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Zuletzt aktualisiert: 2024-10-04
Schritte: Gutschriften und Neufakturierungen von Kundenrechnungen für Kundenverträge erstellen

Schritte: Gutschriften und Neufakturierungen von Kundenrechnungen für Kundenverträge erstellen

Erstellen Sie:
  • Einen Kundenvertrag
  • Fakturierbare Transaktionen
  • Einem Fakturierungszeitplan für den Kundenvertrag.
  • Kundenrechnungen aus Verträgen.
Wenn Sie einen Kundenrechnungsbetrag falsch fakturieren und eine korrigierte Rechnung erstellen möchten, können Sie Workday so konfigurieren, dass die Originalrechnung gutgeschrieben und eine neue Neufakturierungsrechnung erstellt wird. Workday unterstützt nur vollständige Anpassungsgutschriften und vollständige Neufakturierungsraten.
  1. Mit eindeutigen Rechnungs-IDs können Sie globale Rechnungslegungsanforderungen erfüllen. Wenn Sie eindeutige Rechnungs-IDs für Gutschriften, Lastschriften und Neufakturierungen aktivieren, erstellt und verarbeitet Workday eine Anpassung mit einer eindeutigen Rechnungs-ID.
  2. Öffnen Sie die Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
    .
    Aktivieren Sie im Abschnitt
    Optionen für Kundenverträge
     das Kontrollkästchen
    Rate für Gutschrift und Neufakturierung erstellen
     , um automatisch neue Raten im Fakturierungszeitplan für den Kundenvertrag zu erstellen und zu übermitteln, wenn Sie Anpassungsgutschriften erstellen oder Kundenrechnungen gutschreiben und neu fakturieren.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Tenant Setup - Financials
     im funktionalen Bereich „System“
  3. Wählen Sie
    Kundenrechnung
    Gutschrift und Neufakturierung erstellen
    in den möglichen Aktionen für eine Kundenrechnung.
    Die Aufgabe
    Gutschrift und Neufakturierung erstellen
     ist nur in folgenden Fällen verfügbar:
    • Die Vertragsposition hat den Status
      Aktiv
       und ist mit einem Fakturierungszeitplan mit dem Status
      Genehmigt
       verknüpft.
    • Die Kundenrechnung hat den Status
      Genehmigt
       .
    • Die Kundenrechnung befindet sich im Status
      Nicht gezahlt
       .
    • Die Kundenrechnung wird nicht aus Berechnungsläufen für Zinsen und Verzugsgebühren erstellt.
    • Die Kundenrechnung ist keine Direkt-Intercompany-Kundenrechnung.
    • Die Kundenrechnung ist noch nicht mit einer Anpassungsgutschrift oder einer neu fakturierten Rechnung verknüpft, die den Status
      Genehmigt
       oder
      In
       Bearbeitung hat.
    • Workday hat Kundenrechnungen noch nicht aus Fakturierungsraten oder fakturierbaren Transaktionen erstellt.
    • Sie aktivieren das Kontrollkästchen
      Rate für Gutschrift und Neufakturierung erstellen und übermitteln
       in der Aufgabe Mandanten-
      Setup bearbeiten - Financials
       .
    Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Zu kopierende Rechnungspositionen
    (auf der Seite Gutschrift und Neufakturierung erstellen)
    Wenn Sie alle Rechnungspositionen kopieren möchten, können Sie nicht benötigte Rechnungspositionen bei der Neufakturierung löschen. Wenn Sie die Neufakturierung anpassen, empfiehlt Workday, dass Sie auch den zugehörigen Fakturierungszeitplan aktualisieren, um sicherzustellen, dass die Beträge ausgeglichen bleiben.
    Rechnung-an-Kunde
    (auf der Seite Neufakturierung erstellen
    Um zu verhindern, dass Benutzer den Wert für
    Rechnung-an-Kunde
     ändern, erstellen Sie eine benutzerdefinierte Validierung.
    Workday unterstützt keine Gutschrift und Neufakturierung für:
    • Zuwendungsverträge oder Studentenverträge.
    • Gebühr für Vertragsposition, Mindestobligo, Vorauszahlungsfakturierung mithilfe von Zeitplänen für nicht konsolidierte Fakturierung, Auftragserfüllung oder Einbehalt.
    Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    Kundenrechnungsereignis
     und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.
Es geschieht Folgendes:
  • Workday genehmigt automatisch den Geschäftsprozess Fakturierungszeitplan -
    Ereignis
     für Gutschriften und neu fakturierte Raten. Sie können auch das
    Berichtsfeld Neu fakturierte Rate aus Anpassungsgutschrift
     in den Bedingungsregeln verwenden, um zu definieren, wie
    Workday
     Anpassungsgutschriften durch den Geschäftsprozess Fakturierungszeitplan - Ereignis weiterleitet.
  • Erstellt eine Anpassungsgutschrift, ordnet sie der Originalrechnung zu und erstellt eine neue Neufakturierungsrechnung. Die neue Neufakturierungsrechnung durchläuft dieselbe Geschäftsprozessgenehmigung wie neue Rechnungen.
  • Workday fakturiert transaktionsbasierte Rechnungen neu.
Wenn Sie eine Anpassungsgutschrift oder Gutschrift und Neufakturierung erstellen, gilt Folgendes:
  • Bei einer Rechnung zeigt Workday die Anpassungsgutschrift und die Neufakturierungsrechnung auf dem Register Kundenrechnungen im
    Fakturierungszeitplan
     für den Kundenvertrag an. Sie können die Anpassungsgutschrift und die
    Neufakturierungsrechnung
     auf dem Register Kundenrechnungen anzeigen, unabhängig davon, ob Sie das Kontrollkästchen
    Gutschreiben und Rate für Gutschrift und Neufakturierung übermitteln
     in der Aufgabe Mandanten-
    Setup bearbeiten - Financials
     aktivieren.
  • Bei einer Vorauszahlungsrate zeigt Workday die Anpassungsgutschrift und die Neufakturierungsrate auf dem Register
    Vorauszahlung
     in Zeitplänen für die konsolidierte Fakturierung von Kundenverträgen an.
Wenn Sie die Anpassungsgutschrift oder die Neufakturierungsrechnung anzeigen, verknüpft
Workday
 im Feld Fakturierungszeitplan eine Verknüpfung mit dem zugehörigen Fakturierungszeitplan.
Wenn Sie eindeutige Rechnungs-IDs aktiviert haben, erstellt und verarbeitet Workday die Anpassung mit einer eindeutigen Rechnungs-ID, um globale Rechnungslegungsanforderungen zu erfüllen. Wenn Sie keine eindeutigen Rechnungs-IDs aktiviert haben, verwendet Workday folgende Namenskonventionen, damit Sie gutgeschriebene und neu fakturierte Rechnungen leicht verfolgen können:
  • Bei der Anpassungsgutschrift wird
    GS
     an die ursprüngliche Rechnungsnummer angehängt. Wenn es mehrere Anpassungsgutschriften gibt, nummeriert Workday diese sequenziell. Beispiel: 9531GS, 9531GS2, 9531GS3.
  • Bei der Neufakturierungsrechnung wird
    NF
     an die ursprüngliche Rechnungsnummer angehängt. Beispiel: 9531NF. Für mehrere Neufakturierungsrechnungen gilt dieselbe Namenskonvention wie für mehrere Anpassungsgutschriften.