Konzept: Automatischer Abgleich von Eingängen und Kreditkarten

Workday bietet den Abgleich von Belegen und Karte in Echtzeit, um den Erstellungs- und Übermittlungsprozess für Spesen zu optimieren. Durch den automatischen Abgleich und die Zusammenführung von Daten reduziert Workday den manuellen Aufwand für Karteninhaber und minimiert das Risiko Duplikat Spesenerstattungen.

Workday ermöglicht eine automatisierte Erfahrung, die Übereinstimmungen zwischen Karte , Schnellspesen und hochgeladenen Belegen erkennt. Wenn Workday eine Übereinstimmung findet, führt es die Daten zusammen und lädt die Informationen in die relevanten Spesenabrechnung .

Wenn Benutzer zum neuen Abonnement

für das Spesenmanagement

hinzugefügt werden, werden sowohl ihre Karte als auch ihre Schnellspesen automatisch zu ihrer zuletzt erstellten Spesenabrechnung mit dem Status

"Entwurf"

hinzugefügt. Workday gleicht Transaktionen automatisch ab und behält dabei wichtige Benutzereingaben bei, darunter Spesenposten und Memos, die vom Benutzer ausgewählt wurden. Wenn kein Entwurf für eine Spesenabrechnung vorhanden ist, erstellt Workday automatisch einen Namen basierend auf den Standardeinstellungen für die Erstellung von Spesenabrechnungen.

Der erste Prozess nach dem Opt-in kann bis zu 2 Stunden dauern. Sobald der ursprüngliche Prozess abgeschlossen ist, folgen alle neuen Transaktionen demselben Prozess in Echtzeit.

Workday gleicht hochgeladene Belege automatisch mit eingehenden Karte ab und führt die Daten in einer einzelnen Spesenabrechnung zusammen. Wenn Sie diese Funktion zum ersten Mal Opt-in , erstellt Workday automatisch Spesenabrechnung für übereinstimmende Karte und Schnellspesen, die sich bereits im Rückstand des Zahlungsempfängers befinden.

Beim Abgleich sind Gesamtbetragsdifferenzen von +/-10 %$ und Transaktionsdatumsdifferenzen von +/-1$ Tag zwischen Kreditkartentransaktion und Eingang zulässig.

Beispiel: Eine Kreditkartentransaktion hat einen Gesamtbetrag von 110 USD und hat daher einen Bereich zwischen 99 USD und 121 USD. Die zugehörige Spesenabrechnung hat einen Gesamtbetrag von 100 USD. Wenn der Gesamtbetrag der Spesenabrechnung in den Bereich von +/- 10 % fällt, finden dennoch eine automatische Abgleich- und Zusammenführen statt.

Workday verhindert eine Übereinstimmung möglicherweise in folgenden Fällen:

Die Spesenabrechnung verwendet den beschränkten Spesenposten "". Beispiele: Der Spesenposten ist inaktiv oder verwendet segmentierte Sicherheit.
Sie haben das Kontrollkästchen
Mit Firmenkarte gezahlt
in der Spesenabrechnung nicht aktiviert.
Sie haben in der Spesenabrechnung eine bestimmte Karte ausgewählt, aber die Spesen mit einer anderen Karte gezahlt: .

Workday kann einen Abgleich für eine vorherige Übereinstimmung rückgängig machen und die Zusammenführen , wenn Folgendes zutrifft:

Brechen Sie die Spesenabrechnung ab.
Löschen Sie die Kreditkartentransaktion aus der Spesenabrechnung .
Löschen Sie die Spesenabrechnung .

Wenn Workday einen automatischen Abgleich rückgängig macht und eine Zusammenführen durchführt, wird die Kreditkartentransaktion in Ihr Backlog verschoben. Sie können dies dann manuell erneut abgleichen.

Status	Beschreibung
Übereinstimmung prüfen	Bei Spesen muss der Benutzer bestätigen, dass der automatische Eingang korrekt ist.
Informationen erforderlich	Für die Spesen müssen zusätzliche Eingabeanforderungen erfüllt sein, bevor sie übermittelt werden können.
Bereit für Übermittlung	Der Benutzer hat alle erforderlichen Informationen angegeben und kann die Spesen zur Genehmigung übermitteln.
Wartet auf Transaktion	Workday wartet auf Folgendes: Zugehörige Kreditkartentransaktion, die mit dem Eingang Eingang verknüpft ist. Zugehörige Verrechnungsdaten für Kreditkartentransaktion, die mit der ankommenden Karte verknüpft sind.

Momentan unterstützt Workday nur maximal einen Anhang (Eingang) für jede Spesenabrechnung. Um sicherzustellen, dass Workday nur relevante Daten verarbeitet, empfehlen Sie Zahlungsempfängern, veraltete Transaktionen und Belege aus ihrem Backlog zu löschen, bevor Sie ein Abonnement für

das Spesenmanagement

abschließen.

Das Spesenmanagement

unterstützt momentan keine Standardvorgaben für Steuern, Tagessatz oder Spesen, die auf Satztabellen basieren.