Kundenzahlungen erfassen
Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
Kundenzahlungszuordnung - Ereignis
und die entsprechende Sicherheit im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.Erfassen Sie den Eingang von Kundenzahlungen und ordnen Sie sie Rechnungen und Rechnungsanpassungen zu. Sie können auch Einzahlungen gleichzeitig erfassen.
Beachten Sie beim Erfassen von Kundenzahlungen Folgendes:
- Wenn ein Kunde mehr als den Rechnungsbetrag zahlt, können Sie die Überzahlung einer anderen offenen Rechnung zuordnen oder als Akonto verwenden.
- Wenn Sie die Überzahlung als Akonto verwenden, können Sie sie später einer anderen Rechnung zuordnen oder den Betrag rückerstatten.
- Wenn Sie einen Zahlungsbetrag von 0 eingeben, können Sie mehrere Rechnungen und Anpassungen gegenrechnen, die auf 0 gesetzt werden.
- Öffnen Sie die AufgabeKundenzahlung erfassen.Bei der Eingabe derZahlungsinformationensindfolgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung Zahlung-von-KundeErforderlich, wenn Sie eine Zahlung zuordnen möchten oder wenn SieBereit zur automatischen Zuordnungauswählen.ZahlungswährungWorkday füllt die Währung automatisch aus, wenn Sie eineStandardwährungim Kundenprofil angeben.GesamtzahlungsbetragSie können den Zahlungsbetrag auf 0 setzen, um offene Posten auszugleichen, ohne einen Zahlungsbetrag in der Kundenzahlung anzugeben.ZahlungsreferenzEine Referenz, mit der Sie diese Zahlung bei der Bankabstimmung identifizieren können. Beispiel: Geben Sie für eine Zahlung per Scheck die Schecknummer ein.Kontoeinzahlung erstellenAktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um für die erfasste Zahlung automatisch eine Kontoeinzahlung zu erstellen. Geben Sie die Wertefür BankkontoundEinzahlungsreferenzan.Wenn Sie eine Kontoeinzahlung für eine einzelne Zahlung erstellen, erstellt Workday die Zahlungszuordnung und die Kontoeinzahlung als eine einzige Forderungstransaktion.Wenn sich das Unternehmen in der Kontoeinzahlung vom Unternehmen auf der Kundenrechnung für im Auftrag durchgeführte Zahlungen unterscheidet, erstellt Workday zum Zeitpunkt der Erfassung der Zahlung keine Kontoeinzahlung. Sie müssen die Kontoeinzahlung separat erfassen.Sie können keine Kontoeinzahlungen für Kundenzahlung erstellen, wenn Sie eine Kundenzahlung mit Nullbetrag erfassen.DokumentlinkWenn Sie Dokumente oder Bilder in einem externen Repository speichern, geben Sie die URL zu diesem Speicherort ein. Sobald Sie die Transaktion gespeichert haben, zeigt Workday die URL als Live-Hyperlink zum Bild an. Genehmiger können auf dieses Dokument verweisen, bevor sie die Transaktion genehmigen.Workday validiert den Link, um sicherzustellen, dass er ein gültiges URI-Muster (Uniform Resource Identifier) hat, wie von Ihrem Sicherheitsadministrator definiert. Dieser Prozess bietet zusätzliche Sicherheit, um schädliche Inhalte in externen Links zu vermeiden.Um eine gültige URI hinzuzufügen, legen Sie dieLinkartin der AufgabeMaintain External Link ValidationaufCustomer Invoice Document Linkfest. Wenn sich der Speicherort des externen Inhalts ändert, stellen Sie sicher, dass Sie die URL in Workday aktualisieren. - (Optional) Bei der Auswahlder Zahlungsoptionensindfolgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung Bereit zur automatischen ZuordnungAktivieren Sie dieses Kontrollkästchen für Zahlungen, die Sie Rechnungen mit der AufgabeKundenzahlungen automatisch zuordnenzuordnen möchten. Sie können mehrere Zahlungen nacheinander erfassen und dann die Aufgabe „Kundenzahlungen automatisch zuordnen“ ausführen, um alle gleichzeitig zuzuordnen.Sie können dieses Kontrollkästchen nicht aktivieren, wenn Sie Zahlungen mit Nullbetrag erfassen.Gesperrten Rechnungen keine Zahlung zuordnenWenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, zeigt Workday keine Rechnungen an, die im GridKundenzahlungen zuordnengesperrt sind.Bei Zahlungszuordnung nur abgeglichene Rechnungen anzeigenAktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um das Grid in der AufgabeKundenzahlungen zuordnenso zu filtern, dass nur die Rechnungen angezeigt werden, die den Referenzen imZahlungsavisentsprechen. - (Optional) Bei der Eingabedes Zahlungsavissind folgende Informationen zu beachten:Sie können kein Zahlungsavis für eine Zahlung mit Nullbetrag eingeben.
