Konzept: Kundenzahlungen

Wenn Sie eine große Anzahl eingehender Zahlungen gleichzeitig erfassen müssen, können Sie diese mit der Aufgabe

Massenerfassung von Kundenzahlungen

verarbeiten. Verwenden Sie diese Aufgabe, wenn die Zahlungen jeweils nur eine oder wenige Rechnungen referenzieren. Sie können auch Zahlungen für verschiedene Kunden erfassen.

Beachten Sie, dass die Aufgabe Zahlungen nur erfasst, aber nicht zuordnet. Daher erstellt Workday keine operativen Journale. Wenn Workday operative Journale zur Erfassung von Bareingängen erstellt, können Sie als Teil der Aufgabe eine Kontoeinzahlung erstellen. Workday erstellt dann die Journale aus der Kontoeinzahlung.

Mit Workday können Sie den Eingang von Kundenzahlungen zentralisieren, sodass ein einzelnes Unternehmen Rechnungen für seine zugehörigen Unternehmen zahlen kann. Ein Unternehmen kann Zahlungen von einem Kunden im Auftrag von anderen zugehörigen Unternehmen erhalten und deren Rechnungen zahlen. Mit dieser Funktion können Sie den Zahlungseingang schneller und einfacher erkennen und Überweisungen an Banken beschleunigen. Workday unterstützt jedoch keine Zahlungszuordnung für im Auftrag durchgeführte Zahlungen und Abschreibungstransaktionen, die Rechnungen mit Skontobedingungen enthalten.

Setup für Intercompany-Zahlungen:

Verwenden Sie die Domänen-Sicherheitsrichtlinie
Process: Customer Invoice
, damit Ihr Debitorenspezialist weitere Details zu einer anderen Unternehmensrechnung anzeigen kann.
Damit Unternehmen Intercompany-Beziehungen haben können, wählen Sie
Initiierung zulässig
in der Aufgabe
Intercompany-Profil für Unternehmen bearbeiten
aus.

Weitere Bereiche von Workday, die Intercompany-Zahlungen unterstützen, sind:

Der Bericht
Buchungsinformationen für Kundentransaktion anzeigen
enthält das Register
Intercompany
, auf dem Intercompany-Buchungspositionen einschließlich Verbindlichkeiten und Forderungen angezeigt werden.
Kundenauszüge enthalten ggf. eine Beschreibung der Zahlungen an oder von einem anderen Unternehmen.
Um Intercompany-Zahlungen zu verarbeiten, wenn der Worktag-Ausgleich für beide Unternehmen aktiv ist, stellen Sie sicher, dass das Unternehmen, das in Ihrem Auftrag zahlt, die mit Ihrer Unternehmens-, Rechnungs- und Zahlungswährung identische Währung verwendet.
Um nach Rechnungen in anderen Unternehmen zu suchen, verwenden Sie die Wertelistekategorien
Rechnung an
oder
Zahlung von identisch - Nach Unternehmen
in folgenden Aufgaben:
Kundenzahlung erfassen
Kundenzahlung zuordnen

Sie können Kundenzahlungen mit dem Zahlungsbetrag 0 erfassen und zuordnen. Auf diese Weise können Sie mehrere offene Rechnungen und Anpassungen löschen, die nicht mit einer einzelnen Transaktion verknüpft sind.

Wenn Sie den Betrag 0 zuordnen, erstellt Workday eine Kundenzahlung mit dem Zahlungsstatus

Abgeschlossen

und dem Zuordnungsstatus

Vollständig zugeordnet

.

Wenn Sie Kundenzahlungen mit einem Nullbetrag erfassen, können Sie folgende Aktionen nicht ausführen:

Erfassen Sie eine Kontoeinzahlung.
Sie haben eine unterschiedliche Zahlungs- und Rechnungswährung.
Geben Sie die Informationen zum Zahlungsavis ein.
Wählen Sie die Zahlung für die automatische Zuordnung aus.

Wenn Sie Kundenzahlungen mit einem Nullbetrag zuordnen, ist Folgendes nicht möglich:

Überzahlungen erfassen.
Geben Sie einen Betrag als Akonto an.

Wenn Sie Kundenzahlungen nicht mit dem Zahlungsbetrag 0 erfassen möchten, können Sie im Bericht

Benutzerdefinierte Validierungen verwalten

benutzerdefinierte Validierungen für

Kundenzahlung

erstellen.

Zahlungstransfers erfassen die Aktivität der Kundenzahlungszuordnung und generieren keine Buchungen. Workday speichert diese Transaktionen entweder als

Zahlungstransfer

eingehend oder als

Zahlungstransfer ausgehend

 – je nachdem, für welchen Kunden Sie den Bericht ausführen. Sie können den Bericht

Kundenaktivität - Details

oder

Kundenaktivität - Zusammenfassung

öffnen, um die Details anzuzeigen. Intercompany-Rechnungen generieren keine Zahlungstransfers.

