Konzept: Spesenmanagement
Das Abonnement
„Spesenmanagement“
stellt automatisierte Workflows bereit, die Echtzeitdaten verwenden, um das Spesenmanagement zu optimieren. Dazu gehören die automatische Erstellung von Spesen, der Abgleich von Belegen und Karte in Echtzeit sowie erweiterte Reportingfunktionen in Echtzeit.
Das Spesenmanagement
ist ein Abonnement, das vom vorhandenen Abonnement „Spesen“ getrennt wird. Wenn Sie das Abonnement „Spesenmanagement“
erwerben, haben Sie vollen Zugriff sowohl auf unsere neuen Spesenmanagement-
Features als auch auf unsere ursprünglichen Spesen-
Features. Wenn Sie bereits Spesenkunde
sind, können Sie Ihre vorhandenen Workflows und Regeln beibehalten, müssen jedoch das Abonnement "Spesenmanagement"
erwerben , um auf die automatisierten Features zuzugreifen.Automatisches Spesenmanagement
Mit dem neuen Abonnement
„Spesenmanagement“
geschieht automatisch Workday :
- Erstellt eine Spesenabrechnung, wenn eine Kreditkartentransaktion geladen wird oder der Benutzer seinen ersten Eingang hochlädt.
- Workday gleicht Belege mit Karte ab und führt die Daten in der Spesenabrechnung zusammen.
- Erstellt Reisen basierend auf den Daten der Flugkosten und gruppiert zugehörige Ausgaben an oder zwischen Flugdaten, einschließlich Standard-Worktags und Zielfeldern.
Manuelles Spesenmanagement
Wenn eine Automatisierung von Eingang oder Kreditkartentransaktion nicht möglich ist, können Sie Spesen manuell erstellen. Sie können auf die Schaltfläche
Spesen erstellen
auf der neuen Seite „Spesenaktivitäten“
klicken, um einen Spesenposten auszuwählen und das Spesendatum einzugeben, bevor Workday die Spesenposition erstellt. Sie können nur Spesenposten auswählen, die Ihnen zugewiesen sind.
Workday führt Folgendes aus:
- Erstellt eine neue Spesenabrechnung , die dem letzten Entwurf der Spesenabrechnung des Benutzers zugewiesen wird, oder eine neu erstellte Position, falls nicht vorhanden.
- Ermöglicht die Eingabe verbleibender Informationen auf der SeiteSpesendetails.
Der Spesenposten wurde vorab ausgewählt. Bei Spesen mit Istbetrag ist der Standardbetrag 0 und die Standardwährung basiert auf dem Benutzerprofil.
Workday wählt automatisch
Ja
in der Werteliste Mit Firmenkreditkarte gezahlt
, wenn ein Benutzer die beiden folgenden Kriterien erfüllt:
- Sie haben keine Karte, die in das Feature „ Karte“ eingeschrieben ist.
- Sie wählen einen Spesenposten aus, der kein fester Betrag ist.
Wenn der automatische Abgleich fehlschlägt, können Sie Duplikat Spesen auf der Seite
„Spesenaktivitäten“
manuell Zusammenführen , indem Sie Belege mit Karte verknüpfen. Mobil
Sie können Workday so konfigurieren, dass Mitarbeiter sofort Benachrichtigungen über ihr Mobilgerät erhalten, wenn sie ihre Karte verwenden. Workday bietet eine schnellere und zuverlässigere Eingang , indem es die Randerkennung, die automatische Erfassung, die Perspektivenkorrektur und die allgemeine Bildqualität verbessert.
Reporting
- Die DatenquelleKreditkartenautorisierungen,die mit den WertelistenUnternehmen,angemeldeter MitarbeiterundMitarbeiterverfügbar ist, ermöglicht es Spesen- und Karte sowie Reporting-Analysten, die Ausgaben aus Autorisierungen in Echtzeit zu verfolgen.
- Über das BerichtsfeldSpesenabrechnungsposition - Statuskönnen Sie Berichte zum aktuellen Status von Spesenpositionen auf der Seite"Spesenaktivitäten"erstellen.
- Mit demBerichtsfeld Verlorener Beleg für Spesenabrechnungspositionkönnen Sie Spesen identifizieren, bei denen der Übermittler den Eingang als verloren oder nicht bereitgestellt markiert hat.