Option Bezeichnung RechnungSuchen Sie nach einer bestimmten Rechnung für diesen Kunden.Zu zahlender BetragZahlen Sie einen Teilbetrag der Rechnung oder ordnen Sie die vollständige Zahlung dem fälligen Betrag zu.Sonstige Informationen zum ZahlungsavisSie können eine zu zahlende Rechnung mit dem FeldZahlungsavisartreferenzieren, um eine Rechnung anhand folgender Kriterien zu identifizieren:- Konsolidierte Rechnung
- Kunden-ID
- Kundenname
- Rechnungsnummer
- Sonstige
- Bestellauftragsnummer
Detailsein.WechselkursWenn sich Ihre Rechnungswährung von der Zahlungswährung unterscheidet, können Sie den Wechselkurs im FeldManuelle Überschreibung für Wechselkursauf dem RegisterWechselkursdes Zahlungsavis manuell überschreiben. - (Optional) Erstellen Sie kritische Validierungen und Warnmeldungen, indem Sie die AufgabeBenutzerdefinierte Validierungenverwalten öffnen, um Verarbeitungsfehler bei der Erfassung oder Bearbeitung einer Zahlung zu verhindern.
Sie können die Zahlung basierend auf den ausgewählten Optionen erfassen, zuordnen und einzahlen.
Wenn Sie Folgendes konfigurieren:
- ID-Generator für Kundenzahlungenin der AufgabeMandanten-Setup bearbeiten - Financials, generiert Workday eine eindeutige ID, die alsZahlungsnummererscheint, wenn Sie die Zahlung anzeigen.
- Kritische benutzerdefinierte Validierungen, speichert Workday eine Zahlung mit dem StatusEntwurfund hindert Sie daran, diese zuzuordnen oder mit einer Kontoeinzahlung zu verknüpfen.
Workday generiert nur Buchungsjournale für zugeordnete und auf das Konto eingezahlte Zahlungen.
- Bearbeiten Sie eine Kundenzahlung, indem Sie die AufgabeZahlungsavis aktualisierenin den möglichen Aktionen für die Kundenzahlung öffnen. Nach der Bearbeitung öffnen Sie die AufgabeKundenzahlung automatisch zuordnen, um die Zahlung mit den richtigen Rechnungen abzugleichen.
- Sie können eine Zahlung auch abbrechen, retournieren, ihre Zuordnung aufheben oder eine Überzahlung erfassen, sofern der Zahlung nicht eine Kundenrückerstattung mit dem StatusEntwurfzugeordnet ist.
- Wickeln Sie Kundenzahlungen für nicht gezahlte Kreditkartentransaktionen und Lastschriften ab. Der Zahlungsabwicklungsprozess erstellt und begleicht die in Rechnung gestellten Positionen. Wenn der Prozess abgeschlossen ist, aktualisiert Workday die Buchungen für jede Zahlung.