Zahlungstransfers finden statt, wenn es sich bei der Zahlungszuordnung um Rechnungen handelt, bei denen Folgendes zutrifft:

Der Zahlung
-von-Kunde
unterscheidet sich vom Zahlungskunden.
Beispiel: Sie erfassen unter Unternehmen A eine Kundenzahlung, bei der der Zahlung
-von-Kunde
John Doe
ist, diese Zahlung aber dem
Kunden
BlueMoon zugeordnet
wird.
Zahlungstransfer ausgehend
: Wenn Sie den Bericht
Customer Activity Summary
für John Doe öffnen und auf den Wert in der Spalte
Payment Total
klicken, zeigt Workday ein Grid mit Transaktionsdetails mit zwei Zeilen für jede Zahlungstransaktion an. Eine Zeile zeigt die
Transaktionsart
der
Zahlung
an, einschließlich des
Zahlungsbetrags
und des zugehörigen Werts
Verringern
. In der zweiten Zeile wird die
Transaktionsart
Zahlungstransfer ausgehend
und der zugehörige Wert
Erhöhen
für das Entfernen des Zahlungsbetrags angezeigt.
Zahlungstransfer eingehend
: Wenn Sie den Bericht
Customer Activity Summary
für BlueMoon öffnen und auf den Wert in der Spalte
Payment Total
klicken, zeigt Workday ein Grid mit Transaktionsdetails mit nur einer Zeile für jede Zahlungstransaktion an. Die Zeile zeigt die
Transaktionsart
Zahlungstransfer Eingang
und den zugehörigen Wert
Verringern
an, da dadurch die Forderungen reduziert werden.
Das Zahlungsunternehmen unterscheidet sich vom Rechnungsunternehmen.
Beispiel: Sie erfassen eine Kundenzahlung für
Unternehmen
 A
an den Kunden John Doe, ordnen sie jedoch einer Rechnung für
Unternehmen
 B
an den Kunden John Doe zu.
Zahlungstransfer ausgehend
: Wenn Sie den Bericht
Customer Activity Summary
für Unternehmen A öffnen und auf den Wert in der Spalte
Payment Total
für den Kunden John Doe klicken, zeigt Workday ein Grid mit Transaktionsdetails mit zwei Zeilen für jede Zahlungstransaktion an. Eine Zeile zeigt die
Transaktionsart
Zahlung
einschließlich des
Zahlungsbetrags
und des zugehörigen Werts
Verringern
an. In der zweiten Zeile wird die
Transaktionsart
Zahlungstransfer ausgehend
und der zugehörige Wert
Erhöhen
für das Entfernen des Zahlungsbetrags angezeigt.
Zahlungstransfer
ein: Wenn Sie den Bericht
Customer Activity Summary
für Unternehmen B öffnen und auf den Wert in der Spalte
Payment Total
für den Kunden John Doe klicken, zeigt Workday ein Grid mit nur einer Transaktionszeile in den Transaktionsdetails an. Die Zeile zeigt die
Transaktionsart
Zahlungstransfer Eingang
und den zugehörigen Wert
Verringern
an, da dadurch die Forderungen reduziert werden.

Mit Student-Sponsorverträgen können Bildungseinrichtungen, Unternehmen und staatliche Stellen Bildungsaufwendungen für einen oder mehrere Studenten zahlen. Öffnen Sie die Aufgabe

Record Student Sponsor Payment

, um Student-Sponsorzahlungen zu erfassen und diese speziell Rechnungen für Student-Sponsorverträge zuzuordnen.

In bestimmten Ländern haben Unternehmen die Option, Mehrwertsteuer auf Zahlungen statt auf Rechnungen zu zahlen. Bei der Konfiguration können Sie die anstehende MwSt bei der Rechnungsstellung und die MwSt-Verbindlichkeit beim Zahlungseinzug erfassen. Workday berechnet und bucht automatisch die MwSt auf Zahlungen. Wenn Sie für ein Unternehmen die MwSt auf Zahlungen konfigurieren, gilt Folgendes:

Kundenrechnungen, die Sie nicht gezahlt haben, verwenden weiterhin die ursprüngliche Buchung. Workday wendet die Steuerbuchung nicht auf die Zahlung an.
Bei Kundenrechnungen, die Sie nach der Konfiguration der Mehrwertsteuer erstellen, wird die Buchung der MwSt auf Zahlung verwendet.

