierungsprozess abschließen, um Karte für Mastercard- und Visa-Transaktionen in Echtzeit zu eingehen .

Das Spesenmanagement interagiert mit dem Subprozessor Astrada, um Karte für Mastercard- und Visa-Transaktionen in Echtzeit in Workday zu übernehmen.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Erfahren Sie mehr über das Workday Touchpoints Kit in der Workday Community.