Überlegungen zur Mehrwertsteuer in Workday:

Kundenrechnungen und Kundenrechnungsanpassungen unterstützen unterschiedliche Sätze pro Rechnungsposition.
Unterstützung anteiliger Steuerbeträge für Teilzahlungen.
Bei Akontozahlungen wird der Standardsteuersatz eines Unternehmens verwendet.
Akontozahlungen gelten für Kundenrechnungen.

Sie können Zahlungsbedingungen in Workday konfigurieren, um folgende Elemente zu definieren:

Fälligkeitsdatum für eine Kundenrechnung.
Skonti basierend auf dem Zeitpunkt, an dem Ihr Kunde die Rechnung zahlt.
Kundenspezifische Zahlungsbedingungen.

Die Zahlungsweise bestimmt das Konto, das Workday für verschiedene Transaktionen verwendet. Workday stellt verschiedene Zahlungsweisen zur Verfügung, die Sie zur Konfiguration der Zahlungsarten in Ihrer Umgebung mit der Aufgabe

Zahlungsarten verwalten

verwenden können. Einige der Zahlungsweisen sind elektronisch, sodass zusätzliche Aspekte bei der Verarbeitung zu berücksichtigen sind. Sie können die Zahlungsweise „Lastschrift“ für elektronische Zahlungsarten verwenden.

Wenn Sie Zahlungen durch einen Drittanbieter außerhalb von Workday verarbeiten lassen, empfehlen wir, die Zahlungsart mit der

Zahlungsweise

Manuell

zu mappen.

Eine Zahlungsart ist eine gültige Form der Zahlung, die Sie für Zahlungen verwenden. In Workday können Sie jede Zahlungsart konfigurieren und mit einer gültigen von Workday bereitgestellten Zahlungsweise mappen. Elektronische Zahlungsarten, wie Lastschrift oder Kreditkarte, werden mit Zahlungsläufen verarbeitet. Workday erstellt automatisch eine kombinierte Kontoeinzahlung und Zahlung. Sobald die Zahlungsabwicklungs-Engine die Zahlungen abgeschlossen hat, generiert sie Buchungseingaben für jede Zahlung.

Für andere Zahlungsarten erfassen Sie die Zahlungen mit der Aufgabe

Kundenzahlung erfassen

und wenden sie auf die zugehörigen Rechnungen an. Beispiel: Sie können

Kreditkarte

als

Zahlungsweise

mit

Visa

als

Zahlungsart

mappen.

Workday stellt verschiedene Berichte zur Verfügung, die Ihnen einen Überblick über den Zahlungsprozess geben, z. B.:

Um Details zu Kundenzahlungstransaktionen anzuzeigen, können Sie einen erweiterten benutzerdefinierten Bericht erstellen. Verwenden Sie das Geschäftsobjekt „

Customer Transaction History

“ aus der Datenquelle „

Customer Payment for Invoices Report

“ und wählen Sie die relevanten Berichtsfelder aus:

Buchungsdatum
Zuordnungen von Kundenzahlungen
Rechnungswährung
Akontobetrag
Überzahlungsbetrag
Grund für Überzahlung
Überzahlungs-Worktags
Zugeordnete Gesamtzahlung
Transaktionsdatum

Sie können einen erweiterten benutzerdefinierten Bericht erstellen, um Kundenzahlungen und relevante Transaktionsdetails anzuzeigen.

Öffnen Sie die Aufgabe
Create Custom Report
.
Wählen Sie
Erweitert
als Berichtsart.
Wählen Sie
Customer Payment for Invoices
für
die Datenquelle ""
aus.
Öffnen Sie das Geschäftsobjekt
Kundenzahlung für Rechnungen
und wählen Sie die relevanten Reporting-Spalten aus.
Öffnen Sie das Geschäftsobjekt
Kundentransaktionshistorie
, wählen Sie relevante Reporting-Spalten aus, einschließlich dieser Felder, und klicken Sie auf
OK
:
Buchungsdatum
: Ruft das Buchungsdatum für die Kundentransaktion ab.
Customer Payment Applications
: Ruft die Kundenzahlungszuordnungen für die Kundentransaktion ab.
Rechnungswährung
: Ruft die in der Kundentransaktion verwendete Rechnungswährung ab.
Overpayment Reason
: Ruft den Grund für die Kundentransaktion mit Überzahlung ab.
Überzahlungs-Worktags
: Ruft die Worktags ab, die für die Kundentransaktion für die Überzahlung verwendet werden.
Transaktionsdatum
: Ruft das Transaktionsdatum für die Kundentransaktion ab.

Workday unterstützt außerdem das Reporting zu allen Kundentransaktionen, einschließlich Kundenzahlungen, Barverkäufen und Abschreibungen, aus einer einzigen Berichtsdatenquelle

„Customer Transactions“

.